Er is weinig frustrerender dan een dringende e-mail schrijven, alleen omdat het antwoord te laat komt. Maar het probleem ligt misschien niet bij de ontvanger. Het kan bij u liggen en hoe u uw bericht heeft gemaakt.
Onderzoek heeft veel inzichten opgeleverd over hoe meer leden van een mailinglijst kunnen worden overtuigd om links in e-mails te openen, lezen en erop te klikken. Maar er is minder informatie over het bereiken van vergelijkbare doelen voor persoonlijke of zakelijke e-mail.
Als je een dringende kwestie op je werk hebt, wil je jezelf voorstellen aan een influencer 6 manieren om drukke mensen te krijgen om je e-mails te beantwoorden 6 manieren om drukke mensen te krijgen om je e-mails te beantwoorden Er zijn heel andere regels als het gaat om e-mailen zal iemand aanmoedigen of ontmoedigen om op de knop "beantwoorden" te klikken en je te antwoorden. Leer de regels van e-mailsucces. Meer lezen of een vergadering organiseren, hoe zorgt u ervoor dat u sneller een antwoord op uw e-mail ontvangt?
Hieronder volgt een lijst met redenen waarom antwoorden op uw e-mails nog steeds te laat of helemaal niet aankomen. Door je bewust te zijn van deze veelvoorkomende fouten en tips, kun je een snellere en consistentere respons op elk van je e-mails cultiveren.
Je hebt de persoon gecentreerd waarvan je een antwoord nodig hebt
Als u mensen naar uw bericht CC, gaan ze er vaak van uit dat ze zijn opgenomen om op de hoogte te worden gehouden. Dit verkleint de kans dat die personen reageren, omdat ze niet het gevoel hebben dat ze de hoofdontvanger zijn. Als u iedereen moet antwoorden, vermijd dan het gebruik van de CC-functie. Idealiter zou je één persoon per keer moeten e-mailen. Maar als je CC moet gebruiken, maak dan in het begin van de e-mail duidelijk dat je iedereen moet antwoorden, inclusief degenen die CC'd zijn.
Je onderwerpregel is slecht
Een goede onderwerpregel Hoe maak je je e-mailbericht opvallen in een rommelige inbox Hoe maak je je e-mailbericht opvalt in een rommelige inbox Heb je ooit een e-mail verzonden waarvan je vond dat die belangrijk was om pas een paar dagen later te worden beantwoord, of erger vergeten? ? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen ... Read More moet mensen laten weten dat je dringend een antwoord nodig hebt. Dit betekent meer dan het onaangenaam titelen van uw e-mail "DRINGEND". En het betekent niet dat je belachelijk gedetailleerd moet zijn.
Iets zo eenvoudig als "Stevo, we moeten deze beslissing voor morgen nemen" werkt goed. Ten eerste richt het zich op het individu, zodat zij weten dat de verantwoordelijkheid bij hen ligt. Ten tweede geeft de inhoud van die onderwerpregel een gevoel van zowel urgentie als nieuwsgierigheid. Dit vergroot de kans dat het bericht meteen wordt geopend.
Je stelt niet snel je vraag op
We weten allemaal dat e-mails beknopt moeten worden gehouden. Maar als de jouwe meer dan een paar korte paragrafen lang zijn, zorg er dan voor dat je aanvraag vanaf het begin in de schijnwerpers staat, anders wordt het misschien over het hoofd gezien.
Dit betekent beleefd overkomen wat je nodig hebt in de eerste of tweede zin. U kunt later meer in detail treden, maar het uitgangspunt van wat u zoekt moet eerst komen.
Je berichten zijn saai
Als iedereen verwacht dat uw berichten saai, wafel, vol jargon en te gedetailleerd zullen zijn, zullen ze het idee van het openen van uw e-mails verafschuwen.
Zorg er in plaats daarvan voor dat mensen uitkijken naar het ontvangen van een e-mail van u. Gebruik humor. Mensen persoonlijk aanspreken. Vermijd zakelijke taal. Houd je zinnen kort en pittig. Neem een grappige GIF op Zoek de beste GIF's op het web met Giphy, een toegewijde zoekmachine voor geanimeerde afbeeldingen Vind de beste GIF's op het web met Giphy, een toegewijde zoekmachine voor geanimeerde afbeeldingen GIF's zijn gemeengoed op internet, maar het is soms moeilijk vind de juiste voor de juiste situatie. Gelukkig is er een nieuwe speciale zoekmachine voor GIF's aangekomen. Zijn naam is Giphy en ... Lees meer. Je bent nog steeds in staat iemands dag op te fleuren, zelfs als je ze om een gunst vraagt.
U stelt geen deadline vast
Als u iets nodig heeft, laat de ontvanger dan precies weten wanneer het nodig is. Te vaak wordt ons gevraagd om "ZO VLUG MOGELIJK" of "snel" antwoord te geven. Dit maakt de deadline subjectief. Als u vandaag voor 16.00 uur een antwoord op deze vraag wilt geven, is er geen ruimte voor dubbelzinnigheid.
U verstrekt geen alternatieven
Als u doorgaat met het bovenstaande voorbeeld, is het mogelijk dat de ontvanger u om 16:00 geen antwoord kan geven. U moet deze mogelijkheid in uw eerste bericht verantwoorden door de zin uit te breiden:
"Ik heb vandaag vandaag om 16.00 uur echt een antwoord op deze vraag nodig. Als dat niet mogelijk is, laat het me dan alsjeblieft weten tegen de middag, zodat ik alternatieve regelingen kan treffen. '
De e-mail is geen prioriteit
Als uw bericht echt urgent is, kunt u dit duidelijker maken door e-mails als zodanig in bepaalde e-mailclients te markeren. Een e-mail markeren als Hoge prioriteit is mogelijk in Microsoft Outlook en Apple Mail. Helaas is dit niet mogelijk in Gmail, dus het dichtstbijzijnde alternatief is om je onderwerp vooraf te gaan met "DRINGEND:"
Dit zou alleen in echt dringende gevallen moeten worden gedaan. Als je dit te vaak ziet doen, verliest deze tip zijn effectiviteit.
Je maakt geen bedreiging
Dit klinkt slechter dan het is. Laat de ontvanger weten dat als een antwoord niet binnen een gestelde termijn is ontvangen, er bepaalde gevolgen zullen volgen. Als voorbeeld: "Als ik om 14.00 uur nog niets van je heb gehoord, neem ik aan dat alles in orde is en stuur ik de $ 10.000 naar de aannemer".
Als de ontvanger er vervolgens voor kiest om de vraag te negeren, weten ze expliciet dat de dingen nog steeds doorgaan zonder hun inbreng. Als ze willen dat hun stem wordt gehoord, moeten ze nu praten.
Je helpt niet
Als uw verzoek erg ruim is, zal de ontvanger vaak denken dat hij een welsprekend antwoord moet geven dan nodig is. Laat hen weten of een eenvoudig "ja" of "nee" zal doen. Als u een vergadering organiseert, biedt u drie of vier geschikte tijden als uitgangspunt. Doe wat je kunt om het beantwoorden van de e-mail minder belastend te maken voor de ontvanger.
U stuurt op het verkeerde moment een e-mail
Als u weet dat uw manager altijd op een donderdagmiddag wordt overvallen, wacht dan niet tot donderdagochtend om de e-mail te verzenden als u deze dinsdag had kunnen opsturen. Als je weet dat je collega aan het begin van elke dag tonnen e-mails heeft, wacht dan even tot je weet dat ze hun postvak IN hebben doorlopen. 5 Actiestappen voor het genezen van je postvak Zero Email Frenzy 5 Actiestappen voor het genezen van je inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero is een van de meest populaire buzz-woorden. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken. Lees meer voordat je je bericht verzendt. Hierdoor wordt uw e-mail minder speld in een hooiberg.
U verzendt te veel e-mails
Als je in het kantoor bekend staat als een meedogenloze e-mailer, worden je collega's snel blind voor je inbox-verzoeken.
Maak er een gewoonte van Gebruik Micro-gewoonten en Spark Massieve persoonlijke verandering Hoe micro-gewoonten te gebruiken en massale persoonlijke verandering aan te vatten Het creëren van nieuwe gewoonten is moeilijk. Gewoonten worden meestal opgebouwd gedurende weken of maanden van herhaling en motivatie is de uitdaging. Als het moeilijk wordt, kunnen micro-gewoonten een enorme hulp zijn. Lees Meer dat de e-mails die u verzendt belangrijke e-mails zijn. Wanneer iemand vervolgens een bericht van jou in zijn inbox ziet, is de kans groter dat hij dit merkt.
Je bent ondankbaar
Als je mensen blijft vragen om dingen en geen dankbaarheid toont, zullen mensen je heel graag helpen. In de wereld van e-mail betekent dit dat mensen u gewoon negeren. Ze antwoorden liever en helpen andere mensen die hun tijd en moeite respecteren.
Dus als iemand snel antwoordt, bedank hem of haar dan. Als ze zich inspannen om op je te reageren of je te helpen, zorg dan dat je laat zien dat je dankbaar bent.
Probeer het eens
Als het ontvangen van trage antwoorden of geen antwoorden een probleem is dat u ondervindt, probeer dan elk van de bovenstaande fouten te vermijden. Hierdoor zullen uw e-mails waarschijnlijk sneller worden geopend, gelezen en beantwoord. Als je dit een paar weken hebt gedaan, moet het een tweede natuur worden. Voordat je het weet, ben je een e-mailexpert Wil je een expert worden op iets? Probeer opzettelijke oefening Wil je een expert worden op iets? Probeer opzettelijke oefening Het is maar al te gemakkelijk om je te voelen als je een moeilijke vaardigheid probeert te verbeteren. Gebruik de kracht van "opzettelijke oefening" om je over die woedende plateaus te krijgen. Lees verder .
Welke andere e-mailtechnieken helpen u om snel antwoord te ontvangen? Is een van de bovenstaande bijzonder effectief geweest voor u?
Image Credits: saaie baan door Ditty_about_summer via Shutterstock, Elke dag is Valentijnsdag door Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Zijn we er al bijna? door Stuard Richards (Flickr). let op - steile stappen: 1 door Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage With Gmail van David Bruce Jr. (flickr).