Het organiseren van een vergadering of een bedrijfsevenement vereist vaak een enorme hoeveelheid tijd, moeite, energie en geld. Ook al is het maar een gewone werkbijeenkomst, je moet de lijst met aanwezigen samenstellen, een datum en een plaats kiezen die voor iedereen werkt, en je moet ook zeker weten dat die aanwezigen daadwerkelijk voor de vergadering verschijnen.
Als het bekend is dat uw collega's u niet laten weten of ze naar een vergadering komen, is het tijd om hen kennis te laten maken met de eenvoudige maar effectieve code genaamd RSVP.
Wat betekent RSVP?
RSVP staat voor "Répondez, s'il vous plaît", van de Fransen "alsjeblieft, antwoord". Deze code bestaat voor altijd. Als iemand je om RSVP vraagt, betekent dit dat de host wil weten of je de vergadering wilt bijwonen.
Dus waarom mensen naar RSVP vragen? Het vertelt hen dat u ze niet alleen verwacht tijdens de vergadering, maar ook wacht tot ze op de uitnodiging reageren. Mensen vragen om RSVP is een vorm van garantie dat uw uitnodiging niet meteen wordt vergeten. En natuurlijk maakt dit systeem het gemakkelijker voor u als gastheer om uw gastenlijst aan te passen in het geval dat veel van de potentiële deelnemers het niet kunnen halen.
Natuurlijk kunt u iedereen individueel bellen, een aantal teksten verzenden of mensen vragen om een reactie in een e-mail. Of in plaats van zoveel tijd en moeite te verspillen, kunt u een webapp gebruiken. Online vergaderhulpmiddelen met planners De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team Kleine teams hebben geen dure zakelijke apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Meer lezen heeft meestal RSVP ingebouwd.
We zijn een paar meer gespecialiseerde RSVP-apps gaan zoeken voor je volgende vergadering. Met deze apps kunnen uw gasten alle contactgegevens op één plek weergeven, RSVP met slechts één klik en zelfs stemmen op de datum en tijd van hun voorkeur. Ben je klaar om voor eens en altijd de stress uit de planning te halen?
1. RSVPify
Als je alleen op zoek bent naar de presentiegegevens van je gasten, ga dan naar RSVPify. Het is een eenvoudig te gebruiken webplatform dat een formulier voor uw deelnemers creëert met een unieke URL die u met hen kunt delen. Je kunt je gastlijsten en bepaalde details bewerken, zoals wie een +1 mag meebrengen en wie bepaalde evenementen te zien krijgt. De rest is automatisch en je krijgt de antwoorden van iedereen uiteindelijk te zien.
Om te beginnen, moet u een gratis RSVPify-account maken. Vervolgens kunt u meerdere vergaderingen en evenementen toevoegen en de gelegenheid opgeven. Na het invullen van alle basisgebeurtenisinformatie, zoals naam, datum en plaats, zal de app u doorverwijzen naar de volgende pagina om het hoofdformulier voor de begeleiders te maken. Daar kunt u meer informatie over de gebeurtenis toevoegen en uw formulier aanpassen.
RSVPify is gratis te gebruiken, met een optie om te upgraden naar premium. Een interessante premiumfunctie vraagt de begeleiders om feedback na het evenement. Er is ook een iOS-app waarmee je de gastenlijst en zitplaatsdiagrammen van het evenement onderweg kunt beheren.
Downloaden: RSVPify voor iOS (gratis)
2. Doodle
Wil je het proces van mensen uitnodigen nog eenvoudiger maken? User Doodle voor het organiseren van groepsevenementen.
Deze eenvoudige app helpt je bij het plannen van je vergaderingen vanaf het begin van het proces - wanneer je de perfecte dag en tijd wilt vinden die voor iedereen werkt. Hier heb je de mogelijkheid om dat allemaal te doen zonder zelfs maar een account aan te maken. Maar als je je aanmeldt voor Doodle, kun je genieten van extra voordelen zoals het bijhouden van de reacties van je gasten en de integratie met de Google-kalender.
Beslis snel met de poll-functie Create a Doodle. Nadat u klaar bent met het bouwen van uw online formulier, hoeft u alleen maar uw vergadering te plannen, meerdere datums en tijdopties in te voeren als dat nodig is en het formulier te verzenden. Net als in RSVPify krijgt u een unieke URL die u vervolgens kunt delen met de deelnemers.
Download: Doodle voor iOS | Android (gratis, premium vanaf $ 39 per jaar)
3. JotForm
Voor degenen onder u die het ontwerp van uw online formulieren op prijs stellen, is JotForm een ideale optie. Dit platform geeft u volledige controle over hoe uw uitnodigingen eruit zien. De enige beperking hier is dat je met je gratis account vijf van die mooie interactieve formulieren per maand kunt maken. En u kunt maximaal 100 gastinzendingen per maand verzamelen.
Gebruik de aantrekkelijke JotForm-sjablonen. Registreer voor een gratis JotForm-account. Wanneer u een formulier maakt, kunt u door verschillende lay-outopties bladeren. U kunt uw formulier ook helemaal opnieuw starten door een eenvoudige sjabloon te kiezen (zoals Online-evenementregistratie) en uw RSVP-uitnodiging te maken. JotForm heeft ook een optie om een meerkeuzeveld toe te voegen met verschillende tijden en datums.
Als u meer dan vijf formulieren of 100 gastboekingen per maand nodig heeft, biedt het platform ook premium-abonnementen die beginnen bij $ 19. JotForm is een van de beste alternatieven voor Google Formulieren die u kunt uitproberen De beste 14 Alternatieven voor Google Formulieren Moet u de beste uitproberen 14 Google-formulieren Alternatieven die u zou moeten proberen Er is een wereld buiten Google en enkele behoorlijk goede Google Formulieren-alternatieven. Ontdek of deze webapps en tools net zo effectief zijn voor u als Google Forms. Lees verder .
4. Google Formulieren
Als u geen nieuw platform of app wilt uitproberen, kunt u altijd Google Formulieren gebruiken voor het maken van uw online RSVP-formulier. Google Forms is een multifunctionele tool met een paar speciale sjablonen, waaronder een voor het aanvragen van RSVP's.
Log in op Google Formulieren met uw Google-account. Vervolgens kunt u de RSVP-sjabloon kiezen, alle relevante informatie toevoegen en wijzigen. Als u een gedeelte wilt toevoegen waarop mensen op hun voorkeursperiode en -plaats kunnen stemmen, kunt u dit doen door rechts op de knop Vraag toevoegen te klikken.
Google Formulieren is een eenvoudige en gratis optie die altijd beschikbaar is. Nadat u het formulier hebt gemaakt, stuurt u het naar uw potentiële begeleiders en nadat ze het hebben geretourneerd, verschijnen de antwoorden in een afzonderlijke spreadsheet in dezelfde Google Drive-map als het formulier. Met Google Formulieren kunt u ook het uiterlijk van het formulier wijzigen. Maar in tegenstelling tot sommige hulpprogramma's die we in deze lijst hebben genoemd, organiseert Google de antwoorden van de deelnemers niet voor u.
Zodra u klaar bent met uw formulier, kunt u het verzenden door de e-mailadressen van de gasten toe te voegen of door de URL van het formulier met hen te delen. Google Formulieren is veelzijdig Google-formulieren gebruiken voor uw bedrijf Google-formulieren gebruiken voor uw bedrijf Een formulier is een eenvoudige manier om een herhaalde taak te automatiseren. Hier laten we u zien hoe u Google Formulieren kunt gebruiken voor gewoon werk of zakelijke routines. Lees meer en kan voor elk gebruik worden gegoten.
5. Gratis RSVP
Onze laatste keuze is gratis RSVP, waarmee u zowel uw werkvergaderingen als persoonlijke evenementen kunt organiseren. Dit platform is gratis te gebruiken en er zijn geen limieten aan het aantal gasten of het aantal formulieren dat u wilt maken.
Gratis RSVP is een goede keuze voor het geval je constant evenementen voor dezelfde kring mensen moet organiseren. U kunt een afzonderlijke lijst met uw zakelijke contacten maken, zodat wanneer u uw uitnodigingen moet verzenden, u niet hoeft te zoeken naar hun individuele e-mailadressen. Er is ook een optie om uw Facebook-vrienden te importeren in uw contactenlijst op het platform.
Gratis RSVP biedt de mogelijkheid om documenten te uploaden. U kunt bijvoorbeeld de agenda van uw zakelijke bijeenkomst toevoegen 15 Beste vergaderagentsjablonen voor Word 15 Beste vergaderagentsjablonen voor Word Wanneer het tijd is om een vergadering te plannen, hoeft u geen tijd te verspillen met het maken van een nieuwe agenda. Veel sjablonen voor vergaderagenda's voor Microsoft Word kunnen u een goed begin opleveren. Lees Meer en deel het met de aanwezigen voorafgaand aan het evenement. Of maak het hen gemakkelijker om de plaats te vinden waar u de vergadering houdt door de route en routebeschrijving te delen.
Maak uw vergaderingen eenvoudiger met gereedschappen voor RSVP-formulieren
Het klopt dat sommige online hulpmiddelen je dagelijks leven gemakkelijker kunnen maken, terwijl anderen er gewoon zijn om als rommel te dienen.
Maar als het gaat om tools voor eventmanagement, kan het kiezen van de juiste die bij uw behoeften past veel tijd voor u vrijmaken. Als u vaak moeite hebt om grote evenementen en zakelijke bijeenkomsten te organiseren en in te plannen 5 Hulpmiddelen voor kalenderbeheer en -planning voor het jaar 5 Hulpmiddelen voor kalenderbeheer en -planning voor het jaar Blijf op de hoogte van alles wat u in uw schema aantreft. Hier zijn vijf gratis tools die bijzonder nuttig kunnen zijn om uw agenda op orde te houden. Lees Meer, een van deze RSVP-apps kan een echte redder in nood worden.