Ik weet dat je denkt dat je weet hoe je een goede e-mail schrijft Hoe het schrijven van geweldige e-mails je carrière verder kan Hoe het schrijven van geweldige e-mails je carrière verder kan Door professionele e-mails te verzenden, krijg je een ongrijpbare boost aan je online (en offline) reputatie. De ultieme maatstaf voor kunstzinnig e-mailen is als je een baan kunt pakken of een optreden kunt organiseren met slechts een indrukwekkende e-mail .... Lees meer, maar ik wil graag even de tijd nemen om je de juiste manier te geven om een e-mail te schrijven. Hoe voelde je je aan die zin? Een beetje alsof ik tegen je aan het praten was alsof je een drie jaar oud bent, toch? Dat is hoe gemakkelijk een e-mail mensen kan beledigen.
Als je op een positieve manier wilt overkomen - als een teamspeler, een competent leider of een vertrouwde vriend - hebben de woorden die je kiest en de manier waarop je ze samenbrengt een enorme impact. Dit is des te meer het geval bij e-mail, omdat je in tegenstelling tot telefoon- of videochat het gezicht van de persoon niet kunt zien. Je kunt de grijns niet zien als ze sarcasme afgeven, of de plooi in hun voorhoofd omdat iets dat je net hebt gezegd hen in verwarring brengt. Sommige mensen denken dat dit de reden is waarom technologie zoals e-mail en sociale netwerken de samenleving schaden. Het negatieve effect van sociale netwerken Sites over de samenleving [Opinie] Het negatieve effect van sociale netwerken Sites over de maatschappij [Opinion] Ik heb accounts op verschillende sociale netwerksites en besteed veel te lang over het schrijven van mijn eigen updates en het lezen van de updates van anderen. Ik vind het leuk om dit te doen, om te kunnen communiceren met vrienden, ... Lees meer.
Met e-mail ben je vrijwel blindelings aan het vliegen. Voor sommige mensen werkt dat soort dingen goed omdat ze mensen zijn die graag praten bij mensen in plaats van mensen. Als u in een omgeving hebt gewerkt waar e-mail een veel gebruikte vorm van communicatie is, weet u zeer waarschijnlijk dat er zoveel verschillende 'e-mailpersoonlijkheden' zijn die worden weergegeven. Er is de opdrachtgever, de trillende haat-vatten trol, het chronisch buiten het onderwerp, de heer (of mevrouw) negativiteit ... de lijst gaat maar door.
Dus hoe weet je of je de verkeerde kant opkomt zonder het te weten? Welke regels kun je volgen om er altijd voor te zorgen dat je overkomt als een vriendelijke, ruimdenkende, coöperatieve persoon met wie mensen het echt leuk vinden om mee samen te werken? De volgende tips zouden u een voorsprong moeten geven in de richting van vriendelijkere en productievere e-mailcommunicatie.
De grens tussen vertrouwen en arrogantie
Vaak beseffen de mensen die arrogant zijn in een e-mail niet eens hoe ze overkomen. Vaak proberen ze gewoon indruk op iemand te maken of het respect van hun collega's of vrienden te winnen. Van alle e-mailfouten die mensen maken - vooral op het werk - is dit de grootste. Zovelen proberen de baas te imponeren dat het vaak een doorlopend spel van eenmanschap tussen collega's wordt. Iedereen wil die promotie en vaak is de enige weergave van de prestaties die een manager ziet, wat in de e-mails wordt vermeld. Tenminste, dat is het denkproces.
Het probleem begint als je het woord 'ik' veel ziet. "Ik wil dat we dit meteen gaan doen", of "ik wil hier duidelijk zijn ..."
De frases zijn niet alleen egocentrisch. Ze veranderen ook in een dictatoriaal gesprek. Het is bijna een ouder-kindrelatie waarbij een persoon denkt dat ze alle regels zullen dicteren, en je hoort gewoon stil te zijn en te luisteren.
Niemand vindt het leuk om daar de ontvangende kant van te zijn, en geloof me, je wilt ook niet op het punt staan te leveren. Niemand zal je leuk vinden.
Carmine Gallo, een consultant en auteur van vaardigheden, schreef dat arrogante mensen de neiging hebben oogcontact te vermijden. Ze lijken bijna door je heen te praten, en niet naar jou. Het is omdat ze het niet echt uitmaken met wie ze praten, alleen dat wat ze te zeggen hebben, wordt gehoord. Dit komt ook terug in e-mail door het constante gebruik van "I", met weinig aandacht voor wat anderen zeggen, behalve de occasionele oppervlakkige opmerkingen over het "waarderen" van je inbreng. Je kunt er zeker van zijn dat de manager niet leest wat je schrijft, maar bezig zal zijn om te bedenken wat hij of zij vervolgens wil zeggen.
Niemand heeft je nodig om "in te stappen", Big Guy.
Een andere aanwijzing dat je een zelf opgeblazen ego in je handen hebt, is wanneer je midden in een e-mailgesprek zit, dat een CC-lijst van meerdere mensen bevat, en dan uit het niets neemt iemand deel aan het gesprek met de zin: " Sta me toe hier even in te stappen ... "
Hier is wat voor soort bewoording, vergelijkbaar met een "Laat me verhelderen ...", de mensen die uw e-mail lezen. Het vertelt hen dat je denkt dat je alle antwoorden hebt. Het vertelt hen dat je voelt dat ze tot nu toe misleid en onjuist zijn geweest, en hier ben je - de held in een glanzend harnas op een wit paard - binnenrijden om iedereen te redden van hun eigen domheid en onwetendheid.
Geweldig werk Mr. Hero - je hebt zojuist iedereen in het team vervreemd met de allereerste woorden van je e-mail.
Hier zijn enkele van de meest krachtige tips voor beleefde maar professionele communicatie.
Wees eerlijk en bescheiden
Het kenmerk van een echte leider is iemand die niet alleen erkent dat hij of zij niet alle antwoorden heeft, maar verder verklaart - vaak en nadrukkelijk - dat de werknemers degenen zijn met de grootste inzichten en vaardigheden. De beste manier om dit in e-mail te doen, is door uw medewerker te CC wanneer u uw leidinggevenden hierover e-mailt en goed over hen praat. Doe hetzelfde wanneer u met andere leden van het team spreekt - spreek goed over uw werknemers. Erken dat ze een groot succes hebben gehad.
Het kan contra-intuïtief zijn voor mensen die een managementfunctie aangaan om zichzelf niet op te bouwen. De positie is tenslotte een van autoriteit en leent zich voor zelfopoffering. De meeste managers zijn van mening dat ze voor het respect van werknemers intellectueel superieur moeten zijn. Helaas doet dit in de meeste gevallen het tegenovergestelde.
Vragen stellen
Het lijkt vreemd als een manager om uw werknemers om antwoorden te vragen in plaats van ze de antwoorden te geven, maar geloof het of niet wanneer u mensen in staat stelt om oplossingen voor u te ontwikkelen, het zorgt er ook voor dat zij u respecteren. Als ze eenmaal de taak hebben bereikt om een antwoord op een probleem te vinden, zullen ze niet alleen meer zelfvertrouwen hebben, maar ze zullen zich ook herinneren dat jij degene was die hen inspireerde om op te klimmen en dat succes te behalen. Dat is het geheim van management - gericht op het succes van de individuen onder u, in plaats van zich te concentreren op het uwe.
Denk er eens over na - je bent in een unieke positie om een team van zelfverzekerde, succesvolle mensen op te bouwen die voor je werken . Stel je eens voor hoe veel meer een dergelijk team zou kunnen bereiken dan een team dat gevuld is met mensen die ontevreden en ongemotiveerd zijn.
Maar ... Gebruik niet "maar"
Een andere grappige tactiek die ik tijdens mijn verschillende reizen in e-mails van managers heb gezien, is de routine van het aas-en-schakelen. Dit is waar de manager de e-mail begint met een compliment en vervolgens een switch-up doet om ergens over te klagen of om extra werk te vragen. Dit is bijzonder schadelijk, omdat het de valse indruk wekt dat je op het punt staat eerlijk en nederig te zijn (zoals hierboven aanbevolen), en je de verwachtingen van de werknemer opbouwt dat ze op het punt staan een compliment te ontvangen, en dan vernietig je het gewoon door precies het tegenovergestelde doen.
Dit zijn zinnen als: "Jullie doen het goed, maar ...", of "Ik vind het leuk wat je met dat diagram hebt gedaan, maar ..."
Dit is eigenlijk het bastaardkind van het eeuwenoude advies aan managers dat ze altijd moeten beginnen met een e-mail waarin ze iets vragen of iets kritisch bespreken met iets positiefs om 'de slag te verzachten'. Begrijp me niet verkeerd, oprecht gedaan, dit werkt echt. Het probleem is dat de meeste mensen niet weten hoe ze dit oprecht moeten doen, en in plaats daarvan gewoon als een neerbuigende, pompeuze reet overkomen.
Tenzij je oprecht denkt dat iemand goed werk levert - gewoon de lege platitudes omzeilen en aan de slag gaan. Uw werknemer zal het op prijs stellen om behandeld te worden als een volwassene in plaats van als een 5-jarige.
Laat mensen zien wat ze zeggen
Als u wilt dat uw werknemers of collega's u waarderen en het gevoel hebben dat u een authentiek persoon bent, is het belangrijk dat u eerlijk en rechtlijnig bent met mensen. Gelukkig zijn is geweldig, maar positief zijn om positief te zijn komt over als erg leeg en betuttelend via e-mail. Als je de "zeg iets positiefs eerst" -benadering moet gebruiken bij het bezorgen van slecht nieuws, doe het dan authentiek. Zeg niet alleen "je bent een geweldige werknemer", maar vermeld in plaats daarvan iets dat specifiek is gedaan en dat laat dat zien. Dit vertelt hen dat je echt oplet - het maakt je uit wat ze doen en wat ze zeggen.
Het managen van mensen is waarschijnlijk een van de moeilijkste banen die er zijn, omdat het de menselijke aard is om autoriteit te wantrouwen en af te keuren. Wanneer je in een positie van autoriteit bent, maakt het dat veel meer noodzakelijk om nederig, authentiek en eerlijk te zijn.
Het is niet genoeg om te zeggen dat je om mensen geeft. Laat het zien.
Het is niet belangrijk genoeg om te zeggen dat je iemand waardeert. Beschrijf waarom.
Met e-mail gaan mensen allerlei aannames doen over wat je zegt - laat dus geen ruimte voor verkeerde interpretatie. Mensen zullen uw openhartigheid en eerlijkheid waarderen - niet alleen uw werknemers, maar ook uw collega's. Als je dit goed aanpakt, zul je op een dag aan de ontvangende kant staan van een "distinguished leader" -prijs.
Hoe probeer je goed met e-mail te communiceren? Wat voor soort aanpak neem je in om ervoor te zorgen dat je mensen niet beledigt of betuttelt? Deel uw eigen tips in de comments hieronder!
Image Credit: egocentrisch zakenman, zakenman met gezicht, collega's bespreken, grijnslachende baas, grote zakenman (allemaal via Shutterstock)