Verbeter collaboratieve bewerking van Office-bestanden met Dropbox & Project Harmony

Advertentie

Dropbox heeft een veelbelovende stap gezet naar gezamenlijk schrijven en bewerken. Hoe Collaborative Writing Tools uw leven gemakkelijker maken Hoe Collaborative Writing Tools uw leven gemakkelijker maken Dankzij het internet moet samenwerken aan een schrijfproject een fluitje van een cent zijn. Als je ooit een coproductie hebt gehad, weet je dat dit moeilijk kan zijn. Het zou niet met het juiste hulpmiddel moeten zijn. Lees verder . Project Harmony biedt Dropbox voor Bedrijven-gebruikers vroege toegang tot een nieuwe desktop-samenwerkingsfunctie. De nieuwe Dropbox-badge geeft de huidige status van het bestand aan en voorkomt het maken van conflicterende exemplaren.

Project Harmony is alleen beschikbaar voor gebruikers van Dropbox for Business . De Dropbox-badge wordt weergegeven wanneer bestanden worden geopend vanuit de Dropbox-desktopinterface met Microsoft Office 2007 en hoger op Windows of Microsoft Office 2011 op Mac. Deze functie voltooit de integratie van Dropbox- en Office-producten, die werd aangekondigd als onderdeel van de nieuwe samenwerking tussen Dropbox en Microsoft

Hoe de Dropbox-badge voor samenwerking werkt

De Dropbox-badge werkt alleen als alle leden van een Dropbox voor Bedrijven-team documenten openen via de Dropbox-bureaubladtoepassing. Wanneer u een bestand opent, verschijnt er een Dropbox-badge met nuttige informatie. Hiervandaan kunt u een sharenlink naar uw klembord kopiëren, zien wie het document nog meer bekijkt en de bestandsgeschiedenis bekijken. Dit laatste is handig voor het controleren van wijzigingen die door teamleden zijn aangebracht sinds u het document voor het laatst hebt geopend.

Als u op de badge klikt, wordt het informatievenster geminimaliseerd. U kunt de badge overal langs de linker- of rechterrand van uw document slepen.

De badge geeft de status van het document aan.

• Blauwe Dropbox-badge : u bent de enige die momenteel in het document staat. Bewerk je hart!
• Paraaf of profielfoto: een ander teamlid heeft het document geopend.
• Rode badge met slotpictogram: een bijdrager heeft niet-opgeslagen wijzigingen. Wacht tot ze klaar zijn met bewerken.
• Rode badge met uitroepteken: zowel u als uw collega hebben niet-opgeslagen wijzigingen. Vermijd tegenstrijdige kopieën!
• Blauwe badge met downloadpijl: u bekijkt een verouderd bestand. Download de nieuwste versie en breng uw bewerkingen over.
• Grijze badge met twee bestanden: u hebt uw eigen bewerkingen opgeslagen in een afzonderlijke versie.

Realtime gezamenlijke bewerking is geen onderdeel van de deal. Met de badge is het echter moeilijker geworden om de gevreesde tegenstrijdige exemplaren te maken en dat is goed.

Dropbox voor bedrijven instellen voor samenwerking

Elk account kan worden geüpgraded naar Dropbox for Business. De teambeheerder kan leden uitnodigen via het beheerdersdashboard van Dropbox voor Bedrijven.

Met Dropbox for Business kunnen teams van 5 of meer mensen bestanden delen via de Dropbox-web- en -bureaubladinterface. Prijzen beginnen bij € 12 per gebruiker en maand, betaald door de teambeheerder, inclusief 1 TB gratis opslagruimte, onbeperkt bestandsherstel en versiegeschiedenis, codering en andere teamvriendelijke functies. Er is een gratis proefversie van 14 dagen beschikbaar.

Het upgraden naar of deelnemen aan een Dropbox for Business-team met uw bestaande persoonlijke account is een beetje ingewikkeld. U moet bestanden van uw persoonlijke account samenvoegen met het teamaccount of u kunt ze verplaatsen naar een ander persoonlijk account. We raden aan om hiervoor een nieuw account aan te maken; u kunt uw persoonlijke account in een tweede stap verbinden.

Om de nieuwe functie te laten werken, moet je de Dropbox-desktopclient koppelen aan je Dropbox for Business-account. Klik op het Dropbox-pictogram in het systeemvak, klik op het tandwiel in de rechterbovenhoek en selecteer Voorkeuren . Ga in Dropbox-voorkeuren naar het tabblad Account en klik onder Accountkoppeling op Unlink This Dropbox ...

Maak nu een link naar het nieuwe account en kies een aparte locatie voor je Dropbox-map. Je kunt dit op elk gewenst moment ongedaan maken of je kunt je persoonlijke account koppelen aan je Dropbox for Business-account.

Ga naar de webinterface, klik links bovenaan op Persoonlijk en log in op je persoonlijke account. Wanneer u terugkeert naar de desktopinterface, kunt u schakelen tussen uw Dropbox-accounts.

Hoe de nieuwe samenwerkingsfunctie in te schakelen

Momenteel is de functie alleen beschikbaar voor gebruikers van Dropbox for Business. Log in op de Dropbox-webinterface, ga naar Account en vind het tabblad Vroege toegang . Klik op Aanmelden naast Nieuwe samenwerkingshulpmiddelen . Dit zal de onderstaande melding weergeven. Bevestig door op Vroegtijdige toegang krijgen te klikken en de functie wordt ingeschakeld voor uw hele team.

Project Harmony is een compromis

Dropbox heeft een functie geïntroduceerd die samenwerking eenvoudiger maakt. Helaas is het realtime samen bewerken van een document door twee of meer partijen onmogelijk. De Dropbox-badge voorkomt alleen dat gebruikers per ongeluk tegenstrijdige exemplaren van een document maken. Dropbox blijft achter op concurrenten zoals Google Drive of Office 365, die beide al enige tijd realtime samenwerken bieden.

Waarom zou je Dropbox willen blijven gebruiken?

Met de (nieuwe) Google Drive kunt u Office-documenten bewerken in alleen Chrome, Chromebooks en de bijgewerkte mobiele Android-apps. Realtime bewerken met Microsoft vereist het gebruik van Office Online Do not Pay For Word! 5 redenen waarom u Office Online moet gebruiken Betaal niet voor Word! 5 redenen om Office On line te gebruiken Office Online is de gratis en cloud-geconnecteerde versie van Microsoft Office. Beperkingen worden gecompenseerd door functies, zelfs nuttig voor gebruikers van desktop Office. Het beste van alles is zijn Lees meer; samenwerken vanuit de desktop is mogelijk, maar blijft lastig.

Ondertussen is Dropbox platformonafhankelijk en werkt de badge met verschillende versies van Office. Als compatibiliteit met verschillende desktopversies van Microsoft Office een eerste vereiste is voor uw samenwerking Teamwerk: 10 tips voor effectief realtime samenwerken via online samenwerking: 10 tips voor effectieve realtime online samenwerking Lees meer, Dropbox blijft een geweldige oplossing.

Hoe beheer je samen bewerken in je team? Hebt u een workflow gevonden die goed werkt voor iedereen Team Spirit Trumps-technologie: samenwerking op afstand beheren voor online teams Teamgeest Trumps-technologie: samenwerking op afstand beheren voor online teams Samenwerken wordt niet eenvoudiger als u op afstand moet samenwerken en samenwerken. deel het internet alleen als een gemeenschappelijke verbinding. Technologie kan helpen om door de chaos te navigeren. Maar het is alleen de kers. Lees verder ?