Heeft u ooit een vergaderverzoek ontvangen op het werk en bent u gewoon op uw hoofd gekrabd? Je vraagt je af waar de bijeenkomst precies over gaat, wat er besproken zal worden en misschien zelfs waarom je bent uitgenodigd. Je kijkt naar de andere genodigden in de hoop op een hint, maar weet nog steeds niets.
Sommigen zeggen dat als u een vage uitnodiging voor een vergadering ontvangt, u deze gewoon moet weigeren. Nu, of u het daarmee eens bent of niet, als u de coördinator bent, is het het risico waard dat hoofd-scratchers zullen weigeren omdat zij verbijsterd zijn?
Met een beetje voorbedachtheid en de juiste hulpmiddelen, kunt u ervoor zorgen dat uw ontmoetingsdoel duidelijk is Fed-up van inefficiënte vergaderingen? Stuur deze 8 regels naar je baas Gevoed door inefficiënte vergaderingen? Stuur deze 8 regels naar je baas Als een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die moeten worden gevolgd voor effectieve vergaderingen. Meer lezen en het risico van afnemende aanwezigen verminderen vanwege een onduidelijk vergaderverzoek.
Plan vooruit met de 5 Ws
Voordat u lukraak het vergaderverzoek verstuurt, moet u goed nadenken over wie, wat, wanneer, waar en waarom.
1. Wie te uitnodigen
Vaak sturen mensen uitnodigingen voor vergaderingen met te veel deelnemers of alleen de verkeerde. Doe je best van tevoren om deze vragen te beantwoorden:
- Wie zou moeten worden uitgenodigd?
- Wie is er nodig voor de discussie?
- Wie heeft de kennis die nodig is voor het doel?
Nodig niet zomaar iedereen uitnodigen De waarheid over vergaderingen uit - En het is lelijk De waarheid over vergaderingen - En het is lelijk Ontmoeten is bedoeld om productief te zijn, toch? Lees meer in de afdeling omdat u niet zeker bent.
2. Waarover gaat de ontmoeting
Dit is het belangrijkste onderdeel van je planning. Bedenk wat de bijeenkomst precies inhoudt, wat het doel is en wat de verwachte uitkomst zou moeten zijn. Als u zelf het punt van de vergadering niet kunt bepalen, is dit waarschijnlijk te vroeg.
3. Wanneer de vergadering zal plaatsvinden
Dit lijkt misschien niet zo belangrijk als je in een kleine kantooromgeving werkt. Maar voor grotere bedrijven of grotere vergaderingen is dit essentieel. Heeft u deelnemers die op afstand zijn, verblijven ze in een andere tijdzone en werken ze op dezelfde uren als de anderen?
Zorg ervoor dat je een tijd kiest die voor iedereen toegankelijk is Vermijd de stress van overprogrammering met 10 slimme Google Agenda Tips Vermijd de stress van overprogrammering met 10 slimme Google Agenda Tips Het geheim om te ontstressen met een kalender is eenvoudig: schakel de dingen uit die je niet nodig hebt, maak tijd vrij voor de dingen waar je van houdt en houd alles overzichtelijk. Gebruik deze tien tips. Lees verder .
4. Waar de vergadering zal worden gehouden
Dit is ook van cruciaal belang bij het plannen van uw vergadering als u mensen buiten de site hebt. Is er een telefonische vergadering nodig? Moet een webvergadering GoToMeeting Tips voor uw volgende online vergadering GoToMeeting Tips voor uw volgende online vergadering GoToMeeting kan u helpen uw online vergaderingen tot een succes te maken. Het is gratis voor maximaal drie deelnemers. We laten u zien hoe u opgenomen vergaderingen kunt opzetten, eraan kunt deelnemen en deze kunt voorbereiden. Meer lezen gepland? Of moet u gewoon een conferentieruimte ter plaatse reserveren? Zorg ervoor dat u vooruitdenkt om tegemoet te komen aan degenen die u verwacht te wonen.
5. Waarom de vergadering nodig is
Dit is net zo belangrijk als de vraag Wat. Waarom is een vergadering noodzakelijk? Kan het doel worden opgelost zonder een kamer vol mensen? Kan een beetje onderzoek het antwoord geven? Heeft u genoeg informatie om de vergadering op dit punt te houden?
Onthoud dat vergaderingen tijd vergen van de plichten van alle betrokkenen. Het laatste wat u wilt doen is de tijd van uw deelnemers verkwisten Stop met het verspillen van tijd en begin met productieve vergaderingen met MinutesPad voor Android Stop met tijdverlies en begin met productieve vergaderingen met MinutesPad voor Android Vergaderingen hebben een slechte rap als inefficiënte time sinks. Het hoeft niet zo te zijn: het blijkt dat er misschien hoop is op een productieve vergadering tot nu toe. Lees verder .
Maak de vergaderagenda
Nu dat je de vijf W's hebt beantwoord, kun je die gebruiken om aan de uitnodiging voor de vergadering en de agenda te werken. En ja, een vergaderagenda is bijna altijd noodzakelijk om verschillende redenen.
Met een agenda voor vergaderingen kunnen de aanwezigen:
- Ken het doel en het doel van de bijeenkomst.
- Zie discussiepunten en kan vooruit plannen voor hun deel of vragen voorbereiden.
- Bekijk wat er aan het einde van de vergadering wordt verwacht of wat de vergadering moet oplossen.
- Volg de hele vergadering en blijf op de goede weg.
Begin met een sjabloon
De beste manier om je agenda te maken, is om te beginnen met een sjabloon. Dit bespaart u niet alleen tijd, maar bevat al de contouren die u nodig hebt voor de details. Hier zijn slechts enkele opties voor het vergaderen van agendasjablonen. 15 Beste vergaderagenda-sjablonen voor Word 15 Beste vergaderagenda-sjablonen voor Word Wanneer het tijd is om een vergadering te plannen, zou u geen tijd moeten verspillen met het maken van een nieuwe agenda. Veel sjablonen voor vergaderagenda's voor Microsoft Word kunnen u een goed begin opleveren. Meer informatie kunt u uitchecken voor Microsoft Word. Ze zijn flexibel genoeg voor elk type vergadering of grootte.
Dit agendasjabloon is geweldig omdat het een goed opgemaakte sjabloon voor vergaderminuten bevat. Met één download krijg je allebei. Met een mooie tabelindeling kan iedereen duidelijk de doelstelling, de deelnemerslijst en de onderwerpenagenda zien. Een ander nuttig gedeelte laat zien wat deelnemers naar de vergadering moeten brengen, wat vaak een vergeten stuk is.
Dit volgende agendasjabloon is ook een goede optie. Net als de andere kunt u het doel, de agendapunten en eerdere actiepunten gemakkelijk zien. Maar het bevat ook gebieden voor nieuwe actiepunten die u tijdens de vergadering kunt noteren, evenals een plek voor notities.
Hier is nog een sjabloon om te bekijken dat is schoon en duidelijk. Net als de eerste die wordt weergegeven, heeft deze een standaard tabelindeling met gemakkelijk te lezen gedeelten. Bovendien biedt het de ruimte voor wat deelnemers moeten meenemen naar de vergadering.
Hoe bereid je een effectieve agenda voor?
Nadat u de sjabloon voor de vergaderagenda hebt gekozen, is het belangrijk om deze effectief af te ronden. Wees duidelijk, nauwkeurig en doe je best om niets open te laten voor interpretatie. De deelnemer sectie is het eenvoudigste stuk, maar de anderen moeten goed worden gecommuniceerd.
Meeting Objective
Dit moet een eenvoudig een tot twee zinnen (maximaal) doel voor de vergadering zijn. Dit komt van de Welke vraag van bovenaf die je jezelf zult stellen. Stel bijvoorbeeld dat uw vergadering de drie lay-outopties van de gebruikersinterface voor de nieuwe website bekijkt.
Uw doel moet precies dat vermelden en niet zoiets als "praten over een nieuwe website". Dit laatste is vaag, geeft niet aan welk gedeelte van de website moet worden besproken en is over het algemeen onduidelijk.
Agenda-onderwerpen ontmoeten
Hier geeft u een overzicht van elke portie die u wilt bespreken. Nogmaals, dit moet duidelijk zijn, zodat diegenen die verwacht worden een onderwerp aan te pakken, zich kunnen voorbereiden.
Als u van het bovenstaande voorbeeld verwacht dat de webontwikkelaar Bill de voor-, nadelen- en drie lay-outopties levert, zegt u dat. Stel niet simpelweg: praat over lay-outs. Weet Bill wat je precies wilt bespreken? Als je het zegt, zal hij het doen.
Items om te brengen
Als u van uw deelnemers verwacht dat ze informatie, materialen, afbeeldingen of wat dan ook verstrekken, gebruik dan dit gedeelte. Ga er niet van uit dat, simpelweg omdat een deelnemer opdaagt, zij zullen bieden wat u hoopt.
Voor ons voorbeeld met Bill stond je duidelijk op de agenda, wat perfect is. Zorg er echter voor dat hij een lijst met voor- en nadelen voor elke lay-out samen met afbeeldingen van die lay-outs toevoegt aan het betreffende gedeelte van de agenda.
Items vóór de tijd leveren
Voeg indien mogelijk de agenda toe aan het vergaderverzoek wanneer u het verzendt. Hierdoor kunnen uw deelnemers het handig hebben wanneer de vergadertijd arriveert en ze precies laten weten wat ze kunnen verwachten. Dit is nog belangrijker als u een last-minute vergadering plant.
Als u het vergaderverzoek ver van tevoren verzendt, staat u misschien liever op de agenda. Het kan een werk in uitvoering zijn of je zou kunnen wachten op verdere details. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat u het doel van de vergadering opneemt, een korte samenvatting van de onderwerpen en voorlopige items om het verzoek in te dienen.
Stel vervolgens dat de officiële agenda op X- datum wordt verzonden, die ten minste drie dagen vóór de vergadering moet plaatsvinden. Als je kunt, is het ook een slim idee om kopieën van de agenda af te drukken Hoe Microsoft Office-documenten op de juiste manier af te drukken Hoe Microsoft Office-documenten op de juiste manier te printen Is het soms onmogelijk om documenten precies zo te printen als je wilt? Wij kunnen helpen! We laten u al uw afdrukopties zien en helpen u bij het kiezen van de juiste instellingen voor perfect geprinte documenten. Lees Meer en breng ze naar de vergadering. Er lijkt altijd een deelnemer te zijn die de hunne vergeet.
Bereid u voor op het vastleggen van de vergadernotulen
Als je deze blauwdruk tot nu toe hebt gevolgd, is je vergadering al goed begonnen. Maar er is nog een ding dat je vooraf moet doen. Bereid u voor om de notulen van de vergadering vast te leggen.
Ook hier is het gebruik van een sjabloon ideaal. U kunt deze Microsoft Word-sjabloonopties afdrukken. 12 Beste vergadernotulen Templates voor professionals 12 Beste notulen voor vergaderingen van professionals voor professionals Het maken van notities is de eerste stap in het houden van alle deelnemers aan de vergadering op dezelfde pagina. Sjablonen maken het eenvoudig om die vergadermomenten vast te leggen. We hebben verschillende sjablonen voor Word, OneNote, Evernote en Google Docs samengesteld. Meer lezen als u dit liever op uw digitale apparaat schrijft of deze gebruikt, indien van toepassing.
Deze sjabloon, die u kunt vinden in Microsoft Word, is een geweldige optie, omdat deze wordt uitgebreid op elk onderwerp van de agenda. Voor elk item kunt u notities toevoegen over discussiepunten, conclusies, actiepunten, verantwoordelijke partijen en deadlines die specifiek zijn voor elk onderwerp.
Als u de voorkeur geeft aan een sjabloon voor vergaderminuten waarin de discussiepunten niet worden beschreven, is dit een solide optie. U kunt de agendapunten vermelden die daadwerkelijk zijn besproken, door wie en voor hoe lang. U kunt dan beslissingen nemen die zijn genomen en nieuwe actie-items met verantwoordelijke partijen en vervaldatums.
Neem goede notities
We hebben allemaal een manier om aantekeningen te maken tijdens een vergadering. Maar als u de coördinator bent, moet u absoluut sterke aantekeningen maken. Er is niets erger dan alleen een notitie opschrijven om er later naar te kijken en zich afvragen wat de woorden of middelen zijn.
Leg zoveel mogelijk vast tijdens de vergadering en bekijk deze voordat u uit dienst gaat. Je moet bekijken wat er is besproken, wat er is besloten, en nog belangrijker, de nieuwe actiepunten. Bespreek het kort samen met je deelnemers als een recensie voor jou en voor hen. Als er iets mist of verkeerd is, is het het beste om erachter te komen voordat iedereen de kamer verlaat.
Ga vooruit en ontmoet
Hoewel er misschien geen exacte of positief perfecte manier is om een effectieve vergadering te garanderen 3 Gratis sjablonen om vergaderingen op gang te houden en nuttig 3 gratis sjablonen om vergaderingen op gang te houden en nuttig te maken Maak uw vergaderingen beter met een goed gestructureerde sjabloon. Hier laten we u gratis vergaderingsjablonen zien om uw vergaderingen voor te bereiden, te registreren en opnieuw samen te vatten voor een effectief resultaat. Lees Meer, deze blauwdruk kan je op weg helpen. Doe wat u kunt om uzelf en uw deelnemers ruim van tevoren voor te bereiden.
Welke tips heb je voor het plannen van een vergadering? Is er iets dat je doet als de coördinator die helpt? Laat ons je suggesties weten in de comments hieronder!