Iedereen weet dat het tegenwoordig vrij moeilijk is om te overleven of om je zaken te beheren zonder e-mail. In feite hebben de meeste mensen twee of drie e-mails te beheren, dus zonder een goed handvat van e-mailbeheer kan die drukke inbox vrij snel uit de hand lopen.
Ik weet het, je vraagt jezelf af of we echt een ander artikel over e-mailbeheer nodig hebben? Ik bedoel, alleen al in 2012 hebben we er veel van gehad, zoals Tina's artikel over het beheren van intensieve e-mailprojecten in Gmail beheren en samenwerken aan e-mailintensieve projecten in Gmail With Streak [Chrome] beheren en samenwerken aan e-mailintensieve projecten in Gmail met Streak [Chrome] Streak is een krachtige add-on voor Gmail-projectbeheer voor Chrome. Het wordt geleverd met sjablonen voor veel verschillende soorten projecten, bijvoorbeeld klantenondersteuning of evenementenplanning. In Streak worden projecten pipelines genoemd. U kunt ... Meer lezen en haar e-mail over het importeren en beheren van meerdere accounts Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in Gmail Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in Gmail Het is niet ongebruikelijk om meerdere e-mailaccounts te hebben, maar meerdere accounts op verschillende plaatsen is vervelend. Vandaar dat veel mensen terugkeren naar een desktop e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook om al hun ... Lees meer te beheren. Yaara behandelde de nieuwe Compose-functie van Gmail Too Many Clicks? Volg deze tips om tijd te besparen met de nieuwe compositie van Gmail te veel klikken? Volg deze tips om tijd te besparen met de nieuwe compositie van Gmail In een recente peiling die we hier bij MakeUseOf hielden, ontdekten we dat meer dan 75% van u al de nieuwe compositie van Gmail gebruikt. Door de commentaren van die peiling te lezen, heb ik ook begrepen dat terwijl velen van jullie ... Lees meer, Aaron heeft besproken hoe je je e-mail kunt laten opvallen Hoe maak je je e-mailbericht opvalt in een rommelige inbox Hoe maak je je e-mail Bericht opvallen in een rommelige inbox Hebt u ooit een e-mail verzonden waarvan u dacht dat die belangrijk was om slechts enkele dagen later te worden beantwoord of erger vergeten? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen ... Lees meer in de rommelige e-mailbox van iemand anders en onlangs behandelde Yaara ingeblikte antwoorden E-mail Sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Don geen tijd om lunch te koken? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer. Zijn we nog niet klaar?
Welnu, de waarheid is dat een van de meest voorkomende problemen die mensen hebben, is dat ondanks al hun beste inspanningen, ondanks alle coolste plug-ins en creatieve mappen die ze maken om e-mails te houden, de inbox onherroepelijk weer overvol raakt.
De reden hiervoor is dat het niet uitmaakt hoeveel u probeert uw inbox te organiseren, als u het systeem op een handmatige basis houdt - als u afhankelijk bent van uzelf om te onthouden dat u de tijd neemt om naar binnen te gaan en uw inbox af en toe te beheren, zal het nooit gebeurt.
In plaats daarvan is het het beste om de organisatie van uw inbox volledig te automatiseren met behulp van de beste tools binnen en buiten Gmail. In dit artikel laat ik je vijf dingen zien die je nu kunt doen om je Gmail-inbox te automatiseren, zodat je je nooit zorgen hoeft te maken dat je door de rommel probeert te graven om die belangrijke e-mails te vinden.
5 Tips voor het beheren van Gmail Inbox
U hoeft de controle op deze manier niet te verliezen. Al die moeite om uw inbox te ordenen in mooie en opgeruimde mappen hoeft geen verspilde moeite te worden in een maand waarin al deze dingen veranderen, en uw nieuwe mapsysteem is gewoon niet logisch.
Het mooie aan Gmail is dat er een aantal briljante automatiseringshulpmiddelen beschikbaar zijn die je kunt gebruiken om Gmail zelf al het harde werk voor je te laten doen.
Gebruik filters en labels om organisatie te automatiseren
Dit is iets dat een aantal schrijvers hier op MUO vaak heeft gepredikt. In feite behandelde Craig Gmail-filters 5 Gmail-filters om je postvak IN te rangschikken en te organiseren 5 Gmail-filters om je postvak Prioriteiten te ordenen en organiseren Welke filters moeten elk persoon in zijn arsenaal hebben zodat zijn postvak zo netjes is als de mijne? Ik ben er om u te helpen aan de slag te gaan met het instellen van uw eerste vijf filters of ... Lees meer vrij goed in 2011, maar verder dan eenmaal filteren en sorteren, is het van cruciaal belang filters toe te passen elke keer dat u een nieuwe e-mail ontvangt in je inbox die niet automatisch werd geleverd bij een van je bestaande labels.
Laten we een beetje een back-up maken. Laten we zeggen dat uw e-mailbox lijkt een beetje op de mijne. Een verwarde puinhoop van ongewenste e-mail, een paar oude labels die ik jaren geleden heb gemaakt en een verspreide verzameling van belangrijke e-mails. Merk op dat mijn inbox is uitgegroeid tot meer dan 10.000 e-mails? Gek, toch?
Dus, laten we beginnen met het werk aan Gmail vertellen wat te doen met die e-mails die elke dag in de Inbox binnenkomen. Door deze stappen te volgen die ik ga behandelen, merk je dat je Inbox-aantal e-mails een paar honderd e-mails tegelijkertijd laat vallen.
Ten eerste, wanneer u een e-mail ziet in uw Postvak IN die geen label heeft, zoek uit wat u ermee wilt doen. Zijn dit e-mails van een klant waar u tijdig op moet reageren? Is het een Google-melding met interessante verhalen die je wilt lezen als je later tijd hebt? Maak voor elk bericht een labelnaam die van toepassing is.
Zodra je je nieuwe label hebt aangemaakt, open je die e-mail en gebruik je de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant om " Filter berichten zoals deze " te selecteren. Hierdoor wordt automatisch de vereiste regel gemaakt die de inkomende e-mail identificeert wanneer de volgende keer wordt binnengekomen - meestal met behulp van de e-mail van de afzender.
U kunt aanvullende regels instellen die in uw geval zinvol zijn. Naast de e-mail van de afzender, kunt u ervoor zorgen dat alleen bepaalde e-mails van die afzender, zoals die met bepaalde onderwerpregels of met e-mails die bepaalde woorden bevatten, met dat label worden toegepast.
Voor elk filter moet u uw Gmail-account vertellen hoe u die inkomende e-mail automatisch organiseert of beheert. In dit geval weet ik dat dit e-mailadres afkomstig is van een bepaalde klant en dat deze e-mails erg belangrijk zijn, dus ik ga ervoor zorgen dat Gmail automatisch een label toepast waarop ik dagelijks die e-mails kan beantwoorden - ongeacht hoeveel rommel er daadwerkelijk in mijn inbox zit.
Dat komt omdat je gewoon op het label aan de linkerkant van je Gmail-account kunt klikken en je alleen die e-mails ziet. Geen belangrijke e-mails meer verloren in de stapel ongewenste e-mail en waarschuwingen met een lage prioriteit.
Beter nog, behalve alleen het toepassen van een label, vertel Gmail om deze altijd als belangrijk te markeren (zodat de gele vlag ernaast verschijnt) en vergeet niet om " Filter toepassen ook " uit te vinken zodat de honderden e-mails die je Inbox vullen georganiseerd worden onmiddellijk met één klik.
Als je al heel lang ongewenste e-mail hebt ontvangen en bent vergeten je af te melden bij deze berichten, is het mogelijk dat je honderden of zelfs duizenden e-mails hebt die je inbox vullen en die totaal nutteloos zijn. Wanneer u die tegenkomt, pas dan een filter toe en tik in plaats van een nieuw filter te maken op de zoekknop.
Hiermee worden alle e-mails in uw inbox van die afzender weergegeven. Nu kunt u ze allemaal selecteren en allemaal in bulk verwijderen. Kijk hoe je uitpuilende Inbox snel sneller en sneller verkleint naar nul.
Houd informatie e-mails buiten je inbox
Een ding dat heel gewoon is in mijn Inbox is constant inkomende waarschuwingen of statusupdates van een aantal systemen waarvoor ik me heb aangemeld, zoals Google Alerts voor bepaalde zoektermen of wekelijkse gegevensrapporten van Google Analytics of Google Adsense. Je hoeft ze echt niet te openen en ze altijd te lezen, maar je wilt die informatie wel opslaan.
Om ervoor te zorgen dat deze uw inbox niet overrompelt, maakt u een filter en selecteert u ' Inbox overslaan', en zorgt u ervoor dat u een label toepast zodat u die e-mails snel kunt vinden op een later tijdstip waarop u tijd kunt besteden hen.
Inmiddels zou je je inbox al in een geweldig beheersbaar aantal e-mails moeten hebben - misschien zelfs nul!
We zijn echter nog niet klaar met het automatiseren van die inbox. De realiteit is dat er nog meer dingen zijn die u kunt doen om belangrijke informatie automatisch te sorteren en te archiveren zonder dat u het ooit zelf hoeft te doen.
Bestandsbijlagen automatisch
Aaron legde beslag op Attachments.me Liberate Your Gmail Inbox Attachments with Attachments.me Liberate Your Gmail Inbox Attachments with Attachments.me Heb je ooit een e-mail ontvangen van je baas, familielid, vriend of een andere connectie met een bijlage erin, en vervolgens opgeslagen die e-mail omdat je later toegang wilde krijgen tot de bijlage? U waarschijnlijk ... Lees meer terug vorig jaar, en naar mijn mening is het absoluut de slimste methode om uw Gmail-box-grootte goed onder controle te houden.
Als u regelmatig rapporten of gegevens ontvangt van mensen die voor u werken, is de kans groot dat ze altijd hetzelfde onderwerp gebruiken wanneer ze u die rapporten sturen (waarschijnlijk omdat ze hun systeem ook hebben geautomatiseerd). U kunt de Attachments.me-service koppelen aan uw Gmail-account zodat deze die bijlagen automatisch kan downloaden naar uw favoriete cloudopslagaccount - zoals Dropbox, Box, Google Drive of SkyDrive.
Zodra je je hebt aangemeld voor de service, wordt deze weergegeven aan de rechterkant van je Gmail-account wanneer je een e-mail opent met een bijlage. U kunt gewoon op " Verzenden naar uw Cloud " klikken om die bijlage naar uw favoriete online opslagdoos te verzenden, zonder dat u tijd hoeft te besteden aan het downloaden naar uw pc.
Dit bespaart tijd, maar als u nog meer tijd wilt besparen, automatiseer u het proces! Er wordt een paperclip-pictogram boven aan uw Gmail-scherm weergegeven. Klik erop en kies " Automatische archiveringsregels ".
Je kunt nu iets maken dat lijkt op het Gmail-filter dat je tot nu toe hebt toegepast. Ik ontvang bijvoorbeeld wekelijkse Adsense-rapporten van een klant, dus ik heb een map gemaakt voor de Adsense_Files in mijn DropBox-account en hier stel ik een regel in om e-mails te zoeken van Adsense, met de onderwerpregel van die klant.
Als Attachement.me nu een e-mail ziet die overeenkomt met die regels, wordt het bestand automatisch geüpload naar uw cloudopslagaccount. Dat betekent dat u niet één ding hoeft te doen - u kunt er gerust op zijn dat wanneer u naar die map in uw online opslagaccount gaat, u daar altijd de nieuwste bestanden zult hebben.
Dit zet in feite je Gmail-account om in een geautomatiseerde assistent die informatie ontvangt en alle informatie voor jou sorteert. Het is alsof je een persoonlijke secretaresse hebt, behalve dat je geen voordelen hoeft te betalen.
Inkomende e-mails als taken opslaan
Een van de coolste dingen die Google zou kunnen doen, zou zijn om de mogelijkheid toe te voegen om een filter toe te voegen in Gmail dat automatisch een Google-taak maakt. Helaas is die functie nog niet beschikbaar, maar je kunt in elk geval je Gmail-account bepaalde inkomende e-mails laten sorteren als taken die je handmatig aan je lijst moet toevoegen.
Ik ontvang bijvoorbeeld voicemails en contactformulier-e-mails van lezers van TopSecretWriters die ik af en toe moet beantwoorden. Ik heb niet altijd de tijd om te antwoorden wanneer ik ze ontvang, maar ik wil later antwoorden.
Om dit te doen, maak ik gewoon een filter voor die e-mails zoals getoond aan het begin van dit artikel, en maak er dan een nieuw label voor, en nest dat label onder een hoofdlabel dat ik heb gemaakt met de naam " TASKS_TO_ADD ".
Als u deze methode gebruikt, wordt uw Gmail-account automatisch dat soort inkomende e-mails opgeslagen waarvan u weet dat er taken aan gekoppeld zijn, onder dat label in uw navigatiebalk.
Dagelijks of wanneer u maar wilt, kunt u naar die mappen gaan, de e-mails bekijken en als u denkt dat de e-mail een verdere actie van uw kant rechtvaardigt, klikt u gewoon op de vervolgkeuzelijst " Meer " bovenaan uw Gmail-account en klik op " Toevoegen aan taken ".
Hiermee wordt die e-mail automatisch als een 'taak' in uw Google Tasks-account verzonden.
Nogmaals, als u de e-mail automatisch archiveert en uit uw Postvak IN verwijdert, hoeven dergelijke soorten e-mails uw Postvak IN niet te rommel te maken, maar u weet dat u ze niet zult missen vanwege uw dagelijkse ritueel om "taken" te beheren items in uw e-mailaccount.
Gebruik standaardantwoorden om het grunt-werk te doen
De laatste tip over hoe u Gmail-automatisering kunt gebruiken om uw werklast te verminderen, is door middel van automatische standaardantwoorden.
In mijn geval wil ik dat Gmail een standaardantwoord verzendt telkens wanneer ik een e-mail ontvang van mijn contactformulier voor Top Secret Writers. Maak gewoon een filter voor die e-mails en selecteer " Stuur ingebed antwoord ".
Natuurlijk moet je al een ingeblikt antwoord hebben gemaakt om te gebruiken, maar je kunt leren om dat te doen in het artikel dat Yaara recent schreef over het onderwerp E-mail sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Don ' Heb je tijd om een lunch te koken? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer.
Zodra u al deze automatisering in uw Gmail-account hebt ingesteld, hoeft u zich niet zoveel zorgen te maken over het actief beheren van uw Postvak IN. Er is geen betere manier om de controle over uw Postvak IN te krijgen dan om al die taken te automatiseren die u elke dag zo veel van uw tijd kunt gebruiken.
Kent u nog andere coole Gmail-automatiseringstrucs om uw Gmail-inbox onder controle te krijgen? Deel uw eigen tips en trucs in de opmerkingen hieronder.
Image Credit: Robotarbeider via Shutterstock