De afgelopen maanden heb ik ontdekt dat er een heel vreemd fenomeen in mijn werkschema kruipt. Ik lijk nog steeds tijd te verliezen.
Hoe verlies je tijd? Het is makkelijker dan je zou denken. U begint aan een artikel of werkt aan een project, en dan valt het u op om e-mail te controleren. Nadat u twee of drie e-mails hebt beantwoord, gaat u terug naar uw project. Dan valt het je op om Facebook te controleren, en dan ook Twitter. Na het reageren op een paar opmerkingen op de muur van je vriend en het plaatsen van een paar tweets, ga je terug naar je project. Je kijkt naar de klok en beseft dat je daar ergens twee uur bent kwijtgeraakt. Sinds de komst van Facebook en sociale netwerken in het algemeen lijkt de tijd te verdwijnen. Het is niet dat ik niet hard werk, het is gewoon dat ik afgeleid word, en van wat ik van vrienden hoor - veel mensen hebben last van deze situatie.
Een oplossing - eigenlijk, waarschijnlijk de beste oplossing - is om je tijd echt bij te houden, zodat je kunt zien wat je echt al je tijd aan het doen bent. In de loop der jaren hebben we een aantal geweldige hulpmiddelen aangeboden om de tijd te helpen bijhouden, zoals Shankar's lijst van 5 gereedschappen 5 Hulpmiddelen om te volgen hoeveel tijd u verspilt terwijl u online bent 5 Hulpmiddelen om bij te houden hoeveel tijd u verspilt terwijl u online Lees meer, Damien's lijst met 6 desktop-tools 6 Handige Desktop Time Tracking Software 6 Handige Desktop Time Tracking Software Lees meer, en directory-lijsten zoals CronSync of MyHours.
Kloktracks & facturen Tijd
Om mijn persoonlijke dilemma op te lossen en mijn "ontbrekende tijd" te ontdekken, deed ik wat jacht en besloot ik een app waarvan ik dacht dat deze de meeste functies bood met de beste interface. Die tijdregistratiesoftware is Klok. Klok is een tijdregistratietool voor op desktop gebaseerd op Adobe Air. Het heeft een zeer kleine leercurve en het is een krachtige tool voor het bijhouden van tijd op de desktop waarmee je niet alleen je tijd kunt bijhouden, maar het bevat ook een ingebouwde factureringsfunctie die nauwelijks onderhoud nodig heeft.
De lay-out is eenvoudig, maar alles is binnen handbereik. De kalender van de gebruikte tijd wordt rechts weergegeven en al uw projecten worden aan de linkerkant weergegeven. Dan zijn er alle urenstaatrapporten en archieven linksonder, en natuurlijk het menu bovenaan.
Wanneer u klaar bent om te gaan werken, klikt u op de groene knop ' Toevoegen ' links bovenaan en typt u de naam van het project dat u wilt bijhouden. Als u per uur factureert voor de taak, klikt u op het selectievakje " Factureerbaar " en typt u het uurtarief dat u in rekening brengt.
U kunt elk project kleuren, waardoor de grafiek- en cirkeldiagramverslagen logischer zijn. U kunt ook subprojecten aan elk project toevoegen. Ik heb bijvoorbeeld ongeveer 4 of 5 verantwoordelijkheden die gepaard gaan met het doen van SEO-werk voor MakeUseOf, dus ik heb een SEO-project gemaakt en daaronder heb ik de gerelateerde taken toegevoegd als subprojecten.
Zoals je hier kunt zien, kun je je taken echt organiseren en je tijd indelen op een manier die je uiteindelijk een beter beeld geeft van waar je het grootste deel van je tijd en moeite elke dag doorbrengt terwijl je aan het werk bent op je computer.
Tracking-tijd vereist zeer weinig moeite - u zult niet merken dat u tijd verspilt aan het omgaan met dit programma. Klik eenvoudig op het project of de taak waaraan u wilt werken en klik bovenaan op de knop " Start Working " (of klik met de rechtermuisknop op het project en klik op " Work On ").
Trouwens - de automatische tijdsinvoer is niet in steen gebeiteld. Als u een van de tijdinvoeringen wilt aanpassen, klikt u op het tabblad " Tijdgegevens ", klikt u op het item en kunt u de details van dat item onder aan het scherm bewerken.
Het coolste deel van Klok is naar mijn mening de dynamische kalenderweergave die grafisch verandert terwijl je je tijd volgt. Terwijl taken worden vastgelegd, worden de items met kleurcodes automatisch in de agenda weergegeven. Dit is leuk later als je probeert een realistisch schema voor jezelf te bedenken. Kijk gewoon terug en zie hoe lang specifieke taken werkelijk duurden - niet hoe lang je ze zou willen nemen. U kunt deze geautomatiseerde vermeldingen ook snel wijzigen door ze naar een nieuwe begintijd te verplaatsen of de eindtijd te verlengen.
Klik op een van de timesheet-links in de linkerbenedenhoek van het venster en u ziet een gedetailleerde weergave van uw urenstaat, inclusief de tijd die u hebt vastgelegd en alle projecten waarvoor u bent aangemeld. De tijd wordt voor elke dag uitgesplitst evenals het totale totaal. Als u taken als factureerbaar hebt gemarkeerd, ziet u deze totalen ook hier. U kunt deze informatie opslaan als een Excel-spreadsheet, waardoor het in rekening brengen van uw klanten een fluitje van een cent wordt.
Binnen enkele dagen heeft deze software me geholpen de dader in mijn schema te identificeren - e-mails beantwoorden. Op sommige dagen had ik geklikt om aan de taak " e-mails beheren " te werken en het was bijna anderhalf uur tegen de tijd dat ik klaar was met het lezen en beantwoorden van e-mails.
Het lijkt misschien logisch om uit te vinden waar je onproductieve tijd verspilt, maar in werkelijkheid is het gebruik van de computer net alsof je in een time warp loopt. Je kunt een game spelen, forums verkennen of tijd doorbrengen op sociale netwerken en uren kunnen verstrijken zonder dat je het je realiseert. Apps zoals Klok helpen je om jezelf verantwoordelijk te houden, en het kan echt freelancers helpen om de tijd die ze besteden aan het werk voor klanten bij te houden en correct in rekening te brengen.
Dus geef Klok een draai en vergelijk het met andere softwareoplossingen voor tijdregistratie die je hebt geprobeerd. Naar mijn mening is het echt de schoonste en gemakkelijkste tracker om te gebruiken - wat is uw mening? Deel uw mening in de commentarensectie hieronder.
Image Credit: Maarten Uilenbroek