E-mail sneller en beter met standaardantwoorden

Advertentie

Heb je geen tijd om een ​​lunch te koken? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk je dat ik een grap maak? Denk nog eens na. Ingeblikte responsen of standaardantwoorden zijn een functie die te veel gebruikers nog nooit hebben geprobeerd, maar als u ze eenmaal hebt geprobeerd, is er geen weg meer terug.

Hebt u altijd gehoord van Gmail-ingeblikte antwoorden Bespaar tijd met Gmail e-mailsjablonen met behulp van "Canned Responses" Bespaar tijd met Gmail e-mailsjablonen met "Canned Responses" Lees meer maar ben er nooit in geslaagd om het te proberen? Hoort u dit nu voor het eerst? Ongeacht je antwoord, als je nog nooit deze briljante functie hebt geprobeerd, is het de hoogste tijd dat je dit doet en om duidelijk te maken waarom je zou moeten, deze post zal je alles vertellen over ingeblikte reacties, precies wat ze zijn, wanneer ze zijn handig en hoe u ze kunt gebruiken om tijd te besparen.

Wat zijn standaardantwoorden?

Als je de afgelopen jaren in de buurt bent geweest, is de kans groot dat je op zijn minst hebt gehoord van ingeblikte reacties. Met hun grappige naam zijn ingeblikte reacties echt zo handig als ingeblikt voedsel en ongeveer twee keer zo gezond. Simpel gezegd: ingeblikte reacties komen je te hulp wanneer je dezelfde tekst steeds opnieuw in een e-mail moet gebruiken. Er zijn eindeloos veel toepassingen voor ingeblikte reacties, zoals we snel zullen zien, maar voordat we hier ingaan, is het belangrijk om precies te begrijpen wat de standaardantwoorden zijn.

Ongeacht de reden, bijna iedereen heeft terugkerende e-mails die hetzelfde keer op keer herhalen. Je kunt deze antwoorden elke keer typen als je ze wilt verzenden, maar je kunt ze ook een keer opschrijven, kan ze, en ze uit het blik halen telkens wanneer je ze wilt gebruiken. Deze functie is beschikbaar op vrijwel elk e-mailplatform, maar is waarschijnlijk het meest bekend en het gemakkelijkst te gebruiken in Gmail.

Waarom zou ik ze willen gebruiken?

Om het simpel te houden, waarom zou je niet? Hier zijn enkele geweldige toepassingen voor standaardantwoorden:

Meerdere keren dezelfde e-mail verzenden: verkoopt u dingen op eBay, Amazon of iets dergelijks? Gebruik standaardantwoorden om uw product te beschrijven of laat kopers weten dat het uitverkocht is. Wilt u contracten, vragen of details naar meerdere klanten sturen? Kunnen die e-mails. Moet u op dezelfde manier reageren op meerdere e-mails? Dit is het perfecte gebruik voor ingeblikte reacties. In plaats van deze e-mails altijd opnieuw in te typen of oude e-mails te kopiëren en plakken, sla je gewoon een standaardreactie op. Dit is het klassieke gebruik.

Slimme autoresponder: in Gmail en in elke andere client die geavanceerde filters biedt, kunt u standaardantwoorden gebruiken om slimme auto-responders in te stellen. Wat maakt ze slim? Wanneer u een e-mail met automatische reactie instelt die moet worden verzonden, wordt deze naar iedereen verzonden die contact met u opneemt, ongeacht wie deze is. Dit is niet altijd ideaal. Wilt u dat uw klanten één antwoord krijgen, uw familie een andere, en helemaal niet op de rest reageren? Stel eenvoudig verschillende standaardantwoorden in en koppel ze aan uw e-mailfilters.

Meerdere handtekeningen: voor veel e-mailclients kunt u niet meerdere handtekeningen gebruiken Meerdere handtekeningen beheren In Gmail Zonder browserplug-ins Meerdere handtekeningen beheren In Gmail Zonder browser-plug-ins Lees meer voor hetzelfde e-mailadres. Met standaardantwoorden kunt u verschillende handtekeningen instellen en deze als standaardantwoorden opslaan. Wanneer u begint met het schrijven van een e-mail, kunt u de relevante handtekening met één klik toevoegen.

Creatief gebruik: er is geen limiet aan wat je kunt doen met standaardantwoorden, het hangt er allemaal vanaf hoe creatief je wilt zijn. Heb je een vaste boodschappenlijstje? Stel het in om automatisch te worden verzonden wanneer uw echtgenoot u e-mails stuurt waarin u wordt gevraagd. Moet je steeds hetzelfde aan iemand uitleggen? Verspil geen tijd, kan de basis uitleg geven en het zo nodig aanpassen. Veel plezier ermee!

Ingezette reacties instellen in Gmail

Hoewel u de bovenstaande links kunt gebruiken om te leren hoe standaardantwoorden in verschillende providers en clients kunnen worden ingesteld, vindt u hieronder precies hoe u dit in Gmail kunt doen. Waarom Gmail? Om te beginnen, dat is wat ik gebruik en als statistieken te vertrouwen zijn, is het nu 's werelds populairste e-mailservice, nadat ik eerder dit jaar Hotmail had gepasseerd.

Verrassend is dat standaardantwoorden nog steeds geen native Gmail-functie zijn. Je moet dit inschakelen op het tabblad Labs voordat je het kunt gebruiken. Om een ​​ingeblikt antwoord van Gmail in te stellen, begint u met het samenstellen in een nieuw e-mailvenster. Als u klaar bent, klikt u op het driehoekje aan de rechterkant van het venster opstellen, kiest u " Ingeblikte antwoorden " en klikt u vervolgens op " Nieuw ingebouwd antwoord ... ".

Als je nog steeds de oude Gmail-compositie gebruikt, en ik weet zeker dat velen van jullie dat zijn, is het proces enigszins anders. Controleer na het samenstellen van uw e-mail de link " Ingeblikte antwoorden " onder de onderwerpregel. U vindt de optie " Nieuwe ingeblikte reactie ... " hier.

Hartelijk gefeliciteerd! U hebt nu een nieuw ingeblikt antwoord. Terwijl je ze blijft toevoegen, zie je de lijst steeds langer worden. Zorg dat je niet in de war raakt. De lijst verschijnt onder drie titels: invoegen, opslaan en verwijderen . De eerste en derde zijn voor zichzelf verklarend, maar als u een van uw antwoorden kiest in het menu Opslaan, overschrijft u deze met wat u momenteel in uw concept-e-mail hebt.

Om een ​​standaardantwoord met een filter te integreren, maakt u een nieuw filter Maak een automatisch e-mailantwoord met het nieuwe filter van Gmail Maak een automatisch e-mailantwoord met het nieuwe filter van Gmail Lees meer door de instellingen en schakel bij het kiezen van de filteracties het vakje naast " Stuur ingeblikt antwoord verzenden "en kies welk antwoord u wilt verzenden.

Conclusie

Ingeblikte reacties zijn echt een van de beste uitvindingen sinds ingeblikt voedsel. Als je vandaag niets anders doet, doe jezelf dan een plezier en maak een ingeblikt antwoord. Ik beloof het je, je zult er geen spijt van krijgen.

Hoe gebruik je ingeblikte reacties? Heb je creatief gebruik om te delen? Ben je geïnspireerd om de functie te proberen na het lezen van dit artikel? Vertel ons alles in de reacties.

Afbeelding credit: ingebedde woorden afbeelding via Shutterstock