Betreedt u gewoon het personeelsbestand of een nieuwe baan bij uw bestaande bedrijf als projectmanager? We leren veel op school en met programma's voor deze functie.
Veel onderdelen van projectmanager zijn echter onderweg en door ervaring geleerd. Als u voor de eerste keer een projectmanagerrol opneemt, zijn hier slechts vijf tips voor projectbeheer waarmee u aan de slag kunt.
1. Gebruik de juiste hulpmiddelen
De juiste projectbeheertools kiezen Microsoft OneNote gebruiken voor projectbeheer Microsoft OneNote gebruiken voor projectbeheer OneNote is de ideale samenwerkingstool voor het beheren van eenvoudige projecten in kleine teams. En het is helemaal gratis. Ontdek hoe OneNote je projecten kan helpen om van start te gaan! Lees meer is uiterst belangrijk. Deze applicaties worden je beste vrienden gedurende de levens van je projecten. Als je nog steeds in de lucht bent om te kiezen, zijn hier de functies waar je naar moet zoeken en suggesties die je kunt ontdekken.
Makkelijk te gebruiken
Het gebruik van een hulpmiddel dat intuïtief is qua ontwerp en functies is belangrijker dan u misschien denkt. U moet een toepassing gebruiken die gemakkelijk voor u is om direct uit de poort te begrijpen.
Toegankelijkheid van meerdere platformen
Het bijhouden van de taken en statussen van projecten is eenvoudig met hulpmiddelen die u zowel op uw computer als op uw mobiele apparaat kunt gebruiken.
Handige functies
Sommige applicaties zijn robuust en volledig uitgerust. Hiermee kunt u Gantt-diagrammen, teamspecifieke kalenders, takenlijsten, basislijnen, automatiseringen en nog veel meer maken. Voor professionele projectmanagers zijn allesomvattende tools handig. Dit omvat applicaties zoals Microsoft Project, Smartsheet en Zoho Projects.
Andere toepassingen bevatten mogelijk niet alle toeters en bellen als vergelijkbare gereedschappen, maar zijn misschien eenvoudiger te leren en bevatten de exacte functies die u nodig hebt. Bekijk voor deze situatie applicaties zoals Trello, Wrike en Asana voor taken, samenwerking en eenvoudige tracking.
Het komt erop neer dat u moet bepalen welke functies u nodig heeft en het meeste wilt, en vervolgens verschillende hulpmiddelen uitproberen om erachter te komen welke het beste voor u is.
2. Gebruik sjablonen
Je moet je niet alleen voorbereiden op het project, maar ook het "papierwerk" dat met het beheren van het project is gemoeid. Van vergaderplanning tot statusrapporten tot e-mailupdates, bereid u voor op uw project door handige, tijdbesparende sjablonen te verzamelen.
Sjablonen zijn er in alle soorten en maten en meestal voor Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, PowerPoint en OneNote. MakeUseOf heeft u voorzien van een verscheidenheid aan sjabloonartikelen voor al uw projectbehoeften.
- Word-projectbeheersjablonen Uw project beheren met Word-sjablonen Uw project beheren met Word-sjablonen In projectbeheer is voorbereiding de helft van het gevecht. Om uw project te organiseren en te documenteren, hebt u mogelijk veel verschillende rapporten, formulieren of plannen nodig. We hebben een selectie van Word-sjablonen samengesteld om u op weg te helpen. Lees verder
- Excel-projectmanagementsjablonen Hoe maak je je project een succes met Excel-sjablonen Hoe maak je je project een succes met Excel-sjablonen Excel-sjablonen zijn een essentiële tool in de portefeuille van een effectieve projectmanager. Zelfs in het kleinste project kunnen sjablonen uw leven eenvoudiger maken en veel tijd besparen. We hebben een selectie samengesteld. Lees verder
- PowerPoint-projectmanagementsjablonen De beste gratis PowerPoint-sjablonen voor uw projectpresentatie De beste gratis PowerPoint-sjablonen voor uw projectpresentatie Hoe u uw project presenteert, is minstens zo belangrijk als wat u presenteert, want wat uw publiek zal onthouden, is hoe u hen het gevoel gaf. Wow hen met professionele PowerPoint-sjablonen voor projectbeheer. Lees verder
- OneNote-projectbeheersjablonen Hoe OneNote-sjablonen goedkeuren voor projectbeheer Hoe OneNote-sjablonen goedkeuren voor projectbeheer Een brede selectie van sjablonen is een van de functies die Microsoft OneNote tot een geweldige tool voor projectbeheer maakt. Laten we u laten zien hoe u OneNote-sjablonen in uw project kunt gebruiken. Lees verder
- Sjablonen voor vergaderingsagenda's 15 Beste sjablonen voor vergaderagenda's voor Word 15 Beste sjablonen voor vergaderagenda voor Word Wanneer het tijd is om een vergadering te plannen, hoeft u geen tijd te verspillen met het maken van een nieuwe agenda. Veel sjablonen voor vergaderagenda's voor Microsoft Word kunnen u een goed begin opleveren. Lees verder
- Meeting minutes sjablonen 12 Best Meeting Minutes Templates for Professionals 12 Best Meeting Minutes Templates for Professionals Het maken van notities is de eerste stap om alle deelnemers aan de vergadering op dezelfde pagina te houden. Sjablonen maken het eenvoudig om die vergadermomenten vast te leggen. We hebben verschillende sjablonen voor Word, OneNote, Evernote en Google Docs samengesteld. Lees verder
3. Wees voorbereid op verandering
Het zou geweldig zijn als elk project precies zoals gepland van start tot finish ging. Helaas is dit vaak niet het geval. Het aanpakken van project-ergernissen zoals scope creep maakt deel uit van het werk. Er zullen echter waarschijnlijk andere dingen opduiken die u niet kunt beheersen.
- U kunt een teamlid hebben die zijn taken niet kan voltooien vanwege een ziekte of noodgeval. Dit kan betekenen dat je snel moet verhuizen om een nieuw teamlid aan te trekken om de taken af te maken of ze zelfs in sommige gevallen zelf op te nemen.
- U hebt mogelijk een systeemprobleem op korte termijn waardoor uw hele team geen taken kan uitvoeren. Dit kan betekenen dat je allemaal extra uren moet werken om de tijd goed te maken en op schema te blijven.
- U hebt mogelijk een supervisor die u vraagt om wijzigingen aan te brengen die zijn aangevraagd door de klant in het midden van het project. Dit zal leiden tot een effectbeoordeling en aanpassingen van taken en deadlines.
Bereid u dus voor op verandering door flexibel en aanpasbaar te zijn wanneer zich problemen voordoen.
4. Ken uw team
Afhankelijk van uw bedrijf en branche, heeft u misschien een vast team of een team dat bij elk nieuw project wordt geassembleerd. Hoe dan ook, het leren kennen van je team is een belangrijk onderdeel van het managen van hen voor een succesvol project. Maar dit kan moeilijk zijn als u lid wordt van een nieuw bedrijf of een andere afdeling.
Luister en engageer
Wanneer u uw projectteam ontmoet 5 Tips om u te helpen de perfecte pitch naar uw baas of team te maken 5 Tips om u te helpen de perfecte pitch naar uw baas of team te maken Presenteren aan uw baas kan een intimiderende ervaring zijn. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je pitch perfect is. Lees meer, let op uw lichaamstaal, houding en interesse van uw deelnemers. Luister naar wat ze te zeggen hebben, stel vragen en moedig interactie aan. Wees professioneel, maar wees niet bang om je gevoel voor humor een beetje in te dammen om het ijs te breken.
Maak aantekeningen
Het bijhouden van de taken en deadlines van uw teamleden is onderdeel van het zijn van een projectmanager. Maar het maken van aantekeningen over uw teamleden kan u ook helpen om ze beter te leren kennen.
- Blijft Bill altijd op tijd zijn statusupdates aan jou verstrekken?
- Heeft Carol moeite om iets te zeggen als ze hulp nodig heeft?
- Is Mark slecht in het halen van zijn deadlines?
Noteer notities tijdens vergaderingen, na een-op-een gesprekken of tijdens het lezen van e-mails van teamleden. Dit zal zeker helpen met de huidige en toekomstige projecten met hen.
5. Blijf communiceren
Als projectmanager verwacht u communicatie van uw team . U wilt dat de statusupdates worden verstrekt en dat vragen of zorgen aan u worden gecommuniceerd. Tegelijkertijd moet u van plan zijn om specifieke items aan uw team te communiceren als hun projectmanager.
Regelmatig vergaderingen houden
Om uw team op het juiste spoor en op dezelfde pagina te houden, plant u regelmatig projectmeetings. De beste manier om dit te doen is om de dag en tijd te vinden die het beste werken voor het team en een terugkerende wekelijkse vergadering te creëren. Hierdoor kan uw team de routine kennen en zich daarop voorbereiden.
Follow-up na discussies
Na elke vergadering moet u een follow-up sturen naar uw team. Uw e-mail moet de notulen en actiepunten bevatten die het resultaat zijn van de discussie. Dit is wanneer die geweldige sjablonen van pas kunnen komen.
Geef statusupdates
Als projectmanager rapporteert u waarschijnlijk voortgang aan uw directe leidinggevende en mogelijk aan de leiding van het executive team. Wanneer er wijzigingen nodig zijn van hogeropkomende locaties, worden er verzoeken van de klant ingediend of ontvangt uw team gewoon lof voor hun werk. Zorg ervoor dat u het met hen deelt.
Hebt u tips voor projectmanagement om toe te voegen?
Projectmanagement gaat vaak over het managen van mensen Omgaan met moeilijke mensen als een IT-projectmanager Omgaan met moeilijke mensen als een IT-projectmanager Een projectmanager moet verschillende mensen samenvoegen tot een succesvol projectteam. Er zijn enkele zachte vaardigheden die u kunt gebruiken om het project en het team op schema te houden. Lees meer dan alleen het beheren van documenten. Ben je het er mee eens?
Welke dingen heb je tot nu toe geleerd in je rol als projectmanager? Zijn er interpersoonlijke, professionele of persoonlijke vaardigheden die je het meest helpen in die positie? Deel uw suggesties en tips met anderen die nieuw zijn voor deze rol door hieronder een reactie te geven.