Dante had ongelijk; er zijn tien cirkels van de hel, waarvan de diepste is gereserveerd voor degenen die de meest gruwelijke e-zonden begaan. E-mail is hier om te blijven, maar er zijn enkele zondaars die het voor de rest van ons erger maken. Vandaag ga ik kijken naar enkele van de meest pijnlijke manieren waarop mensen e-mail kunnen misbruiken en het leven voor de rest van ons kunnen doen zuigen.
Maar maak je geen zorgen, zelfs als je een zondaar bent, ben je niet gedoemd tot een eeuwigheid van lijden. Omarm een boetedoening van een week om de fout van je manieren te corrigeren en berouw te hebben over je e-mailzonde en alles zal worden vergeven.
Lees verder om erachter te komen of u een e-mail bent Saint 7 Netiquette Richtlijnen voor het schrijven van e-mails en forumberichten 7 Netiquette-richtlijnen voor het schrijven van e-mails en forumberichten Netiquette is een afkorting voor netwerk- of internetetiquette. Het omvat de speciale set van sociale conventies die te vinden zijn in online interacties. Terwijl netiquette erg lijkt op goed gedrag of etiquette in offline ontmoetingen, zijn er ... Lees meer of zondaar.
E-mails verzenden naar te veel mensen
E-mail is ongelooflijk goedkoop om te verzenden. Eén persoon kan vijf minuten besteden aan het schrijven van een e-mail en deze naar duizenden of zelfs honderdduizenden ontvangers sturen. Het is ook, in algemene termen, extreem duur om te ontvangen. Als het twee minuten duurt om te lezen of zelfs slechts 30 seconden om te negeren, is het aantal minuten dat een enkele e-mail kan verspillen enorm. Dit komt neer op een enorme verspilling van productieve tijd. Zelfs als u stappen onderneemt om de impact te minimaliseren, zoals het opzetten van een communicatiesysteem met meerdere niveaus Gebruik dit drielaagse communicatiesysteem om afleidingen te weerstaan Gebruik dit drielaagse communicatiesysteem om afleidingen te weerstaan De noodzaak om voortdurend contact te houden, leidt af. Beheer uw manier van communiceren met de wereld om uw relaties en tijd te beheren. Maak een slim 3-lagenplan. Lees Meer, je moet er op een gegeven moment nog mee omgaan.
Te veel organisaties hebben een beleid waarbij iedereen, iedereen en de hond van iedereen op alle e-mails wordt CC'd. Niet iedereen hoeft elke e-mail te ontvangen. Als jij een van de mensen bent die dit beleid maakt, of gewoon iedereen uit gewoonte CCing als dat niet nodig is, ben je een zondaar van e-mail.
Maak je echter geen zorgen, de boetedoening is eenvoudig. Stuur voor een week alleen e-mails naar de mensen die ze absoluut moeten ontvangen. Als u twijfelt, stuur de e-mail dan niet. Je zult waarschijnlijk verbaasd zijn over hoe weinig effect het heeft op hoe alles loopt.
Als een bonus geldt dat hoe meer e-mails u verzendt, hoe meer kans u krijgt om te ontvangen, dus als u te maken krijgt met uw eigen e-mailoverbelasting, kan dit ook helpen.
Overmatig Antwoord Allen
E-mail is op zijn best wanneer het precies als een brief wordt gebruikt: de ene persoon stuurt een andere persoon een bericht en wacht tot ze antwoorden. E-mail werkt ook wanneer een persoon een enkel bericht verzendt naar heel veel mensen (zolang ze het allemaal moeten ontvangen). Zelfs met geweldige functies zoals berichten met draad 6 Redenen waarom u niet langer bureaublad-e-mailclients zou moeten gebruiken ten gunste van op het web gebaseerde opties 6 Redenen waarom u niet langer bureaublad-e-mailclients zou moeten gebruiken ten gunste van op het web gebaseerde opties Ik weet dat de suggestie van desktopklanten hun dag rond de MakeUseOf-menigte is als een prediking naar het koor. De meesten van ons gebruiken Gmail, onze eigen mailservers of een vorm van cloudback-up ... Lees meer, e-mail is gewoon niet ontworpen om meerdere berichten goed af te handelen.
Het probleem wordt echt duidelijk bij groeps-e-mails. Ik rang ze iets hoger dan de nucleaire bom als de slechtste technologische ontwikkeling van de 20e eeuw. Een e-mailthread met 15 of 20 mensen die reageren, kan snel uit de hand lopen als mensen niet voorzichtig zijn. Do not Trip Over Yourself: 5 Group Email-gedrag om te vermijden Do not Trip over Yourself: 5 Group Email-gedrag om te vermijden een goed te maken e-mail is niet gemakkelijk en het is een kunst die maar weinig mensen kunnen perfectioneren. Groepse-mails zijn niet eenvoudiger. Deze tips kunnen helpen om uw berichten te verbeteren. Lees verder . En vergeet niet dat elk bericht dat wordt verzonden, een andere melding is voor iemand ergens.
Hoewel het eerste bericht mogelijk relevant was voor iedereen in de organisatie, is de kans groot dat de antwoorden dat niet zijn. Als uw baas een vraag naar het volledige personeel stuurt, moeten uw collega's dan echt uw antwoord zien? Over het gebruik van de knop Alles antwoorden is een van de grootste e-mailzonden die je kunt plegen.
Nogmaals, de boetedoening is vrij eenvoudig. Voor een week moet je alleen de antwoordknop gebruiken. Als meer dan één persoon het antwoord moet zien, manueel CC. De knop 'Allen beantwoorden' is een slechte verleiding die moet worden weerstaan.
E-mailen wanneer dat niet nodig is
Soms is e-mail de beste manier om iemand te bereiken. Soms is het dat niet. Helaas wordt e-mail vaak gezien als de standaard. E-mailen wanneer dat niet nodig is, is een andere manier om jezelf rechtstreeks naar de hel te sturen.
Soms zijn er betere manieren om dingen voor elkaar te krijgen. Als Tony tegenover je aan de andere kant van de kamer zit, tenzij je een papieren spoor moet maken, waarom dan niet naar hem toe lopen en met hem praten? Evenzo, als iets veel heen en weer zal gaan, zal een face-to-face of telefonische vergadering waarschijnlijk een stuk efficiënter zijn. Een 30 minuten durend telefoontje kan de plaats innemen van een weeklange e-maildiscussie. Zorg er gewoon voor dat je je vergaderingen niet laat veranderen in een tijdsvacuüm Fed Up Of Inefficient Meetings? Stuur deze 8 regels naar je baas Gevoed door inefficiënte vergaderingen? Stuur deze 8 regels naar je baas Als een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die moeten worden gevolgd voor effectieve vergaderingen. Lees verder .
Uw boetedoening is om alles te doen wat u kunt om geen e-mails voor een week te verzenden. Als Tony niet achter zijn bureau staat, laat dan een handgeschreven notitie achter. Als Bob iets wil organiseren, bel hem en sla het op via de telefoon. Zie hoe het veranderen van uw standaard van "stuur een e-mail" naar "alleen een e-mail verzenden als er geen andere optie is" van invloed is op hoe u werkt. Inbox van iedereen bedankt.
Overlong e-mails verzenden
Net zoals het verzenden van een korte e-mail naar te veel mensen een zonde is, kan het verzenden van echt lange e-mails naar slechts één persoon ook zijn. Als wat je probeert te zeggen een e-mail van 2000 woorden vereist, is de kans groot dat je de verkeerde communicatietool gebruikt. Hoe langer je e-mail, hoe meer tijd het kost om de andere persoon te laten lezen en hoe meer moeite het kost om te reageren. Lange e-mails kunnen echt zuigen!
"Ik had geen tijd om een korte e-mail te schrijven, dus heb ik in plaats daarvan een lange e-mail geschreven." - Markeer "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 april 2015
Er is een groeiende beweging van mensen die beloven om alle e-mails onder vijf zinnen te houden. Ze voelen dat als het bericht niet zo snel kan worden overgebracht, je het verkeerd doet. Als je je schuldig voelt aan het schrijven van e-mails die in het Tolstoys-achtige territorium uitkomen, dan is je boete om je een week lang bij de vijf zinnen te voegen. Geen e-mail die u verzendt, ongeacht hoe noodzakelijk het lijkt, kan langer duren dan vijf - bij voorkeur korte - zinnen. Het is een goede gewoonte om erin te komen en zal je productiever maken 7 E-mail Efficiëntie Tips om meer e-mail gedaan te krijgen, snellere 7 e-mail Efficiëntie Tips om meer e-mail gedaan te krijgen, sneller leven draait om communicatie en letterlijk niets wordt bereikt zonder het. E-mail is een communicatiemiddel bedoeld om uw leven gemakkelijker te maken. In plaats van een brief te typen of iemand te vangen ... Lees meer.
Beantwoorden aan elk bericht
Dit is de zonde waar ik het meest schuldig aan was en het kostte me een tijdje om er voorbij te gaan. Als je een e-mail ontvangt, is de natuurlijke impuls om meteen te antwoorden. Het probleem is dat dit je kan leiden naar onnodige, reactionaire uitwisselingen en dat mensen gaan verwachten dat je altijd op elk moment kunt reageren op e-mail. Het is slechts een kleine e-mailzonde om onmiddellijk op alle e-mails te reageren, terwijl het omgekeerde, in de verwachting dat iedereen onmiddellijk antwoordt, een grotere zonde is.
Door snel te reageren op alles wat je voedt, is het beest de baas die om 4 uur op een e-mail antwoord eist op een zaterdag. Je moet niet toegeven aan zulke bazen. Als boetedoening voor deze zonde moet je een week besteden aan het wachten op minstens een uur voor het beantwoorden van e-mails en alleen reageren tijdens werkuren. Als iets dringend moet worden beantwoord, moet u een andere communicatiemethode gebruiken.
Ga nu in vrede
Houd ervan of haat het, e-mail is hier om te blijven. Er zijn echter manieren om de ervaring voor iedereen beter te maken. Als je een vreselijke e-mail zondaar bent, bekeer je dan en gebruik je enkele van deze eenvoudige oplossingen. Mensen zullen je er dankbaar voor zijn. Als, aan de andere kant, je een e-mailheilige bent, stuur dit artikel dan door naar elke zondaar die je kent en verspreid het goede woord.
Er zijn talloze andere e-mailzonden die er zijn. Welke denk je dat ik heb gemist? En welke boete zou u voorstellen?
Afbeelding Credits: xkcd.org.