Wanneer je door iemand op straat loopt en hallo zegt, hoe voel je je dan als ze geen hallo zeggen? Het is verbazingwekkend hoe klein een gebrek aan erkenning iemand zich kan laten voelen, maar het is ook verbazingwekkend hoeveel je kunt doen om een reactie aan te moedigen. Hetzelfde geldt voor e-mails.
Stel je nu het omgekeerde scenario voor. Je bent iemand aan het passeren en ze kijken even naar je, zeg hallo, en kijken dan snel weg. Hoe waarschijnlijk ben je om gedag terug te zeggen? Stel je nu een persoon voor die je recht in de ogen kijkt, breed glimlacht en hallo zegt - zelfs met je naam! De kansen zijn veel beter dat je geïnspireerd zult worden om in natura te reageren.
Hetzelfde geldt weer voor e-mails. Behalve dat in plaats van gezichtsuitdrukkingen of tone-of-voice, er een heel andere set regels is als het gaat om e-mailen die iemand aanmoedigen of ontmoedigen om op de knop "beantwoorden" te klikken en je te antwoorden. In deze post ga ik enkele trucs met je delen die ik in de loop der jaren heb geleerd - tips die je succes enorm zullen vergroten als je e-mailreacties ontvangt, zelfs van zeer drukke mensen.
Waarom heb je een antwoord nodig?
Toen ik een paar jaar geleden van baan veranderde, begon ik te werken in een bedrijf waar mensen veel drukker waren dan bij mijn laatste baan. Mensen hadden amper tijd om het projectwerk af te maken, dus het beantwoorden van e-mails werd een taak bij het prioriteren van 5 Gmail-filters om Prioritize & Organizing Your Inbox 5 Gmail Filters om te helpen Prioritize & Organize Your Inbox Welke filters moet elke persoon in zijn arsenaal hebben zodat hun inbox is net zo ordelijk als de mijne? Ik ben hier om je te helpen aan de slag te gaan met het instellen van je eerste vijf filters of ... Lees meer. Ik kwam er al snel achter dat als ik een bepaald formaat en aanpak bij het e-mailen van mensen niet volgde, ik misschien gedurende vele dagen of helemaal geen reactie krijg.
Het eerste dat u moet doen wanneer u iemand e-mailt - vooral iemand die het extreem druk heeft - is om snel een inventarisatie te maken van uw eigen redenen om deze te e-mailen. Als ze het druk hebben en uw e-mailbericht niet hoog genoeg is voor de prioriteit, wordt deze waarschijnlijk ergens in een takenlijst weggestopt, zodat ze kunnen worden afgehandeld wanneer er meer tijd is om zich op het probleem te concentreren (of helemaal niet) ). Drukbezette mensen hebben moeite met het beheren van e-mail. Hoe drukker ze zijn, hoe kleiner de kans dat je een antwoord krijgt als je je kaarten niet goed speelt.
Als je het belang van het probleem voldoende kunt rechtvaardigen om een e-mail te rechtvaardigen, laten we dan beginnen.
Stel een vraag - bij voorkeur over hen
In 2012 voerden onderzoekers van de universiteit van Harvard een behoorlijk grondig onderzoek uit waarbij zelfs hersenscans betrokken waren, en ontdekten dat mensen een 'biochemische buzz' krijgen door over zichzelf te praten. Hoe krachtiger iemand is - zoals veel extreem drukke mensen zijn - hoe meer ze het leuk vinden om over zichzelf te praten. Er valt immers zoveel te vertellen, toch?
Dit betekent dat als je de wortel van een persoonlijke vraag in je e-mail bengelt, je in feite die persoon verleidt met een persoonlijke high - de mogelijkheid voor een beetje een "zoem" door iets over zichzelf met je te delen. En sommige mensen vinden het echt heel leuk om een zeepkist te gebruiken. Dus geef het aan hen.
Je kunt je afvragen hoe een project waar ze mee bezig zijn, gaat. Als je heel dicht bij hen bent en vaak genoeg over familie praat, vraag dan hoe het gezin het doet. Als er een grote game is waar iedereen het over heeft, vraag hem wat hij denkt. Geef ze de kans om op je te reageren en "neem een pauze" door zoveel na te denken over werk. Je kunt je vraag opvolgen met de werkgerelateerde vraag die je in de eerste plaats wilde stellen, maar de vraag om een mening zal de behoefte aan een 'ik-doe-ik-praat-over-mezelf'-hoogtepunt activeren.
Extra bonus: gebruik iets dat u beiden gemeen hebt. Kinderen. Een liefde voor honkbal. Wat het ook is - maak die persoonlijke verbinding eerst. De persoon zal de e-mail waarschijnlijk niet snel voor later wegschrijven.
Kies een urgente onderwerpregel
Drukbezette mensen beginnen vanzelfsprekend met het prioriteren van e-mails en soms zullen ze de e-mail zelfs niet openen om dit te doen. Ze zullen snel een blik werpen op de onderwerpregel. Dus, als je een snel antwoord van deze mensen wilt, kun je je voorstellen hoe belangrijk de onderwerpregel is. Als je tips nodig hebt over hoe je dit kunt doen, raad ik Aaron's advies over hoe je je onderwerp eruit kunt laten springen Hoe maak je je e-mailbericht op in een rommelige inbox Hoe maak je je e-mailbericht op in een rommelige inbox Heb je ooit een e-mail verzonden waarvan je voelde dat die belangrijk was om pas een paar dagen later te worden beantwoord of erger vergeten? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen ... Lees meer in een rommelige inbox.
De bottom line is deze: als je meteen een antwoord nodig hebt, waarom is dan niet je onderwerpregel voorafgegaan door "BELANGRIJK:" of "DRINGEND:"? Er is niets mis mee om dit te doen, en het is eigenlijk handig voor drukke mensen die zulke onderwerpregels gebruiken als een visuele indicator van wat als eerste in de e-mailinbox wordt aangevallen. Doe het gewoon niet over domme, onbelangrijke problemen, anders word je de 'jongen die de wolf weent' en worden je e-mails uiteindelijk volledig genegeerd!
Houd het kort en zoet
Dit is het deel van het artikel waarin ik hypocriet word. De man die 2000 woordartikelen schrijft, gaat de VS vertellen het kort en krachtig te houden? JEP. Dat is precies wat ik ga doen. We hebben het hier over e-mails, en hier is de les die meneer Wordy hier het eerste jaar van zijn nieuwe baan leerde kennen: PILE. Het is een acroniem dat ik zojuist bedacht heb. Het staat voor People Negeer Long Emails.
Na ongeveer zes maanden van het negeren van mijn lange, uitgebreide e-mails, probeerde ik iets nieuws. Ik begon heel korte e-mails te schrijven die alleen maar het punt aangaven. Ik heb geen extra informatie verstrekt, maar aan het einde van de e-mails bood ik aan meer informatie te verstrekken als ze dat wilden.
Ik begon mijn e-mails op te ruimen. Toen ik dacht dat ze kort genoeg waren, ging ik door en sneed nog wat meer. Je moet jezelf afvragen, is deze regel gewoon overbodig? Deel je informatie om mensen te laten weten hoeveel je weet - of maakt het niet echt uit wat er speelt? Verminder de woorden. Kom snel ter zake. Toen ik hiermee begon, merkte ik dat het responspercentage omhoogschoot. Als u uw e-mail naar één regel kunt knippen - de kansen zijn redelijk goed, u krijgt onmiddellijk antwoord.
Koop ze om
Als we hier eerlijk willen zijn, moet je toegeven dat mensen van nature een zelfbestuurde groep zijn. Wanneer mensen zien dat er "iets in" voor hen is, voelen ze zich meer gedwongen om actie te ondernemen. U kunt hiervan profiteren in een e-mail door uw e-mail te sluiten met zoiets als: "Dus, kom bij mij terug met een goed moment wanneer u erover kunt praten bij een kopje koffie - bij mij!"
Een gratis kopje koffie alleen voor het beantwoorden van de antwoordknop? Dat is een goede stimulans. En als het probleem nog belangrijker is - zeg, je probeert iets te verkopen of een nieuwe klant te krijgen - ga je gang en bied aan om een lunch te kopen. Die kleine investering zal het zeker waard zijn. Mensen houden van een gratis lunch.
Betrek een tweede partij
Als je iemand een paar keer hebt gemaild, heb je alle hierboven genoemde tactieken geprobeerd en krijg je nog steeds geen reacties, dan is het tijd om de grote wapens tevoorschijn te halen. Ik reserveer meestal deze laatste twee tactieken voor mensen die e-mails chronisch negeren. De eerste "grote geweer" -benadering is iemand aan te trekken die mogelijk gerelateerd is aan de situatie. Dit kan uw baas zijn of een extra persoon waarmee u werkt in het project dat wordt opgehouden omdat de persoon uw e-mail niet beantwoordt.
Dit is niet iets dat u wilt doen op de eerste, tweede of zelfs de derde e-mail. Als je echter schaamteloos wordt genegeerd, schrijf dan een beleefder e-mailbericht en voeg een betrokken persoon toe. Als iemand hogerop staat, zoals je baas, en de andere persoon weet dat ze in een positie van autoriteit verkeren, zullen ze snel reageren. Van alle chronische ignorers die ik in de loop der jaren heb behandeld, veroorzaakt deze "cc" -benadering 99 procent van de tijd een reactie. Er is iets aan het hebben van een publiek dat de dialoog transformeert en het ineens tot een hogere prioriteit maakt.
Consistently Issue Herinneringen
Als je de film Shawshank Redemption ooit hebt gezien, of de novelle van Stephen King hebt gelezen, dan herinner je je wellicht het gedeelte waar Andy Dufresne elke week één brief naar de senaat stuurt en geld vraagt voor een gevangenisbibliotheek. Nadat hij een paar honderd dollar en een schenking van boeken heeft ontvangen, begint Andy twee brieven per week te versturen om nog meer geld te vragen.
Het punt van het verhaal is dat persistentie werkt. Noem het vervelend, verergerend of irriterend - maar als je echt echt een antwoord op iets belangrijks nodig hebt, zal het consequent aan de persoon vragen of ze je laatste e-mail hebben ontvangen, een van de twee gewenste effecten hebben. Het zal de persoon ertoe aanzetten om door hun inbox te graven op zoek naar de e-mail waar je het over hebt, of het zal hen doen beseffen dat de enige manier om je weg te laten gaan is om te reageren op je e-mail. Dit is duidelijk een laatste redmiddel, maar het is ook een oplossing die werkt.
Welke technieken gebruikt u om sneller antwoord te krijgen op uw e-mails? Wat werkt voor jou? Deel uw eigen tips en advies in de comments hieronder!
Image Credit: Overwhelmed Businessman (Shutterstock), Giving a Speech (Shutterstock), Important Sign (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).