Elke professional moet leren hoe professionele e-mails moeten worden geschreven - en niet alleen om zijn carrière te bevorderen. Hoe het schrijven van ongelooflijke e-mails kan je carrière verder helpen. Hoe het schrijven van ongelooflijke e-mails kan je carrière verder helpen. Het verzenden van professionele e-mails geeft een ongrijpbare boost aan je online (en offline ) reputatie. De ultieme maatstaf voor kunstzinnig e-mailen is als je een baan kunt pakken of een optreden kunt organiseren met slechts een indrukwekkende e-mail .... Lees meer. Het kan zwaar zijn, vooral als je te maken hebt met onbeleefde, boze of zelfs trollige mensen. 10 E-mailtips voor het omgaan met boze, trollige of onbeleefde e-mails 10 e-mailtips voor het omgaan met boze, trollish of onbeleefde e-mails Het is ongelooflijk frustrerend om te doen controleer je e-mail inbox om een volledig haatdragende boodschap te vinden. Waarom in de wereld gedragen mensen zich zo? Met dat gezegd, zou je moeten leren hoe je jezelf kunt verdedigen terwijl ... Lees meer, maar is het geen eer om trots te zijn op de e-mails die je verstuurt?
We hebben veel geschreven over hoe je als een pro kunt e-mailen. How To Email Like A Pro Hoe e-mailen als een professional E-mail Er zijn veel factoren die e-mailefficiëntie beïnvloeden - niet alleen het schrijven van e-mails, maar het instellen van de inbox, het beheren van e-mails, weten wanneer e-mails moeten worden gecontroleerd en meer. Het stimuleren van e-mailefficiëntie betekent ... Lees meer, maar een aspect dat regelmatig over het hoofd wordt gezien, is de e-mailhandtekening. Veel mensen hebben er geen, en degenen die er wel een hebben verspillen hun potentieel. Plus, als je iemand bent die e-mailangst heeft 5 Tips om je e-mail te beëindigen die angst sturen 5 Tips voor het beëindigen van je e-mail Verzendende angst Internetetiquette kan een gevoelig onderwerp zijn, en hoewel ik mezelf niet de Miss Manners van op het world wide web probeer ik hoffelijk te zijn met hoe ik online handel. Toegegeven, ik ben ... Lees meer, een handtekening kan betekenen dat je je minder zorgen hoeft te maken over e-mail.
Nadenken over het instellen van een handtekening voor uzelf U kunt profiteren van de kracht van handtekeningen per e-mail U kunt ook profiteren van de kracht van e-mailhandtekeningen Een handtekening vertelt u iets over een persoonlijkheid. Net zoals twee mensen nauwelijks hetzelfde schrijven, ondertekenen ze ook anders. Zo ontstond de 'wetenschap' van Graphology. Maar het digitale tijdperk en de e-mail ... Lees meer? Hier is wat je moet weten om er het maximale uit te halen.
1. Gebruik het rechter scheidingsteken
Een scheidingsteken is een tekenreeks die wordt gebruikt om te markeren waar een ding eindigt en een ander begint. In lekentermen, het is wat je typt om te zeggen "mijn email eindigt hier, mijn handtekening begint hier". De meeste moderne e-mailclients die u moet negeren Webmail voor een e-mailclient voor desktops Als ... u webmail voor een e-mailclient voor desktops moet wegnemen Als ... Een paar jaar geleden was webmail een groot succes. Vraag me af of het tijd is om terug te schakelen naar een desktop e-mailclient? Zoek niet verder. We tonen u de voordelen van een lokale e-mailservice. Meer lezen scheidt de handtekening van de hoofdtekst van de e-mail als er een handtekening wordt gedetecteerd.
(email body)
––
(email signature)
Daarvoor moet u een scheidingsteken gebruiken dat de e-mailclient herkent. Gelukkig is er een geaccepteerde standaard die de meeste moderne e-mailclients gebruiken: twee normale streepjes gevolgd door een witruimte-teken (-) . Dit scheidingsteken moet op een eigen regel staan voorafgaand aan de handtekening.
2. Keep It Simple
Zoals met de meeste dingen die met schrijven te maken hebben, is minder meer wat betreft e-mailhandtekeningen. Alleen de meest essentiële elementen moeten worden opgenomen, wat betekent dat al het andere dat al dan niet nuttig kan zijn, wordt weggegooid. Hoe meer rommel je hebt, hoe minder waarschijnlijk de ontvanger het daadwerkelijk zal lezen.
Dus wat moet je zeker opnemen?
- Naam
- Titel
- Bedrijf
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Afhankelijk van uw veld en positie, wilt u misschien ook een postadres opnemen, maar dat kan uiteindelijk te veel worden. Als u nog steeds faxmachines gebruikt, kunt u een faxnummer toevoegen. Elk ander detail dat verder gaat, is niet-kritisch. U kunt meer toevoegen, maar alleen als u dit kunt rechtvaardigen.
De grote vraag is, hoe zit het met sociale media-profielen? Als je denkt dat je ze absoluut moet opnemen, probeer het dan bij een of twee te houden. De drie beste kandidaten zijn LinkedIn, Facebook en Twitter. Kies de twee die je het meest gebruikt. Meer dan dat en je riskeert rommel.
3. Houd het kort
Als je gehoor geeft aan het advies om het simpel te houden, dan zou het niet moeilijk moeten zijn om het kort te houden - maar toch kan het gemakkelijk zijn om je hoede te laten en een grote handtekening te maken, zelfs als dat niet zegt veel. Condens alles zo veel als je kunt.
De vuistregel is dat het beter is om horizontaal uit te rekken dan verticaal. Probeer alles op vier of minder regels te houden. Als u dat overschrijdt, kan uw handtekening te omvangrijk lijken en dat betekent dat ontvangers minder geneigd zijn om het te lezen.
Name
Title at Company
[email protected] | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####
Wees dus niet bang om meerdere elementen op dezelfde regel te combineren. De standaard is om meerdere items van elkaar te scheiden met behulp van een pijpkarakter (|), maar u kunt iets soortgelijks gebruiken als u dat wilt, zoals het middot-teken (·) of het emdash-teken (-) .
4. Houd het subtiel
Hier kunnen dingen lastig worden. Van de mensen die e-mail handtekeningen gebruiken, proberen te veel van hen veel te hard om ervoor te zorgen dat hun handtekeningen uitsteken als pijnlijke duimen. U wilt tenslotte dat de ontvanger kennis neemt en uw profielen bekijkt, nietwaar?
Het probleem is dat je e-mailhandtekening niet het ding hoeft te zijn dat je van iedereen onderscheidt. Integendeel, in de hoofdtekst van de e-mail overtuig je de ontvanger ervan dat je de tijd waard bent. Als uw e-mailtekst zijn werk heeft gedaan, zoekt de ontvanger uw handtekening, ongeacht hoe saai of vergeetachtig het is.
Uw handtekening zou er slechts om één reden moeten zijn: om hen te laten weten hoe ze u kunnen bereiken. Houd het subtiel. Geen flitsende kleuren, geen intensief formatteren en zeker de graphics tot een minimum beperken. Een luide handtekening kan zelfs een ontvanger de rug toekeren 7 Netiquette-richtlijnen voor het schrijven van e-mails en forumberichten 7 Netiquette-richtlijnen voor het schrijven van e-mails en forumberichten Netiquette is een afkorting voor netwerk- of internetetiquette. Het omvat de speciale set van sociale conventies die te vinden zijn in online interacties. Terwijl netiquette erg lijkt op goed gedrag of etiquette in offline ontmoetingen, zijn er ... Lees meer die overtuigd waren door de instantie van de e-mail.
5. Gebruik meerdere handtekeningen
Als uw e-mailclient meerdere handtekeningen toestaat, overweeg dan om hiervan te profiteren. U kunt bijvoorbeeld tijdens de feestdagen een seizoenshandtekening maken met het bericht 'Vrolijk kerstfeest'. Of misschien kunt u verschillende handtekeningen instellen voor samengestelde e-mails versus antwoorden.
Immers, als je iemands e-mail beantwoordt, weten ze waarschijnlijk al wie je bent, dus veel van de gebruikelijke informatie in een e-mailhandtekening wordt overbodig. Een handtekening voor antwoorden kan worden verkleind en alleen voor smaakdoeleinden worden ingevoegd (om uw e-mail professioneel aan te laten voelen).
Zorg er wel voor dat je hiermee niet overboord gaat!
6. Wees voorzichtig met HTML & vCards
E-mails kunnen op twee manieren worden verzonden: platte tekst en HTML. Platte tekst is geweldig omdat elke e-mailclient het aankan, maar je verliest het aan tekstopmaak, hyperlinking, enz. HTML is leuk vanwege wat het kan doen, maar sommige e-mailclients kunnen je berichten niet weergeven zoals bedoeld.
En dan zijn er vCards, in wezen elektronische visitekaartjes. Ze zijn nuttig in theorie, maar niet zo goed in de praktijk omdat maar weinig mensen om hen geven. In feite weten de meeste mensen niet eens wat ze zijn. Bovendien moet uw handtekening al uw relevante gegevens bevatten, waardoor vCards een beetje overbodig zijn.
Ik zeg niet dat je geen HTML of vCards kunt gebruiken, maar er zijn mogelijke nadelen om over na te denken. Het komt neer op het soort mensen dat je e-mailt en of je wel of niet in orde bent met de af en toe geërgerde ontvanger. Ik vind persoonlijk dat mensen zich moeten houden aan reguliere visitekaartjes 13 Ideeën voor creatieve visitekaartjes om u te helpen opvallen 13 Ideeën voor creatieve visitekaartjes om u te onderscheiden - in de ruige wereld van het bedrijfsleven, niets helpt u om meer op te vallen dan een gedenkwaardige gebeurtenis visitekaartje. Hier zijn een paar ideeën om de uwe te laten opvallen. Lees verder .
7. Test met meerdere e-mailclients
Zodra uw e-mailhandtekening volledig is ingesteld en klaar is om te gaan, is er nog een laatste ding dat u moet doen: stuur een e-mail naar uzelf en controleer of uw handtekening eruit ziet als u zoveel mogelijk verschillende e-mailclients gebruikt. Op zijn minst zou je moeten controleren met Outlook, Gmail en een paar mobiele apps.
Het laatste wat je wilt is een e-mailhandtekening die er geweldig uitziet in je eigen e-mailclient, maar er totaal uitziet in iets als Gmail, dat niet altijd goed speelt met dingen als HTML. Controleer altijd alleen om er zeker van te zijn dat het eruit ziet zoals verwacht.
Gebruikt u e-mail handtekeningen?
Het ding over e-mail is dat het nergens snel zal gaan. Het vreemde verhaal over hoe e-mail zo populair werd. Het vreemde verhaal over hoe e-mail zo populair werd. E-mail lijkt zo'n primitief stukje technologie. Hoe is het ooit zo populair geworden? En hoe komt het dat we het nog steeds gebruiken? Dit is het verhaal van hoe het allemaal is gebeurd. Lees meer, dus als je dit nog niet hebt gedaan, moet je echt eens kijken naar deze tips voor het verbeteren van je e-mailefficiëntie 7 E-mail Efficiëntie Tips om meer e-mail gedaan te krijgen, sneller 7 e-mail Efficiëntie Tips om meer e-mail gedaan te krijgen, sneller leven draait om communicatie en letterlijk niets wordt bereikt zonder het. E-mail is een communicatiemiddel bedoeld om uw leven gemakkelijker te maken. In plaats van een brief te typen of iemand te vangen ... Lees meer. Handtekeningen zijn niet de enige manier om uw leven gemakkelijker te maken. Bijvoorbeeld, standaardantwoorden kunnen u veel tijd besparen E-mail sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Hebt u geen tijd om een lunch te bereiden? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer.
Vergeet niet de juiste voorzorgsmaatregelen voor e-mailbeveiliging te nemen 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips Wat u moet weten over 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips Wat u moet weten over Internetbeveiliging is een onderwerp waarvan we allemaal weten dat het belangrijk is, maar het zit vaak ver in de nissen van onze geest, onszelf belazerend om te geloven dat "het mij niet zal overkomen". Of het nu is ... Lees meer zodat u niet met een computer met malware komt te zitten of per ongeluk uw spaargeld weggeeft aan een van die beruchte Nigeriaanse prinsen.
Wat vindt u van e-mailhandtekeningen? Gebruik je ze voor je accounts? Wat zijn je grootste huisdiereters als je de e-mailhandtekening van iemand anders ziet? Deel uw mening met ons in de reacties hieronder!
Beeldcredits: voorbeeld Handtekening via Small Business Sense, vakantie-e-mail door legenda via Shutterstock, visitekaartjes door Irina Bg via Shutterstock