3 manieren om documenten elektronisch te ondertekenen

Advertentie

Papierwerk hoeft geen karwei te zijn, als het snel en efficiënt kan worden afgehandeld. In het geval van het ondertekenen van documenten is dit meestal niet het geval. Nadat u het PDF-contract per post hebt ontvangen, drukt u het af en plaatst u het stempel van goedkeuring.

Als dat nog niet genoeg was, moet je dat document nu terug op je computer zetten. Een prehistorisch faxapparaat laten rondslingeren lijkt nu bijna een zegen. Anders moet het document opnieuw worden ingescand. Neem het mee naar uw dure alles-in-één printer, gebruik een mobiele app om het document te scannen Documenten scannen op uw telefoon met CamScanner voor Android Documenten scannen op uw telefoon met CamScanner voor Android U kunt gebruik deze handige app om elk document rechtstreeks vanaf uw telefoon te scannen. Meer lezen, of zelf een documentenscanner voor smartphones bouwen Hoe u uw eigen smartphone kunt bouwen Documentenscanner Hoe u uw eigen smartphone-documentscanner kunt maken Hebt u ooit geprobeerd een foto van een document te maken met uw smartphonecamera, in de hoop deze met OCR-software te converteren in een PDF- of Word-document later? Misschien heb je geprobeerd om ... Lees meer te nemen.

Het is een hopeloos ingewikkeld proces, allemaal voor het krijgen van een enkele kronkelig op een enkel document. Het is tijd voor ondertekening van documenten om het digitale tijdperk in te gaan en met elektronische handtekeningen. Hieronder vindt u drie manieren om documenten elektronisch te ondertekenen op uw computer, uw mobiele telefoon of uw browser. Hiermee duurt het slechts enkele momenten om je weg te banen door het papierloze papierwerk.

Elektronische versus digitale handtekeningen

Allereerst om te verduidelijken. Je hoort vaak de termen elektronische handtekening en digitale handtekening door elkaar gebruikt. Het is belangrijk om het verschil te kennen.

Een elektronische handtekening of e-handtekening is gewoon een token dat u bijvoegt bij een document dat uw intentie toont om de inhoud van het document goed te keuren of goed te keuren. Deze elektronische handtekening wordt normaal gesproken als juridisch bindend beschouwd. Het lijkt erg op je 'echte' handtekening, omdat het er vaak hetzelfde uitziet, maar het kan ook worden geïmiteerd door een persoon met een slechte bedoeling.

Het plaatsen van een digitale handtekening op een document betekent op zich niet dat u de inhoud van een document goedkeurt. Integendeel, een digitale handtekening is een elektronische 'stempel' die (met behulp van asymmetrische cryptografie) het dubbele doel dient van authenticatie van verzender en / of ondertekenaar. Een derde partij - een Certificate Authority genoemd - helpt het hele proces mogelijk te maken. Digitale handtekeningen zijn vergelijkbaar met de beveiligingscertificaten die op sommige websites worden weergegeven, waarbij een certificeringsinstantie van derden instaat voor de identiteit van de certificaathouder. Het kan worden gecombineerd met een elektronische handtekening om het document veiliger te maken. In sommige zeer gevoelige gevallen kan de afzender van het document de toestemming van de ondertekenaar bijna onweerlegbaar maken.

Digitale handtekeningen worden meestal aangeboden met een premie, hetzij door een afzonderlijke certificeringsinstantie, hetzij in de duurdere bedrijfsplannen van eSignature-services zoals de hieronder genoemde. De meeste services bieden uitsluitend eSignatures in de persoonlijke abonnementen, met enkele extra beveiligingsmaatregelen zoals document tracing (waar en wanneer is het document gecomponeerd? Wanneer en waar was het ondertekend?) En verificatie van e-mailadressen. Dit zijn de diensten waar we vandaag naar zullen kijken.

SignNow

SignNow was oorspronkelijk bedekt in de MakeUseOf-map. Sindsdien is het aanzienlijk geëvolueerd. De service wordt gebruikt door bedrijven als General Motors en Pepsi. SignNow beweert zelfs te zijn gebruikt door 50% van de Fortune 500-bedrijven.

Deze claim klinkt steeds geloofwaardiger als je begint te spelen met SignNow. Van alle eSignature-tools die ik heb getest, biedt SignNow de meest naadloze interface. U kunt ondertekenen met een gebogen lettertype, proberen een biometrische stempel van uw handtekening te maken door deze digitaal te tekenen of een foto te uploaden.

Gratis gebruikers kunnen maximaal vijf documenten per maand uploaden en registreren. Dit klinkt niet veel, maar de meeste thuisgebruikers ondertekenen geen contracten op dagelijkse basis. Je kunt ook de iOS- en Android-apps gebruiken om onderweg te ondertekenen of om je handtekening te tekenen met een stylus.

Zakelijke gebruikers kunnen een van de andere tariefplannen aanvragen. Deze zullen een groot aantal andere functies toevoegen, inclusief die functies die handig zijn wanneer u wilt dat anderen uw documenten ondertekenen. U kunt velden aan een document toevoegen die de ondertekening eenvoudig maken en het document naar uw klanten verzenden. U kunt ook een sjabloon maken die als ondertekeningslink naar meerdere clients tegelijk kan worden verzonden.

HelloSign

HelloSign is vrijwel hetzelfde verhaal, met een paar verschillen. Allereerst is aanmelden heel eenvoudig. U kunt uw Google-account gebruiken om veel van de aanmeldingsvoortgang en duik meteen over te slaan. Zelfs als u nu nog geen account hebt, kunt u uw document binnen enkele minuten laten ondertekenen.

Binnen HelloSign kunt u uw document via de browser uploaden of HelloSign koppelen aan Google Drive, Box, Dropbox, Evernote en SkyDrive om toegang te krijgen tot uw documenten in de cloud. Onderteken uw document met een cursief lettertype, een geüploade afbeelding of door uw handtekening in de browser te tekenen en deze meteen op weg te sturen naar de ontvangers.

HelloSign vertoont duidelijke overeenkomsten met SignNow. De interface is niet zo naadloos (nog steeds geweldig), maar het maakt het in betere bewoordingen goed. Als zodanig kunt u onbeperkt documenten ondertekenen met een gratis account en elke maand maximaal drie handtekeningenverzoeken versturen. Gratis apps voor Gmail, iOS en Android zijn beschikbaar als aanvulling op de service.

Uw eigen PDF-lezer

De meeste mensen hebben, onbewust, al de nodige hulpmiddelen om een ​​elektronische handtekening op uw documenten te zetten. Microsoft Office biedt elektronische handtekeningen in hun e-mail- en kantoorsuites. Professionele toepassingen zoals Acrobat XI Pro beschikken kennelijk over ondertekeningsfuncties, maar zelfs met de gratis Adobe XI Reader-toepassing kunt u uw document ondertekenen door in te loggen bij de EchoSign-service van Acrobat.

Preview, de standaard PDF- en afbeeldingsviewer in Mac OS X, biedt een handige ondertekeningsfunctie waarmee u een pen of een door sharpie getekende handtekening omhoog kunt houden tot aan uw webcam. De handtekening wordt vervolgens geconverteerd naar een vectorafbeelding en een optie voor elektronische handtekening wordt toegevoegd aan de annotatiewerkbalk.

Hoe zorg je voor je papierwerk? Gebruikt u uw computer of mobiele telefoon om documenten elektronisch te ondertekenen of drukt u nog steeds alles uit? Meld u aan en deel uw workflow in de opmerkingensectie onder het artikel!