Werken op afstand is een handige set-up om te hebben, dankzij de flexibiliteit. Maar als er geen go-to-systemen zijn, kan online samenwerking met klanten en teams snel ingewikkeld en stressvol worden voor alle betrokkenen.
Om een dergelijk scenario te voorkomen in je werk vanuit huis, heb je een betrouwbare workflow nodig. De MacBook-overlevingsgids van de MacBook-overlezer De MacBook-overlevingsgids van de MacBook Over-werkers Je kon je niet voorstellen je werk te doen zonder je Mac, maar misschien ben je niet helemaal aan het rennen maximale efficiëntie. Lees meer en een reeks gratis basisgereedschap, zoals degene die we hieronder hebben opgesomd. Deze tools beschikken over de juiste functies die een externe werknemer (u!) Nodig heeft om gemakkelijk en efficiënt samen te werken.
Een tijdzone-omzetter
Het is lastig om tijdzones bij te houden voor het plannen van oproepen en vergaderingen op tijden die geschikt zijn voor iedereen in het team. Houd een tijdzoneconverter bij de hand om tijdzones in beeld te brengen en de ideale tijden te bepalen om in contact te komen met uw teamgenoten of klanten. Probeer Every Time Zone. Het is een webgebaseerde app die wiskunde in tijdzones eenvoudig en mooi houdt.
Alternatieven voor Every Time Zone: World Time Buddy, Timezone.io
Een samenwerking en een communautair platform
Uw team heeft een virtueel kantoor nodig Team Spirit Trumps-technologie: samenwerking op afstand beheren voor online teams Teamgeest Trumps-technologie: samenwerking op afstand beheren voor online teams Samenwerken wordt niet eenvoudiger als u op afstand moet samenwerken en alleen internet wilt delen als een gemeenschappelijke verbinding. Technologie kan helpen om door de chaos te navigeren. Maar het is alleen de kers. Lees meer - een plek voor alles, van belangrijke teamaankondigingen tot werkgerelateerde discussies tot water-koeler praten. Dat is waar je een waardevol deel van het team kunt gaan voelen in plaats van je als een niet-geïsoleerde persoon te voelen.
Ik denk dat @SlackHQ het probleem van de virtuele waterkoeler voor ons @universalmind #startupchats heeft opgelost
- Joe Johnston (@merhl) 25 september 2015
Slack heeft het vrij goed gedaan Slack maakt groepsmededeling snellere en eenvoudigere verslapping maakt groepscommunicatie snellere en gemakkelijker groeps-e-mails kunnen de productiviteit echt verlagen. Het is tijd om e-mailclients te laten rusten en gebruik te maken van samenwerkingsservices zoals onlangs gelanceerde Slack. Lees meer voor ons bij MakeUseOf. We hebben de e-mail niet opgegeven, maar we reserveren deze nu voor keuzeaankondigingen. We raden u aan Slack een kans te geven.
Als je team besluit om met Slack te gaan, heb je deze Slack-tips nodig Haal meer uit de slack met deze 7 tips Haal meer uit deze verslapping met deze 7 tips Met een slimme gebruikersinterface maakt Slack een potentieel complexe workflow eenvoudig en intuïtief. Het heeft de communicatie opnieuw gedefinieerd. Gebruik Slack beter met deze tips. Lees meer en Ryan's gids over hoe je Slack kunt laten werken met je favoriete diensten De ultieme manier om slap te werken met je favoriete diensten De ultieme manier om slap te werken met je favoriete diensten Naast communicatie zijn er ook veel manieren om informatie binnen te brengen Slack, maar er zijn enkele integraties waarmee je externe services vanuit Slack kunt beheren - tot nu toe. Lees verder .
Zelfs als je een solopreneur bent, kan een gecentraliseerd dashboard zoals Slack nog steeds voor je werken. Experimenteer ermee om te zien of het de samenwerking met uw klanten kan verbeteren.
Wil je iemand in je team een schouderklopje geven voor een goed stuk werk? We hebben daarvoor een dedicated Slack-kanaal genaamd shoutout .
U kunt onze Slack-kanaaltruc toepassen of een tool als Kleine verbeteringen uitproberen, waarmee u een aangepast proces voor procesafstemming kunt uitvoeren.
Alternatieven voor Slack: HipChat, Pie
Een projectbeheer instellen
Het kiezen van een projectmanagementset-up die goed past bij de specifieke workflow van uw team vereist enigszins een 'trial and error'-benadering. Maar Trello is een geweldige keuze voor veel teams, dankzij de veelzijdigheid en het gebruiksgemak. 10 Uniek gebruik van Trello Anders dan projectbeheer 10 Uniek gebruik van Trello Anders dan projectbeheer Trello is een genot voor de lijstliefhebber. De aanpak in Kanban-stijl was niet alleen bedoeld voor projectmanagement. Geloof ons niet? Kijk naar deze tien unieke toepassingen van Trello. Lees verder .
Trello is in staat om alles op te nemen wat je maar wilt. U kunt de strategieën van uw team in kaart brengen, doelen stellen, ideeën bespreken, taken toewijzen, ze opvolgen en nog veel, veel meer doen.
Beslis vooraf de werkpatronen en wees voorzichtig met het duidelijk labelen en organiseren. Dit zorgt ervoor dat je Trello-projecten niet rommelig worden. En vergeet niet om slim zoeken toe te voegen aan uw Trello-workflow!
Alternatieven voor Trello: Asana, Quip, Podio (onze Podio tips hoe u uw projecten beter kunt traceren en beheren met Podio Hoe u uw projecten beter kunt traceren en beheren met Podio De beste hulpmiddelen voor projectbeheer zijn eenvoudig om mee te beginnen en flexibel genoeg om mee te groeien met uw Wij laten u zien hoe Podio aan uw projectbehoeften kan voldoen Lees meer)
Een besluitvormingsinstrument
Algemene teambesprekingen kunnen razendsnel verlopen en super snel uit de hand lopen. Ze zijn niet bevorderlijk voor het maken van duidelijke oproepen voor een bepaald voorstel.
Om de besluitvorming gestroomlijnd te houden, is een soort stemmingstoepassing veel beter. We raden Loomio aan, een open-source web-gebaseerde app die duidelijkheid toevoegt aan het besluitvormingsproces.
Met Loomio kunt u een voorstel starten, een deadline voor de uitkomst bepalen en uw teamleden uitnodigen om erover te stemmen. Mensen zijn vrij om over hun keuzes uit te wijden en hun stem te wijzigen. Het belangrijkste is dat iedereen in het team in één oogopslag kan zien waar het voorstel naartoe gaat .
Alternatief voor Loomio: Tricider
Een audio- / videochat-app
Er zijn momenten dat u persoonlijke gesprekken met een of meer mensen in uw team moet hebben. Natuurlijk, als je een camera-verlegen introvert bent zoals ik, dan zou je zulke oproepen kunnen vrezen, maar er is geen ontkomen aan. En wanneer u een videochat (of audiochat) nodig heeft, is Google Hangouts een betrouwbare keuze, mits u over een behoorlijke internetverbinding beschikt .
Dus ik weet dat dit super oude technologie is, maar J / gebruikte @Google-hangouts 4 een werkbezoek, het voelde alsof we in dezelfde kamer zaten! #DeskJockeyChronicles
- Jeff Sanders (@ JSAND4MAYOR) 15 oktober 2015
Hangouts zorgt ervoor dat videobellen eenvoudig is Google heeft eindelijk een Hangouts-webapp gemaakt en het is het de moeite waard Google eindelijk een Hangouts-webapp gemaakt en het is het de moeite waard Hangouts op de desktop was voor de langste tijd een nachtmerrie. Nu heeft het een grote update op het web in de vorm van een geheel nieuwe speciale webapp. Meer lezen, codeert uw communicatie, stelt u in staat om maximaal 10 mensen uit te nodigen voor een groeps-chat en ondersteunt het delen van schermen. Het werkt ook op mobiel.
Alternatieven voor Google Hangouts: Skype, Appear.in, Sqwiggle
Een dienst voor het delen van bestanden
Een repository voor het opslaan en delen van projectbestanden is een must-have voor elk team en een cloudopslagservice is de perfecte keuze voor die rol. We raden Dropbox aan, omdat het nog steeds de meest intuïtieve veilige oplossing voor het delen van bestanden is, en het voegt nuttige functies voor document-samenwerking toe. Samenwerking van Office-bestanden verbeteren Met Dropbox & Project Harmony Samenwerking van Office-bestanden met Dropbox & Project Harmony verbeteren Dropbox heeft veelbelovend gemaakt ga naar samen schrijven en bewerken. Project Harmony biedt Dropbox voor Bedrijven-gebruikers vroege toegang tot een nieuwe desktop-samenwerkingsfunctie. Meer lezen van tijd tot tijd.
Het antwoord van Dropbox op het samen bewerken van documenten door Google Docs heet Paper http://t.co/MakL4FR3J0 pic.twitter.com/IPeO8Wrptk
- The Verge (@verge) 18 oktober 2015
Kies een Dropbox-abonnement, afhankelijk van je teamgrootte en vereisten voor bestandsopslag. Je kunt kiezen uit Dropbox Basic, Dropbox Pro en Dropbox voor bedrijven.
Je kunt Dropbox ook krachtiger maken door services van derden toe te voegen. Met Balloon.io kunt u bijvoorbeeld klanten rechtstreeks bestanden laten droppen in uw Dropbox.
Als Dropbox voor bedrijven overkill is voor je bedrijfsinstellingen, kun je de teamfunctie van Dropbox proberen. Het biedt u een reeks samenwerkingshulpmiddelen binnen uw Basic- of Pro-account.
Alternatieven voor Dropbox: Google Drive, OneDrive
Een automatiseringsservice
Of u nu alleen of in een team werkt, er zijn vast en zeker repetitieve taken die veel van uw tijd in beslag nemen. Het slimme ding om te doen is om degenen die uw input niet nodig hebben te beperken en ze vervolgens te automatiseren met behulp van een service zoals Zapier of IFTTT.
We hebben hier veel middelen bij MakeUseOf om u te helpen bij het automatiseren van verschillende aspecten van uw werk. Begin met Ryan's lijst met IFTTT-recepten voor eenvoudiger samenwerking 7 IFTTT-recepten die u moet instellen voor een eenvoudige samenwerking met anderen 7 IFTTT-recepten die u moet instellen voor eenvoudige samenwerking met anderen Wanneer u samenwerkt met anderen biedt IFTTT nog meer mogelijkheden om te automatiseren en te vereenvoudigen het proces van samenwerken met anderen. Hier zijn 7 nuttige recepten voor projecten die u met iemand anders beheert. Lees verder .
OK. Ik heb gewoon nerdgasm'ed. Je kunt Zapier instellen om agenda-afspraken te maken en deze in een Trello-lijst te plaatsen om de workflow te automatiseren. Ik heb misschien gegeneerd.
- Elon James White (@elonjames) 12 oktober 2015
The Secret Ingredient: A Sturdy Support System
Ondanks dat je goed verbonden bent met je teamgenoten, kun je op afstand online werken, je eenzaam voelen - alsof je in een vacuüm werkt. Het is aan jou om jezelf te koesteren en een gerichte inspanning te leveren om een ondersteuningssysteem van mensen en activiteiten op te zetten. Dit zal je helpen om gezondheidsproblemen te voorkomen Inloggen op het leven: Top 9 tips om computervermoeidheid te bestrijden en je gezondheid te beschermen Log in op het leven: Top 9 tips om computervermoeidheid te bestrijden en je gezondheid te beschermen Wist je dat je sedentaire levensstijl je kan doden van de binnenstebuiten? Ryan heeft al een zaak gepresenteerd over mogelijke gezondheidsrisico's door te lang te zitten, en voor degenen onder ons die ... Read More op een afstand houden en het goed doen ondanks de druk van het werk op afstand.
Als u regelmatig tips wilt over hoe u beter met remote work kunt omgaan, meldt u zich dan aan voor de Remotive.io-nieuwsbrief.
Waarom u een strategie voor extern werken nodig hebt
Een mengelmoes van just-for-now tools en lukrake activiteiten zorgt ervoor dat je werk gedaan wordt. Maar het schept ook veel verwarring en is een afname van uw tijd en middelen.
Het opzetten van een systeem met de juiste tools kan enige tijd vergen, maar het is de moeite waard. Als onderdeel van een team met een redelijk gestroomlijnde workflow, kan ik instaan voor de voordelen van deze aanpak.
Zeer weinig dingen zijn even bevredigend als een soepele workflow
- Gage Glupker (@CheckYourGages) 13 september 2015
Waar het op neer komt, is dat het belangrijk is om met uw teamgenoten of klanten samen gedeelde hulpmiddelen voor normale taken in te stellen. Op die manier kan iedereen zich houden aan een standaardworkflow, die:
- Neemt onnodige besluitvorming uit de vergelijking,
- verbetert real-time communicatie, en
- stelt mensen in staat om uit de "altijd beschikbare" modus te komen zonder zich zorgen te maken dat er dingen fout zullen gaan.
Opmerking: afhankelijk van het soort projecten waar je team aan werkt, heb je speciale hulpmiddelen nodig voor bepaalde taken, zoals samenwerken aan documenten. Teamwerk: 10 tips voor effectief realtime samenwerking online-teamwerk: 10 tips voor effectieve realtime online Samenwerking Lees meer en krijg feedback over ontwerpen.
Klaar om te werken eenvoudiger en beter?
De hulpmiddelen die hier worden vermeld, zijn een goede plaats om uw opstelling voor externe samenwerking te verbeteren. U hoeft ze niet allemaal te krijgen - alleen diegene die een groot verschil kunnen maken voor uw workflow. Hoe minder apps, hoe beter!
Welke digitale tools gebruikt u regelmatig om met mensen aan projecten samen te werken? Welke hebben uw workflow getransformeerd? Deel uw externe werkgeheimen met ons in de opmerkingen.
Image Credits: Collega's door VoodooDot via Shutterstock