Sinds enkele weken ben ik op zoek naar een eenvoudig te gebruiken website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele aanpak van tekstdocumenten is niet langer een productieve manier om notuleren. Gewoon typen op een leeg bestand staat geen snelle samenwerking toe, updates van de notulen, noch een plaats om een back-up te maken en de afgelopen minuten te bekijken.
In januari hebben we de 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen besproken om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team Kleine teams hebben geen dure zakelijke apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees meer, maar nu zou ik Agreedo toevoegen als een handig hulpmiddel voor het instellen van de agenda, het nemen van minuten en het rapporteren.
Vergaderingen instellen
U begint met het opzetten van een vergadering op Agreedo en het sturen van een uitnodiging voor teamleden om in te loggen op de site om te bekijken en zelfs input te leveren voor de agenda van de vergadering.
U kunt online vergaderingen instellen als Openbaar - die zichtbaar zijn voor iedereen - of Privé waar het alleen zichtbaar is voor mensen die worden vermeld als deelnemers. U kunt selecteren om minuten "gemodereerd" te hebben, wat betekent dat alleen de maker van de vergadering items kan toevoegen of wijzigen. Alle andere deelnemers kunnen alleen opmerkingen toevoegen.
Wanneer u uitnodigingen verzendt, ontvangen genodigden een e-mail met een bijlage voor de kalenderdatum die kan worden geopend in Outlook, Notes of iCal. De online tool zelf werkt in alle belangrijke browsers.
Voorbereiding van de vergadering
Agreedo biedt vier verschillende agendapunten: Info, Beslissing, Taak en Onderwerp . Met deze items kunt u zien wat de belangrijkste informatie is die u aan de notulen van vergaderingen kunt toevoegen. Er is meestal veel discussie en soms ruzie over zeer belangrijke kwesties tijdens een vergadering, maar om dingen voor elkaar te krijgen, moeten taken worden geïdentificeerd en toegewezen en belangrijke beslissingen worden genomen.
Dus voordat een vergadering wordt gehouden, is het belangrijk om een lijst met agenda-items voor de vergadering te maken en een prioriteit te geven. Als een vergadering uit dezelfde teamleden bestaat, wilt u de notulen mogelijk niet-beheerd laten zodat anderen items aan de notulen kunnen toevoegen.
Vergaderingsitems kunnen worden verplaatst, maar helaas is er geen manier om duur door te geven aan elk agenda-item, maar u kunt wel een duur instellen voor de hele vergadering zelf.
U kunt ook subitems onder elk hoofditem plaatsen en elk gedeelte van items kan worden verborgen als ze in de vergadering zijn voltooid.
Samenwerkingsfuncties
Wat het meest nuttig is aan Agreedo, is dat agenda's online worden geplaatst, wat samenwerking mogelijk maakt. Teamleden kunnen zich ook bij Agreedo aanmelden door zich te registreren op de site of door hun Google-login te gebruiken.
Als u toestaat dat de notulen niet worden gemodereerd, kunnen uitgenodigde deelnemers agendapunten wijzigen. Dit is een goed idee, maar een geavanceerder proces zou alleen geselecteerde genodigden toestaan om agendapunten te wijzigen en niet elke deelnemer die voor een vergadering is uitgenodigd.
Als u ervoor kiest om een vergadering te modereren, betekent dit dat deelnemers alleen opmerkingen aan de agendapunten kunnen toevoegen. Zelfs dit type samenwerking is nuttig om vergaderingen productiever te maken, omdat u daadwerkelijk input kunt krijgen voor de vergadering voordat de vergadering wordt gehouden. Naast opmerkingen die aan vergaderitems worden toegevoegd, kunnen bestanden ook aan agendapunten worden toegevoegd. Links naar online bronnen moeten echter worden geplaatst in de sectie Reacties. Er is geen speciale tool voor URL's.
Een ander kenmerk dat ik Agreedo zou wensen, is dat het beslissingsitem zo wordt opgezet dat directe peilingen kunnen worden gepost voor bijvoorbeeld de datum van een evenement, de hoeveelheid geld die moet worden uitgegeven voor een gebudgetteerd artikel en andere stembeslissingen die moeten worden genomen gemaakt.
Vergaderingen houden
Wanneer u vergaderingen houdt, bevat Agreedo een ingebouwde timer. Als u online een vergadering organiseert, kunnen deelnemers een tool als WebEx gebruiken om de notulen online te bekijken. Of deelnemers kunnen inloggen op de notulen van de vergadering en de pagina vernieuwen terwijl de notulen tijdens de vergadering worden bijgewerkt.
Vóór en tijdens de vergadering kunt u taken en vervaldatums toewijzen aan personen in de vergadering.
Na vergaderingsfuncties
Wat een online tool als Agreedo nuttiger maakt dan traditionele methoden, is dat alle minuten online kunnen worden opgeslagen voor beoordeling, maar ook kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd als een Excel-document. U kunt ook online een link naar de notulen sturen. Deelnemers kunnen e-mailherinneringen ontvangen over de taken waarvoor ze zich hebben aangemeld en ook alle taken bekijken die aan hen zijn toegewezen.
Er is ook een "follow-up" vergaderingsfunctie waarmee u agendapunten van de vorige vergadering naar de volgende kunt controleren en overdragen. Dit is een beetje tijdbesparend, vooral voor mensen die zijn aangewezen om minuten te nemen en de follow-up uit te voeren.
Ongetwijfeld zullen veel gebruikers van Agreedo verschillende functieverzoeken hebben voor deze online site, maar voor nu ben ik gewoon blij dat het bestaat, want het is al lang geleden.
Agreedo is momenteel volledig gratis zonder tariefplannen. Laat ons weten wat u van deze site vindt en wat u graag zou willen zien toegevoegd.
Beeldcredits: Shutterstock