182.900.000.000 e-mails.
182, 9 miljard.
Dat zijn meer dan 25 e-mails per menselijke geest op aarde.
En dat is precies wat we op een dag versturen (PDF).
Gezien het waanzinnige aantal e-mails dat dagelijks wordt verzonden en ontvangen, is het geen wonder dat deze elektronische communicatie voor zovelen van ons te moeilijk is geworden. Maar maak je geen zorgen, hier zijn enkele productiviteitsgeheimen die je kunnen helpen het beest te temmen.
Gebruik standaardantwoorden
Ik kan het belang hiervan niet benadrukken. De kans is groot dat u op veel manieren op veel e-mails antwoordt, of het nu gaat om het weigeren van een inzending, het erkennen van de inspanningen van een collega of een eenvoudige begroeting. Het enige dat u absoluut moet doen, is het maken van standaardantwoorden voor uw meestgebruikte e-mails.
Het is heel eenvoudig om standaardantwoorden in Gmail in te stellen E-mail Sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Heb je geen tijd om een lunch te bereiden? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer of een andere e-mailclient. Hoe snel een typist ook is, je bent niet sneller dan twee muisklikken, toch? Bespaar jezelf wat tijd en doe dit nu.
Filters en labels / mappen instellen
De beste manier om een overbelasting aan te pakken, is eerst uitzoeken. Dat betekent dat u filters en labels / mappen in uw inbox gebruikt. Outlook heeft mappen, Gmail heeft labels en beide hebben filters die u kunt instellen om uw e-mail automatisch naar deze mappen en labels te leiden. Je kunt geavanceerde filters instellen 5 Gmail-filters om te helpen Prioriteiten stellen en je postvak IN ordenen 5 Gmail-filters om te helpen Prioriteiten stellen en je postvak IN ordenen Welke filters moet elk persoon in zijn arsenaal hebben zodat zijn postvak zo netjes is als de mijne? Ik ben er om u te helpen aan de slag te gaan met het instellen van uw eerste vijf filters of ... Lees meer in Gmail op basis van uw aangepaste behoeften. In feite biedt Gmail u aan om automatisch wat bestellingen naar uw e-mail te sturen 6 manieren om uw e-mailinbox terug te claimen 6 manieren om uw e-mailinbox terug te claimen Is er nog iets anders dat net zo nuttig, overwegend en frustrerend is als een e-mailinbox? Het is er altijd al geweest en we blijven het gebruiken. Zolang we het blijven gebruiken, zullen mensen zoals ik ... Lees meer met zijn nieuwe Postvak Prioriteit.
Ze nemen wat tijd in beslag om goed in te stellen en te categoriseren, en de eerste maand vereist constante input van jou. Maar het is de tijd op de lange termijn zeker waard. Zet dingen niet gewoon snel onder labels en filters, denk erover na en categoriseer goed, want dit is de automatisering die je inbox de rest van je leven gebruikt.
Ik vind het het beste om een driestapscontrole uit te voeren voordat u een e-mail filtert:
- Vraag jezelf af wat de beste naam van het label / de map (al dan niet bestaand) voor dit bericht is.
- Controleer of die naam al bestaat en maak een nieuwe naam.
- Stel jezelf de vraag of die naam een aparte entiteit moet zijn of een subcategorie moet hebben onder een van de bestaande mappen.
Doe dit regelmatig en je inbox zal magisch schoner zijn.
Neem je to-do lijst ergens anders
Zeg het met mij mensen: "Uw inbox is niet uw to-do-lijst." Vivek Haldar van Google schreef hier een tijdje geleden over en ik ben het daar niet mee eens. Dit is de take van Haldar:
E-mail is een vreselijke plaats voor een takenlijst. Ik snap echt niet hoe je GTD kunt tackelen om te e-mailen. Een e-mail kan niet worden geactiveerd. Zodra je het leest en begrijpt, kun je een duidelijke actie uitvoeren, maar je inbox is niet de plek om het te duwen.
Uw e-mail gaat over communicatie, dus laat dat maar gebeuren. Er zijn tal van fantastische apps voor takenlijsten, en ik zou Any.do of Wunderlist Wunderlist ten zeerste aanbevelen - de beste takenlijst-applicatie op de iPhone [iOS] Wunderlist - de beste takenlijst-applicatie op de iPhone [iOS] Wunderlist is een van de eenvoudigste manieren om bij te houden wat je moet doen. Het heeft een elegante gebruikersinterface die gewoon logisch is. Iedereen kan het oppakken en uitzoeken hoe ... Lees meer.
Afmelden voor ongewenste reclame
Je zult niet geloven hoeveel nieuwsbrieven en andere ongewenste e-mail je inbox verstoppen, ondanks een spamfilter. En als de rommel eenmaal begint op te lopen, kan het snel uit de hand lopen. Om het te stoppen, moet je je afmelden en is er een heel eenvoudige truc om dat te doen.
Zoek in uw e-mailclient naar het woord 'afmelden'. Deze staat aan het einde van elke nieuwsbrief, dus je ziet ineens een lijst met alle massale mails in je inbox. Open ze nu een voor een en meld je af. Ik raad aan om het previewvenster van Gmail te gebruiken om dit te versnellen.
Er zijn ook add-ons en services om snel uit te schrijven van mailinglijsten Clear Out Your Inbox: snel uitschrijven van meerdere nieuwsbrieven met deze tools Clear In Your Inbox: snel afmelden voor meerdere nieuwsbrieven met deze tools Afmelden voor nieuwsbrieven gaat over meer dan alleen spam. De meeste nieuwsbrieven die onze inbox vullen, verkopen geen medicijnen of bieden geen prijzengeld - het zijn echte nieuwsbrieven van vertrouwde bedrijven die we zelf hebben ingeschreven ... Lees meer of bundel ze in e-mailsamenvattingen.
De gouden vraag om elke e-mail te stellen
Dit is de biggie en dat heeft mij geholpen om de overbelasting van mijn inbox het afgelopen jaar bij te houden. Tom Stafford van BBC Future bood een gouden vraag om jezelf af te vragen wanneer je een bericht opent:
"Als ik deze informatie niet in mijn inbox zou hebben, zou ik er dan naar op zoek gaan?"
Als het antwoord nee is, sla dan niet op reply of klik op delete zonder het te openen. Het is zo simpel. Nee, je zult niets enorm missen - ik doe het al een jaar en het werkt echt. Hier is de verklaring van Stafford voor:
Nergens is dit duidelijker dan de groeps-e-mail en de lawine van antwoorden die onveranderlijk volgt. Sla terug door jezelf eraan te herinneren dat niet op alle e-mail moet worden gereageerd, dat veel kwesties door andere mensen zullen worden behandeld - en zouden moeten worden behandeld. Stel jezelf de vraag: "Als ik deze informatie niet in mijn inbox zou hebben, zou ik er dan naar op zoek gaan?" Meestal is het antwoord waarschijnlijk "nee", en dat is een teken dat iemand anders uw aandacht regelt.
Deel uw e-mailhacks
Iedereen heeft zijn eigen e-mail hacks om de rommel te beheren en de beste manier om te leren is door ze te delen. We hebben ook onze eigen Gmail-gids voor iedereen. Het helpt, evenals het advies van professionele gebruikers. Als Stafford dat artikel niet had geschreven, zou ik nog steeds in berichten verdrinken en daar ben ik hem voor altijd dankbaar voor.
Dus vertel me eens, hoe ga je om met je e-mailoverbelasting 3 Tips om e-mailoverbelasting in Gmail te verhelpen [Show & Tell] 3 tips om e-mailoverbelasting in Gmail tegen te gaan [Show & Tell] De meesten van ons hebben last van informatieoverbelasting. Overdonderd raken met privé-e-mails is misschien geen groot probleem en het negeren van de helft van de e-mails is in zekere mate acceptabel. In een professioneel leven echter ... Lees meer? Er zijn hier geen foute antwoorden, mensen.
Afbeeldingscredits: Pete, Lars Plougmann