Misschien ben je nieuw voor een leidende rol of ben je gewoon aan het worstelen met de taak van delegatie. Als leider is het delegeren van taken aan anderen noodzakelijk, maar het kan een uitdaging zijn. Als u onlangs uw eigen team hebt gekocht Wat is het verschil tussen een baas en een leider? Wat is het verschil tussen een baas en een leider? Meer lezen of een beetje hulp nodig hebben met delegatie, hier zijn enkele handige tips.
De beste manier om te beschrijven hoe te delegeren is met de vijf W's: Wie, Wat, Wanneer, Waar en Waarom. Om een duidelijk beeld te krijgen, beginnen we met het waarom.
Waarom is delegatie noodzakelijk?
Delegatie heeft veel voordelen, zowel voor u als leider als voor uw organisatie en uw team. Veel mensen hebben echter moeite met het delegeren van taken.
Sommigen denken misschien dat het gemakkelijker is om taken zelf te doen dan ze te delegeren. Anderen kunnen een gevoel van waarde voelen door alleen taken aan te pakken. Nog meer kan gewoon onervaren zijn bij delegatie.
De Harvard Business Review online verklaart:
Delegatie komt ten goede aan managers, directe rapporten en organisaties. Toch blijft het een van de meest onderbenutte en onderontwikkelde managementcapaciteiten.
En verder concludeerde de tijdmanagementstudie waarnaar verwezen werd door Harvard Business Review dat:
332 ondervraagde bedrijven maakten zich zorgen over de delegatievaardigheden van hun werknemers. Tegelijkertijd bood slechts 28 procent van die bedrijven enige training over dit onderwerp.
Voordelen voor u als de leider
- U kunt uw aandacht richten op andere items.
- U kunt uw tijd effectief plannen.
- Je kunt meer bereiken tijdens de werkdag.
Voordelen voor uw teamleden
- Ze kunnen nieuw leren of de huidige vaardigheden verbeteren.
- Ze kunnen deel uitmaken van een vertrouwd team en omgeving.
- Ze kunnen hun zelfvertrouwen en motivatie verbeteren.
Voordelen voor uw organisatie
- Het kan de productiviteit verhogen.
- Het kan succesvolle processen voor klanten en klanten bieden.
- Het kan een geconnecteerde cultuur creëren voor alle medewerkers.
Zoals je ziet, raken de voordelen van delegatie meer dan alleen een leider. Dus als je het achterhoudt, ben je ook van invloed op je bedrijf en je team.
Wat moet u delegeren?
Nu u het belang van delegatie als leider kent, is de volgende stap om te beslissen wat u moet delegeren.
In veel gevallen is het delegeren van bepaalde taken een goed idee. U zou bijvoorbeeld geen programmeertaak toewijzen aan een verkoopmedewerker. Als het echter om uw eigen taken gaat, kan het moeilijker zijn om te beslissen welke lasterdelatie.
Stel uzelf deze vragen:
- Is dit een taak waarvoor ik alleen de kennis heb?
- Vermijd ik het toewijzen van deze taak omdat niemand anders tijd heeft?
- Houd ik taken bij omdat ik "alles zelf wil doen"?
- Is dit een terugkerende of routineklus?
- Ben ik echt verantwoordelijk voor deze taak?
Een North Carolina State University-project vermeldt dit in hun lijst van de soorten taken die moeten worden gedelegeerd:
Mensen houden vaak taken die ze het leukst vinden voor zichzelf, zelfs als de taak niet hun verantwoordelijkheid is. Deze taken zijn niet de beste manier om je tijd en energie te besteden.
Nadat u hebt besloten wat u moet delegeren, houdt u zich aan dat besluit. Stel vervolgens uw planning en takenlijst samen 9 Best Time Management Tools voor het Georganiseerd blijven 9 Best Time Management Tools voor Georganiseerd blijven De hier getoonde tijdmanagementtools helpen u om uw dagen optimaal te benutten. Geschikt voor elke zakelijke of persoonlijke situatie. Dit is het moment om je leven te organiseren! Lees meer om tegemoet te komen aan de andere belangrijke zaken waaraan u aandacht moet schenken.
Wie is de juiste persoon voor de taak?
Nadat u hebt bepaald welke items moeten worden gedelegeerd, moet u beslissen wie de taak moet uitvoeren. Als u de leider bent, of het nu een kleine permanente groep of een flexibel projectteam is, weet u wat uw teamleden zijn De 5 beste projectmanagementtips voor beginners De 5 beste projectmanagementtips voor beginners Als u voor de eerste keer een projectmanagerrol opneemt, hier zijn slechts vijf tips voor projectbeheer om u op weg te helpen. Meer lezen is de sleutel.
Dus wanneer het tijd is om taken te delegeren, moet je de vaardigheden van elke persoon duidelijk herkennen. Maar tegelijkertijd moet u weten hoe goed ze presteren en wat hun verantwoordelijkheid is. Het toewijzen van een taak aan iemand die u kunt vertrouwen, is belangrijk voor de succesvolle voltooiing ervan.
Forbes biedt deze twee nuttige adviezen met betrekking tot delegatie:
Naast vertrouwen moet je ook de mensen aan wie je de kans geeft een taak op hun manier delegeren.
Delegeer verantwoordelijkheid en autoriteit, niet alleen de taak.
Vergeet niet dat wanneer je een taak hebt gedelegeerd, dat teamlid er verantwoordelijk voor moet zijn. Dit betekent niet dat je weg moet lopen, maar je teamlid het voortouw moet nemen.
Wanneer moet u taken delegeren?
Dus je weet wat je delegeert en aan wie, maar wanneer geef je die regeringen over? U zult veel variabelen vinden die betrokken zijn bij het delegeren van een taak. U moet op zijn minst rekening houden met de vervaldatum, prioriteit en inspanningen.
Taken die urgent zijn en die deel uitmaken van de vaardigheden van een teamlid, moeten uiteraard van meet af aan worden gedelegeerd. Maar degenen met een lage prioriteit of die verschillende mensen aankunnen, kunnen misschien wachten.
Een handige manier om deze beslissing te nemen, is om een methode voor taakprioritering te gebruiken. Eén van deze technieken, de Eisenhower Matrix, kan u helpen om snel prioriteiten te stellen. Met deze methode kunt u uw taken in vier kwadranten plaatsen voor Do First, Schedule, Delegate en Do not Do.
Terwijl u de buckets bekijkt voor Do First en Schedule, kunt u taken eenvoudig verplaatsen naar de sectie Gedelegeerde. Dit is ook een handige methode om die taken te bepalen die in het Do not Do-kwadrant kunnen vallen.
Waar moet u gedelegeerde taken beheren?
De taak is gedelegeerd en nu is het tijd om verder te gaan ... bijna. U moet de taak nog steeds volgen en opvolgen totdat deze voltooid is.
U gebruikt waarschijnlijk verschillende toepassingen en hulpmiddelen in uw positie Word een meer georganiseerde en productieve leider met Wrike Word een meer georganiseerde en productieve leider met Wrike Of u nu een enkel project op het werk leidt, of u bent een klein bedrijf aan het managen, ofwel rol vereist extreme organisatie en planning. Dit is niet altijd mogelijk met een traditionele planner of planner. Voer Wrike in, een ... Lees meer. Als u een betrouwbaar volgmechanisme heeft, moet u de taken die u delegeert opnemen. Maar als je een paar suggesties nodig hebt, zijn hier vijf geweldige opties.
- Met Outlook kunt u taken toewijzen en een kopie in uw eigen lijst bewaren.
- Google biedt functies Bespaar tijd met 10 te weinig gebruikte Google-functies Bespaar tijd met 10 onderbenutte Google-functies De tools en services van Google doen alles voor ons. Maar er zijn veel functies die te weinig worden gebruikt. Bespaar een paar seconden en krijg meer gedaan met de Google-tools die u elke dag gebruikt. Meer informatie voor het delegeren van e-mails en kalendertaken met Gmail en Google Agenda.
- Trello gebruikt de Kanban-methode voor het beheren van projecten met functies om taken aan anderen toe te wijzen.
- Podio biedt een overzichtelijke reactiestructuur voor gedelegeerde taken om iedereen op de hoogte te houden.
- Met Meistertask kunt u gemakkelijk toewijzen en meldingen ontvangen over veranderingen in taakstatus.
Houd er wel rekening mee dat de tool die u gebruikt niet alleen de mogelijkheid moet bieden om taken toe te wijzen. U moet er een gebruiken die functies biedt zoals meldingen, follow-upmethoden en herinneringen.
Delegatie trainingsbronnen
Als u van mening bent dat u of uw organisatie baat kunnen hebben bij een trainingsprogramma voor delegaties, vindt u hier enkele bronnen om te verkennen.
- Bedrijfstraining werkt
- Dale Carnegie Training
- American Management Association
- CRM-leren
Hoe goed delegeer je?
Het vermogen om anderen te delegeren is een belangrijke vaardigheid voor elke leider. 5 Tips voor tijdbeheer die u een leider kunnen maken bij leven en werk 5 Tips voor tijdbeheer die u een leider kunnen maken bij leven en werk Of u het nu beseft of niet, u bent een leider. Zelfs als dat betekent een leider van je eigen leven te zijn. Deze tips helpen je om een nog betere te worden. Lees verder . En zoals u hier hebt gelezen, zijn de voordelen niet alleen van toepassing op u, maar ook op uw organisatie en uw team. Dit maakt het een win-win-win-situatie.
Heb je het gevoel dat je solide delegatievaardigheden hebt? Of worstelt u met de taak van delegatie allemaal samen? Voel je vrij om je gedachten over dit onderwerp te delen in de comments.
Afbeeldingscredits: Duncan Andison / Shutterstock