Als het documentarchiveringssysteem van uw computer zich meer in de cloud bevindt dan op uw computer, gaat u geïnteresseerd zijn in Doo, momenteel een Mac-app die documenten op uw computer met de cloud synchroniseert, zodat ze met andere ondersteunde computers kunnen worden gedeeld en mobiele apps.
De ontwikkelaars zeggen dat Doo, dat in beta is, binnenkort ook beschikbaar zal zijn voor Windows 8 en later voor Windows Phone, iPad / iPhone en Android.
Hoe het werkt
Als je denkt dat Doo vergelijkbaar is met Dropbox en Apple's iCloud, heb je gelijk. Hiermee kunt u alle documenten naar uw cloudaccount synchroniseren en opslaan en ze op andere apparaten ophalen. Doo kan echter, als u het toestaat, een paar stappen verder gaan door automatisch uw documenten op uw computer naar de Doo-gegevensbibliotheek te kopiëren en deze vervolgens te coderen en beheren.
In zijn huidige ontwikkelingsstadium raakt Doo uw documenten niet aan of verplaatst deze, het kopieert ze gewoon naar de Doo-database (vergelijkbaar met hoe uw iTunes- en iPhoto-bestanden in een database worden geïmporteerd) die zich standaard in uw map Documenten bevindt en vervolgens Doo probeert in feite een slimme index te maken (vergelijkbaar met OS X Smart Finder Eenvoudige manieren om uw bestanden te ordenen op Mac Eenvoudige manieren om uw bestanden te ordenen in mappen in Mac Lees meer) door tags en labels toe te voegen aan kopieën van uw documenten. Als uw documenten momenteel tags bevatten, blijven ze behouden.
Na het downloaden en installeren van Doo en het registreren van uw account, zal Doo u vragen welke bestanden (bijv. PDF's, spreadsheets, afbeeldingen, tekstdocumenten, presentaties) u wilt laten importeren. De vangst is echter dat het gratis account bij Doo slechts 2.000 bestanden toestaat, en tot een gigabyte aan opslagruimte. Dus als je veel beeldbestanden en pdf's op je Mac hebt gezegd, wil je ze waarschijnlijk niet laten kopiëren.
Doo kan ook documenten importeren uit uw Dropbox, Google Documenten en een aangewezen Mail-account. Maar nogmaals, dit is een probleem met de ruimte, dus u wilt deze items misschien niet bekijken tenzij u van plan bent om naar het premium account te upgraden.
De meeste van mijn documenten bevinden zich nu in mijn Dropbox-account, maar de 600+ bestanden die nog op mijn computer staan, kostte Doo slechts enkele minuten om naar de database te kopiëren. Doo kopieert en voegt continu al je nieuwe bestanden toe, zolang de app maar open is.
Bestandsbeheer
Doo is ook een client voor bestandsbeheer die probeert uw bestanden te presenteren zoals iTunes uw mp3's organiseert en presenteert. Net zoals je niet op jacht gaat in de iTunes-database om muziekbestanden te vinden, denken de ontwikkelaars van Doo dat je niet op zoek hoeft te gaan naar je documenten in Finder.
Maar hier wordt het lastig. De Doo-bestandsbeheerclient vindt me een beetje te groot en omslachtig. Het werkt bijna als de Mac Finder, maar Doo probeert uw bestanden automatisch te beheren op basis van labels, bedrijven, mensen, typen, plaatsen en bestandstypes.
Het baseert zijn tagging-systeem op de inhoud van uw bestanden. In veel gevallen kan het nauwkeurig zijn, terwijl het in sommige gevallen verwarrend kan zijn. Als u eenvoudig documenten per bestandstype wilt weergeven, bijvoorbeeld in de afgelopen maand, vindt u waarschijnlijk wat u zoekt. Maar als u op zoek bent naar een specifiek bestand zonder enig idee van de datum of het type, zult u waarschijnlijk een zoekopdracht moeten uitvoeren, tenzij Doo uw documenten op de juiste manier labelt.
Ik besteed echter zelden veel tijd aan het zoeken naar oude documenten. De meeste van mijn dagen worden besteed aan het ophalen van documenten die deel uitmaken van de lopende projecten waaraan ik werk. Als u grotendeels met bestanden werkt via projecten, kunt u projectmappen maken in het hoofdvenster van Doo en bestanden naar de opgegeven projectmap slepen.
Het zou nog nuttiger zijn als u een label en afzonderlijke taggingitems of -categorieën naar de zijbalk van het hoofdvenster kunt slepen, zodat documenten snel kunnen worden opgehaald zonder telkens opnieuw te moeten zoeken.
U kunt ook handmatig bestanden naar het Doo-pictogram slepen in uw menubalk en het gewenste aangepaste label voor hen opgeven.
In veel opzichten wil Doo dat gebruikers geen last hebben van een gedetailleerd archiefsysteem van mappen en submappen op hun computer. Waar uw documenten ook worden opgeslagen, Doo zal ze voor u kopiëren en organiseren. Het lijkt op wat Apple met zijn Smart Folder en Spotlight-systeem in de vroege versies van OS X beloofde.
Zal Doo achterhalen en zo nuttig en populair zijn als Dropbox? De tijd zal het leren. Voorlopig bevindt de app zich in de bètafase en kan de gebruikersinterface wat meer werk gebruiken. Ten eerste zou het hoofdvenster niet zoveel ruimte in beslag moeten nemen; en twee, er moet mogelijk een manier zijn om regels voor archiveren in Doo in te stellen, een soort van zoals slimme mappen, waar je het kunt vertellen hoe je bepaalde bestanden specifiek kunt sorteren.
Afgezien van deze kritiek is het idee van Doo aantrekkelijk, omdat de meeste computergebruikers waarschijnlijk te veel (of niet voldoende) tijd besteden aan het handmatig beheren van bestanden, en er zouden gemakkelijker manieren moeten zijn om dit te doen.
Dus wat vind je van Doo? Wat vindt u op dit punt als zijn sterke en zwakke punten?