Email heeft de communicatie van slakkenpost bijna volledig vervangen. Nu probeert iedereen in je inbox te komen. Van familie en vrienden tot bedrijven en adverteerders, ze eisen allemaal een deel van uw aandacht. Als je je inbox niet hebt beheerd met filters en andere tools voor prioriteitstelling, moet het een zooitje zijn. En met steeds meer e-mails die het volstoppen, is het gemakkelijk om het spoor te verliezen. Heb je ooit een belangrijke e-mail gemist?
Ongeveer een jaar geleden nam ik afscheid van mijn desktop e-mailclient en schakelde ik voorgoed over naar de online interface van Gmail. Het was een grote verandering, maar sindsdien heb ik iets geleerd over het beheren van e-mails. Dit artikel laat je drie probleemloze en automatische manieren zien om prioriteiten te stellen in e-mails, waaronder een die geen Gmail vereist. Deze tools zorgen ervoor dat u nooit meer een belangrijke e-mail mist.
Opnieuw beginnen met e-mail of de eerste keer dat u uw inbox organiseert
Wanneer u overschakelt naar een nieuw e-mailadres, een e-mailclient of u heeft nog nooit veel moeite gedaan om uw inbox te organiseren, raad ik u ten zeerste aan om de OtherInbox Organizer eens te proberen. Dat is als u AOL, GMail, Yahoo! of iCloud gebruikt met hun native / webinterface of IMAP. Organizer analyseert al uw e-mails en sorteert ze in verschillende mappen. Het snijdt de rommel weg en laat alleen je belangrijkste e-mails achter in je inbox.
Ik heb de Organizer geprobeerd met mijn Gmail-account. Na het aanmelden gaat de Organisator verder met het scannen van e-mails om afzenders te organiseren. Dit kan een tijdje duren en je hoeft er niet voor te blijven werken.
De volgende dag merkte ik dat er nieuwe labels waren opgedoken in mijn Gmail-account. In Gmail stelt Organizer een OIB-hoofdlabel in met verschillende sublabels, variërend van Business tot Travel en alles daartussenin. E-mails die door Organizer worden herkend, maar die niet zeker zijn, lijken te zijn bestempeld als Thuis. In mijn geval bevatte dit meldingen van Doodle, Dropbox en Skype. Bij nader inzien ontdekte ik dat de organisator meer dan 30.000 e-mails in mijn Gmail-account had gesorteerd.
Vanaf het begin herkende de Organisator bijna al mijn nieuwsbrieven, meldingen over sociale netwerken, groeps- of lijstmails en nog veel meer. Vergeleken met de labels en filters die ik eerder had opgesteld - allemaal in saaie handmatige taken - presteerde de Organizer erg goed. Het zorgde zelfs voor enkele nieuwe afzenders die ik nog niet aan filters had onderworpen. En elke dag is er een dagelijkse samenvatting die samenvat wat Organisator heeft gedaan met inkomende e-mails.
Organisator is niet noodzakelijk perfect, maar het is flexibel. Als er e-mails zijn die u anders wilt sorteren, kunt u terugkeren naar de webinterface van OtherInbox, de betreffende afzender zoeken en wijzigen hoe deze wordt behandeld. U kunt een nieuwe map / label maken of sorteren voor geselecteerde afzenders uitschakelen.
Wat niet meteen voor de hand ligt, is dat de organisator kan leren. Als u een afzender vindt die de Organisator niet automatisch herkent, sleept u de betreffende e-mail naar een OIB-map of labelt u deze handmatig. Hiermee leert de Organisator alle toekomstige e-mails van die afzender in de geselecteerde map te sorteren en ontvangt u een melding per e-mail, die enige tijd kan duren.
OtherInbox Organizer is een echt indrukwekkend hulpmiddel. Het maakt je inbox overzichtelijker en helpt je te focussen op e-mails die er in een mum van tijd toe doen. En waar het niet perfect is, kun je het helpen verbeteren. Als ik me niet echt had ingespannen om complexe labels en e-mailfilters in te stellen, zou ik de Organizer hartverscheurend houden. Mijn enige zorg zou zijn te vertrouwen op een externe tool en wat er zou gebeuren als het niet langer een gratis dienst zou zijn of failliet ging. In die zin ben ik blij dat ik al een systeem heb dat voor mij werkt.
Oordeel: perfecte tool als je geen idee hebt hoe je de rommel in je inbox kunt beheren!
Een bestaande Gmail-account repareren met Postvak Prioriteit en filters
In mijn zakelijke e-mailaccount gebruik ik de Prioriteiten-inbox van Gmail sinds vorig jaar. Dat is de enige inbox die ik ooit heb kunnen wissen. Zou je niet willen dat je inbox er een beetje uitziet als de onderstaande screenshot? Prioriteitsinbox plaatst belangrijke en ongelezen e-mails op de bovenste, sterrende of belangrijke e-mails of andere geselecteerde labels (maximaal twee) zitten rechtsonder en de rest wordt onderaan weergegeven.
U kunt Prioriteitsinbox inschakelen in uw Postvak IN-instellingen. Het is een van de vijf typen inbox. We hebben eerder geschreven over Postvak Prioriteit hier Postvak Prioriteit van Gmail lost het probleem Bacn op Postvak Prioriteit van Gmail lost het Bacn-probleem op Lees meer.
Ik ontdekte dat Priority Inbox erg betrouwbaar is. In enkele zeldzame gevallen kwamen e-mails in belangrijk en ongelezen aan de orde, hoewel ze niet van een vast contact kwamen en zelfs niet persoonlijk naar mij waren verzonden. Op dagelijkse basis vind ik echter alleen e-mails die er toe doen bovenop mijn inbox. Ik was eigenlijk vergeten dat ik Priority Inbox had ingeschakeld - zo goed heeft het voor mij gewerkt!
Oordeel: Stel het in en vind dat het gewoon werkt. Mogelijk moet u nog wel e-mailfilters instellen.
Uiteraard is Prioriteitsinbox niet alles wat ik gebruik om mijn zakelijke e-mailaccount te beheren. Ik heb ook een aantal filters ingesteld om mijn inbox, met name het gedeelte met de rest, vrij te houden van rommel. Dit gaat terug op een van onze belangrijkste Gmail-artikelen, 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld Lees meer. Je kunt ook de 5 Gmail-filters bekijken om te helpen Prioritize & Organizing Your Inbox 5 Gmail Filters om te helpen Prioritize & Organizing uw Postvak IN 5 Gmail-filters om te helpen Prioritize en Organiseer uw Postvak IN Welke filters moeten elk persoon hebben in hun arsenaal, zodat dat hun inbox even ordelijk is als de mijne? Ik ben hier om je te helpen aan de slag te gaan met het instellen van je eerste vijf filters of ... Lees meer.
Meerdere e-mailaccounts beheren in Gmail met meerdere inboxen
Met Gmail kunt u meerdere e-mailaccounts beheren Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in Gmail Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in Gmail Het is niet ongebruikelijk om meerdere e-mailaccounts te hebben, maar het controleren van meerdere accounts op verschillende plaatsen is vervelend. Vandaar dat veel mensen terugkeren naar een desktop e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook om al hun ... Lees meer vanuit één enkele interface te beheren. Het kan echter behoorlijk verwarrend zijn als e-mails van verschillende accounts in één inbox terechtkomen. Hoewel labels een prima manier bieden om e-mails te sorteren en onderscheid te maken tussen verschillende categorieën, bieden ze niet noodzakelijk een goed overzicht. Voer meerdere inboxen in, een Gmail Labs-functie waarmee je maximaal vijf extra postvakken in je Gmail Inbox-paneel kunt bekijken.
Het afgelopen jaar heb ik meerdere inboxen gebruikt om een overzicht te krijgen van mijn inbox, e-mails met sterren, concepten en e-mails onder verschillende labels. Ik geef toe dat de e-mails met ster een beetje uit de hand liepen. Anders dan dat, heeft het gewerkt als een charme.
Meerdere inboxen zijn eenvoudig in te stellen en ik heb het in detail en met vele screenshots uitgelegd. Meerdere e-mailaccounts in Gmail importeren en beheren Meerdere e-mailaccounts in Gmail importeren en beheren Het is niet ongebruikelijk om meerdere e-mailaccounts te hebben, maar het controleren van meerdere accounts op verschillende plaatsen is vervelend. Vandaar dat veel mensen terugkeren naar een desktop e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook om al hun ... Lees meer; scrol gewoon naar de kop Beheer meerdere e-mailaccounts in Gmail .
Oordeel: Fantastisch hulpmiddel om overzicht over meerdere labels of e-mailaccounts te behouden. Vereist dat u filters / labels instelt.
alternatieven
Een ander hulpmiddel dat ik moe was, was de cloud-enabled desktop-app Inky. Het ziet er netjes uit, maar lijkt niet erg handig als het gaat om het prioriteren van e-mail. Ik vond de functie Sort by Relevance niet erg nuttig, maar vond de app een beetje te simpel en pijnlijk traag. We noemden Inky in dit artikel: Email Goes Modern: Three Windows 8 Email Apps Email Goes Modern: Three Windows 8 Email Apps Email Goes Modern: Three Windows 8 Email Apps Met je glimmende nieuwe Windows 8-apparaat of upgrade opgestart, tegels naar je gericht en knipogen met nuttige informatie, je zou even de tijd nemen om rond te kijken voordat je de kans krijgt ... Lees meer
Voor degenen onder u die Outlook of Yahoo gebruiken en die meerdere e-mailaccounts willen beheren, combineert dit artikel Uw e-mailaccounts naar één Postvak IN: Hier is hoe u uw e-mailaccounts in één postvak kunt combineren: Zo controleert u dagelijks meerdere postvakken? Stop met tijdverspillen! Combineer uw e-mailaccounts in één inbox. We laten u zien hoe voor Gmail, Outlook en Yahoo. Meer lezen kan nuttig zijn.
Conclusie
Omdat ik volledig was verkocht via Gmail en veel tijd had geïnvesteerd in het instellen van filters, merkte ik dat de native Gmail-tools Priority Inbox en Multiple Inboxes (via Gmail Labs) nog steeds het beste voor mij werken. Als je net begint met het geven van prioriteit aan e-mails, als je een e-mailaccount hebt die niet van Gmail is en als je inbox een vreselijke puinhoop is, wordt OtherInbox Organizer een reddingsvest!
Gebruikt u tools of technieken voor het beheren van uw e-mails die we moeten kennen? Deel alsjeblieft in de reacties!
Afbeeldingscredits: vectormail via Shutterstock