Als u ooit schriftelijk werk moet coproduceren, weet u hoeveel niveaus dit moeilijk kan zijn. Het wachten op je schrijfpartner (s) of het oplossen van conflicterende versies van een document zou je minste zorgen moeten baren. Internet maakt tenslotte collaboratief schrijven een fluitje van een cent.
Na het schrijven van een proefschrift van 100 pagina's in een team van drie personen, met Google Drive, wist ik dat dit waar was. Toch heb ik onlangs niet geprobeerd Google Drive te pushen voor het invullen van een document van minder dan 10 pagina's in een team van vijf. Uiteindelijk stuurden we Word-documenten heen en weer, wat me bijna gek maakte. Help uw team de volgende problemen te voorkomen, door te gaan met een real-time samenwerkend schrijfhulpmiddel Tekstverwerking in Google Documenten? 5 Belangrijke tips om in gedachten te houden Word Processing in Google Docs? 5 Belangrijke tips om in gedachten te houden Het grootste deel van mijn leven was Microsoft Word de tekstverwerker die je kon gebruiken als je serieus werk ging doen. Natuurlijk, er waren alternatieven zoals Corel WordPerfect en later OpenOffice, ... Lees meer vanaf het begin.
Op elkaar wachten
Wat gebeurt er wanneer u geen tool gebruikt die realtime collaborative writing ondersteunt?
Uiteindelijk wachten jullie op elkaar. Slechts één persoon kan het document schrijven of bewerken voordat de volgende persoon kan doorgaan. Als u een deadline najaagt, kost dit kostbare tijd.
Voor efficiënte samenwerking hebben teamleden onbeperkte toegang nodig tot het document waaraan u allemaal werkt. Hierdoor kan iedereen vrijuit schrijven of bewerken. U zult merken dat niets krachtiger is dan tijd te besteden aan het schrijven in real-time op één enkel document, vooral als u zich niet in dezelfde ruimte bevindt.
In combinatie met slechte communicatie en op afstand werken, kostte het wachten op elkaar mijn teamweken. Gelukkig hoefden we geen zware deadline te halen. Maar dat is niet het ergste probleem dat u kunt verwachten als u in een extern team werkt.
De opmaak van elkaars versies versmallen
De kans is groot dat niet iedereen hetzelfde besturingssysteem, dezelfde tekstverwerker of dezelfde softwareversie gebruikt. Dit kan dingen verpesten en uren aan werk verspillen.
U kunt formatteringsproblemen vermijden door iedereen exact dezelfde tool te bieden. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door iedereen in hetzelfde document te laten werken op een OS-neutraal platform, zoals een online tekstverwerker.
Van ons team kreeg ik de schuld van dit probleem omdat ik Microsoft Office niet gebruik. Waarom zou ik betalen voor Word, als ik het meestal alleen nodig heb om documenten te openen en als er veel geweldige gratis Office-alternatieven zijn 9 van de beste gratis en goedkope alternatieven voor Microsoft Office 9 van de beste gratis en goedkope alternatieven voor Microsoft Office Microsoft Office domineert al jaren de markt van tekstdocumenten, spreadsheets en diavoorstellingen en dat is niet zonder reden - het is een van de allerbeste. Er is echter één nadeel en dat is de prijs .... Lees Meer? Helaas ging ik met een alternatief - LibreOffice - dat niet goed speelt met Word.
Conflicterende documenten creëren en bijgehouden wijzigingen bijhouden
Wanneer mensen niet op elkaar kunnen wachten omdat de deadline dichterbij komt, krijg je verschillende versies van het document. Uiteindelijk moet iemand gaan zitten en de verschillende versies samenvoegen tot één document. Dat is niet alleen een verspilling van tijd, maar ook een bron van fouten.
Wanneer u conflicterende versies opnieuw synchroniseert naar een enkel document, verliest u bovendien ten minste enkele van de bijgehouden wijzigingen. Samenwerken met wijzigingen bijhouden in Microsoft Word Samen werken met trackwijzigingen in Microsoft Word Meer informatie en opmerkingen lezen . Dat kan de collectieve gedachtegang onderbreken en tot misverstanden leiden. Hoe kun je dit vermijden?
In mijn ervaring gebeurt dit allemaal niet als je een schrijfhulpmiddel voor samenwerking gebruikt. In ons team werden mensen ongeduldig en de laatste ronde van feedback en bewerking werd tegelijkertijd uitgevoerd. Dit betekende dat één persoon alle documenten moest samenvoegen, wat bijna tot een genante fout leidde.
Voordelen van collaboratief schrijven zonder problemen te vermijden
Collaboratieve schrijfhulpmiddelen kunnen veiliger zijn dan het overbrengen van bestanden via internet.
Vanwege veiligheidsoverwegingen (NSA et al.) Hebben veel instellingen het gebruik van hulpmiddelen zoals Dropbox beperkt. Dropbox is in de eerste plaats niet ideaal, maar het vermijdt wel een bijzonder slechte gewoonte: documenten via e-mail heen en weer sturen.
Over het algemeen is e-mail niet erg veilig 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips Wat u moet weten over 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips Wat u moet weten Over internetbeveiliging is een onderwerp waarvan we allemaal weten dat het belangrijk is, maar het zit vaak ver achter ons in onze gedachten, onszelf voor de gek houden door te geloven dat "het mij niet zal overkomen". Of ... Lees meer om documenten te delen. Niet alleen is e-mail gemakkelijk te onderscheppen, u kunt ook vergeten iemand op te nemen of per ongeluk een verkeerde ontvanger selecteren. Ga naar collaboratieve schrijfplatformen, die al deze problemen kunnen oplossen.
Als u niet mee wilt doen met services van grote bedrijven, zoals Google Drive of SkyDrive (binnenkort OneDrive), kunt u kiezen uit vele alternatieve online tekstverwerkers. 5 Geweldige alternatieven voor Google Documenten die u moet overwegen 5 geweldige alternatieven voor Google Documenten die u zou moeten gebruiken Overweeg dat Google Docs tekortkomingen heeft. Misschien wilt u Google voor privacykwesties vermijden. Of misschien hebt u andere functies nodig. We hebben vijf uitstekende alternatieven gevonden en een daarvan zal voor u werken. Lees verder . Ernstig over beveiliging? Gebruik een tool als EtherPad om uw eigen, zelf-gehoste, private en cloud-gebaseerde samenwerkingsplatform voor schrijven op te zetten.
Tot slot, zoals eerder vermeld, is het een echte rush om aan een document te werken terwijl tegelijkertijd de creatieve input van anderen wordt gadegeslagen. Dat is het moment waarop je het terrein van echte co-creatie betreedt en dat is waar teamgeest wordt geboren.
Hoe werk je samen aan documenten en welke trucs of tools hebben je geholpen gezond te blijven?
Image Credits: Man Waiting via Shutterstock