Je bent een georganiseerd persoon. Je voegt aankomende evenementen toe aan je agenda, je plant je carrière in Trello en je hebt een fatsoenlijk labelsysteem in Gmail om ervoor te zorgen dat je altijd op dingen reageert. En toch, wanneer u uw takenlijst controleert, zijn er bepaalde taken van deze andere plaatsen die nog niet in de lijst zijn opgenomen.
Ja, je zou een systeem kunnen instellen om handmatig items van deze plaatsen aan je takenlijst toe te voegen, maar dat kost tijd. Idealiter moet het automatisch zijn. Wanneer u uw takenlijst controleert met de ultieme Todoist-filters De ultieme todoistfilters instellen In 5 minuten Hoe u de ultieme todoistfilters opzet In 5 minuten Dus u hebt al uw taken ingevoerd in Todoist, maar het proces van werken via hen is enigszins lukraak. Dat komt omdat je waarschijnlijk geen goede filters hebt. Dat gaat veranderen. Vandaag. Lees Meer dat je hebt gemaakt, je hebt alles wat essentieel is daar en je zult nooit iets missen.
Laten we laten zien hoe je een taak niet vergeet door Todoist te gebruiken als hulpmiddel voor het vastleggen van geheugen.
Wees voorbereid op kalenderevenementen
Als je hele leven is gepland in Google Agenda, is het logisch om je takenlijst te activeren vanuit bepaalde items in het programma. Bijvoorbeeld als er een vergadering komt en je dingen van tevoren moet voorbereiden. Dit vereist wat planning en er zijn twee manieren om het te doen.
Ten eerste moet je herinneringsmeldingen instellen voor je belangrijke agenda's. Ga naar de kalender in uw lijst met agenda's, klik op de pijl aan de rechterkant en kies vervolgens Meldingen bewerken . Ik heb de mijne ingesteld om een e-mail te ontvangen die een week voor de gebeurtenissen is verzonden, maar je hebt misschien liever een ander tijdsbestek. Ik filter ook mijn e-mails als een gek, dus ik zie ze nooit echt, maar daar gaat het niet om. Het punt is dat die e-mail eenmaal in mijn inbox terecht is gekomen, zodat ik er coole dingen mee kan doen.
De tweede stap is om een filter in Gmail in te stellen om alle evenementen te vangen waarop je je richt. U zou bijvoorbeeld een filter instellen om e-mails van [email protected] te vangen met het woord 'meeting' in het onderwerp. Dat is de manier om een actielijstitem een week voor uw vergadering te activeren.
Er zijn nu twee manieren om van dit punt af te komen naar een nieuw taakitem in je Todoist-takenlijst.
De eerste manier is om het filter in te stellen om de e-mail door te sturen naar het privé-e-mailadres voor een bepaald project. Ik zou eigenlijk een nieuw project hiervoor opzetten, zoiets als "Voorbereiding op vergadering". Deze optie werkt alleen voor Todoist premium Hoeveel productiever is premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgraden Hoeveel productiever is premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgraden Ik bleef ToDoist een tijdje gratis gebruiken. Maar bleef dingen tegenkomen die ik wilde doen en niet kon doen. E-mailherinneringen. Notities toevoegen aan taak. Dingen die echt een heleboel toevoegen ... Lees meer, omdat alleen premium gebruikers nieuwe taken via e-mail kunnen accepteren. Het omvat ook het toevoegen van [email protected] en [email protected] aan uw Todoist "Email accepteren" lijst en het verifiëren van de setup.
De tweede optie is voor iedereen beschikbaar en is heel gemakkelijk in te stellen, maar het gaat erom om zowel Gmail als Todoist te koppelen aan IFTTT, wat niet iedereen graag doet. Maar de stappen zijn eenvoudig.
- Stel het Gmail-filter in om een bepaald label toe te voegen aan de herinneringen voor de vergadering.
- Kies een uniek label dat alleen voor dit doel wordt gebruikt.
- Stel een IFTTT-recept in om te activeren wanneer er een nieuwe e-mail in dat label staat.
- Stel het in om een nieuw actiepunt in uw aangewezen Meeting Preparation-project te activeren.
- Je kunt ook een voorvoegsel toevoegen of tekst aan je onderwerpregel toevoegen (helaas kun je het onderwerp niet bewerken).
Ik voeg de tekst 'Voorbereiding voor' toe aan het voorvoegsel, dat is voldoende om het voor mij begrijpelijk te maken. U kunt ook de taakprioriteit en de einddatum instellen of zelfs een notitie instellen die de hoofdtekst van de e-mail kan bevatten die de taak heeft geactiveerd. Als u labels aan uw taak wilt toevoegen, kunt u tekst toevoegen met @Post of @Phone om dit in te stellen.
Opmerking: als u Todoist niet gebruikt, kunt u ditzelfde IFTTT-idee daadwerkelijk gebruiken om taken te maken in iOS-herinneringen, Evernote of Toodledo. Of u kunt de eerste methode gebruiken om taken te maken in een takenlijstsysteem. De 5 opdrachten voor het kiezen van de juiste taak voor productiviteit De 5 opdrachten voor het kiezen van de juiste taak voor productiviteit Verschillende mensen organiseren op verschillende manieren . Dus het kiezen van een to-do-app hangt echt af van wat voor soort persoon je bent. Hier zijn vijf geboden waar je aan kunt denken voor je eigen productiviteitssysteem. Lees meer dat e-mails zal accepteren, zoals Remember The Milk.
Welke andere triggers kan ik instellen in Google Agenda?
Raak geïnspireerd - er zijn nog veel meer dingen die je met dit systeem kunt doen.
- Als u een kalender voor verjaardagen heeft, stelt u een taak in die u eraan herinnert een cadeau te kopen.
- Als u gasten heeft die vaak blijven, activeer dan een taak om toeristische activiteiten en andere dingen voor te bereiden voor hun aankomst.
- Als u uw vaccinatieschema voor uw kinderen bijhoudt, activeer dan een taak om te bellen voor de afspraak.
- Als je graag voorbereid bent op de feestjes die je bijwoont, schakel dan een taak uit om cadeaus en gedeeld voedsel klaar te krijgen.
Ik krijg Google Agenda-meldingen om nieuwe actiepunten voor concerten en optredens te activeren en me eraan te herinneren dat ik mijn muziek en outfits op orde moet krijgen (omdat het altijd anders is). Een ander idee is om iets te krijgen dat je als to-do-label bestempelt om naar Gmail te gaan, maar ik vind het een beetje overdreven.
Overweeg de soorten agenda's waarop u bent geabonneerd en hoe ze u kunnen helpen. Als je geabonneerd bent op je Last.fm-kalender, die je vertelt wanneer je favoriete bands lokaal spelen, zou je taken kunnen activeren om tickets te kopen voor optredens van je ultra-favoriete bands. Als u geabonneerd bent op feestdagenkalenders of kalenders voor schoolvakanties, kunt u taken activeren om feestelijkheden of kinderopvang voor te bereiden. Als u zich abonneert op wedstrijdkalenders voor poëziewedstrijden of marathons, kunt u een taak instellen om ervoor te zorgen dat u deelneemt aan de competitie.
Krijg Trello-kaarten of Basecamp-taken in Todoist
Gebruik je Trello voor algemeen brainstormen, blogplanning, werktaken of een andere manier om je algehele levensplan te bekijken? Krijg een kalender voor je Trello-bord. Ga naar de zijbalk, klik op de vervolgkeuzelijst Menu, kies vervolgens Power Ups en je ziet de kalenderinstellingen.
Het is ook mogelijk om een iCal-feed in Basecamp en vele andere takenlijsten te krijgen.
Abonneer u op deze iCal-feed in Google Agenda; een vervaldatum instellen in Basecamp of Trello en deze laten weergeven in je Google-agenda. Dit activeert de melding om een taak naar Gmail en Todoist te sturen, zodat je niet vergeet om de taak te voltooien.
Dit systeem is vooral goed als je collega's graag samen plannen in Trello of Basecamp, maar je wilt een deadline die aan jou is toegewezen niet missen. U kunt het Gmail-filter eenvoudig verfijnen om alleen taken te vangen die aan u zijn toegewezen.
Een moordenaar studentenhack
Studenten kunnen dit systeem gebruiken om vooraf een reeks taken te activeren voor aankomende examens of data voor het indienen van aanvragen. U kunt een melding instellen vanuit de agenda die de komende maand moet worden verzonden en vervolgens een melding maken om een reeks taken in te stellen. U kunt bijvoorbeeld een taak met een lage prioriteit onmiddellijk instellen om de toewijzing te onderzoeken, een taak met een hogere prioriteit een paar weken later om een schema voor te bereiden, een andere taak met hoge prioriteit iets later om een concept te voltooien en de laatste taak met hoge prioriteit een beetje later om ervoor te zorgen dat de opdracht wordt gedaan en ingediend.
Om er zeker van te zijn dat niets ooit wordt gemist, kunt u een week vóór de vervaldatum een andere melding activeren om te controleren of het is gedaan en ingediend. Op deze manier mis je niets dat wordt toegevoegd in de buurt van de vervaldatum.
Wat kun je anders met Todoist en IFTTT doen?
Omdat er honderden andere IFTTT-integraties zijn, zijn er veel mogelijkheden voor Todoist. Zelfs dagelijkse herinneringen zoals het instellen van een taak om ervoor te zorgen dat er een winteroverlevingspakket in je auto zit wanneer het weer zegt dat het gaat sneeuwen (of omgekeerd, een surfplank op je auto als het zonnig is).
Maar dingen omdraaien zijn enkele coole dingen die je kunt doen als je IFTTT vanuit Todoist activeert, zoals automatisch je baas een rapport sturen Automatiseer je leven en baan met Todoist en IFTTT Automatiseer je leven en baan met Todoist en IFTTT Speel creatief met de melding van ToDoist functies en IFTTT's vermogen om echt coole automatiseringen met hen te bereiken. We laten je zien hoe je je productiviteit combineert door de twee krachten te combineren. Lees verder .
Hoe integreer je Todoist met IFTTT, Gmail en Google Calendar? Zit je vast tussen een aantal takenlijsten voor werk en ontspanning? Vertel ons je beste hacks!
Beeldpunten: vergeet niet via Shutterstock