Net als bij een briefje of brief moet een schriftelijke communicatie een handtekening bevatten. Nu zoveel digitaal is gegaan, zijn e-mails een veelgebruikte manier van communiceren geworden, zowel zakelijk als privé. En een handtekening aan het einde van uw bericht kan het verschil maken. Dit is vooral belangrijk in de bedrijfswereld.
We hebben eerder de voordelen van e-mailhandtekeningen uitgelegd. U kunt ook profiteren van de kracht van e-mailhandtekeningen die u ook kunt gebruiken voor de kracht van e-mailhandtekeningen Een handtekening vertelt u iets over een persoonlijkheid. Net zoals twee mensen nauwelijks hetzelfde schrijven, ondertekenen ze ook anders. Zo ontstond de 'wetenschap' van Graphology. Maar het digitale tijdperk en de e-mail ... Lees meer, inclusief openheid voor communicatie en professionaliteit, evenals een netwerk- en promotietool. Dit alles kan worden gedaan met een eenvoudige handtekening die uw naam en contactgegevens bevat, en optioneel uw website en bedrijfsadres.
Dit gezegd zijnde, als je Outlook voor je e-mails gebruikt, is het maken van een handtekening super eenvoudig. Het neemt niet veel tijd in beslag, biedt flexibiliteit en kan u voorzien van meerdere handtekeningen voor zakelijke en persoonlijke communicatie.
Een handtekening toevoegen in Outlook
Als u niet zeker weet hoe u een handtekening in Outlook kunt maken, moet u eerst naar het instellingenscherm gaan. U kunt dit gebied op twee verschillende manieren openen in de Outlook-bureaubladtoepassing.
- De eerste methode is om te klikken op Bestand > Opties > E-mail . Je zou de optie voor handtekeningen moeten zien en gewoon op die knop drukken.
- De tweede manier om toegang te krijgen tot het instellingenvenster vindt u op het scherm met e-mailcomposities. Selecteer het tabblad Invoegen, het vervolgkeuzemenu Handtekeningen en kies Handtekeningen .
Beide methoden brengen u naar het scherm Handtekeningen en briefpapier . Hier maakt u uw handtekening en configureert u de instellingen.
Hoe een handtekening te maken
Om te beginnen met het maken van uw eerste handtekening, zorgt u ervoor dat u zich op het tabblad E- mailhandtekening in het instellingenvenster bevindt. Selecteer vervolgens het e-mailaccount dat u wilt gebruiken aan de rechterkant, als u meer dan één adres hebt ingesteld. Let op: u kunt meerdere handtekeningen maken voor meerdere accounts.
Klik op Nieuw, wat de enige toegankelijke knop zou moeten zijn als er nog geen andere handtekeningen zijn.
Vervolgens moet u uw handtekening een naam geven. Dit is net zo belangrijk als handig als u van plan bent meer dan één handtekening in te stellen. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor verschillende handtekeningen voor nieuwe berichten en antwoorden of voor in-office en out-of-office berichten. Probeer dus een betekenisvolle naam te gebruiken die u in één oogopslag zult herkennen.
Hoe een handtekening te formatteren
Nu komt het leuke deel, het creëren van een opvallende e-mailhandtekening in de teksteditor. Natuurlijk kunt u het eenvoudig houden door uw naam en contactgegevens in te voeren. Maar u kunt de beschikbare hulpmiddelen gebruiken om het lettertype te wijzigen E-mailtypen en opmaak bewerken in Microsoft Outlook E-maillettertypen en -opmaak bewerken in Microsoft Outlook Wijzigt uw Outlook-lettertype? Misschien is de lettergrootte te klein, bijvoorbeeld wanneer u op een e-mail antwoordt. Deze handleiding helpt u bij het corrigeren van uw e-mail- en lettertype-opmaak in Microsoft Outlook. Meer stijl en grootte lezen, de tekst opmaken, de kleur ervan wijzigen en uitlijnen naar links, rechts of midden.
Als u die aanpassingen wilt doen, kunt u de hulpmiddelen gebruiken voordat u uw handtekening of daarna typt. Laten we beginnen door in het tekstvak Email Signature te klikken en uw handtekening te typen om de wijzigingen achteraf aan te brengen. Vervolgens bekijken we de andere opties om een visitekaartje, afbeelding of link in te voegen.
Als u tekst in de handtekening wilt wijzigen nadat u deze hebt getypt, selecteert u de tekst en brengt u wijzigingen aan in de tekenstijl, -grootte, -opmaak of -kleur. Misschien wilt u bijvoorbeeld dat uw naam groter en in een elegant lettertype lijkt. Of misschien wilt u dat uw bedrijfsnaam en telefoonnummer in uw bedrijfskleuren worden weergegeven.
Een leuke functie van het maken van uw handtekening op de Outlook-desktop is dat als u een link naar een website wilt toevoegen, de toepassing dit automatisch voor u doet. Als u bijvoorbeeld begint met het typen van "www." En vervolgens de rest van de URL, wanneer u de toets Enter indrukt, is de tekst voor u gekoppeld aan de site.
Als alternatief kunt u de tekst zelf koppelen en verschillende talen gebruiken met de hyperlinkknop . Hiermee kunt u elke gewenste tekst samenstellen en koppelen. U wilt bijvoorbeeld dat uw bedrijfsnaam wordt weergegeven zoals deze is, maar koppelt deze aan de website van het bedrijf.
Hiertoe selecteert u de tekst en klikt u op de hyperlinkknop boven aan de editor. Onder koppeling Om te controleren of Bestaand bestand of een webpagina is geselecteerd, bevestigt u de tekst die bovenaan wordt weergegeven en voert u vervolgens de URL onderaan in het veld Adres in. Klik op OK en je bent klaar.
U zult merken dat u ook in dezelfde box naar een e-mail kunt linken, wat een andere handige manier is om uw e-mailadres te formatteren. U kunt zelfs een onderwerpregel opnemen zodat u weet dat het bericht afkomstig is van een gebruiker die op uw adres in de e-mail heeft geklikt. Merk op dat de gebruiker die onderwerpregel waarschijnlijk kan aanpassen aan zijn eigen applicatie.
Een andere geweldige manier om uw handtekening te laten opvallen, is door een afbeelding in te voegen. Het meest voorkomende gebruik hiervoor is voor uw bedrijfslogo. En veel bedrijven eisen zelfs dat hun logo in uw handtekening staat. Hoe dan ook, dit toevoegen is net zo eenvoudig als het toevoegen van een link.
Verplaats je cursor naar de plek in je handtekening waar je de afbeelding wilt hebben en klik op de knop Afbeelding . Blader naar uw bestand in het pop-upvenster, selecteer het en klik op Invoegen . Dat is het, uw afbeelding wordt vervolgens in uw handtekening ingevoegd.
Als u na het invoegen van de afbeelding ziet dat er enige opmaak kan worden gebruikt, kunt u dit ook doen. Dubbelklik op de afbeelding om het opmaakvenster te openen. Vervolgens kunt u de grootte of kleuren en lijnen aanpassen, alternatieve tekst invoeren en de afbeelding bijsnijden.
Een andere geweldige manier om een afbeelding op te maken in uw handtekening is om deze te koppelen. Op deze manier kan uw ontvanger gewoon op het logo klikken en rechtstreeks naar uw bedrijfswebsite gaan. Voeg hiervoor de afbeelding toe en voeg de link in met de bovenstaande stappen.
Hoewel dit misschien niet zo gebruikelijk is als de andere opmaakhulpmiddelen, is de optie om een visitekaartje toe te voegen beschikbaar. Plaats de muiscursor waar u maar wilt, klik op de knop Visitekaartje, selecteer de locatie in het dropdown-menu Zoeken in en klik op OK .
Als u een visitekaartje hebt opgeslagen met uw naam, functie en bedrijfsnaam, is dit een handige manier om snel die gegevens toe te voegen.
Hoe een handtekening te configureren
Een laatste stuk nadat u uw handtekening hebt gemaakt, is om te beslissen wanneer deze moet worden gebruikt. U hebt het e-mailadres al gekozen om aan te koppelen, maar er is meer. U kunt de handtekening gebruiken voor nieuwe berichten, antwoorden en doorsturen, of beide. En u kunt voor elk daarvan verschillende maken.
Als je bijvoorbeeld een handtekening hebt die veel details bevat, samen met je naam, wil je misschien niet dat alles inbegrepen als je gewoon een e-mail beantwoordt of doorstuurt naar iemand. Op dat moment wil je misschien gewoon een simpel "bedankt", samen met je voornaam.
U bewaart dus de naam van uw nieuwe e-mailhandtekening in het gebied Nieuwe berichten en maakt vervolgens een nieuwe handtekening en selecteert de naam in het vak Antwoorden / doorsturen . Houd er rekening mee dat deze keuzes standaard in uw e-mails worden ingevoegd, maar voordat u deze verzendt, deze in de e-mail kunnen worden gewijzigd.
Hoe een andere handtekening te gebruiken
Nu u uw standaardhandtekeningen hebt ingesteld, hoeft u zich geen zorgen te maken over het invoegen ervan wanneer u een bericht opstelt, beantwoordt of doorstuurt. Maar wat als u een andere handtekening in die specifieke e-mail wilt gebruiken?
Klik in het nieuwe berichtvenster op het tabblad Invoegen . Selecteer vervolgens de vervolgkeuzelijst Handtekeningen en kies de handtekening die u wilt gebruiken. U ziet dan dat uw keuze rechtstreeks in uw e-mail verschijnt, ter vervanging van de standaard.
Hoe een handtekening in Outlook te veranderen
U kunt al uw handtekeningen nu laten instellen, maar besef dat u een wijziging moet aanbrengen. Hoe bewerk je een bestaande handtekening? Dit is net zo eenvoudig als het maken ervan.
Open opnieuw het venster voor het instellen van de handtekening door op Bestand > Opties > E-mail te klikken. Of selecteer in het scherm met e- mailcomposities het tabblad Invoegen, het vervolgkeuzemenu Handtekeningen en kies Handtekeningen .
Kies vervolgens de naam van de handtekening in het vak Selecteer handtekening om te bewerken . Breng uw wijzigingen aan in de editor en klik vervolgens op Opslaan . U kunt ook uw handtekening, indien nodig, vanuit dit gebied hernoemen. Klik op Naam wijzigen, geef het een nieuwe naam en klik op Opslaan .
Handtekeningen zijn voor meer dan zakelijke e-mails
U bevindt zich mogelijk in een situatie waarin uw bedrijf strikte regels heeft voor handtekeningen per e-mail en opmaak. Of misschien wilt u gewoon uw handtekeningen eenvoudig houden om professionele redenen. Maar e-mailhandtekeningen zijn niet alleen voor het bedrijfsleven en met de hulpmiddelen die Outlook biedt, kunt u uw persoonlijke e-mails leuk en creatief maken.
Hier zijn slechts een paar suggesties.
Voeg wat vrolijkheid toe aan e-mails die u naar vrienden en familie stuurt. U kunt een leuk vakantieafbeelding laten knallen, een vrolijke afsluiting toevoegen en uw handtekening opvrolijken met feestelijke kleuren.
Neem motivatie, inspiratie of goede oude humor op met een citaat. Je kunt elk woord er leuk of grappig uit laten zien met de opmaakhulpmiddelen in Outlook.
Toon uw teamgeest voor voetbal-, basketbal- of honkbalseizoen. U kunt een foto van uw favoriete team invoegen, deze koppelen aan hun officiële website en de teamkleuren gebruiken voor een cool effect.
Vergeet het web niet
Als u af en toe toegang tot uw Outlook-account op het web Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: welke is het beste voor u? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: welke is het beste voor u? Outlook.com is een krachtige online e-mailclient die gratis wordt geleverd met Office Online. Maar kan Outlook op het web concurreren met zijn desktop-tegenhanger? Onze Outlook-vergelijking helpt u zelf te beslissen. Meer lezen, u kunt daar ook een standaardhandtekening toevoegen. Ja, Outlook op het web is niet helemaal hetzelfde als Outlook op desktops, maar dit is een ding dat ze allebei delen. Meer informatie over de verschillen tussen Outlook, Hotmail en de e-maildiensten van Microsoft Hotmail Is Dead! Microsoft Outlook Email Services Explained Hotmail Is Dead! Microsoft Outlook Email Services Explained Stop met zoeken naar Hotmail! De terminologie rond de verschillende e-mailservices van Microsoft Outlook is verwarrend. Als u niet meer weet of dit de Outlook-webapp, Outlook Online of een andere is, laten we het u uitleggen. Lees verder .
Klik op het tandwielpictogram bovenaan om je instellingen te openen. Selecteer vervolgens Opties > E-mail > Layout > E-mailhandtekening .
Hoewel u momenteel slechts één handtekening op de Outlook-site kunt maken en gebruiken, kunt u deze nog steeds opmaken, afbeeldingen en koppelingen toevoegen en deze naar het berichttype configureren.
Deel uw handtekeningtips en -ideeën
Voor zakelijke e-mails kunnen ondertekeningen op hetzelfde moment eenvoudig, aantrekkelijk en nuttig zijn. Ze geven uw ontvangers een eenvoudige manier om uw contactgegevens te bekijken en uw bedrijfswebsite te bezoeken. Voor persoonlijke e-mails kunnen handtekeningen uniek, leuk en vermakelijk zijn. Ze kunnen persoonlijkheid en geest tonen.
Welke tips heb je voor anderen met betrekking tot handtekeningen per e-mail? Heeft u een algemene regel die u wilt delen voor zakelijke berichten of een creatief idee dat u wilt voorstellen voor persoonlijke e-mails? Deel uw mening hieronder met ons.