Lijkt het erop dat u meer tijd besteedt aan het plannen van uw week dan aan het uitvoeren van taken? Dat is waarschijnlijk te wijten aan het spreiden van het planningsproces gedurende meerdere dagen. Het is echter niet nodig om het te verlengen. U kunt een plan voor een productiviteitsweek instellen binnen een half uur of minder.
Een week van productiviteit instellen geeft je een aantal dagen perspectief op het verstandig besteden van tijd. Dagelijkse planningen en plannen die tijdens de vlucht worden gemaakt, bieden dat verlengde gezichtspunt niet.
Een wekelijks schema biedt ook richting, het voorkomen van paniek en onzekerheid. Er kunnen enkele weken zijn waarin je je ook op een enkel thema of project concentreert.
In elk geval kun je een weekschema gebruiken om grote doelen op te splitsen in hanteerbare brokken. Dus laten we beginnen.
1. Plan op zondagen
Je zou kunnen denken dat er geen verschil is met betrekking tot de dag van de week dat je je planning doet. Het is echter het beste om het op zondagavond te doen. Wanneer maandagmorgen arriveert, kunt u met vertrouwen beginnen en weet u welke taken op uw lijst staan. Deze 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn Deze 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn Als het gaat om georganiseerd en productief zijn, -do lijst is de ultieme tool. Drie soorten lijsten kunnen u alle kracht geven die u nodig hebt zonder uw planning te veel te ingewikkeld te maken. Lees meer om als eerste naar binnen te duiken.
2. Minimaliseer afleiding
Veel mensen hebben goede bedoelingen om hun planningen efficiënt te plannen, maar worden afgeleid. Zorg dus voor afleidingen die u van het schema kunnen halen voordat u begint met het plannen van de week.
Om te beginnen, vertel mensen in uw huishouden dat u niet beschikbaar bent voor het komende half uur. Plan uw week ook niet terwijl u tegelijkertijd op uw mobiele telefoon surft. Meer doen in één dag door mobiele afleidingen te blokkeren Hoe doe je meer in één dag door mobiele afleidingen te blokkeren Wanneer je je probeert te concentreren, zijn afleiding een nachtmerrie. Het is tijd om afleiding te blokkeren en dingen voor elkaar te krijgen met enkele gratis apps voor Android en iOS. Meer lezen of Netflix bekijken.
3. Gebruik de timer van uw smartphone
Taken kunnen snel meer tijd kosten dan zou moeten zonder een goed tijdmanagement. Daarom moet u de tijdslimiet van 30 minuten afdwingen bij het plannen van uw week. Ga naar de klok-app van je smartphone en stel een timer in voor een half uur.
Terwijl de seconden wegtikken, blijft u gemotiveerd. De timer zal je ook aanmoedigen om deze taak serieus te nemen.
4. Beheer geplande afspraken op slimme wijze
Apps vereenvoudigen het controleren van de weersvoorspelling, chatten met vrienden en meer. Uiteraard vergemakkelijken apps ook uw planningplanningsdoelen. Hier zijn een paar die vooral handig zijn.
IFTTT
Met IFTTT kunt u triggers instellen om herhalende of vervelende taken uit te voeren. Overweeg IFTTT te gebruiken om automatisch evenementen aan uw Google Agenda toe te voegen. Dan reduceer je de mogelijkheid om een of meer te vergeten.
Downloaden: IFTTT voor iOS | Android (gratis)
QLess
Met deze app QLess kun je het wachten in de rij overslaan door een virtueel alternatief te geven. Je vermijdt te staan met anderen die ook een dienst of product willen. Reserveer uw plek met de app en ontvang een melding wanneer u aan de beurt bent. Probeer het te gebruiken voor afspraakbehoeften die opduiken zonder waarschuwing.
Downloaden: QLess voor iOS | Android (gratis)
Waze
De Waze app vermindert verspilde reistijd. Het integreert met je Google-agenda en suggereert zelfs de beste tijd om te vertrekken voor een reis om het verkeer te verslaan.
Geef uw start- en eindadressen op, plus de gewenste aankomsttijd. Waze doet de rest en stuurt een melding om de kans op te laat te verminderen.
Downloaden: Waze voor iOS | Android (gratis)
5. Bepaal de besluitvormingstijd in de ochtend
Beoordeel tijdens het beoordelen van je week de substantiële factoren die GROTE beslissingen vereisen. Verdeel die beslissingen vervolgens per dag in segmenten . Je zou twee dingen op een dinsdag kunnen beslissen, maar de volgende dag geen grote keuzes verwachten.
Het is natuurlijk niet altijd mogelijk om te weten wanneer je leven of werk het nemen van beslissingen zal afdwingen. Plan in alle andere gevallen je week, zodat je ' s ochtends goede beslissingen kunt nemen.
Onderzoek waarbij artsen en rechters betrokken waren, vond aanwijzingen voor vermoeidheid bij besluitvorming. Het werd later op de dag erger, wat suggereert dat je moet proberen dingen vroeg te beslissen.
6. Beoordeel alle activiteiten op prioriteit per dag
Het is tijd om alle taken voor een bepaalde week te bekijken en ze op prioriteit te rangschikken. Zorg ervoor dat je realistisch blijft over de geschatte tijd die voor elke tijd nodig is. Overweeg een tijdregistratie-app te gebruiken De Best Time Tracking-app voor Android, iOS en Desktop De Best Time Tracking-app voor Android, iOS en Desktop We laten u zien hoe tijdregistratie u of uw team kan helpen, waarnaar u op zoek moet in de tijd volgsoftware en de beste platformonafhankelijke toepassing die we konden vinden voor de klus. Meer lezen als u hulp nodig hebt bij het maken van die berekeningen.
Rangschik de activiteiten in volgorde van meest naar minst prioriteit. Dan zult u geen tijd verspillen aan het uitzoeken hoe u elke dag moet beginnen. Gebruik vervolgens een systeem waarbij u elke dag van de week invult met die gerangschikte prioriteiten.
Probeer een methode die u een visuele referentietool geeft. Door ervan af te wijken, kunt u snel de gemiddelde werkdruk voor een dag meten. Soms kunt u taken met een lage prioriteit delegeren aan mensen of deze naar latere dagen pushen. Houd u bij het rangschikken van uw taken altijd eerst bezig met de must-do-verantwoordelijkheden .
Ongeacht het gebruik van een digitale of traditionele dagelijkse kalender Deze tijdblokkerende gratis afdrukbare planners helpen u voorkomen dat u overweldigt deze tijd blokkeert Gratis afdrukbare planners helpen u voorkomen dat overweldigende tijdblokken u kunnen helpen bij het stellen van prioriteiten voor uw belangrijke doelen. Deze gratis afdrukbare planners zijn ideaal voor tijdblokkering en om uw taken efficiënt en effectief uit te voeren. Lees Meer, overweeg de implementatie van een kleurcoderingsmethode om prioriteit te tonen. Rood kan voor de meest kritische taken zijn, waarbij de minst cruciale taken in het groen verschijnen.
U kunt op dat systeem afhankelijk zijn van taken waarvan u op zondagavond niets weet. Als u bijvoorbeeld de hier beschreven stappen probeert, kunt u het merendeel van een week plannen. Wat als je baas woensdag een nieuwe verantwoordelijkheid geeft en een tijdpad wil voor voltooiing?
Dankzij de kleurcodering zag je in een oogopslag dat donderdag vier taken met hoge prioriteit heeft. Omgekeerd heeft vrijdag er maar één. Die informatie maakt het gemakkelijker om een overste te vertellen dat je het nieuwe werk pas vrijdag kunt aanpakken.
Downloaden: MyHours voor iOS | Android (gratis, premium vanaf $ 6 per maand)
7. Bouw pauzes op in elke dag
Het stoppen van uw workflow lijkt misschien een vreselijk idee als u dingen voor elkaar krijgt. Uit een onderzoek bleek echter dat de meest productieve mensen 52 minuten werken en een pauze van 17 minuten nemen. Elk blok werk is als een sprint, terwijl de pauzes herstelperioden zijn.
Wanneer u uw productiviteitsweek plant, plant u pauzes zoals taken. Hopelijk gebruik je nu een timer zoals hierboven gesuggereerd. Hang dagelijks van één af. Het zorgt ervoor dat je pauzes neemt als je zou moeten, maar dat de downtime niet te lang aanhoudt.
8. Anticipeer op tijd voor onverwachte gebeurtenissen
Je zou idealiter kleine tijdsegmenten in je dagen moeten inbouwen voor dingen die prognoses trotseren. Zelfs wanneer u een tijdregistratie-tool gebruikt, kunnen taken langer duren dan u dacht.
Vergaderingen kunnen overlopen. Een ochtendhoofdpijn kan uw efficiëntie voor taken in de eerste helft van de dag verminderen.
De meeste mensen beginnen zich meteen verdrietig te voelen wanneer ze worden geconfronteerd met die omstandigheden. Persoonlijk beschuldigen kan ook in de vergelijking komen als mensen te streng voor zichzelf zijn.
Daarom is het handig om tijd vrij te houden in uw week voor dingen die onverwacht voorkomen. Als een bepaalde dag geen datum bevat, gebruik dan de beschikbare tijd om de taken van de volgende dag te starten.
Overschikken zelf belemmert de productiviteit door onnodige stress te veroorzaken. Het is gemakkelijk om te veel in te plannen, vooral als je dagen van tevoren plant.
Dingen zoals zwaar weer en vertragingen in het verkeer maken uitdagingen veroorzaakt door overscheduling nog frustrerender. Door een paar minuten aan weerszijden van geplande evenementen toe te voegen en op de hoogte te blijven van beperkingen, vermijd je problemen.
Waarom een wekelijkse productiviteitsroutine ontwikkelen?
Het voor de eerste keer doorlopen van deze stappen zal waarschijnlijk het hele half uur duren. Als u echter vertrouwd raakt met de voorgestelde processen en apps, moet u efficiënter werken. Wanneer dat het geval is, hebt u niet zoveel tijd nodig, ondanks het plannen van een hele week tegelijk.
Je zult waarschijnlijk ook merken dat sommige strategieën beter voor je werken dan andere. U kunt de bovenstaande stappen aanpassen en aanpassen aan uw behoeften. Kijk ook naar meer tijdbesparende functies zoals tijdmanagementsjablonen. 10 Verbazingwekkend bruikbare spreadsheetsjablonen om je leven te organiseren 10 Verbazingwekkend bruikbare spreadsheetsjablonen om je leven te organiseren Is jouw leven een hotch-potje van gemiste deadlines, vergeten winkelen en opnieuw aangegane verplichtingen? Het klinkt alsof je je moet organiseren. Lees meer dat u kan helpen tijd te blokkeren voor uw taken.