Online tools en middelen voor het organiseren van effectieve vergaderingen zijn breed en gevarieerd en uiterst nuttig. Met sites zoals MyCommittee.com kunt u de behoefte aan e-mails heen en terug en doorstuurdocumenten verminderen om een vergadering samen te stellen. MyCommittee biedt u de mogelijkheid om vergaderingen met uw commissieleden te organiseren en te beheren, alsook om een paar minuten online te nemen en deze na elke bijeenkomst te delen.
MUO-schrijvers hebben verschillende andere online vergaderhulpmiddelen behandeld, maar ik houd persoonlijk van MyCommittee omdat het basisfuncties en hulpmiddelen voor kleine tot middelgrote vergaderingen bevat. Het kan met name handig zijn als u onlinevergaderingen houdt op bijvoorbeeld Google Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts Met de huidige internettechnologie kan het houden van online vergaderingen zowel efficiënt zijn als kosten -effectief, vooral als u van tevoren een planning maakt en gebruik maakt van tijdbesparende hulpmiddelen. De afgelopen maanden heb ik deelgenomen aan online vergaderingen ... Lees meer, Skype of andere gelijkaardige sites.
Hoe het werkt
De sleutel tot het gebruik van MyCommittee is om een account op de site te registreren, uw eerste agenda op te stellen en vervolgens uw commissie of de leden van de organisatie uit te nodigen om deze te bekijken. De site bevat een wizard die u helpt bij het maken van uw vergaderagenda.
U zult uiteraard logistieke informatie en het doel van de bijeenkomst instellen; voeg een lijst met uitgenodigde deelnemers en gasten toe, gevolgd door terugkerende agenda-items (bijvoorbeeld Agenda beoordelen en goedkeuren, oude en nieuwe bedrijven, Review-taken) en upload documenten die kunnen worden gedownload voor beoordeling.
In de instellingen van uw commissie kunt u, onder andere, standaardinformatie instellen, een agendasjabloon maken, ledenrechten instellen en openbare of privétoegang tot agenda's en minuten in- of uitschakelen.
Nadat je je agenda hebt gemaakt en bekeken, kun je een link naar je leden en gasten mailen. U kunt ook een PDF-kopie van de agenda exporteren zodat deze offline kan worden bekeken en afgedrukt. Met de agenda-wizard zien je agenda's er heel professioneel uit, waardoor de hoeveelheid werk die nodig is om ze te produceren in Word of een andere tekstverwerker, wordt verminderd.
Voor, tijdens en na vergaderingen
Als u al uw commissieleden aan boord kunt krijgen met behulp van MyCommittee, kan het worden gebruikt als centrale hub waar ze het voorrecht kunnen krijgen om agenda-items toe te voegen en te bewerken en documenten voor de vergadering te uploaden.
Op elk moment voordat de vergadering begint, kunnen leden opmerkingen toevoegen over agenda-items die iedereen te zien krijgt, en persoonlijke aantekeningen over items, die alleen te zien zijn voor de persoon die de notitie heeft geplaatst.
Op de datum van de vergadering ziet u de knop 'Minuten maken'. Wanneer ingeschakeld, wordt uw agenda in een notulenformulier omgezet. De lay-out en agenda van zowel de notulen als de agenda zijn bijna hetzelfde, maar nadat je agenda is geconverteerd naar minuten, kun je de opmerkingensectie van elk item gebruiken om notities, discussiepunten, beslissingen, enz. Toe te voegen voor elk item. Het tekstvak met opmerkingen wordt niet inline geopend binnen de minuten, maar als een afzonderlijke pagina.
Er is ook een sectie om taken toe te wijzen voor zowel de commissie als individuele leden. De inhoud van uw notulen is zichtbaar voor alle online leden van uw commissie, die kunnen deelnemen aan het bijwerken van de notulen, zodat de taak niet op één persoon valt.
Als commissieleden online toegang hebben tot de agenda en notulen tijdens de vergadering, kan MyCommittee iedereen helpen bij het werk, en vermindert het de hoeveelheid bedrukt papier voor meer documenten.
Algemene beoordeling
De basiskenmerken van MyCommittee bieden onbeperkte leden van het geregistreerde comité en onbeperkte agenda's en minuten. De bestandsopslag is echter beperkt tot slechts 1 MB. U kunt altijd bestandsopslagservices zoals Dropbox gebruiken om te linken naar documenten om te downloaden. (Opmerking: als u op zoek bent naar een volledig gratis online agendainstelling en minutenoptie, kunt u Agreedo Agreedo bekijken: Schrijf en beheer uw zakelijke vergadering Minuten gratis online Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergadering Minuten gratis online voor verschillende weken ben ik op zoek geweest naar een eenvoudig te gebruiken website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kon bewaren en opslaan.De traditionele aanpak van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees meer.)
Het zijn enkele gebieden waar MyCommittee verbetering behoeft. Het heeft bijvoorbeeld een mobiele client-app voor Black Berry, maar niet een voor de iPhone of Android. Er is geen integratie van sociale netwerken en het bewerken van agenda-items kan te veel klikken kosten.
MyCommittee bevat een aantal inleidende videozelfstudies om u aan de slag te krijgen en verschillende ondersteuningsbronnen voor het houden en beheren van effectieve vergaderingen.
Laat ons weten wat u vindt van MyCommittee en welke andere online vergaderhulpmiddelen u aanbeveelt. Voor andere ideeën over dit onderwerp, bekijk deze artikelen:
- Een online vergadering met meerdere partijen opzetten De gemakkelijke manier met elke ontmoeting Een online vergadering met meerdere partijen opzetten De gemakkelijke manier met elke ontmoeting Een online vergadering met meerdere partijen opzetten De gemakkelijke manier met elke vergadering Er zijn veel tools en services die de communicatie kunnen helpen overbruggen tussen afgelegen partijen in real time deze dagen. Facebook, Skype, Google Hangouts, noem maar op, er zijn eindeloze manieren om de massa's te verbinden. Afhankelijk van ... Lees meer
- 10+ Geweldige online hulpmiddelen voor groepscoördinatie en vergaderingen 10+ Geweldige online hulpmiddelen voor groepscoördinatie en vergaderingen 10+ Geweldige online hulpmiddelen voor groepscoördinatie en vergaderingen Hoe kunt u een team van mensen beheren dat geografisch gespreid is? Hoe coördineer je internationale tijdzones? Het concept van werken via internet begint de dagelijkse werkplek binnen te kruipen, ... Lees meer
- Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergadering Minuten voor gratis online Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderingen Minuten voor gratis online Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten gratis online Sinds enkele weken ben ik op zoek naar een gemakkelijk te vinden -gebruik website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele benadering van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees meer
Image Credit: Business Group Meeting via Shutterstock