Gmail is in de loop van de tijd zo veranderd dat eenvoudigweg als een 'e-mailclient' hier geen recht aan wordt gedaan. Zie het op deze manier, je zou je smartphone exclusief kunnen gebruiken om te bellen of een computer te gebruiken om alleen documenten te maken. Je zou een sportwagen kunnen bezitten, je rijdt maar een paar blokken. Dat zou kunnen, maar er is zoveel meer dat deze dingen voor u zouden kunnen doen, en u zou uw geld verspillen om ze slechts voor één ding te gebruiken. Hetzelfde kan gezegd worden over Gmail, ook al kost het je geen cent om te gebruiken.
Ontgrendel nu de cheat sheet "Meest nuttige Gmail-sneltoetsen"!
Dit zal je aanmelden voor onze nieuwsbrief
Voer uw e-mail in Ontgrendel Lees ons privacybeleid Deze handleiding kan als gratis PDF worden gedownload. Download nu de Power User Guide voor Gmail . U kunt dit kopiëren en delen met uw vrienden en familie.In deze handleiding: Opnieuw beginnen met Gmail | Gmail als een communicatiehub | Labels, Gmail's DNA | Voel de kracht van zoeken en filters | Gmail-productiviteitstools
Opmerking: deze Gmail-handleiding is niet bedoeld voor nieuwe gebruikers, maar voor degenen die al Gmail gebruiken en gebruik willen maken van de vele functies. Degenen onder jullie die nieuw zijn, zouden waarschijnlijk eerst de Beginner's Guide to Gmail moeten lezen, die je een inleiding geeft tot de service en hoe je de meest elementaire en belangrijke functies gebruikt.
Opnieuw beginnen met Gmail
1.1 Thema's en de effectieve Gmail-mindset
Een foto zegt meer dan duizend woorden, dus in plaats van uit te leggen hoe mijn Gmail-interface eruitziet, laat ik je het volgende zien:
Wat merk je als eerste? Is dit de integratie van Gmail Agenda, handige tabbladen voor organisatie of meldingspictogram?
Eigenlijk is het eerste waar we om beginnen, jouw Gmail-thema. Het is waarschijnlijk het enige dat je niet meteen opmerkt. Er zijn geen chique sterren, geen ninjas die tussen de onderwerpregels hangt en geen afbeelding op de achtergrond. En dat is het punt: het thema is gewoon uit de weg. Met thema's kun je ervoor kiezen dat je Gmail een ander uiterlijk heeft, wat een favoriet kenmerk is bij veel gebruikers. U kunt de oorspronkelijke Gmail-handleiding lezen om te leren hoe u ze kunt toepassen, maar als u serieus wilt zijn over uw e-mails, kunt u overwegen om dingen zo eenvoudig mogelijk te houden.
Je Gmail-thema is meer dan alleen een verzameling kleuren of een nette achtergrond. Het geeft je gemoedstoestand weer wanneer je je e-mails bekijkt en kan zelfs van invloed zijn op hoe je erop reageert. In een professioneel Gmail-account, waar je te maken hebt met werk en projecten, moet efficiëntie belangrijker zijn dan creativiteit. Kies een schoon thema met een hoog contrast en overweldig jezelf niet met een aantal afleidingen.
Het scheiden van je werk en je persoonlijke leven is waarschijnlijk een van de belangrijkste dingen die je kunt doen voor het succes van beide. Dus voor een effectievere inbox Hoe beheers ik Gmail Inbox Angst Hoe Gmail inbox in de hand te houden Angst Zoveel e-mails, zo weinig tijd. Voel je je op deze manier als het gaat om het beheren van je Gmail-inbox? We laten je eenvoudige instellingen en handige hulpmiddelen zien om je Gmail-inbox te organiseren en stressbestendig te maken. Lees Meer, probeer je Gmail terug te zetten naar het oorspronkelijke thema voor een paar weken. Je zult het leren waarderen. Onderschat deze kleine maar belangrijke suggestie niet, het zal je in de juiste mindset brengen voor de rest van deze handleiding.
1.2 Maak je geest leeg, maak je inbox leeg
Je Gmail-inbox leeg houden Ga naar Inbox Nul in Gmail met deze strategieën Ga naar Inbox Nul in Gmail met deze strategieën Op de hoogte blijven van e-mail is moeilijk! De sleutel tot inbox nul is om zoveel mogelijk van het proces te automatiseren. We laten je zien hoe je inbox zero in Gmail kunt benaderen. Meer lezen is een ander belangrijk punt in effectieve Gmailing. Net als het eenvoudige thema, het is een mindset die je nodig hebt om jezelf te trainen om erin te komen. Een grote volgestopte inbox vol met berichten is het equivalent van een bureau vol papieren. Je moet je inbox alleen gebruiken voor e-mails die je nog niet hebt gelezen en die een antwoord nodig hebben; de rest hoort thuis in de opslag.
Later leren we hoe we krachtige filters van Gmail kunnen gebruiken (zie hoofdstuk 4) om inkomende e-mails te organiseren en hoe je sneltoetsen kunt gebruiken (zie hoofdstuk 5) om snel e-mails te archiveren die je niet meteen nodig hebben. Gmail biedt ook tabbladen en een automatisch labelsysteem voor eenvoudigere organisatie (ook in hoofdstuk 5).
Behandel je inbox als een "te doen" -lijst. Voor elke e-mail moet je er iets aan doen (meestal antwoorden). Zodra je klaar bent met het afhandelen van die e-mail, archiveer je die e-mail. Je zult verbaasd zijn om te leren hoe het verlichten van een lege inbox kan zijn.
1.3 Gmail en integratie met andere Google-producten
Hoewel deze Gmail-handleiding is gericht op Gmail en hoe u er het beste uit kunt halen, heeft Google veel producten uitgebracht die in harmonie samenwerken. Over deze services kan veel worden gezegd (sommige zullen we in verschillende delen van deze handleiding bespreken), maar probeer Gmail nu voor te stellen als een "laag" van service bovenop andere lagen, die allemaal samenvloeien in een richting.
Veel van de verbeteringen in Gmail die in deze handleiding worden beschreven, werken via deze andere services die volledig zijn geïntegreerd in Gmail. Om hiervan ten volle te profiteren, zul je je moeten wagen en ernaar moeten kijken. Ik moedig je sterk aan om dit te doen.
2. Gmail als een communicatiehub
2.1 Geef Chat de ruimte die het verdient
Hopelijk heb je nu een effectieve Gmail-mindset, dus ik wil dat je de chatfunctie van Gmail bekijkt en Hangouts gebruikt Google Splits Hangouts In 'Chat' en 'Meet' Google Splits Hangouts In 'Chat' en 'Meet' Google splitst Hangouts op twee verschillende apps, Hangouts Chat en Hangouts Meet. Niemand lijkt te weten waarom, maar het gebeurt toch. Lees verder . Gmail knijpt standaard de communicatie naar de linkerbenedenhoek van het scherm, verborgen onder een scheidingslijn. Dit is waarschijnlijk de manier waarop je chat nu wordt opgezet.
Als u Gmail als een communicatiehub wilt gebruiken, moet u het chatgedeelte een veel prominentere positie op het scherm geven. Om dit te doen, zullen we de chatbalk verplaatsen naar de rechterkant van het scherm. Klik op het tandwielpictogram bovenaan en selecteer Instellingen . Kies Labs bovenaan en typ in het zoekvenster dat verschijnt de tekst 'chat' om alleen de beschikbare optie voor chatfuncties te zien. Schakel vervolgens de optie Chat aan de rechterkant in en klik onder aan de pagina op Wijzigingen opslaan . Gmail moet dan opnieuw laden met de wijziging.
Dat was makkelijk, toch? Onthoud dit Labs-tabblad, want we komen er snel weer op terug en gebruiken het voor extra functies.
Rechter chat maakt gebruik van de rechterkant van het scherm, die relatief ongebruikt is in Gmail. Hiermee kunt u meer van uw contacten tegelijk zien, maakt u de chat visueel prominenter en krijgt u meer ruimte om uw labels aan de linkerkant te bekijken, zonder voortdurend die irritante dynamische balk te verplaatsen. Dit is een eenvoudige win-winsituatie.
2.2 Chat gebruiken voor meer dan alleen chatten
Zoals ik eerder al zei, is de chat van Gmail een van de krachtigste functies. Helaas zijn veel Gmail-gebruikers nog steeds niet op de hoogte van de volledige mogelijkheden en Google lijkt een slechte taak te hebben om deze functies bekend te maken.
Laten we onze chatbalk eens nader bekijken. Ten eerste is de knop Contacten voor Hangouts waarmee degenen die je eerder bij een Hangout bent geweest, worden weergegeven. Als je er een selecteert, heb je opties om contact met hen op te nemen via een videogesprek, een Hangout of een e-mail. U kunt ook hun basisgegevens bekijken.
De volgende is de Hangouts-knop, de versie van Google van videoconferenties. Hangouts is een Google Plus-component waarmee je met maximaal vijf mensen in Gmail kunt praten (het is mogelijk om rechtstreeks met meer mensen te praten via Google Plus). Je kunt zelfs mensen laten deelnemen via de telefoon. Het is Gmail's ultieme communicatiemiddel en een van de beste functies die het je kan bieden.
Rechts van dat is de Phone Call-knop die contacten zal oproepen die je kunt bellen. Hiermee start u de oproep in een klein venster met kiestoetsen.
Bovenaan het chat-functiegebied zien we onze profielfoto. Als u op de afbeelding of de pijl ernaast klikt, verschijnt er een venster waarin u onze status kunt wijzigen en andere instellingen kunt aanpassen.
De functies op dit gebied spreken voor zich: hiermee kunt u een statusbericht invoegen, zoals "bezet op het werk" of "op mijn telefoon", en aangeven of u bezet of beschikbaar bent. Je kunt ook je meldingen, algemene instellingen aanpassen en items bekijken zoals gearchiveerde Hangouts en geblokkeerde contacten.
2.2.1 Google Voice en uw eigen nummer ophalen
We kunnen niet praten over telefoontjes en sms-berichten in Gmail zonder Google Voice te noemen, zelfs niet kort. Google Voice is een andere uitstekende service van Google en het werkt als een soort van operator tussen uw provider en uw contactpersoon.
Google Voice-functies Google Voice krijgt een update en is nuttiger dan ooit Google Voice krijgt een update en is nuttiger dan ooit Google Voice, die lang niet meer werd gebruikt, werd gewoon nieuw leven ingeblazen door Google. Hier leest u wat Voice te bieden heeft en wat u kunt verwachten van de vernieuwde apps. Meer lezen gaan verder dan de doelen van deze Gmail-gids. Maar ik zal hier vermelden dat als je Google Voice hebt ingesteld, je ook kunt bellen en sms-berichten kunt verzenden en ontvangen. Google biedt zeer concurrerende prijzen voor internationale gesprekken, maar u kunt deze alleen instellen via Google Voice. Dit is echt een uitstekende service, vooral als je vrienden en familie hebt in het buitenland.
3. Labels, het DNA van Gmail
3.1 Wat zijn labels precies?
Labels vormen de kern van hoe Gmail e-mails organiseert. Toen Google zijn e-mailservice voor het eerst implementeerde, vergeleken de meeste gebruikers Gmail met Outlook en de labels van Gmail met de mappen van Outlook. Ze zien er ongeveer hetzelfde uit (inbox, verzonden e-mails, concepten) en lijken hetzelfde te doen, dus de meeste gebruikers lieten het daarbij en behandelden het woord 'labels' als niets meer dan een marketingpitch. Maar labels zijn anders en het is belangrijk dat ervaren Gmail-gebruikers (zoals uzelf) het verschil kennen voordat we verder gaan.
Labels werken meer als tags dan als mappen. Als e-mails papieren documenten zijn die in mappen worden geplaatst, zijn labels als kleurrijke stickers die op deze papieren worden geplaatst om ze verder te categoriseren. E-mails worden niet rechtstreeks in een label geplaatst, maar zijn gekoppeld aan een label. Daarom kan een e-mail meer dan één label hebben (denk eens terug aan papieren met verschillende stickers), en e-mails kunnen ook worden gezocht met meer dan één label.
Mijn 'professionele' label in Gmail bevat bijvoorbeeld e-mails van mijn beide werkplekken. Ik heb een label voor elke locatie, maar een deel van het materiaal is voor beide locaties hetzelfde. Deze e-mails bevatten vervolgens drie labels: het 'professionele' label dat aangeeft dat het werkgerelateerd is en labels voor elke werkplek. Hierdoor kan ik zoeken naar materiaal dat beantwoordt aan de behoeften van beide locaties.
Alles in Gmail is op labels gebaseerd. Er zijn geen mappen en geen links die openen naar verschillende delen van de website. Alle berichten bestaan daar - Gmail toont alleen de juiste labelkoppeling wanneer u ervoor kiest. Ik zou kunnen ingaan op andere voorbeelden en iets als een Venn-diagram gebruiken, maar je bent waarschijnlijk net zo enthousiast om verder te gaan als ik.
3.1.1 Labels Instellingen en soorten labels
Je hebt toegang tot alle labels in Gmail via het tabblad Labels onder Instellingen . Er zijn momenteel drie soorten labels in Gmail: systeemlabels, categorieën en aangepaste labels.
Systeemlabels en aangepaste labels hebben een Show in IMAP- optie; u moet deze opties configureren als u een andere app gebruikt, software zoals Outlook of bepaalde add-ons. Deze Gmail-gids is erop gericht om het maximale uit de Gmail-interface te halen, dus ik zal hier niet op deze opties ingaan. Als je geïnteresseerd bent, zorg er dan voor dat je de Beginner's Guide to Gmail leest De beginnershandleiding voor Gmail De beginnershandleiding voor Gmail Je hebt misschien al een Gmail-account. Of u overweegt u in te schrijven voor één. Deze gids bevat alles wat je nodig hebt om het beste uit dat glanzende nieuwe Gmail-account te halen. Lees verder .
3.2 Systeemlabels
De bekendste labels in Gmail zijn de systeemlabels. Dit zijn de links in de linkerbovenhoek die u hebt gezien sinds u de service begon te gebruiken, zoals Inbox, Starred, Sent Mail, Concepten, Prullenbak. Voor effectieve Gmailing, stel ik voor dat je deze systeemlabels voor je beschikbaar hebt. U zult ook opmerken dat u een Show als ongelezen optie voor de concepten en spamlabels hebt. Als u deze optie inschakelt, worden deze labels alleen weergegeven als ze aan e-mails zijn gekoppeld.
3.2.1 Alle e-mailberichten archiveren en archiveren
Misschien herinner je je de lege Inbox-filosofie uit de introductie van deze Gmail-gids. Als uw inbox een bureau is, is All Mail uw archiefkast. Beter nog, het is een kelder gevuld met archiefkasten. Het is niet nodig om elke keer dat je een e-mail moet schrijven naar de kelder te gaan, maar het is handig om deze beschikbaar te hebben als je een bericht uit het verleden wilt ophalen.
Alle mail is die kelder. Inschakelen ( Show kiezen) betekent dat je direct toegang hebt tot je eerdere e-mails, geordend op datum. Hoewel je via de zoekbalk toegang hebt tot oude e-mails, wordt deze link best handig wanneer je je inbox vaak schoonmaakt en je gewoon een snelle blik wilt werpen op een e-mail die je iets eerder op de dag hebt ontvangen.
3.2.2 Gebruik van Concepten die u niet hebt overwogen
Zoals je misschien weet, slaat Gmail automatisch berichten op die je naar het conceptlabel schrijft, zelfs als je maar een paar zinnen hebt getypt. Alles wat je ooit hebt geschreven en niet verzonden, wordt daar opgeslagen. De kans is groot dat je waarschijnlijk al een paar concepten hebt opgeslagen (of misschien meer!)
Waar u echter niet over hebt nagedacht, is het gebruik van concepten voor eenvoudige opmerkingen. Hoe u Gmail kunt gebruiken als de beste notitie-app voor u Hoe u Gmail kunt gebruiken als de beste notitie-app voor u Dezelfde functies die Gmail tot een effectieve e-mail maken client kan er een fatsoenlijke notitie-app van maken. Probeer deze tips en trucs om enkele voordelen te zien. Lees meer, om ideeën op te schrijven, boodschappenlijstjes te maken of iemands contactgegevens snel op te slaan. De meeste e-mailclients van vandaag bieden u de mogelijkheid om bestanden en afbeeldingen bij te voegen in een e-mail. Dit maakt uw conceptmap een uitstekende plaats om bestanden te uploaden en te synchroniseren tussen computers als u een snelle oplossing nodig hebt. Laat nooit bestanden in uw concept map staan! Dit is niet de plaats voor hen.
Een ander handig gebruik voor de ontwerpsectie is het opslaan van sjablonen. Als u merkt dat u dezelfde e-mail steeds opnieuw samenstelt, sla dan een lege kopie van de e-mail op in uw concepten en kopieer en plak deze telkens in een nieuwe e-mail (u hoeft niet uw oorspronkelijke conceptversie te verzenden). etiket!). U kunt uw e-mailhandtekening, koppelingen en zelfs afbeeldingen op deze manier opslaan. Geef uw sjabloon-concept e-mail een onderwerp dat het gebruik ervan voor u weergeeft voor eenvoudige verwijzing, zoals 'bruiloft: bedankbrief' of 'fans: bedankt voor het toevoegen van een brief' enzovoort
Als alternatief kunt u standaardantwoorden gebruiken om e-mailsjablonen op 4 manieren te houden om op een creatieve manier gebruik te maken van standaardantwoorden voor e-mailproductiviteit. Als u effectief bent, doet u iets goed. Daarom moet u e-mailfilters gebruiken en de eindtijd plannen. Een truc is om ingeblikte antwoorden voor te bereiden op e-mails die je vaak schrijft. Meer informatie voor soorten berichten die u de hele tijd verstuurt.
3.3 Categorieën
Categorieën zijn labels die overeenkomen met de tabbladen die u in Gmail ziet; Sociaal, Promoties, Updates en Forums. Gmail past deze labels automatisch toe om uw inbox overzichtelijk te houden wanneer berichten worden bezorgd.
U kunt beslissen of u elk van deze labels in zowel de labellijst als de berichtenlijst wilt weergeven of verbergen. Merk op dat dit los staat van het laten zien van die categorieën als tabbladen.
Als u een tabblad voor een van de categorieën wilt toevoegen of verwijderen, klikt u op het plusteken aan de rechterkant van het laatste tabblad. Schakel vervolgens de gewenste personen in door het juiste vakje aan te vinken en op Opslaan te klikken wanneer u klaar bent.
3.4 Aangepaste labels
De laatste in de lijst links van uw Gmail-scherm zijn uw aangepaste labels. Je hebt er waarschijnlijk al een paar. Aangepaste labels blijven de krachtigste labels van Gmail (voorlopig) en het is verstandig om te leren hoe je ze het beste gebruikt, vooral met de geweldige filters van Gmail.
U kunt labels toevoegen en bewerken op het tabblad Label onder Instellingen, net als bij elk ander label, maar het is nog sneller om op het gekleurde vierkantje naast de naam van uw aangepaste label te klikken. Het pop-upmenu is zelfs effectiever dan het traditionele tabblad Labels onder Instellingen, omdat u hiermee de kleur van een label rechtstreeks kunt kiezen en bewerken.
Houd er rekening mee dat aangepaste labels ook in elkaar kunnen worden genest. U kunt bijvoorbeeld een label voor werkformulieren met submappen voor belastingen, ziekteverzekeringsinformatie en memo's opnemen. Je kunt Gmail zelfs leren hoe het verschil te herkennen en plaats inkomende e-mails automatisch op deze plekken voor je.
4. Voel de kracht van zoeken en filters
Als labels het DNA van Gmail zijn, zijn zoeken en filters de hersens. Er zijn maar weinig combinaties die u niet binnen enkele seconden naar de e-mail leiden die u zoekt, zelfs enkele jaren terug. Gmail roept de lijst met regels op om e-mailfilters te ordenen. En omdat de twee zo met elkaar verweven zijn, heeft Google ze nu samen geperst, zodat je filters kunt maken. 10 E-mailproblemen die je kunt oplossen met Gmail-filters 10 E-mailproblemen die je kunt oplossen met Gmail-filters Een overvolle inbox die je gek maakt? Wil je sneller dan ooit door je inbox? Probeer enkele van deze briljante Gmail-filters om het verschil te zien. Lees meer rechtstreeks van uw zoekopdrachten.
Allereerst eerst wennen aan het zoekvenster van Gmail. U bent waarschijnlijk bekend met de meer populaire zoekoperatoren, zoals "van" of "heeft: bijlage" (en zo niet, bent u op de juiste plaats). Dit zijn woorden die Gmail vertellen iets te gaan halen. Gelukkig zijn deze woorden meestal vanzelfsprekend.
U kunt die operators handmatig invoeren, maar Gmail doet het voor u terwijl u de informatie invoert in de vervolgkeuzelijst Zoeken. Klik gewoon op de pijl in het zoekvak en vul de details voor uw zoekopdracht in. Dit kan variëren van wie een e-mail is van of naar, wat de onderwerpregel is, of het bericht wel of geen specifieke woorden bevat en of er al dan niet een bijlage is. Hoe kan ik snel berichten met bijlagen vinden in Gmail Snel zoeken Berichten met bijlagen in Gmail Gmail en bijlagen zijn aan elkaar gekoppeld. Met deze tips kunt u de grote bijlagen vinden, beheren en verwijderen voordat ze een probleem vormen. Lees verder .
U kunt uw zoekopdracht vervolgens op grootte en datum verfijnen indien nodig. Merk op in de bovenstaande afbeelding dat de zoekelementen die u invoert, worden weergegeven in het zoekvak.
4.1 Zoeken naar een filter
Zoeken naar een ninja voor zoeken in Gmail is geweldig, maar hoe zit het met het opslaan van deze zoekopdrachten? Wat als u een zoekopdracht wilt uitvoeren die al uw Word-bestanden vaak in uw Gmail vindt? Beter nog, wat als u wilt dat deze zoekopdracht automatisch wordt uitgevoerd? Zou het niet fijn zijn als Gmail deze Word-bestanden elke keer voor je zou kunnen vinden en er iets voor zou kunnen doen, bijvoorbeeld om ze naar een vriend te sturen of ze op een bepaalde manier te labelen? Gmail kan deze dingen gemakkelijk doen. Deze automatische opdrachten naar Gmail worden filters genoemd. Als u een filter wilt doorzoeken, klikt u op de link onderaan in de vervolgkeuzelijst Zoeken, Filter maken met deze zoekopdracht .
Het volgende venster toont u een lijst met beschikbare opties. U kunt ervoor kiezen om deze e-mails automatisch te verwijderen, archiveren en doorsturen. Je kunt een label op hen toepassen of zelfs Gmail instellen om deze e-mails automatisch te beantwoorden met een vooraf ingestelde e-mail, alleen voor dat doel. Als je klaar bent, klik je op de blauwe knop Filter maken . Als je ervoor kiest om het filter toe te passen op alle e-mails die al in je Gmail staan, kunnen de acties die je net hebt geselecteerd dat ook.
U hebt altijd toegang tot uw bestaande filters op het tabblad Filters onder Instellingen . Van daaruit kunt u ervoor kiezen om aangepaste filters te bewerken of te verwijderen.
4.1.1 Voorbeelden van bruikbare filters
Hier zijn enkele van de nuttigste Gmail-filters 4 Slimme Gmail-filters die je helpen om te veel e-mail af te handelen 4 Slimme Gmail-filters die je helpen omgaan met te veel e-mail Decluttering en het organiseren van je Gmail-inbox is een dagelijkse klus. Er is een slimmere manier om het te doen. Maak vier standaardtypen filters in Gmail om uw e-mails automatisch te sorteren. Lees meer Ik heb jarenlang gebruikt:
Semi-junkmailfilter:
Sommige e-mails zijn niet echt rommel, maar vereisen ook niet uw aandacht. Rekeningen en creditcardafschriften, Facebookmeldingen, e-mails van het kantoor waarvan je weet dat je ze op een dag nodig hebt, of zelfs gewoon een familielid die je inbox overspoelt met foto's van hun schattige nieuwe puppy. U wilt deze e-mails niet volledig verwijderen, maar u wilt ze ook niet meteen sorteren.
Maak een zoekopdracht met de operator "from:" en voeg e-mails toe met een komma om meer e-mailadressen op te nemen. Bijvoorbeeld: "from: [email protected], [email protected], [email protected]" toont u e-mails van al deze mensen. Klik op de pijl-omlaag en maak een filter dat deze e-mails automatisch als gelezen markeert en in het archief plaatst.
De volgende keer dat tante Susie een foto van haar puppy stuurt, staat deze niet eens in je inbox, maar als ze je belt en ernaar vraagt, kun je die snel in je archief terugvinden.
Markeer Amazon bezorgingsmeldingen:
Als je veel gebruik maakt van Amazon, ontvang je waarschijnlijk veel e-mails van hen, zoals promoties, kwitanties en feedbackverzoeken. U kunt eenvoudig een filter maken om al deze naar uw "semi-junk" -label te sturen, maar het probleem is dat u nog steeds meteen wilt weten wanneer Amazon iets naar u heeft verzonden, zodat u het trackingnummer beschikbaar hebt. Hoe doe je dat?
Zoek naar 'Amazon' in je Gmail en klik op de pijl-omlaag om je filter te maken. Het woord "Amazon" laat elke e-mail zien die je ooit via Amazon.com hebt ontvangen, dus de volgende stap is om extra woorden toe te voegen die alleen voorkomen in bevestigingsmails van Amazon-verzending. In de "heeft de woorden" regel type in "is verzonden!" Tussen aanhalingstekens. Dit vertelt aan Gmail dat u op zoek bent naar de woordcombinatie "is verzonden!" Precies zoals deze wordt weergegeven in de tekst: twee woorden, spatie en uitroepteken. Je zult zien dat de lijst aanzienlijk krimpt om alleen e-mails van Amazon op te nemen met de zin "is verzonden!"
Toch slagen sommige e-mails er wel in, vooral als u artikelen op Amazon verkoopt. U krijgt een bericht waarin u wordt gevraagd uw items te verzenden. Geen probleem. Voeg de woordcombinatie 'verzend nu' toe aan de regel 'niet hebben' en zie uw lijst verder krimpen. Ziet er best goed uit, toch? Maak vervolgens het filter.
Vervolgens kunt u een label op deze e-mails toepassen, zoals "verzonden bij Amazon." Vanaf nu worden al uw artikelen die bij Amazon zijn besteld, netjes op dit label afgeleverd en kunt u uw zendingen in de toekomst gemakkelijk volgen. Pas het filter toe op alle bestaande e-mails en je kunt zelfs in het verleden zoeken.
5. Gmail-productiviteitstools
Nu u uw weg kent door Gmail en de krachtigste functies ervan gebruikt, is het tijd om aanvullende leuke aanpassingen te bekijken die Gmail echt tot een productiviteitstool maken.
5.1 Postvak Prioriteit en zijn variaties
In zijn zoektocht om e-mail beter te laten werken, heeft Google veel geavanceerde algoritmen in Gmail opgenomen. Een van deze geweldige functies is de verschillende inbox-stijlen, waarvan er vijf zijn: klassiek, eerst belangrijk, eerst ongelezen, met ster eerst en met postvak Prioriteit. Wat iedereen doet, varieert van eenvoudig (klassiek, ongelezen eerst) tot enigszins lastig om uit te leggen (Postvak Prioriteit). De beste manier om meer te weten te komen over de verschillende inbox-stijlen, is door ermee te experimenteren en te kijken wat het beste werkt.
Postvak Prioriteit sorteren sorteert via uw e-mails Sortering van uw postvak IN van Gmail per afzender, onderwerp en label Sortering van uw postvak IN van Gmail per afzender, onderwerp en label Kunt u geen spullen vinden in uw rommelige Gmail-inbox? We laten u de vijf beste manieren zien om uw e-mails te sorteren. Leer deze tweaks en je zult alles kunnen vinden! Lees Meer automatisch en beslist wat u als eerste moet lezen en hoe, maar niet uw e-maillijst splitst, evenals andere typen inboxen. De belangrijke eerste inbox, die, in combinatie met slimme tags, uitstekend werk doet om uw inbox voor u te organiseren. Alle berichten die u belangrijk vindt, worden weergegeven in de bovenste lijst en al het andere zal naar de lagere lijst gaan, zelfs als u het nog niet hebt gelezen.
Om uw inbox-type te wijzigen, klikt u op Inbox onder Instellingen en maakt u uw keuze in de vervolgkeuzelijst. Zorg ervoor dat u onderaan op Save Changes klikt als u klaar bent.
5.1.1 VIP-e-mails versus reguliere e-mails
Toen Gmail voor het eerst werd gelanceerd, voordat er al een Postvak Prioriteit was, werden e-mails belangrijk geacht door een vlag in Outlook of een ster in Gmail. Hoewel dit nog steeds de beste en eenvoudigste manier is om e-mails direct te 'markeren', begrijpt Gmail nu dat sommige van je contacten belangrijker voor je zijn dan andere.
Gmail bepaalt welke e-mails belangrijker zijn op basis van hoe vaak je e-mails leest en beantwoordt van een bepaald contact en hoe je hiermee omgaat. Het mechanisme van Gmail is vrij goed op zichzelf, maar je kunt direct interfereren en een aantal e-mails VIP-status geven door ze als belangrijk te markeren. Als alternatief kunt u e-mails ontdoen van hun belangrijkheid.
U kunt e-mails markeren als belangrijk of niet belangrijk door in de hoofd-e-maillijst of bovenaan op het kleine labelsymbool naast het bericht te klikken (zie onderstaande afbeelding).
Terwijl je klikt en je e-mails aanpast, zal Gmail ook zijn eigen algoritme aanpassen en dienovereenkomstig reageren: het is niet nodig om alle berichten van een bepaald contact belangrijk te markeren. Gmail zal vastlopen na een paar handmatige wijzigingen en markeer ze voor jou.
5.1.2 E-mails met een ster
Zoals hierboven vermeld, bestaan sterren (het equivalent van vlaggen in Outlook) al sinds het begin en zijn nog steeds zeer effectief om e-mails snel te markeren. Om een e-mail een ster te geven, klik je op het sterpictogram ernaast in de hoofd-e-maillijst, direct naast het belang "tag" zoals hierboven beschreven.
Waarom zou je e-mails met een ster willen markeren als je al een geavanceerde functie hebt zoals Prioriteiten Postvak IN? Want soms moet je gewoon iets snel onthouden of jezelf eraan herinneren dat je iets aan een bepaalde e-mail wilt doen in plaats van een groep e-mails belangrijk te achten. Onthoud dat sterren hetzelfde werken, zowel in uw belangrijke e-mails als in uw niet-zo belangrijke e-mails.
Bijvoorbeeld ster-e-mails die u niet meteen kunt beantwoorden, maar later op de dag wilt beantwoorden of e-mails wilt sturen met belangrijke informatie, zoals adressen en telefoonnummers die u later nodig heeft. Je kunt gemakkelijk e-mails met een ster archiveren om ze uit je inbox te halen en ze later te openen via het 'starred' systeemlabel links bovenaan. Wanneer je klaar bent met het doen wat je wilt doen met de e-mail, haal je de ster weg door nogmaals op het sterpictogram te klikken.
5.2 Sneltoetsen voor het toetsenbord
Veel mensen lijken de kracht van sneltoetsen op het toetsenbord te onderschatten en ze op zijn best als een ergernis af te zetten. Maar ik zal je vertellen dat je geen effectieve Gmail-gebruiker kunt worden. 9 Geweldige Gmail-functies die je waarschijnlijk niet gebruikt 9 Geweldige Gmail-functies die je waarschijnlijk niet gebruikt Verschillende coole e-mailfuncties in Gmail bestaan al lang zonder dat iemand de moeite neemt om te gebruiken hen. Laten we dat vandaag veranderen. Lees meer zonder ten minste een paar te beheersen. Dag en nacht verschillen van elkaar tussen het gebruik van de muis voor alles en het snel organiseren van een postvak IN met deze snelkoppelingen.
Je hebt altijd toegang tot de lijst met sneltoetsen in Gmail door op een vraagteken te drukken of door + / (schuine streep naar voren) te schuiven, zolang je geen e-mail opstelt (wat natuurlijk gewoon een vraagteken in de body van je e-mail).
Voordat we de sneltoetsen in Gmail kunnen gebruiken 5 Shift Key Shortcuts die elke Gmail-gebruiker zou moeten kennen 5 Shift-toets Snelkoppelingen die elke Gmail-gebruiker zou moeten weten Gmail heeft misschien een productiviteitsverhogende interface, maar je kunt hem nog verder opvoeren met dit eenvoudige maar essentiële toetsenbord snelkoppelingen. Meer lezen, we moeten er echter voor zorgen dat ze geactiveerd zijn. Ga hiervoor naar Instellingen en scrol omlaag naar Sneltoetscombinaties om ze in te schakelen.
Navigatie:
- Druk op de J- en K- toetsen om omhoog en omlaag te gaan in de e-maillijst op het hoofdscherm.
- Druk op X om een gesprek te selecteren ("markeren" of markeer het).
Door op deze manier e-mails te selecteren, kunt u snel e-mails kiezen die u wilt verwijderen, archiveren of verplaatsen naar een ander label. Na wat oefenen, zult u merken dat het selecteren van e-mails op deze manier veel sneller gaat dan het gebruik van de muis. Naarmate je meer inzicht krijgt in de kracht van sneltoetsen, ben je klaar voor meer.
acties:
- Druk op Enter om een e-mail te openen en deze te lezen.
- Druk op E om een e-mail te archiveren.
Dit werkt rechtstreeks vanuit de e-mail of vanuit de e-maillijst op het hoofdscherm. Probeer meerdere e-mails te selecteren (door op en neer te gaan in de lijst met J en K en berichten te selecteren met X ) en druk op E. Poof!
- Druk op # (Shift + 3) om e-mails te verwijderen.
Nogmaals, dit werkt op meerdere e-mails van de hoofdlijst of vanuit een e-mail die je open hebt.
- Druk in een open e-mail op R om de afzender te antwoorden; druk op A om alle verzenders te beantwoorden.
- Druk in een open e-mail op G en vervolgens op I om terug te gaan naar de inbox.
Dit zijn de cruciale snelkoppelingen. U kunt waarschijnlijk zien hoe u met een paar tikjes van uw vingers meerdere e-mails kunt selecteren, alle afzenders tegelijk kunt beantwoorden en snel een aantal e-mails kunt verwijderen. Oefen deze een paar keer voordat je doorgaat naar de echt coole snelkoppelingen.
De echt coole sneltoetsen op het toetsenbord:
- Druk in een open e-mail op Shift + R om te antwoorden in een nieuw venster; druk op Shift + A om alle afzenders in een nieuw venster te beantwoorden.
Dit is extra handig op kleine schermen, waar u extra ruimte nodig heeft om een e-mail te lezen en te beantwoorden. Het blokkeert ook chat en labels waardoor u zich kunt concentreren op de e-mail.
- In een open e-mail drukt u op G en vervolgens op K om naar uw takenlijst te gaan.
Weet je nog dat Gmail integreert met Google-taken? We zullen het daarna behandelen. Markeer een e-mail ( X ) in de hoofdlijst met e-mails en druk op Shift + K om de e-mail toe te voegen aan een nieuw item in uw takenlijst. Deze functie werkt alleen met sneltoetsen! Er is geen eenvoudige manier om het te doen.
- Druk op G en vervolgens op P om het telefoonvenster te openen en te bellen.
- Druk op Shift + F om een e-mail door te sturen.
- Druk op Shift + U om een e-mail als ongelezen te markeren.
- Druk op + of - om een e-mail te markeren die belangrijk of niet belangrijk is (zoals hierboven besproken).
Voel je niet verplicht om alle snelkoppelingen te kennen. Train jezelf om die dingen te onthouden die je vaak gebruikt en gebruik ze een week lang (gebruik de muis niet!) Totdat ze een tweede natuur worden. Je zult merken dat je niet meer terug wilt naar het gebruik van de muis in Gmail en dat je je e-mails sneller behandelt met snelkoppelingen.
5.3 Taken en takenlijsten
Google-taken in Gmail zijn erg eenvoudig en staan enigszins in contrast met de anderszins volledig uitgeruste e-mailapp, maar ze zijn handig.
Open Google Taken door op de pijl-omlaag naast de kop van Gmail in rood links bovenaan te klikken. Dit zal een menu openen dat u naar taken of contacten leidt. Je taken verschijnen in de rechterbenedenhoek in een venster dat lijkt op de chat. Je kunt ook toegang tot taken krijgen door ergens in Gmail op B en vervolgens K te drukken, zoals eerder vermeld.
Google-taken met Gmail kunnen best handig zijn. U kunt eenvoudig een taak maken en taken daarin nesten door nieuwe taken naar rechts toe te schakelen en de subtaken van de oorspronkelijke taken te maken. Dit is handig om een project te vereenvoudigen door het op te splitsen in kleinere stappen. Omdat u e-mails rechtstreeks kunt koppelen aan taken 9 Directe manieren om uw e-mails om te zetten in taken 9 Directe manieren om uw e-mails om te zetten in taken U kunt niet stoppen om e-mails van het type te laten eindigen in uw inbox, maar u kunt ze omzetten taken om ze beter te beheren. Hier zijn enkele tips om e-mails om te zetten in taken. Met Meer lezen kunt u nuttige informatie opnemen in die taak, zoals koppelingen, contactinformatie en zelfs bestanden. Wanneer een taak is voltooid, kun je deze afvinken en worden beloond met een strike-through die deze doorkruist en als voltooid voltooit.
Als u op een taak klikt, wordt een optie geopend om notities aan de taak toe te voegen of een vervaldatum te kiezen. Dit is handig, vooral als u met Google Agenda werkt, omdat de takenlijsten naadloos worden gesynchroniseerd en ook in uw agenda worden weergegeven.
5.4 Uw contacten beheren
Om toegang te krijgen tot uw contacten, klikt u linksboven op de pijl-omlaag naast Mail, net zoals bij uw taken, of drukt u op G en vervolgens op C in uw inbox. Als je echt hulp nodig hebt om aan de slag te gaan, kijk dan eens in The Beginner's Gmail to Guide De beginnershandleiding voor Gmail De beginnershandleiding voor Gmail Je hebt misschien al een Gmail-account. Of u overweegt u in te schrijven voor één. Deze gids bevat alles wat je nodig hebt om het beste uit dat glanzende nieuwe Gmail-account te halen. Lees meer eerder genoemd. We zullen dus alleen bespreken hoe we ze effectief kunnen beheren.
U zult opmerken dat wanneer u op Contactpersonen klikt in de vervolgkeuzelijst, u naar een nieuwe pagina wordt geleid. Hier kunt u elk van uw contactpersonen zien met hun e-mailadres en telefoonnummer, indien van toepassing. U kunt ook klikken op Veelvuldig gecontacteerd om uw meest recente contactcommunicators te bekijken.
Net als bij e-mails kunt u labels voor uw contactpersonen maken en bewerken voor uw bedrijf, school en familie. Dit is een prachtige manier om uw contacten gescheiden en gemakkelijk toegankelijk te houden. U kunt ook kiezen hoe u uw contactenpagina wilt sorteren door links op Instellingen te klikken en een voornaam of achternaam voor de sorteervolgorde te kiezen.
Naast elke contactpersoon kunt u op het pictogram Meer klikken (pictogram met drie stippen) om het label te wijzigen, te verwijderen of te verbergen in uw contactenlijst.
De gemakkelijkste manier om uw contacten te beheren 10 Eenvoudige tips om Google-contacten te beschermen tegen verwaarlozing 10 eenvoudige tips om Google-contacten te beschermen tegen verwaarlozing Google-contacten is wellicht de minst georganiseerde van alle Google-services die we gebruiken. De meesten van ons verwaarlozen het. Hier is een complete gids om de lente schoon te maken en Google-contacten te organiseren. Meer lezen is om ze te groeperen met labels, zodat u snel vanuit Gmail contact met hen kunt opnemen.
5.5 Aanvullende Labs-functies
Gmail bevat verschillende optionele functies die uw productiviteit verder kunnen verbeteren 7 Essentiële functies van het Gmail Lab om uw e-mailefficiëntie te verbeteren 7 Essentiële functies van het Gmail Lab om uw e-mailefficiëntie te verbeteren Gmail Labs biedt een aantal geweldige experimentele functies die u kunnen helpen uw e-mailproductiviteit te verhogen. Lees verder .
Ze zijn toegankelijk via het tabblad Labs in Instellingen . Hieronder noem ik een paar dat ik nuttig vind, georganiseerd door hun bestelling in het Labs-gebied. Voel je vrij om te verkennen en meer te vinden op uw eigen.
Slimme labels :
Een van mijn persoonlijke favorieten, deze handige functie stelt Gmail in staat te "raden" welke van je inkomende e-mails meldingen zijn, antwoorden van online forums en bulk (nieuwsbrieven en dergelijke). Gmail voegt automatisch labels toe aan elke soort en doet redelijk goed werk bij het raden. Het zal je ook vragen om het te "trainen" door een paar dagen het juiste label te kiezen wanneer je het inschakelt. Probeer het en zie hoe het uw organisatie beïnvloedt.
Standaardantwoord:
Een uitkomst als u veel e-mails ontvangt waarop u op dezelfde manier antwoordt. Schakel het in en maak vervolgens een e-mailbericht als een 'sjabloon'. Sla het op en gebruik het de volgende keer dat u snel wilt reageren. Dit is bijvoorbeeld uitstekend voor bedankbrieven of nieuwsbrieven.
5.6 Gmail-add-ons
U kunt een heleboel add-ons voor Gmail vinden door op het tandwielpictogram te klikken en vervolgens Add addouts te selecteren . Hier kun je door tools bladeren die je helpen productiever te zijn 13 Snelle trucs en uitbreidingen om een Gmail Power-gebruiker te worden 13 Snelle trucs en uitbreidingen om een Gmail-gebruiker te worden Als je een Gmail-gebruiker bent, heb je een eindeloze stroom van trucs en uitbreidingen om er het beste van te maken. We zullen een aantal van de beste in dit artikel verkennen. Meer lezen, extra georganiseerd of een betere communicator. Hoewel de opties beperkt zijn, wilt u misschien nog steeds een paar van deze handige hulpmiddelen.
QuickBooks voor financiën, Trello voor projectbeheer, Dialpad voor communicatie en Hire for human resources zijn enkele van de beschikbare opties. Als u ervoor kiest om een invoegtoepassing te installeren, moet u er rekening mee houden dat de meeste afkomstig zijn van externe bronnen, dus u kunt de voorwaarden bekijken nadat u op Installeren hebt geklikt en voordat u op Doorgaan drukt.
Je Gmail Inbox gemasterd
Dat is het! Ik hoop dat je een betere Gmail-gebruiker bent geworden door dit te lezen en dat het je leven net een beetje makkelijker maakt. Genieten!
Nu is het misschien tijd om onze beheersing van Gmail naar een hoger niveau te tillen en meer te weten te komen over verborgen Gmail-functies op Android 9 Verborgen functies in Gmail voor Android die u zou moeten gebruiken 9 Verborgen functies in Gmail voor Android U moet gebruik maken Haal het maximale uit jouw Gmail voor Android-ervaring met deze tips en trucs. Lees verder .
Hebben we iets gemist? Wat heb je ontdekt over Gmail dat medelezers moeten weten? Gelieve te delen met ons in de commentaren.
Beeldcredits: mady70 / Depositphotos