Teamwerk: 10 tips voor effectieve realtime online samenwerking

Advertentie

Digital natives co-auteur van artikelen, proefschriften en boeken online en in real-time. Als je nog steeds e-mails verzendt met bestandsbijlagen om samen te werken aan een document, doe je het verkeerd. Tenzij u hetzelfde kantoor deelt, online schrijven in samenwerkingsverband Hoe samenwerkende schrijfhulpmiddelen uw leven gemakkelijker maken Hoe samenwerkende schrijfhulpmiddelen uw leven gemakkelijker maken Dankzij internet zou samenwerken aan een schrijfproject een fluitje van een cent moeten zijn. Als je ooit een coproductie hebt gehad, weet je dat dit moeilijk kan zijn. Het zou niet met het juiste hulpmiddel moeten zijn. Meer lezen is over het algemeen veiliger, betrouwbaarder en efficiënter dan e-mails. Bovendien is het leuk en gemakkelijk. Laat me u helpen aan de slag te gaan.

Het team

Op afstand werken is moeilijk. Het is dus des te belangrijker om iedereen op dezelfde pagina te krijgen en het team op te bouwen. We hebben besproken hoe teamgeest de technologie overtroeft Teamgeest Trumps-technologie: samenwerking op afstand beheren voor online teams Teamgeest Trumps-technologie: samenwerking op afstand beheersen voor online teams Samenwerken wordt niet eenvoudiger als je op afstand moet samenwerken en alleen wilt delen internet als een gemeenschappelijke verbinding. Technologie kan helpen om door de chaos te navigeren. Maar het is alleen de kers. Lees meer voor. Leden van het team moeten leren over elkaars sterke en zwakke punten. Het team heeft een gemeenschappelijk doel en een routekaart met individuele doelen en verantwoordelijkheden nodig. Iedereen moet zich op zijn gemak voelen met de hulpmiddelen die ze gebruiken, en ten minste één persoon moet het team georganiseerd houden.

Tip 1: Vergeet nooit het belang van een inclusief team dat al zijn leden erbij betrekt.

Het gereedschap

Samen schrijven of bewerken in real-time kan op verschillende manieren worden gedaan. Browsergebaseerde tools omvatten Google Drive of OneDrive (voorheen SkyDrive). Wat de software betreft, ondersteunt Microsoft Office samen bewerken met SharePoint of OneDrive. Als u een oudere versie van Word gebruikt (2007 of 2010), kunt u de add-on CodoxWord installeren om samen schrijven mogelijk te maken. De gratis, cross-platform en open source tekstverwerker Abiword Is de beste gratis lichtgewicht tekstverwerker Abiword is de beste gratis lichtgewicht tekstverwerker Krijg een lichtgewicht maar niet te weinig krachtige tekstverwerker. Als je een programma nodig hebt dat compatibel is met een breed scala aan bestandsformaten, dan is Abiword misschien wel geschikt voor jou. Het is niet zo krachtig als Microsoft ... Lees meer AbiWord bevat ook een plug-in voor samenwerking om simultaan bewerken van documenten mogelijk te maken via AbiCollab.net. Als privacy een probleem is, kunt u een door uzelf gehoste open source en gratis online teksteditor instellen met Etherpad.

Tip 2: Kies een tool op basis van de behoeften van uw project en de capaciteiten of voorkeuren van uw team.

Tools moeten uw workflow vereenvoudigen. Als individuele teamleden een bepaalde software of platform niet kunnen gebruiken, zal dit de voortgang van uw project negatief beïnvloeden. Hier zijn enkele punten om te overwegen:

• Op welke besturingssystemen zijn de leden van uw team actief?
• Welke tools gebruiken ze nu?
• Met welke tools hebben ze ervaring?

Evenzo, als een hulpmiddel de noodzakelijke functies mist, zal het bereiken van het gewenste resultaat moeilijk zijn. Verzamel gezamenlijk een lijst met must-have en leuke functies. Stel je de volgende situatie voor:

• realtime schrijven in samenwerkingsverband
• opmerkingen
• zijbalkchat
• meldingen
• bestandsbeheer
• revisiegeschiedenis
• versiebeheer
• markdown-ondersteuning
• import en export
• mobiele ondersteuning

Deze lijst en het bewustzijn van de vereisten van uw team helpen u bij het kiezen van een of meer geschikte hulpmiddelen.

Tip 3: Help elk lid om de tool (s) die u hebt besloten in te stellen en - waar nodig - een inleiding te geven over de functies die zij nodig hebben.

Het proces

Geef aan het begin van het schrijfproject een overzicht van de verschillende taken en onderwerpen om verantwoordelijkheden te dekken en te verdelen. Het team moet een overzicht opstellen, experts zoeken voor verschillende secties, een kopie-editor kiezen om de spelling, grammatica en schrijfstijl te corrigeren. Zet een uitvoerend redacteur aan die verantwoordelijk is voor de inhoud en nomineer iemand om gegevens te beheren of figuren en tabellen te ontwerpen.

Tip 4: Elk lid van uw team heeft verschillende vaardigheden. Een efficiënt proces zal gebaseerd zijn op de sterke punten van mensen. Ken verantwoordelijkheden dienovereenkomstig toe.

Tip 5: als het op uitvoering aankomt, betrek het team dan. Mensen moeten periodiek rollen ruilen en elkaars werk opnieuw lezen om verschillende perspectieven te behandelen.

Schrijven is een creatief proces en een passie voor veel mensen.

Tip 6: als u mensen in uw team hebt die het haten dat hun schrijven is gewijzigd door iemand anders, kunnen redacteurs in plaats daarvan met opmerkingen en suggesties werken.

Tip 7: ga akkoord met conventies voor opmerkingen, een nomenclatuur en hoe opmerkingen worden verwerkt.

Uiteindelijk hangt het succes van uw document af van de inhoud.

Tip 8: Laat mensen schrijven waar ze enthousiast over zijn, zelfs als hun schrijven slecht is. Hun ideeën kunnen briljant zijn en je kunt altijd de schrijfstijl bepalen.

Tip 9: respecteer het idee! Wanneer u het schrijven van iemand anders bewerkt, moet u ervoor zorgen dat het idee dat zij uitdrukken behouden blijft.

Al die tijd moet een persoon het team organiseren, de verwachtingen beheren en het tijdschema in het achterhoofd houden.

Tip 10: Communiceer vaak met je teamgenoten. Werk ze bij over de algehele voortgang, markeer lacunes en herinner hen aan verantwoordelijkheden en deadlines. Loof individuele inspanningen en moedig ze aan om hun eigen vooruitgang, inzichten en uitdagingen te delen.

Het voltooide project

Een team dat met enthousiasme en enthousiasme een schrijf- of ander project benadert - bereid om hun best te doen, hun teamgenoten te ondersteunen en compromissen te sluiten - zal altijd betere resultaten opleveren dan individuen. Het geheel is groter dan de som der delen. Geef er aan en en ik beloof dat het de meest lonende ervaring van je leven zal zijn. Het is zeker de mijne geweest.

Welke lessen heb je geleerd tijdens het werken met virtuele teams?

Image Credit: Ed Yourdon via Flickr, Virtuele samenwerking via Shutterstock