Het maken van een werkschema is niet eenvoudig. Of uw team van werknemers zo groot is als een paar dozijn of zo klein als een handvol, het vinden van een manier om in ieders uren te passen, minimumbedragen te halen en het team gelukkig te houden, is moeilijk. Gelukkig kan Excel het een stuk eenvoudiger maken.
Excel-sjablonen Een Excel-sjabloon voor elke gelegenheid Een Excel-sjabloon voor elke gelegenheid Sla de steile leercurve over en sorteer uw leven met de kracht van Excel-sjablonen. We hebben een aantal automatische updatesjablonen samengesteld om budgetten bij te houden, projecten te beheren en meer. Lees meer blijft een van de meest bruikbare tools in de geschiedenis van de computer. Ze zijn geweldig voor het beheer van taken en projecten. 10+ Nuttige Excel-sjablonen voor projectbeheer en -tracering 10+ Nuttige Excel-sjablonen voor projectbeheer en -tracering Sjablonen zijn voor projectmanagers wat messen zijn voor professionele chefs: onmisbaar. We laten u zien hoe u succesvolle projecten kunt repliceren door kant-en-klare sjablonen te gebruiken in Microsoft Excel en verder. Meer lezen, financiën op orde houden 10 Handige spreadsheetsjablonen Help bij het beheren van uw financiën 10 Handige spreadsheet-sjablonen Hulp bij het beheren van uw financiën Zou het niet geweldig zijn als u te allen tijde wist waar uw geld was? Meer lezen, fitnessvooruitgang bijhouden 10 Excel-sjablonen om uw gezondheid en conditie te volgen 10 Excel-sjablonen om uw gezondheid en fitheid te volgen, en gewoon overzichtelijk te blijven 10 Verbazingwekkend bruikbare spreadsheetsjablonen om uw leven te organiseren 10 verbazingwekkend handige spreadsheet-sjablonen voor het organiseren van uw Leven Is jouw leven een hotch-potje van gemiste deadlines, vergeten winkelen en opnieuw aangegane verplichtingen? Het klinkt alsof je je moet organiseren. Lees meer - maar planning is een gebied waar Excel echt schittert.
5 Belangrijke tips bij het maken van een schema
Voordat u in het actuele planningsproces duikt, moet u rekening houden met de volgende overwegingen. Ze verlichten het hele proces en verminderen de hoeveelheid stress die je opdoet. Plannen zal nooit gemakkelijk zijn, maar het hoeft geen nachtmerrie te zijn.
Ken de voorkeuren van uw werknemer. Het soort voorkeuren waarmee u rekening kunt houden bij het plannen, verschilt van veld tot veld (bijvoorbeeld detailhandel of magazijn), maar het is belangrijk om op zijn minst te proberen uw werknemers te huisvesten.
Hebben sommige werknemers een helling richting ochtenden? Of misschien avonden? Hoeveel uur wil elke werknemer per week? Zijn er timingbeperkingen, zoals een onwil om op zondag te werken? Hebben bepaalde werknemers synergie en compatibiliteit?
Je kunt niet iedereen accommoderen, maar het is een goed doel om op te schieten omdat het de productiviteit en sfeer kan verbeteren - maar het belangrijkste is dat het vertrouwen zal opbouwen, en vertrouwen gaat hand in hand met respect.
Volg verzuimverzoeken voor werknemers. Alsof het niet moeilijk genoeg is om alle voorkeuren van uw werknemers te combineren, zijn er tijdgevoelige problemen die zo nu en dan naar boven komen. Iemand heeft bijvoorbeeld een paar dagen nodig om op vakantie te gaan of te rouwen om een verloren familielid.
Gelukkig kan dit eenvoudig worden gehouden door een veelzijdige tool zoals Google Agenda 10 Awesome Google Calendar-functies te gebruiken die je moet uitproberen 10 Awesome Google Calendar-functies die je moet uitproberen Lees meer of een kalender-plug-in voor Thunderbird 5-uitbreidingen om agenda's en taken toe te voegen Manager aan Thunderbird 3 5 uitbreidingen om agenda's en taakbeheer toe te voegen aan Thunderbird 3 Lees meer. Een kwalitatieve takenlijst-app zoals Todoist (redenen om te upgraden naar Todoist Pro Hoeveel productiever is premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgraden Hoeveel productiever is Premium doen? Hier zijn 6 goede redenen om te upgraden Ik bleef ToDoist gebruiken een tijdje gratis, maar bleef dingen tegenkomen die ik wilde doen en niet kon doen.E-mail herinneringen.Noteren aan taken toevoegen.Denken die echt een heleboel toevoegen ... Lees meer), WorkFlowy (onze WorkFlowy review Zen -Style-lijst en projectbeheer met WorkFlowy Zen-Style Listing en projectbeheer met WorkFlowy Lees meer), of Wunderlist (onze Wunderlist-review Wunderlist: gebruiksvriendelijke, veelzijdige & kruis-platform takenlijst Manager Wunderlist: Easy-To -Gebruik, Veelzijdige & Cross-Platform Takenlijst Manager Lees meer) kan ook goed werken.
Maak het schema van tevoren. Uiteraard kun je het niet te ver vooruit maken in het geval dat de situatie verandert, maar blijf zeker niet wachten tot de dag ervoor. Een goede vuistregel is ongeveer een week van tevoren.
Was alleen uitstel zo gemakkelijk te verslaan, toch? Iedereen worstelt om dingen tot op zekere hoogte gedaan te krijgen, daarom hebben we veel geschreven over strategieën tegen uitstelgedrag 5 Uitstelstrategieën om productiever te worden 5 Uitstelstrategieën om productiever te worden Lees meer, vermijd internetafleiding 6 Tips Voorkom internetvertraging 6 Tips Voorkom internetuitstel Ik ben een meester in uitstelgedrag. Misschien bent u dat ook. Er zijn miljoenen mensen die last hebben van verlammende uitstelgedrag en het is een echte afname van productiviteit en efficiëntie. Het rare is, dat veel van ... Lees meer, en echt uitstelgedrag overwinnen Hoe te stoppen met uitstellen: de enige nieuwjaarsresolutie die je moet instellen Hoe te stoppen met uitstellen: de enige nieuwjaarsresolutie die je zou moeten instellen Schop de gewoonte van uitstelgedrag en begin actie ondernemen zonder op het juiste moment te wachten. Stop met uitstelgedrag is de enige nieuwe jaarresolutie die je nodig hebt. Dit is waarom. Lees verder .
Door je schema's van tevoren in te vullen, geef je jezelf wat ademruimte voor het geval er plotselinge veranderingen moeten worden aangebracht.
Wijs eerst de belangrijkste verschuivingen toe. Met "het belangrijkste" bedoelen we "niet-onderhandelbaar". Als iemand absoluut een bepaalde ploeg moet werken, vul hem dan eerst in en leg hem in steen. Zodra alle benodigde diensten zijn ingevuld, is het eenvoudiger om de resterende diensten te combineren met beschikbare werknemers.
En houd altijd minstens één contingentie in gedachten. Idealiter zou u meerdere planningen maken (bijv. Plan A, Plan B, enz.) Maar dat kan veel tijd kosten, dus u moet op zijn minst de werknemers identificeren die het meest waarschijnlijk zullen omvallen en een back-upplan hebben in voor het geval ze dat doen.
Maak het schema gemakkelijk toegankelijk. Uw werknemers vooraf het schema laten zien, is om twee redenen goed: ze kunnen op fouten wijzen en zij zullen de heads-up waarderen, zodat zij hun eigen weken rond het schema kunnen plannen.
Aangezien we Excel-sjablonen gebruiken om onze werkschema's te maken, is de voorkeursoptie om ze rechtstreeks naar Google Drive te uploaden. Google Drive Aanmelden en bestanden delen Eenvoudig gemaakt Google Drive Aanmelden en bestanden delen Eenvoudig gemaakt Google Drive is een cloud opslag en online kantoorservice die wordt geleverd met 15 GB gratis opslagruimte en ingenieuze samenwerkingsmogelijkheden. We laten u zien hoe u deze kunt openen en delen met anderen. Lees verder . Het wordt omgezet in Google's spreadsheet alternatief Excel versus Google Spreadsheets: welke is beter voor u? Excel versus Google Spreadsheets: welke is beter voor u? Heb je echt Excel nodig? Zowel desktop- als online-oplossingen hebben hun voordelen. Als u problemen ondervindt bij het kiezen tussen Excel en Google Spreadsheets voor het beheren van uw spreadsheets, kunt u ons helpen bij het maken van uw keuze. Lees Meer en sta toe dat je het deelt zodat anderen het kunnen zien. Houd rekening met deze tips voor samenwerking Google Spreadsheets 5 Google Spreadsheets Essentieel voor teamwerk 5 Google Spreadsheets Instellingen essentieel voor teamwork Google Spreadsheets heeft meer functies om collectieve gegevensinvoer en -verwerking te ondersteunen dan u misschien denkt. We laten u kennismaken met de functies en functies van Google Spreadsheets die essentieel zijn voor groepsprojecten. Lees Meer als je er nog niet eerder bent geweest.
En maak je geen zorgen over de beveiliging. Tenzij u overheidsgeheimen verwerkt, is Google Spreadsheets veilig genoeg. Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Meer lezen voor dagelijkse gebruikers zoals jij en ik.
Gratis Excel-sjabloondownloads
Met die tips uit de weg zijn hier een handvol geweldige Excel-sjablonen die speciaal zijn ontworpen om werkgevers te helpen met het plannen van werkschema's voor de week. Het zal nog steeds hard werken zijn, maar veel gemakkelijker als je een van deze sjablonen gebruikt.
Sjablonen zijn beschikbaar als XLSX-bestanden voor Excel 2007 en latere versies.
Uitgebreid werkschema
Dit werkrooster volgens Spreadsheet123 is een van de uitgebreidere sjablonen die er zijn. Het is goed genoeg om te concurreren met een deel van de planningssoftware die beschikbaar is om te downloaden op het web, maar op de een of andere manier is deze sjabloon volledig gratis.
Wanneer u het opent, vindt u verschillende bladen voor: Medewerkersregister, Work Shift Schedule, Time Card, Salarisbudget, Aanwezigheid, Bezetting, Instellingen en Help. Het Help-blad is een mini-zelfstudie die u laat zien hoe u aan de slag kunt met het schema.
Eerlijk gezegd, we raden dit ten zeerste aan. We hebben een aantal andere suggesties hieronder, maar geen enkele is zo goed en je zou ze alleen moeten controleren als deze te ingewikkeld is voor wat je wilt doen (wat zeker een geldige klacht is).
Downloaden: Work Shift Schedule
Weekschema
Dit wekelijkse ploegenschema van Business Management Systems is mogelijk niet zo volledig als hierboven, maar het is geweldig voor kleinere teams. Het is eenvoudiger, wat betekent dat het gemakkelijker te leren en gemakkelijker te gebruiken is. Een echte aanrader voor diegenen die een planner in het midden van de weg willen.
Het wordt geleverd met drie bladen: Schedule, Shifts en Employees. Het enige dat u hoeft te doen, is uw werknemers en hun uurtarieven in het blad Werknemers op te nemen. Definieer vervolgens de begintijd en eindtijd voor elke beschikbare dienst in het Ploegenschema. Daarna wordt het geautomatiseerde planningsblad vanzelfsprekend.
Het enige nadeel is dat het maximaal 20 werknemers en 9 gedefinieerde diensten kan gebruiken, wat het ideaal maakt voor kleine en middelgrote bedrijven, maar onwaarschijnlijk voor grotere bedrijven.
Downloaden: Werkrooster voor werknemers
Dagelijkse ploegenschema
Misschien hebt u niet alle automatische toeters en bellen nodig die bij de twee hierboven genoemde sjablonen horen. Misschien geef je er de voorkeur aan dingen zo handmatig mogelijk te doen en het enige dat je nodig hebt, is een echt basisschema om mee te sleutelen. Als dat zo is, gebruik dan het adres van Vertex42 .
Deze sjabloon doet helemaal geen werk. Het enige doel is om u een vooraf opgesteld schema te geven dat u handmatig kunt invullen. Wanneer u klaar bent, kunt u het afdrukken (of online uploaden) zodat iedereen het kan zien en het is gemakkelijk genoeg om elke week opnieuw te beginnen.
Downloaden: Sjabloon Sjabloon verschuiven
Excel maakt je leven nog makkelijker
U kunt deze sjablonen naar eigen wens aanpassen, als ze niet absoluut perfect voor u zijn (zolang u ze niet opnieuw distribueert). Als u wilt aanpassen, maar niet weet waar u moet beginnen, raden we aan om Excel-formules te leren Hebt u hulp nodig met Excel-formules? 7 Bronnen om te raadplegen Heeft u hulp nodig met Excel-formules? 7 Bronnen om te raadplegen Excel is de gouden standaard voor spreadsheets. Als u Excel moet gebruiken en toch vertrouwd moet raken, zullen deze bronnen u snel kennis laten maken met de basis en meer. Lees meer eerst.
En voordat u uw voltooide planningen gaat afdrukken, raadpleegt u deze tips voor het afdrukken van Excel-bladen Tips voor het afdrukken van Excel: 7 stappen voor perfect afdrukken Tips voor het afdrukken van Excel: 7 stappen voor perfect afdrukken Heeft u problemen met afdrukken vanuit Excel? Volg deze gids en uw spreadsheets staan binnen de kortste keren op de pagina. Lees Meer om er zeker van te zijn dat alles naar behoren komt.
Welke sjabloon is jouw favoriet? Misten we goede? Heeft u tips of trucs voor het plannen van uw werknemers? Deel met ons in de comments hieronder!
Beeldcredits: Weekblad van Andrey_Popov via Shutterstock, Scheduling Tasks van faithie via Shutterstock, Workstation Illustratie door faithie via Shutterstock, Empty Schedule by xtock via Shutterstock