De tools die we doorgaans gebruiken voor het beheer van persoonlijke projecten hebben een groot nadeel. Takenlijst Takenlijst App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Takenlijsten App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Sommige takenlijst-apps staan met kop en schouders boven de rest. Maar hoe vergelijken ze en welke is het beste voor jou? We zullen u helpen erachter te komen. Meer lezen en hun variaties (zoals Kanban-boards Taken beheren met behulp van Japanse Kanban-techniek Taken beheren met Japanse kanbantechniek Kanban is een Japans recept om dingen voor elkaar te krijgen. Het is een oorspronkelijk voor de productielijn van Toyota ontwikkelde organisatietechniek. je kunt het voor jezelf of in je team implementeren. Lees Meer) zijn prima om bij te houden wat er moet gebeuren en (misschien) wie het zou moeten doen. Maar ze zijn niet zo goed in het plannen van het wanneer . Dit is het domein van bedrijfsgerichte tools, zoals de aanpak van het project Waterval.
Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven een reeks tools en processen gebruiken om hun projecten te beheren, is voor winstgevendheid. Zodra het management besluit dat een bepaald project waarde toevoegt aan het bedrijf, zijn er kosten voor elk uur dat het project niet is voltooid. Als individu is het echter heel eenvoudig om persoonlijke projecten te laten glijden. We zijn ziek, of te moe, of het werk is te druk, of er zijn te veel kattenvideo's op internet. Een deel van de discipline van projectmanagement is niet alleen om projecten tot een goed einde te brengen, maar ook om ze in eerste instantie in te stellen zodat ze binnen een acceptabel tijdsbestek eindigen.
In dit artikel zullen we bekijken hoe u bedrijfstools kunt gebruiken om op schema te blijven en uw projecten gedaan te krijgen.
Waterval Project Management Principes
Er zijn een aantal belangrijke tenenten van projectmanagement die je moet leren:
Work Breakdown Structures
Met een gewenst einddoel is de eerste stap bij de meeste projecten het verbreken van dat doel in haalbare taken. Als u bijvoorbeeld een WordPress-blog wilt laten draaien, bevat uw niveau mogelijk het schrijven van bepaalde inhoud, het ontwerpen van een logo en de installatie / implementatie van WordPress op uw server. Het maken van een Work Breakdown Structure (WBS) houdt in dat je deze splitst en onderverdeelt tot je taken overhoudt die voor iemand gemakkelijk te bekijken, te begrijpen en uit te voeren zijn.
De daadwerkelijke WBS voor dit eenvoudige project kan er als volgt uitzien:
- Maak inhoud
- Brainstorm enkele postideeën
- Inhoud schrijven voor berichten (afzonderlijke taken voor berichten 1-6)
- Bewerk / proef alle berichten
- Creatief
- Visueel ontwerp (kies een kleurenpalet, etc.)
- Neem contact op met logo-artiesten
- Selecteer ontwerper
- Logo-concept
- Installatie en implementatie
- Installeer WordPress
- Installeer / configureer thema en plug-ins
- Logo uploaden
- Maak berichten
- DNS-instellingen wijzigen
Hoe kleiner de taken, hoe beter. De items 'schrijfinhoud voor berichten' kunnen bijvoorbeeld één per post worden verdeeld. Door ze kleiner te maken, kun je niet alleen sneller vooruitgang boeken. Het biedt ook flexibiliteit bij het rondschuiven om een streefdatum te halen. Je moet ook een idee hebben van wat er moet worden voltooid voordat iets anders kan beginnen. 6 Tips voor projectbeheer die je kunt gebruiken om je leven te organiseren 6 Tips voor projectbeheer die je kunt gebruiken om je leven te organiseren Projectmanagement is het beroep om dingen voor elkaar te krijgen. Onze tips helpen u om het perspectief, de vaardigheden en de hulpmiddelen van een projectmanager te gebruiken om uw eigen leven te organiseren. Lees meer, bekend als voorgangers of afhankelijkheden .
Uw ontwerper kan bijvoorbeeld pas de conceptversie van uw logo maken nadat u haar hebt geselecteerd. Dus de omtrek van uw project ziet er nu als volgt uit:
- Maak inhoud
- Brainstorm enkele postideeën
- Inhoud schrijven voor berichten 1-3 (afhankelijk van 1a)
- Bewerk / test alle berichten (afhankelijk van 1b)
- Creatief
- Visueel ontwerp
- Neem contact op met logo-artiesten (afhankelijk van 2a)
- Selecteer ontwerper (afhankelijk van 2b)
- Logo-diepgang (afhankelijk van 2c)
- Installatie en implementatie
- Installeer WordPress
- Thema en plug-ins installeren / configureren (afhankelijk van 3a)
- Maak berichten (afhankelijk van 1d en 2a)
- Upload logo (afhankelijk van 2e en 3b)
- DNS-instellingen wijzigen (afhankelijk van 1, 2, 3b, 3c en 3d)
Resource Management
Nu je weet wat er moet gebeuren, moet je uitzoeken wie het zal doen en wanneer. Als u een taak aan iemand wilt toewijzen, moet u er eerst zeker van zijn dat deze überhaupt mogelijk is (voeg bijvoorbeeld geen 3.5 toe aan uw grafisch ontwerper). Maar u moet ook weten hoeveel ze in het algemeen beschikbaar zijn, evenals wanneer. Dit wordt resourcebeheer genoemd. Het begint met te begrijpen hoeveel uur iemand per dag beschikbaar is, en vervolgens die beschikbaarheid te volgen tegen het werk dat u toewijst.
U hebt bijvoorbeeld een dagtaak. Op je 9-tegen-5 ben je waarschijnlijk acht uur per dag beschikbaar. Maar voor uw persoonlijke projecten kunt u een uur of twee blokkeren Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Meer lezen 's nachts. Dit betekent dat je een wekelijkse capaciteit hebt van: (2 * 5) = 10 uur per week (ga door, neem de weekenden vrij ... je verdient het). Dit betekent een gegeven taak die een persoon die full-time aan het werken is, in één dag kan voltooien, vier werkdagen duurt. Het berekenen van dingen op basis van capaciteit zal u vertellen hoe lang uw projecten echt zullen duren.
Planning en (geoptimaliseerde) planning
We noemen dit 'geoptimaliseerde planning', omdat het maken van de WBS eigenlijk ook van plan is. Maar wat u misschien zult vinden, is dat u het eerste plan maakt voor het "beste scenario". Er zal altijd één en dezelfde taak aan de gang zijn (eenvoudig te beheren) en ze vallen allemaal keurig achter elkaar. Maar dit is zelden hoe projecten in de praktijk werken. Tijdens deze fase pas je de structuur en toewijzingen in het project aan, afhankelijk van:
- Harde beperkingen voor bepaalde taken (dwz het kan niet vóór een bepaalde datum starten)
- Taken die parallel kunnen plaatsvinden (de ene persoon doet A, de andere persoon doet B)
- Taken waar twee mensen tegelijk aan kunnen werken (twee mensen werken beide aan A)
Wat u waarschijnlijk zult vinden, is dat sommige delen van het project langer duren en u zult manieren zoeken om anderen in te korten. Nu je een idee hebt van wat je in je projectplan zou moeten doen, laten we eens kijken hoe we het daadwerkelijk kunnen doen.
Persoonlijke watervalprojecten beheren met ProjectLibre
Vóór de stap-voor-stap, een kort woord ter verdediging van projectmanagementtools. Ik heb zoiets vaak het volgende gehoord wanneer ik iemand een suggestie of opdracht geef om een van deze apps te leren:
- "Ik heb alleen een lijst nodig."
- "Gantt-diagrammen duren te lang."
- "Ms project? Ik ben weg!"
Er is een reden waarom Gantt-diagrammen (die al meer dan een eeuw bestaan) nog steeds in gebruik zijn - en waarom ze zo populair zijn in het projectbeheer van Waterfall. Ze zijn de beste enkele weergave om uw tijdlijn, de status en afzonderlijke taaktoewijzingen te visualiseren, vooral als u het projectbeheer van Waterfall gebruikt.
Kalenders geven je geen eenmalig beeld van je project. Lineaire takenlijsten houden zelden rekening met afhankelijkheden en geen enkele andere tool helpt bij het automatisch bijwerken van start- en einddatums zoals op Gantt gebaseerde applicaties.
Wat veel mensen fout doen met deze apps, is hoe ze deze gebruiken. Maar we laten u zien hoe u de dingen op de gemakkelijke manier kunt doen. We zullen ProjectLibre gebruiken voor ons voorbeeldmodel in de Waterval, hoewel de stappen bijna identiek zouden moeten zijn in alles wat een interactief Gantt-diagram oplevert. Een Gantt-maatsjabloon nodig voor Excel of PowerPoint? Hier zijn 10 unieke opties Een Gantt-diagrammalplaatje nodig voor Excel of PowerPoint? Hier zijn 10 unieke opties U hebt geen Microsoft Project nodig om de voortgang bij te houden. Met deze Gantt-diagramsjablonen voor Excel en PowerPoint kunt u uw project net zo goed beheren. Lees meer (desktop, mobiel, web, zelfs Excel-bestanden).
Het installeren van ProjectLibre is net zo eenvoudig als het downloaden van de nieuwste release (1.7 op het moment van schrijven) en het uitvoeren van het EXE-installatieprogramma (Windows), het slepen van de DMG naar uw Applications-map (Mac) of het installeren van het RPM- of DEB-pakket via uw voorkeursmethode ( Linux).
Als je eenmaal bent geïnstalleerd, projectLibre opstart en selecteer de Create Project- optie. Het geeft je een dialoogvenster om wat voorlopige informatie in te voeren, zoals naam en een startdatum.
Stap 1: maak uw WBS aan
De eerste stap is om uw WBS te maken. Begin met het noteren van alle taken die u kent, overal: e-mailberichten, platte tekstbestanden, Word-processors, OneNote. Waar je ook comfortabel mee bent tijdens het brainstormen is prima. Open nu ProjectLibre in de Gantt- weergave en plak de tekst in de cellen links die op een spreadsheet lijken.
De eerste fout van veel mensen is dat ze deze apps point-and-click gebruiken. Niet doen. Behandel de linkerkant van het scherm net als spreadsheets en gebruik sneltoetsen op het toetsenbord 35 Elke dag Microsoft Excel Toetsenbordsnelkoppelingen voor Windows en Mac 35 Elke dag Microsoft Excel Toetsenbordsnelkoppelingen voor Windows en Mac Toetsenbordsnelkoppelingen kunnen u veel tijd besparen! Gebruik deze Microsoft Excel-snelkoppelingen om sneller te werken met spreadsheets op Windows en Mac. Lees meer: pijlknoppen om te bewegen, F2 om te bewerken en Enter om te binden.
De enige aanvullende dingen die je moet weten zijn de toetsaanslagen om in te knippen ( Ctrl +. (Periode) voor ProjectLibre, hoewel het een tabblad in MS Project is) en outdent ( Ctrl +, (komma) in ProjectLibre, Shift + Tab in Project) taken. Dit deel werkt net als een omtrek in Word. Hiermee kunt u snel de verschillende fasen en taken (die op het laagste niveau zijn) in uw plan maken.
Zet vervolgens je voorgangers in (dwz A moet eindigen voordat B kan beginnen). Gebruik hier ook de pijltjestoetsen en Enter / Tab voor snelle invoer. Voeg ten slotte Werk toe, of de hoeveelheid tijd die u denkt dat elk item zal innemen.
U zult merken dat er twee dingen gebeuren wanneer u begint met het aanpassen van de WBS. Ten eerste worden regels die "bovenliggende" items worden geconverteerd naar fasen, wat betekent dat ze eindigen wanneer al hun onderliggende taken voltooid zijn. Ten tweede zult u merken dat wanneer u voorgangers toevoegt, de start- en einddatums automatisch worden aangepast. Hoewel het nog steeds een grote onderneming lijkt, bekijk het volgende voor een voorbeeld van hoe snel en gemakkelijk dit kan zijn. (De tijd om dit plan te maken was iets meer dan drie minuten. Het enige deel dat hieronder niet werd weergegeven, was het invoeren van de eerdere taken.)
Stap 2: Resources registreren en taken toewijzen
Hoewel je Work voor elke taak hebt ingevoerd, zul je merken dat hun Durations allemaal iets tonen als ".25 dagen?" Inclusief het vraagteken.
Dit komt omdat de app ervan uitgaat dat ze binnen acht uur worden uitgevoerd. Dit kan echter worden beïnvloed door andere factoren, waaronder resourcecapaciteit. Jouw capaciteit.
Voor dit project ga ik ervan uit dat ik een paar uur per dag beschikbaar zal zijn. Gebaseerd op een dag van acht uur komt dit neer op een capaciteit van 25 procent (als ik fulltime beschikbaar zou zijn, zou dit 100 procent zijn). Wanneer ik mijn naam als bron voor elke taak opneem, voeg ik er "[25%]" achter aan, dit is de notatie voor capaciteit van ProjectLibre. Bekijk in de korte screencast hieronder wat er met de kolom "Duration" gebeurt terwijl ik deze taken aan mezelf toewijs. Rekening houdend met mijn capaciteit, heeft ProjectLibre de duur van elke taak verviervoudigd.
Nu kan ik zien dat terwijl het project maar iets meer dan 80 uur duurt, het in werkelijkheid ongeveer vijf weken zal duren om het te voltooien.
Dit is een van de voordelen van de Waterval-methode: het toont u realistischere tijdlijnen.
Maar wees niet bang! Er zijn een aantal aanpassingen die we kunnen doen om die datum terug te bellen.
Stap 3: Pas de tijdlijn aan voor een realistische weergave
Zodra al uw middelen zijn ingevoerd, heeft u de kans om een stap terug te doen en uw plan te bekijken. U kunt bijvoorbeeld zien dat de Visual Design- en Logo Draft- taken niet aan mij zijn toegewezen. Dit komt omdat ik een vreselijke artiest ben, en als ik dit zelf zou proberen zou het niet goed gaan. Maar het betekent ook dat terwijl een getalenteerde kunstenaar aan deze taken zal werken, ik in de tussentijd aan iets anders kan werken.
We zouden de initiële versie van ons plan op een strikt lineaire manier instellen: elke taak werd gestart toen die voor het eindigde, en ook met fasen. Maar laten we de voorgangers zo aanpassen dat de fasen niet afhankelijk zijn, en de voorgangers verwijderen voor de taken die ik niet ga doen. Merk op hoe het de delen van de tijdlijn verplaatst.
Nu hebben we het project met ongeveer een week verkleind. Aangezien ik het grootste deel van het werk doe, is dit niet te arm. We kunnen waarschijnlijk nog beter doen door eerst het gedeelte Creative te verplaatsen en aan inhoud te werken terwijl dat logo in productie is.
Gebruik de Watervalmethode om realistisch te plannen
Met uw eigen projecten is het maar al te gemakkelijk om een kalender tevoorschijn te halen. Hoe uw Google-agenda met uw takenlijst te synchroniseren Uw Google-agenda met uw takenlijst synchroniseren Bij het organiseren van uw leven zijn twee hulpmiddelen onmisbaar: uw agenda en uw takenlijst. Maar de meeste oplossingen voor taakbeheer houden deze twee dingen gescheiden. We laten u zien hoe u ze kunt combineren. Lees meer, kies een paar dates en ga er vrolijk op uit.
Lichtgewicht tools zoals OneNote gebruiken (hoe OneNote te gebruiken voor projectmanagement Microsoft OneNote gebruiken voor projectbeheer Microsoft OneNote gebruiken voor projectbeheer OneNote is de ideale samenwerkingstool voor het beheren van eenvoudige projecten in kleine teams. En het is helemaal gratis. OneNote kan uw projecten helpen van start te gaan! Lees meer) of Trello (gebruik van Trello voor projectbeheer Een gids voor Trello voor leven en projectbeheer Een gids voor Trello voor het leven en projectbeheer Trello kan u helpen organiseren. Het is een gratis hulpmiddel om elk type project te beheren. Lees deze handleiding om de basisstructuur ervan te begrijpen, de navigatie en hoe Trello nuttig voor u kan zijn. Lees meer) brengt u een beetje dichter bij het doel, omdat zij op zijn minst verantwoordelijk zijn voor wie wat doet .
Maar als je deze oefening doorloopt in iets als ProjectLibre, moet je nadenken over hoeveel tijd je er eigenlijk aan moet besteden, welke knelpunten er zijn en plaatsen waar je misschien hulp wilt. Het helpt ook om je projecten te verdelen in hanteerbare stukken om ervoor te zorgen dat je vooruitgang boekt. Hoewel je misschien denkt dat een tool zoals ProjectLibre te gek was, hopelijk hebben we laten zien hoe gemakkelijk het kan zijn.
Doe je het meestal alleen als het gaat om je huisdierenprojecten? Of gebruik je een systeem als Waterfall project management? Laat ons weten hoe je "zelf-projecteert" hieronder in de comments!