In 1971 werd de allereerste e-mail van de ene computer naar de andere verzonden. Nu worden er elke dag 269 miljard e-mails verzonden.
Het is onmogelijk je voor te stellen hoeveel van deze e-mails niet nodig zijn. Hoeveel dienen alleen om meer verwarring te veroorzaken. Om nog meer aandacht en geduld van hun ontvangers te verbranden.
Maar één ding is zeker: als meer mensen effectief e-mails beantwoorden 5 Hulpprogramma's voor het schrijven van betere e-mails die mensen lezen en beantwoorden aan 5 tools voor het schrijven van betere e-mails die mensen zullen lezen en beantwoorden Schrijven is niet ieders kopje thee. Maar je hoeft geen goede schrijver te zijn om een geweldige e-mail te sturen. Het enige dat u nodig hebt, zijn een paar hulpmiddelen om berichten van hoge kwaliteit te garanderen. Lees meer, we zouden allemaal wat minder strak in onze inboxen gekluisterd zijn en onze e-mailangst Hoe Gmail Inbox in de hand te houden Angst Beheersing van Gmail Inbox Angst Zoveel e-mails, zo weinig tijd. Voel je je op deze manier als het gaat om het beheren van je Gmail-inbox? We laten je eenvoudige instellingen en handige hulpmiddelen zien om je Gmail-inbox te organiseren en stressbestendig te maken. Meer lezen zou iets minder slopende zijn.
De meest voor de hand liggende oplossing hier is niet alleen "inline antwoorden", maar inline correct antwoorden. Inline beantwoorden is waar u antwoordt in het hoofdgedeelte van de e-mail, in plaats van uw eigen e-mail helemaal opnieuw te schrijven.
Inline beantwoorden is iets wat de meesten van ons al van tijd tot tijd doen. Maar we zouden veel vaker inline moeten antwoorden. En we zouden dit moeten doen met een paar regels in gedachten om die ingewikkelde e-mailthreads georganiseerd en gemakkelijk te volgen te houden.
We beantwoorden e-mail verkeerd
Het tegenovergestelde van inline-antwoorden is wat vaak 'top-posting' wordt genoemd. Hier vult u het antwoord op een e-mail in en begint u te typen aan de bovenkant van het tekstvak. Dit is hoe het merendeel van de e-mail van vandaag is samengesteld. Maar tenzij je te maken hebt met extreem eenvoudige e-mailconversaties, kan het plaatsen van een top allerhande problemen veroorzaken.
Ten eerste, wanneer u een top plaatst, wordt het terugverwijzen naar de oorspronkelijke e-mail een enorm gedoe, wat inhoudt dat u per e-mail per e-mail doorzoekt om te vinden wat u zoekt. Je moet dan terugbladeren naar de e-mail die je aan het componeren bent om misschien te parafraseren wat je net hebt gevonden, uit de context en vaak opvallende punten mist.
Soms kan een ontvanger uw e-mail beantwoorden in een geheel nieuwe e-mailthread, wat betekent dat uw gesprek nu plaatsvindt in twee of meer afzonderlijke threads.
via GIPHY
Als je in een groepsgesprek bent, worden de dingen zelfs rommeliger. Het bijhouden van wie antwoordt op wat, wanneer en wat de reacties waren op die antwoorden, wordt een bijna onmogelijke prestatie.
Inline beantwoorden is de oplossing
In plaats van de beste berichten te plaatsen, moeten we daarom inline antwoorden, dat wil zeggen in de originele e-mail. In Outlook en Apple Mail ziet u het oorspronkelijke bericht zodra u op Antwoord drukt. Druk in Gmail op de drie stippen onder aan het scherm om het gesprek weer te geven.
Tip: als u de verticale 'quote'-regel uit uw antwoord in Gmail wilt verwijderen, markeert u de volledige e-mail en klikt u vervolgens op de knop Minder inspringen .
Inline beantwoorden lost het probleem op dat je door massa's berichten moet scrollen omdat de originele e-mail is opgenomen en doorzoekbaar in het meest recente bericht dat je in dat gesprek ontvangt. Dit betekent dat alles in de juiste context wordt gehouden.
Bovendien hoeft u geen tijd te verspillen met het samenvatten van de antwoorden van anderen of het kopiëren van fragmenten van e-mails om uw eigen antwoorden zinvol te maken. Met inline antwoorden is er voor iedereen waar je op elk moment naar kunt verwijzen.
En voor discussies waarbij meerdere mensen betrokken zijn, onderscheid makend wie wat heeft gezegd en in antwoord op wie, is gemakkelijk (als het goed wordt gedaan).
Inline correct antwoorden
Wanneer de meeste mensen inline antwoorden, schrijven ze eenvoudig hun antwoorden naast de tekst waarop ze willen reageren, en ze maken deze vetgedrukt of rood.
Dit is verre van ideaal. Zodra iemand een e-mail opent in platte tekst, kunnen deze deze opmaak niet zien. En zodra er meer dan een paar mensen aan een discussie zitten, kan het rommelig worden.
Hier volgt een korte handleiding over correct inline antwoorden die schaalbaar is en die de verwarring tot een minimum beperkt.
1. Vertrouw niet op formatteren
Zoals vermeld, kan in sommige gevallen een ontvanger de opmaak die u in een e-mail opneemt mogelijk niet zien (ze geven bijvoorbeeld de voorkeur aan tekst zonder opmaak). Als iemand kleurenblind is, kunnen ze het moeilijk vinden om threads te volgen die meerdere kleuren bevatten.
Gebruik in elk geval opmaak om antwoorden gemakkelijker te vinden bij het scannen van een e-mail. Maar vertrouw er niet alleen op.
2. Voorwoord Antwoorden met uw naam
In plaats van te vertrouwen op formatteren, maakt u er een gewoonte van om al uw antwoorden vooraf in te vullen met uw naam en, als u extra georganiseerd moet zijn, de datum. Vraag alle ontvangers hetzelfde te doen.
Momenteel heb je in Gmail geen andere keus dan je naam handmatig in te voeren. Hetzelfde geldt voor de altijd-saaie Apple Mail-app.
Als u Outlook gebruikt, is er echter een functie waarmee u uw antwoorden automatisch kunt voorlezen met uw naam. Ga hiervoor naar Bestand> Opties> E-mail . Ga vervolgens naar Antwoorden & doorsturen, vink het vak Opmerkingen vooraf met aan en typ uw naam in het tekstvak. Wanneer u in de hoofdtekst van een e-mail antwoordt, wordt uw naam tussen haakjes weergegeven.
Mailbird heeft standaard ook deze optie.
3. Gebruik lijnonderbrekingen, alstublieft
Telkens wanneer u een inline antwoord achterlaat, moet dit op een nieuwe regel staan, in plaats van in de middenzin of aan het einde van een alinea.
Dit maakt het veel gemakkelijker voor andere mensen om op uw opmerkingen te reageren en maakt het scannen van het gesprek rondom elk punt veel gestroomlijnder.
4. Indent multi-level antwoorden
Wanneer meerdere punten in één e-mail worden geadresseerd, worden er meerdere threads in één bericht weergegeven.
Om deze geordend te houden, moet je reacties met een schroefdraad inspringen, zodat het duidelijk is welke opmerkingen betrekking hebben op elk punt. Persoonlijk vind ik het gebruik van punthaken (>) de meest intuïtieve tekens hier, omdat opsommingstekens mogelijk niet in e-mails met platte tekst worden weergegeven.
Dit zal u veel moeite besparen door uit te zoeken aan welk deel van het gesprek u aandacht moet schenken.
5. Laatste plaats: gebruik een betere tool
Niemand doet alsof, inline antwoorden zijn hier de perfecte oplossing. Maar als u geen andere keus heeft dan e-mail te gebruiken, neem dan de tijd om e-mails te schrijven die efficiënt en effectief zijn. Hoe u de perfecte professionele e-mail schrijft (met gegevens) Hoe u de perfecte professionele e-mail schrijft (met gegevens) belangrijkste vorm van communicatie in het bedrijfsleven. Om te slagen in die omgeving, moet u leren effectieve professionele e-mails samen te stellen. We laten u 9 eenvoudige trucs zien waarvan is bewezen dat ze werken. Lees verder . Op basis van de bovenstaande redenen is inline beantwoorden de beste manier om projecten voortgang te laten vinden. Het helpt ook iedereen bij te houden met meerdere gesprekken binnen e-mailthreads zonder tijd te verspillen met het doorbladeren van lange lijsten met eerdere e-mails.
Als u merkt dat zelfs inline antwoorden te ingewikkeld worden, of als uw collega's niet de gewoonte kunnen aannemen om inline te antwoorden, is het misschien tijd om naar een andere tool te zoeken.
Communicatiemiddelen zoals Slack, Yammer en Huddle maken complexe teamcommunicatie eenvoudiger. In plaats van het blijven worstelen met e-mail, is het misschien tijd om een van deze te proberen.
Vertel het verder
Wanneer u deze eenvoudige regels voor inline antwoorden toepast, zullen veel ontvangers weten hoe efficiënt dit e-mailgedrag is 5 Hulpmiddelen die u kunnen helpen betere e-mails te schrijven 5 Hulpmiddelen die u kunnen helpen betere e-mails te schrijven Iedereen probeert het e-mailprobleem nog steeds op te lossen. Laten we dus ook praten over de meest elementaire gewoonte van allemaal: de kunst om betere e-mails te schrijven. Met de hulp van een aantal coole tools. Lees Meer is en begin je aanpak natuurlijk na te bootsen.
Als ze uw doordachte e-mailetiquette natuurlijk niet kopiëren, trek ze er dan aan. Stuur ze dit artikel. Beschrijf hoe u wilt dat ze antwoorden en leg uit dat het tonnen verkeerd begrepen berichten, verspilde tijd en verlies van context zal redden.
Er is echt geen nadeel.
Denkt u dat deze regels u helpen om op de hoogte te blijven van complexe e-mailthreads? Zijn er andere inline antwoordtips waarvan je denkt dat ze nuttig zouden kunnen zijn?
Beeldcredits: sangoiri / Depositphotos