Microsoft Word zit boordevol functies die je vrijwel overal mee kunt produceren. Maar deze functies resulteren niet altijd in het soort mooie, hoogwaardige en professionele documenten die van u mogen worden verwacht.
Het is één ding om alles te weten over Microsoft Word, al zijn fijne kneepjes en eigenaardigheden en functies - het is iets anders om te weten wat een geweldig document is.
Dit artikel gaat niet over het gebruik van de verschillende functies van Microsoft Word. We kijken specifiek naar het ontwerpaspect van bedrijfsrapporten en academische papers, wat betekent dat wat en waarom een document dicteren dat aangenaam is voor het oog en gemakkelijk leesbaar is. U kunt dezelfde richtlijnen ook toepassen op andere tekstverwerkers, zoals Google Documenten 10 Nette manieren om prachtige Google-documenten te maken 10 Nette manieren om prachtige Google-documenten te maken Verander uw Google-kantoorsuite in een krachtcentrale voor tekstverwerking met de juiste Google Drive-add-on. Hier is wat van die kracht om uw documenten er stijlvol en mooi uit te laten zien. Lees verder .
1. Houd het simpel, minder is meer
Bijna elke tip in dit artikel is een specifieke toepassing van deze eerste, maar het is zo belangrijk dat het speciale aandacht krijgt: houd het simpel en minder is meer . Laat dit de drijvende kracht zijn achter alle ontwerpbeslissingen in uw documenten, en als u wegloopt, onthoudt u slechts één ding van dit artikel, laat het deze zijn!
Bij het schrijven van een document moet de inhoud de belangrijkste focus zijn. De opmaak bestaat om die inhoud leesbaarder en overzichtelijker te maken. Elimineer de verleiding om in het oog springende elementen in te voeren die alleen maar afleiden. Maximaliseer de spatie. Houd je bewoordingen strak en herziet eventuele woorden of zinnen. Eenvoudige en minimale regels voor iedereen.
2. Kies een voor een context geschikt lettertype
Je eerste grote ontwerpbeslissing moet het lettertype zijn dat je gaat gebruiken. Traditionele kennis zegt dat serif- lettertypen gemakkelijker te lezen zijn in gedrukte documenten, terwijl schreefloze lettertypen beter zijn voor de ogen wanneer ze op een digitaal scherm worden gelezen.
Goede voorbeelden van schreeflettertypen zijn Garamond, Georgia, Hoefler Text en Palatino, terwijl goede voorbeelden van schreefloze lettertypen Arial, Gill Sans, Helvetica en Lucida Sans zijn. Wat je uiteindelijk ook gebruikt, blijf bij het hele document op hetzelfde lettertype. (Desgewenst kunt u een ander lettertype gebruiken voor koppen.)
Raadpleeg ons artikel over strategieën en hulpmiddelen voor het koppelen van lettertypen voor meer informatie over serif vs. sans-serif-lettertypen en lettertypen. Font-Pairingstrategieën en -hulpmiddelen voor perfecte lettertypecombinaties Lettertypekoppelingsstrategieën en hulpmiddelen voor perfecte lettertypecombinaties Lettertypekoppeling is deels kunst en deels wetenschap. Met deze strategieën en hulpmiddelen voor het koppelen van lettertypen kunt u voor elke taak de perfecte lettertypekoppeling kiezen. Lees verder .
3. Gebruik standaard lettergrootte en kleur
De meeste zakelijke en academische artikelen zijn getypt in 12-punts lettergrootte, die over het algemeen de meest leesbare paragrafen produceert in combinatie met de richtlijnen voor paginaformaat, marges en regelafstand verderop in dit artikel. Sommige informatie-dichte rapporten kunnen soms dalen tot 10-punts lettertype, maar nooit minder dan dat.
Over het algemeen is het het beste om uw handen te houden van alles wat met kleuren te maken heeft, vooral voor afgedrukte documenten. U zult meer moeten betalen voor de kleureninkt en deze zal niet worden overgedragen als het document ooit wordt gekopieerd. Voor digitale documenten, reserveer gekleurde tekst voor kritieke waarschuwingen en dergelijke. Geef de voorkeur aan het benadrukken van vetgedrukte en cursieve tekst.
4. Gebruik standaard paginaformaat en marges
Bijna alle kantoordocumenten worden afgedrukt voor standaardpagina's van 8½ "x 11", ook wel US Letter-formaat genoemd (ook bekend als A4 elders, namelijk 210 mm x 297 mm). Dit is het enige formaat dat gegarandeerd beschikbaar is, ongeacht welke printer u gebruikt.
Wat marges betreft, vragen de meeste stijlhandleidingen en stijlgidsen om een marge van 1 "aan alle zijden van de pagina, wat de beste leesbaarheid voor lijnlengten oplevert en indien nodig geschreven aantekeningen mogelijk maakt. Als het document echter in een map wordt gebonden, wilt u mogelijk de zijmarges verhogen tot 1½ " om plaats te bieden aan de ringen.
5. Lijn de alinea's naar links uit
U kunt in de verleiding komen om gerechtvaardigde afstemming te gebruiken, want dat is wat wordt gebruikt in kranten en romans en sommige schoolboeken, maar het is de verkeerde keuze voor kantoor- en academische documenten. Hoewel het door de rechte randen er schoner en formeler uit kan zien, wordt de leesbaarheid teniet gedaan.
Wat je wilt, is de uitlijning voor tekst . Dit zorgt voor rafeligheid aan de rechterkant van paragrafen, maar het houdt de letterspatiëring op de gewenste manier bij het lettertype dat u gebruikt, en dat betekent optimale leesbaarheid. Anders kun je eindigen met typografische rivieren, die zeer afleidend zijn en er gewoon lelijk uitzien.
6. Inspringen van de eerste regels van alinea's
Paragrafen mogen geen extra tussenruimte tussen de alinea's hebben en de eerste regels met alinea's moeten worden ingesprongen om ervoor te zorgen dat elke alinea opvalt . De enige uitzondering is voor paragrafen die direct een sectiekop volgen, die niet genegeerd kan blijven omdat de omringende context duidelijk maakt dat het zijn eigen paragraaf is.
Een algemene vuistregel is om de inspringende grootte hetzelfde te maken als de tekengrootte. Zorg ervoor dat u de alineastijlen van Word gebruikt om de inspringen af te handelen in plaats van de Tab-toets te gebruiken!
7. Plaats afbeeldingen tussen alinea's
Het kan goed zijn om afbeeldingen in een alinea te plaatsen en de omringende tekst eromheen te laten vloeien, en als uw organisatie dat op die manier verkiest, ga dan gang en doe dat. Maar over het algemeen kan dit de leesbaarheid schaden, vooral in datagedreven rapporten.
De veiligste optie, met name voor grafieken en diagrammen en tabellen, is om afbeeldingen tussen alinea's te plaatsen en ze midden uitgelijnd te houden. Op die manier streven uw afbeeldingen nooit naar aandacht met omringende tekst. Het helpt ook bijschriften om op te vallen.
8. Kies Context-geschikte regelafstand
De juiste keuze voor regelafstand (de witruimte die een regel tekst scheidt van de volgende regel tekst) hangt er echt van af wat voor document u aan het schrijven bent.
Academische papers moeten eerst alle academische stijlgidsen op hun plaats volgen en geven dan de voorkeur aan double-spacing als er geen stijlgids bestaat. Bedrijfs- en kantoordocumenten hebben meestal een enkele regelafstand om het aantal pagina's dat nodig is bij het afdrukken te minimaliseren, maar digitale documenten zijn mogelijk gemakkelijker te lezen als ze ergens tussen 120-150 procent liggen.
9. Verdeel tekst met koppen en lijsten
Hoe langer het document, hoe belangrijker de koppen worden. Zou je liever een 20 pagina's tellend rapport lezen dat niets anders is dan een tekstmuur van begin tot einde? Of een rapport van 30 pagina's dat is georganiseerd in de juiste secties, subsecties en kopjes? Ik geef de voorkeur aan het laatste keer.
Lijsten zijn ook goed voor het opbreken van tekstwanden en het trekken van ogen naar belangrijke punten. Gebruik genummerde lijsten bij het tellen van een reeks items (bijv. "De vijf kenmerken van een succesvolle ondernemer") of bij stapsgewijze instructies. Anders zijn lijsten met opsommingstekens in orde. Zorg er wel voor dat u geen overmatig gebruik van lijsten voorkomt, wat de leesbaarheid kan verminderen.
10. Afzonderlijke secties met pauzes
In Microsoft Word kunt u met sectie-einden bepaalde pagina's van elkaar onderscheiden met wijzigingen in richting, kolommen, kopteksten, voetteksten, paginanummers en meer. Sectieauzes bestaan in vier vormen:
- Volgende pagina: start het volgende gedeelte op de volgende pagina.
- Continu: start het volgende gedeelte op de huidige pagina.
- Even pagina: start het volgende gedeelte op de volgende even pagina.
- Oneven pagina: Start het volgende gedeelte op de volgende even pagina.
Als uw document groot genoeg is om hoofdstukken nodig te hebben, is dit de beste manier om ze op een schone manier op te maken. Elk hoofdstuk moet gemaakt worden met een sectie-einde van de "Volgende pagina", of de sectie "Even pagina" of "Oneven pagina" breekt als je het in een map gaat plaatsen.
Wanneer u twijfelt, gebruik dan Premade-documentsjablonen
Tenzij uw organisatie of school een specifieke lay-out en indeling vereist, kunt u het harde werk van het opzetten van uw eigen sjabloon overslaan en er slechts één downloaden. We hebben er een aantal voor u klaargemaakt, waaronder zakelijke briefsjablonen. 15 Sjablonen voor visitekaartjes voor Microsoft Word om u te redden 15 Sjablonen voor zakelijke briefs voor Microsoft Word om u te redden Templates zijn tijdbesparend. Hier hebben we 15 sjablonen voor zakelijke brieven samengesteld, van intentieverklaringen, via Thank You-notities, tot referenties. Met deze sjablonen kunt u met vertrouwen communiceren. Lees meer, voorpagina-sjablonen 15 Beste Microsoft Word-voorbladsjablonen 15 Beste Microsoft Word-voorbladsjablonen Een aantrekkelijke omslagpagina geeft uw document een professionele uitstraling. Met de Microsoft Word-sjablonen die we hebben gekozen, kunt u ook belangrijke feiten over uw paper presenteren. Meer informatie, inhoudsopgave sjablonen 10 Beste inhoudsopgave Sjablonen voor Microsoft Word 10 Beste inhoudsopgave Sjablonen voor Microsoft Word Moet u snel een inhoudsopgave maken? Met deze sjablonen kunt u de klus meteen klaren. Meer informatie en sjablonen voor projectbeheer Hoe u uw project kunt beheren met Word-sjablonen Hoe u uw project kunt beheren met Word-sjablonen In projectbeheer is voorbereiding de helft van het gevecht. Om uw project te organiseren en te documenteren, hebt u mogelijk veel verschillende rapporten, formulieren of plannen nodig. We hebben een selectie van Word-sjablonen samengesteld om u op weg te helpen. Lees verder .
Verder, als je dat nog niet hebt gedaan, zou je moeten overwegen om de essentiële tips van Microsoft Word 9 te leren Tips om alles te leren over Office 2016 9 Tips om alles te leren over Office 2016 Microsoft Office 2016 is onder ons. Hoe beheerst u de nieuwste versie omwille van uw productiviteit? We geven je een tip over de beste koppelingen voor Office-leren. Steel een mars met deze ... Lees meer, deze belangrijke sneltoetsen voor Microsoft Office 60 Essential Microsoft Office Sneltoetsen voor Word, Excel en PowerPoint 60 Essentiële Microsoft Office sneltoetsen voor Word, Excel en PowerPoint Honderden sneltoetsen zijn beschikbaar in Office, maar dit zijn de belangrijkste die u moet weten omdat ze u veel tijd zullen besparen. Lees meer, en deze geweldige, minder bekende trucs voor Microsoft Office 7 Microsoft Office-trucs die u kunt leren van Teen Champions 7 Microsoft Office-trucs die u kunt leren van tienerkampioenen Klaar om te leren van de besten? De Microsoft Office-kampioenen delen dit jaar hun tips en trucs voor Word, Excel en PowerPoint. Lees verder .
Wat denk je dat een document mooi en professioneel maakt? Zijn er nog andere tips en trucs die u wilt toevoegen? Laat het ons weten in de comments hieronder!