Het is misschien een slecht idee om e-mails en taken te combineren, maar we weten allemaal dat het bijna onmogelijk is om de twee te scheiden. Dus laten we streven naar een gelukkig medium.
Hoe zit het met het ontvangen van e-mails door ze om te zetten in taken? Het is vrij eenvoudig om te doen, omdat veel apps voor taakbeheer tegenwoordig een systeem hebben om e-mails om te zetten in taken zonder je inbox te verlaten.
Laten we eens kijken hoe de e-mail-naar-taak-functionaliteit werkt in enkele van de meest populaire apps voor taakbeheer.
1. Trello
Als je een e-mail als een taak naar een willekeurig bord in Trello wilt sturen, moet je eerst het unieke e-mailadres van het bord vinden. Om dat te doen, open je het bord en klik je rechts op Menu tonen . Je ziet een verborgen zijbalk uit het menu naar buiten vliegen. Klik op Meer> Instellingen e-mail naar boord om het e-mailadres te onthullen dat Trello heeft toegewezen aan het huidige bord.
Heb je de e-mail-ID gevonden? Super goed! Sla het op als een contact in uw adresboek. Nu kun je op elk gewenst moment een e-mail sturen naar dat adres en Trello het laten omzetten in een taak onderaan in de standaardlijst op dat bord.
Het onderwerp van de e-mail wordt de taaknaam op de nieuwe kaart en de inhoud van het hoofdgedeelte wordt toegevoegd als de beschrijving. Als u e-mailbijlagen hebt toegevoegd, zijn deze ook aan de kaart gekoppeld.
Dat is niet alles. U kunt die kaart aan uw teamleden toewijzen door @ -vermeldingen in de velden Aan of CC, de onderwerpregel of zelfs in de hoofdtekst van de e-mail toe te voegen.
U kunt hashtags ook gebruiken om labels toe te voegen op basis van hun kleur, nummer of naam. Bekijk de bovenstaande screenshot. Als ik bijvoorbeeld het label Akshata aan een bepaalde kaart wil toewijzen, kan ik de syntaxis #akshata, #orange of # 2 in de onderwerpregel van de e-mail gebruiken.
Wilt u wijzigen waar de kaarten die via e-mail zijn gemaakt, terechtkomen? U kunt een standaardlijst en een standaardkaartpositie opgeven via Instellingen voor e-mail naar board .
Elke kaart heeft ook een uniek e-mailadres, dat u kunt vinden onder Delen en meer ... wanneer u de kaart opent. Elke e-mail die u naar dit adres stuurt, eindigt als een opmerking op de kaart.
Als u een Chrome-gebruiker bent, wilt u misschien Gmail voor Trello installeren. Deze extensie biedt enkele nuttige functies, zoals een knop Toevoegen aan kaart in Gmail om een kaart te maken uit de huidige e-mail.
2. Wunderlist
Voordat u e-mails omzet in Wunderlist-taken, moet u e-mailtoegang voor uw account inschakelen door naar Mail naar Wunderlist te gaan en het vakje naast Mail naar Wunderlist inschakelen in te schakelen voor uw account .
Zodra dat is gebeurd, kun je elk taakgestuurd e-mailbericht sturen of doorsturen naar [email protected] en het verschijnt als een taak in je Wunderlist-inbox. Om dit te laten werken, moet u natuurlijk de e-mail verzenden vanaf het adres dat aan uw Wunderlist-account is gekoppeld.
Het e-mailonderwerp wordt de taaknaam; het hoofdgedeelte van de e-mail wordt bijgevoegd als een notitie. De bijlagen van de e-mail worden ook overgedragen. Merk op dat je gewone tekst in de e-mail moet gebruiken, omdat Wunderlist HTML niet ondersteunt.
Hier is een coole tip: je kunt het onderwerp van de e-mail vooraf een sterretje (*) geven, gevolgd door een spatie om een taak met ster te maken.
Met Wunderlist kun je taken maken door e-mails van verschillende adressen te verzenden, maar pas nadat je die adressen hebt toegevoegd onder E-mailadressen in je accountinstellingen. U kunt zelfs elk adres aan een andere standaardlijst koppelen, dwz u kunt de lijst kiezen waar u een taak wilt plaatsen die vanaf een bepaald e-mailadres is verzonden.
Natuurlijk is er een IFTTT-recept om een nieuwe Wunderlist-taak te maken. We zijn zo blij dat je het vroeg! Het recept wordt geactiveerd telkens wanneer u een e-mail als 'wunderlist' labelt.
3. Denk aan The Milk
Open je Remember The Milk-account, klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek en ga naar Instellingen> E-mailtaken. Zie dat adres naast Inbox Email ? Dat is de unieke e-mail die u kunt gebruiken om taken vanuit uw inbox door te sturen. U vindt dit adres ook in de welkomst-e-mail van Remember The Milk.
Zoals gebruikelijk verandert de onderwerpregel in de taaknaam en wordt de inhoud van het lichaam toegevoegd als een notitie. Als u meerdere notities wilt toevoegen, scheidt u ze allemaal in de body met drie afbreekstreepjes (-) als volgt:
Notitie 1
-
Opmerking 2
-
Notitie 3
U kunt op deze manier taakeigenschappen toevoegen aan de hoofdtekst van de e-mail:
Prioriteit: 2
Tags: boeking reizen
Lijst: persoonlijk
Zorg ervoor dat u geen tekst toevoegt na de taaknaam in de onderwerpregel.
Als u vertrouwd bent met de slimme toevoegfunctie van Remember The Milk, kunt u taakeigenschappen toevoegen na de taaknaam in de onderwerpregel.
Bekijk ook deze gedetailleerde gids over het toevoegen van taken via e-mail en het importeren van lijsten via e-mail rechtstreeks van Remember The Milk.
4. Todoist
In Todoist is de functie voor e-mailtaken alleen voor Premium-abonnees. Als u er een bent, kunt u deze gebruiken door met de rechtermuisknop op een projectnaam in de zijbalk te klikken en E-mailtaken naar dit project te selecteren in de vervolgkeuzelijst. U vindt dezelfde optie verborgen achter het pictogram met de moersleutelpotloden uiterst rechts van de projectnaam in een open project.
Zodra u deze optie selecteert, ziet u een pop-up met het unieke e-mailadres dat aan dat project is toegewezen. Je zult ook een paar meer opties vinden in deze popup:
- de syntaxis voor het toevoegen van taakeigenschappen (zoals labels en herinneringen) via e-mail en
- de optie om andere e-mailadressen toe te voegen waarvan u taken wilt toewijzen.
Elke e-mail die u naar het e-mailadres van een project verzendt, wordt een taak met het onderwerp van de e-mail als de naam van de taak en de inhoud van de e-mail als een notitie. Bijlagen tot 10 MB worden ook meegeleverd.
Todoist heeft ook plug-ins om berichten te koppelen aan taken via populaire e-mailclients en browsers. Het maakt inbox nul Hoe om te gaan met inbox Overload en takenlijst in e-mails Hoe om te gaan met inbox Overload en takenlijst in e-mails E-mail is niet alleen communicatie, maar ook een grote rol bij uw takenlijst. Laten we het hebben over de beste tips om de inbox aan onze productiviteit te koppelen met Andy Mitchell - de oprichter van ActiveInbox. Meer lezen Kijk eenvoudig!
5. Evernote
Als je de veelzijdige notitie-app Evernote gebruikt Creatief met Evernote: 10 uniek gebruik Je hebt er niet aan gedacht creatief te worden met Evernote: 10 unieke toepassingen waar je niet aan gedacht hebt Evernote is een van de ultieme tools in productiviteit, en met een breed scala aan multiplatform-apps, er is geen limiet aan de manier waarop u de service kunt gebruiken. We zijn grote fans van Evernote hier ... Lees meer voor het beheren van je takenlijsten, je kunt e-mails als taken naar Evernote sturen met de taaknaam in de onderwerpregel. Natuurlijk heb je toegang nodig tot je Evernote e-mail-id om e-mails naar te sturen. U vindt het onder Accountinstellingen, naast E-mailnotities voor .
Wilt u tags of een herinnering aan een taak toevoegen? U kunt dat doen met behulp van speciale syntaxis (respectievelijk #Tag en ! Herinnering ) na de taaknaam in de onderwerpregel van de e-mail.
Als u bijvoorbeeld een taak wilt toevoegen om vluchttickets morgen te boeken, moet het onderwerp van uw e-mail er ongeveer zo uitzien: boek vluchten #reizen morgen @personal, waarbij persoonlijk het notitieblok is waaraan u de taak wilt toevoegen. Je kunt morgen ! Vervangen door iets als ! 15/02/16 als je een datum voor de herinnering wilt opgeven.
Geef de notities een meer taak-achtig gevoel door naar Evernote te gaan en selectievakjes toe te voegen aan notitieitems.
6. Asana
Wanneer u taken e- mailt naar [email protected] met de taaknaam in de onderwerpregel, stuurt Asana deze naar uw lijst Mijn taken in de standaardorganisatie of werkruimte, die u kunt instellen onder Mijn profielinstellingen> Van e-mail .
De inhoud van uw e-mail verandert in taaknotities en e-mailbijlagen veranderen in taakbijlagen. Je kunt je teamleden cleden om ze toe te voegen als taakvolgers.
Als u een e-mail wilt sturen naar Asana en het een taak onder een specifiek project of een specifieke tag wilt laten worden, is dat mogelijk. Je hoeft alleen maar het e-mailadres van send-to-Asana aan te passen om de unieke ID van het project als volgt toe te voegen: [email protected].
Om de ID van een project te vinden, opent u het project en zoekt u naar een reeks van nummers in de URL in de adresbalk. Dat is de (numerieke) ID van het project. In de project-URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list zou de project-ID bijvoorbeeld 88153235502733 zijn.
Er is nog een methode om de project-ID te vinden: selecteer het project in de zijbalk, klik op de kleine pijl naast de projectnaam in het hoofdgedeelte en klik vervolgens op Taken toevoegen per e-mail in de vervolgkeuzelijst.
Net als in Wunderlist kunt u verschillende e-mailadressen voor verzending aan uw Asana-account toevoegen en elke e-mail koppelen aan een specifieke werkruimte of organisatie voor het maken van taken.
Er is meer mogelijk wat betreft het integreren van Asana met e-mail, zoals taken maken met automatische e-mail doorsturen Gebruik maken van e-mailalias en doorsturen in Gmail om uw leven beter te beheren E-mailalias gebruiken en doorsturen in Gmail om uw leven beter te beheren Op dit punt zijn de meeste mensen zijn op de hoogte van de handige trucs die je in je Gmail-adres kunt gebruiken, aliases genoemd, waarmee je mensen verschillende e-mailadressen kunt geven die allemaal in dezelfde inbox aankomen .... Lees meer en post gesprekken via e-mail naar je teams. Lees Asana's handleiding over het e-mailen van taken.
Opmerking: de x in de e-mail-id send-to-asana ([email protected]) is geen variabele. Laat het zoals het is.
7. Toodledo
Om e-mails als taken naar uw Toodledo-account te kunnen verzenden, moet u uw geheime e-mailadres genereren. Om dat te doen, klik je eerst rechtsboven op je profielfoto. U ziet nu een vervolgkeuzelijst.
Zoek naar de koppeling Meer ... onder de kolom (Central) Tools in de vervolgkeuzelijst. Hiermee gaat u naar het gedeelte Hulpmiddelen en services, waar u moet klikken op Configureren ... in het paneel Toegang tot e-mail.
Vink op het volgende scherm onder E -mailservice het selectievakje naast Importeren van e-mail aan en klik op de knop Wijzigingen opslaan . Je ziet dan je geheime e-mailadres.
Elke e-mail die u naar dit adres verzendt, wordt een taak in Toodledo, waarbij de inhoud van de onderwerpregel wordt verdubbeld als de taaknaam zoals gebruikelijk en de inhoud van het hoofdgedeelte als een notitie. Als u een Gold-abonnee bent, kunt u e-mailbijlagen toevoegen aan Toodledo-taken.
U kunt nogal wat taakparameters aanpassen met behulp van speciale syntaxis zoals % Tag voor tagnamen, : Herinnering voor herinneringen en & Herhalen voor terugkerende taken. Bekijk snel alle taakeigenschappen die u kunt aanpassen. Het is een vrij lange lijst.
Als u ook een 2Do-gebruiker bent, worden alle taken die u via e-mail in Toodledo maakt automatisch gesynchroniseerd naar de 2Do-app op al uw apparaten. Dit werkt niet in omgekeerde volgorde, omdat 2Do geen native functie heeft waarmee u e-mails kunt omzetten in taken.
8. Any.do
E-mails omzetten in Any.do-taken is eenvoudig. U stuurt een e-mail naar [email protected] met een geschikte taaknaam in de onderwerpregel en taaknotities in de hoofdtekst, en Any.do converteert de e-mail naar een taak. Je moet de e-mail verzenden vanaf het adres dat je hebt gebruikt om je aan te melden voor Any.do.
"We hebben deze echt coole knop aan je Gmail toegevoegd, zodat je e-mailgerelateerde taken aan je Any.DO kunt toevoegen." Leuk :)
- Mehdi Khalili (@MehdiKhalili) 20 februari 2014
Als u een Gmail-gebruiker bent, installeert u de Any.do Chrome-extensie. Het geeft je een paar coole opties om je Any.do-taken vanuit Gmail te beheren. Sommige gebruikers hebben synchronisatieproblemen met deze extensie gemeld, dus er is geen garantie dat dit voor u zal werken. Maar het is nog steeds een kans waard!
9. Binnen Gmail
In plaats van het verzenden van e-mails om taken automatisch te maken in uw Taakbeheer-app, kunt u ook een taakbeheer instellen rechtstreeks in Gmail met de volgende apps:
1. Sorteerdatum: deze Chrome-extensie voegt een Kanban-stijl bord toe aan Gmail Zet Gmail om in een Trello-achtig taakbord met Sortering Zet Gmail om in een Trello-achtig taakbord met Sorteer In het moderne personeelsbestand verandert je e-mail vaak in je takenlijst . Welnu, nu kunt u Trello-stijl organisatie recht krijgen in Gmail met een nieuwe Chrome-extensie, Sortd. Meer lezen en sorteert uw e-mails in duidelijk gedefinieerde lijsten. Je vindt het verplaatsen van taken een fluitje van een cent dankzij de slepen-en-neerzetten-instellingen.
2. ActiveInbox: dit is een andere Chrome-extensie waarmee je van elke e-mail een taak kunt maken en deze binnen Gmail een vervaldatum kunt geven. U kunt zelfs to-dos en notities toevoegen aan uitgaande e-mails ter referentie. Deze zijn alleen zichtbaar voor u en niet voor de e-mailontvangers.
Als u op zoek bent naar een goed alternatief voor ActiveInbox, probeer dan Taskforce.
3. Google-taken: hoe kunnen we de eigen taakbeheerfunctie van Google vergeten die is ingebouwd in Gmail? Het verbergt een aantal krachtige functies onder zijn eenvoudige buitenkant. Bekijk deze vijf fantastische manieren om Google-taken te gebruiken Vijf Killer-manieren om Google-taken te gebruiken Vijf Killer-manieren om Google-taken te gebruiken Als je net als ik bent, besteed je meer tijd aan het beheer van je taken dan dat je ze daadwerkelijk uitvoert. Het draait allemaal om meerdere lijsten, offline toegang en uw taken onderweg krijgen. Sinds we voor het laatst een kijkje namen ... Lees meer. En ja, er is een Chrome-extensie om Google-taken nog beter te maken. Transformeer Google-taken naar een Task Management Suite met offline Google Tasks [Chrome] Transformeer Google-taken naar een Task Management Suite met offline Google Tasks [Chrome] Google-taken gebruiken is als een liefde -haat relatie. Het probleem met het rechtstreeks gebruiken van Google Tasks in Google Agenda of in Google Mail is dat de lay-out en de gebruikersinterface uiterst vereenvoudigd en ... Lees meer!
De eenvoudigste manier om een taak vanuit een e-mail naar Google-taken te verzenden, is door op Shift + T te drukken wanneer de e-mail in Gmail is geopend. Hiermee wordt een nieuwe taak gemaakt met de tekst van het e-mailbericht als taaknaam en een koppeling naar het e-mailgesprek bij de taakdetails.
Een paar punten om op te letten
1. Als u OneNote als uw takenlijst gebruikt 5 Tips voor het gebruik van OneNote als takenlijst 5 Tips voor het gebruik van OneNote als takenlijst Maakt u een takenlijst in uw takenlijst? Stel het in in OneNote om dingen zo eenvoudig mogelijk te maken. Lees Meer, u heeft onze handleiding nodig over het integreren van Outlook-taken in OneNote Verander Outlook in een Project Management Tool Met OneNote Integration Verander Outlook in een Project Management Tool Met OneNote Integratie OneNote kan meer dan u denkt. We laten u zien hoe u uw Outlook-takenlijst kunt omzetten in een krachtige projectbeheertool met behulp van de OneNote-plug-in voor Outlook. Lees verder .
2. Google's eigen tool voor het nemen van notities, Google Keep, biedt geen ondersteuning voor het instellen van e-mail naar taakbeheer. Je kunt er ook geen maken met een IFTTT-recept omdat er geen Google Keep-kanaal is op IFTTT.
@ mattar12 geen Google Keep Channel op het moment: http://t.co/Lx7SsIAhRl
- IFTTT (@IFTTT) 19 augustus 2013
3. Houd de unieke e-mailadressen die zijn gegenereerd door uw Taakbeheer-app geheim, tenzij u wilt dat iemand taken naar uw takenlijst verzendt.
4. Het is normaal dat taken die via e-mail worden verzonden enige tijd nodig hebben om in je taakbeheerprogramma te verschijnen.
5. Veel e-mail-apps op Android en iOS bieden integraties met takenlijst-apps. Misschien wilt u controleren of er een integratie beschikbaar is voor de specifieke combinatie van e-mailtaakbeheer die u gebruikt.
6. Afhankelijk van de takenlijst-app die u gebruikt, kunt u zelfs taken via e-mail ophalen. Ga naar de Help of ondersteuning van de app om te zien of dit dit toestaat.
Je inbox als een takenlijst: niet zo slecht als je denkt
E-mails gaan niet altijd over correspondentie. Vaak gaan ze over het bespreken, toewijzen en opvolgen van taken. Je kunt niet stoppen met dergelijke to-do-type e-mails die in je inbox terechtkomen, maar je kunt ze veranderen in taken om ze beter te beheren. Het is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u nooit een taak vergeet. Hoe u ervoor kunt zorgen dat u nooit een taak vergeet Altijd en overal Hoe u ervoor zorgt dat u nooit meer een taak vergeet U bent een georganiseerde persoon. Je voegt altijd nieuwe evenementen toe aan je agenda en je hebt een fatsoenlijk labelsysteem in Gmail. Maar je hebt wat automatisering nodig om ze in je to-do-lijst te krijgen. Lees Meer opnieuw alleen omdat u een e-mail bent vergeten of kwijtgeraakt.
Welke applicatie voor taakbeheer gebruikt u? Maakt het eenvoudige integratie met e-mail mogelijk, en profiteert u daarvan? We willen graag weten of u tevreden bent met e-mail om uw takenlijst te beheren.