Sinds het lezen van Tina kort ToDoist op haar tijd managementartikel, en natuurlijk de recensie van Daniel Todoist - Simple maar krachtige Task Management App Todoist - eenvoudige maar krachtige Task Management App Lees meer van die web-app, ik ben geobsedeerd met het gebruik ervan. Ik hou ervan hoe eenvoudig en gemakkelijk het is om te gebruiken, maar hoe volledig je het aantal taken kunt instellen - het volledig organiseren van projecten in enkele minuten.
Eenvoud is altijd wat ik zoek, vooral wanneer die eenvoud de effectiviteit of de functies van de tool niet wegneemt. Je kunt veel meer bereiken als je geen tijd verspilt aan het overdenken van de planningsfase. Dat is precies wat ToDoist u helpt.
Dus toen ik hoorde dat de makers van ToDoist een ander, vergelijkbaar hulpmiddel hadden ontwikkeld om teams te helpen geweldige dingen te bereiken, wist ik dat ik het moest controleren en ik ben blij dat ik het gedaan heb.
De web-app heet WeDoist en stelt kleine teams in staat om maximaal drie projecten gratis te beheren. Het zal u helpen om met uw groep samen te werken bij het bedenken van taken die verband houden met een project, en deze taken toe te wijzen aan leden van het team. Het is een van de snelste en gemakkelijkste manieren die ik heb gezien om kleine groepen te beheren - iets dat echt van pas zou komen als je een teamopdracht op school hebt of een project op het werk waarbij twee of drie mensen betrokken zijn.
WeDoist gebruiken om uw projecten te beheren
Als je meer dan drie projecten wilt beheren, of als je een groter team wilt inzetten, moet je er een maandelijks bedrag voor betalen. Bereid je dan anders voor om gratis je kleine team te beheren.
Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, heeft u de mogelijkheid om uw eerste project een naam te geven. Vergeet niet om uw juiste tijdzone in te stellen, zodat tijdstempels die andere leden zien wanneer u taken bewerkt, logisch zijn.
Telkens wanneer u op "Een nieuw project maken" klikt en een ander project een naam geeft, verschijnt het in uw vervolgkeuzelijst onder "Uw projecten". U kunt snel overschakelen naar de projectbeheersectie voor dat project door deze vervolgkeuzelijst te gebruiken en op de naam te klikken. Zoals je hier kunt zien, heb ik drie projecten gemaakt met betrekking tot het verbeteren van mijn blog en het toewijzen van artikelprojecten aan mijn schrijvers. De twee schrijvers zullen deel uitmaken van mijn WeDoist-team.
Op elke projectpagina kun je statusupdates toevoegen, als je alleen wat nieuws of opmerkingen wilt delen met collega-teamgenoten. Wanneer u met een team werkt, is dit een heel goede manier om te communiceren, omdat u met e-mails nooit zeker weet of uw team uw bericht over het hoofd heeft gezien of niet. Als u uw communicatie juist in WeDoist plaatst, is deze direct gekoppeld aan het project en kan iedereen later teruggaan om te controleren wat u hebt geschreven of welke informatie u ook hebt gepubliceerd.
Wanneer u op de projectenpagina bent, klikt u op het tabblad "Mensen" rechts om een lijst met uw teamleden te bekijken en statistieken over hoe zij WeDoist hebben gebruikt. Dit toont hoeveel taken ze hebben voltooid, evenals hun statusupdates en opmerkingen over het project.
Wanneer u afzonderlijke taken in het project maakt, kunt u snel een teamlid aan de taak koppelen. Je ziet alle toegewezen leden direct onder de taakomschrijving.
Vergeet niet om een vervaldatum toe te voegen in het datumvak rechtsonder. U hoeft geen vervaldatum toe te voegen, maar meestal als een taak geen vervaldatum heeft, krijgt deze de laagste prioriteit en wordt hij het slachtoffer van uitstelgedrag. Geef het een redelijke vervaldatum. Als u problemen heeft met het plannen van uw project en het bedenken van geplande termijnen, gebruik dan een tool zoals Gantter om alles uit te zetten voordat u begint met het toewijzen van taken aan WeDoist.
Rechts van het takenoverzicht kunt u ook op het opmerkingenvak klikken om een volledige tekst op te nemen waarin precies wordt beschreven wat die taak inhoudt. Deze knop laat een groot tekstvak zien voor die taak, dus er is voldoende ruimte om zoveel details op te nemen als je denkt dat je nodig hebt.
Wanneer u iemand wilt toewijzen aan een nieuwe taak en u klikt op de koppeling "mensen toewijzen", kunt u hun gebruikersaccount selecteren in de vervolgkeuzelijst. Als u wilt dat iedereen verantwoordelijk is voor die taak, kunt u gewoon "Iedereen" opnemen.
Op de hoofdprojectpagina ziet u een newsfeed van alle projectactiviteiten, inclusief voltooide taken, updates en meer. Het projecteert de snelste plaats om een overzicht van 10 seconden te krijgen over hoe de voortgang van het project verloopt, omdat je zult zien hoeveel wordt (of niet) wordt bereikt in een oogopslag.
U kunt ook bestanden bijvoegen bij een project of taak. Het uploaden van bestanden naar WeDoist wordt niet ondersteund in het gratis account, maar u kunt via een URL linken naar bestanden of bestanden toevoegen die zijn opgeslagen in uw Google Drive. Die snelkoppelingen worden weergegeven op uw project- of taakpagina.
Wanneer u wel bestanden toevoegt, zoals een document uit uw Google Docs-account, kunt u klikken op de namen van uw teamleden die u op de hoogte wilt stellen van de bestandsupdate.
Omdat je gratis account slechts drie projecten tegelijk toelaat, wanneer je klaar bent met een project, kun je het uitschakelen door naar de projectoverzichtspagina te gaan en op "Archiefproject" te klikken.
Een andere leuke kleine bonusfunctie op WeDoist is dat die in de rechter benedenhoek van het scherm verscholen zit, je een klein belletje zult zien dat luidt: "Project Chat". Als u hierop klikt, wordt er een groot chatvenster geopend.
Dit, mijn vrienden, is een handig chatvenster voor kleine teams dat je kunt gebruiken wanneer je teamleden bij WeDoist zijn aangemeld. Dit betekent dat u allemaal op een bepaald moment kunt afspreken om de voortgang van het project te bespreken of eventuele problemen met taken uit te voeren.
In het algemeen lijkt WeDoist op ToDoist op steroïden - een web-app voor samenwerkend project waarmee u uw kleine team kunt beheren zonder dat u veel tijd hoeft te verspillen met ingewikkelde projectbeheertools die u niet nodig hebt. Met WeDoist heeft uw team de tijd om het project af te maken.
Geef WeDoist een kans met je kleine team en laat ons weten wat je ervan vindt. Doet het alles wat je nodig hebt? Is er iets dat u wenst dat de WeDoDo-ontwikkelaars zouden toevoegen? Deel uw mening in de commentarensectie hieronder.