Als u vergaderingen houdt zonder agenda's of notulen bijhoudt op gewone oude Word-documenten, zijn uw vergaderingen en minuutrapporten waarschijnlijk niet zo nuttig als ze zouden kunnen zijn. Hoewel de meesten van ons niet uitkijken naar het bijwonen van vergaderingen, zijn er toch geweldige online tools 10+ Fantastische online tools voor groepsco-ordening & vergaderingen 10+ Geweldige online tools voor groepscoördinatie en vergaderingen Hoe beheer je een team van mensen die geografisch gespreid zijn? Hoe coördineer je internationale tijdzones? Het concept van werken via internet begint de dagelijkse werkplek binnen te kruipen, ... Lees meer dat vergaderingen productiever en minder tijdrovend kan maken voor degenen die ze plannen en faciliteren.
Onlangs kwam ik een geavanceerde online webapp voor vergaderbeheer tegen met de naam yaM (wat staat voor Yet Another Meeting). yaM is als een virtuele assistent voor het produceren van professioneel ogende agenda's en minutieuze rapporten, en biedt ook hulpmiddelen waarmee deelnemers aan een vergadering kunnen brainstormen, product- en kostenanalyses kunnen uitvoeren en kunnen integreren met online cloudaccounts, waaronder Dropbox, Google Agenda en Evernote.
yaM kan worden gebruikt in online vergaderruimten zoals Google Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts Met de huidige internettechnologie kan het houden van online vergaderingen zowel efficiënt als kosteneffectief zijn, vooral als u plant ze vooraf en maakt gebruik van tijdbesparende tools. De afgelopen maanden heb ik deelgenomen aan online vergaderingen ... Lees meer of in traditionele offline instellingen. Als een webapplicatie is het vergelijkbaar met Agreedo Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderingen Minuten voor gratis online Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten gratis online Al enkele weken ben ik op zoek naar een gebruiksvriendelijke website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele aanpak van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees meer, maar het is veel geavanceerder zonder gecompliceerd te zijn.
Agendas maken
Nadat u een account bij yaM hebt geregistreerd, kunt u meteen beginnen met het ontwikkelen van een agenda voor uw volgende vergadering. U voegt eenvoudig agenda-items toe aan de linkerkant van de werkruimte, samen met de tijdsduur en de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor dat item.
U kunt gemakkelijk namen aan agenda-items toewijzen, maar deelnemers moeten een account bij yaM registreren, waarvoor u hen vanuit de werkruimte een uitnodiging kunt sturen om dit te doen. Met geregistreerde deelnemers is YaM een veel beter samenwerkende tool voor vergaderbeheer, omdat elke deelnemer tegelijkertijd notities in de werkruimte kan toevoegen tijdens de vergadering. Hoewel het efficiënter is om één persoon als minuutafnemer te laten toewijzen, zijn er andere handige hulpmiddelen in yaM die het geweldig maken voor samenwerking.
Wanneer uw agenda is gemaakt, kunt u deze afdrukken of doorsturen naar deelnemers aan de vergadering. Elke geregistreerde deelnemer ontvangt per e-mail een vergaderverslag, uiteraard met medialogistiek, de lijst met agendapunten en een link naar de online yaM-werkruimte. Het beste van alles is dat uw rond gemaakte agenda professioneel is geformatteerd en gemakkelijk te lezen is. Agendapunten kunnen ook worden gekopieerd en aan een nieuwe vergadering worden toegevoegd. Het zou echter nog beter zijn als ontwikkelaars een manier zouden kunnen maken om standaardagenda-items te maken die automatisch deel uitmaken van elke nieuwe vergadering.
Minute Taking
Het toevoegen van notities en actie-items in yaM is net zo eenvoudig als het maken van agenda's. Minuten bestaan uit vier soorten inhoud: notities, actie-items, bijgevoegde bestanden en real-time samenwerkingstools.
De manier waarop yaM is ingesteld, kan deelnemers van de vergadering helpen geconcentreerd te blijven, vooral als iedereen de werkruimte tijdens de vergadering open heeft staan op hun computer. De notulist kan eenvoudig een actie-item toevoegen met een vervaldatum en de naam van de verantwoordelijke persoon. Vreemd genoeg kan slechts één persoon als verantwoordelijk voor elk actie-item worden vermeld.
Waar yaM ook naar uitziet, is de verzameling ingebouwde samenwerkingstools waarmee leden Pro / Con-analyse, productanalyse, brainstormideeën of belangrijke beslissingen kunnen nemen. Er is ook een tool voor wat een SWAT-analyse wordt genoemd, wat inhoudt dat je de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van een bepaald project, idee of besluit bespreekt en vastlegt.
U zult zien dat deze tools voor samenwerking en vergaderbeheer zeer nuttig kunnen zijn om deelnemers betrokken te houden en mogelijk te helpen betere analyses en beslissingen te maken. U kunt tijdens de vergadering ook de inhoud van individuele samenwerkingshulpmiddelen naar deelnemers afdrukken of e-mailen. (Opmerking: ideeën voor andere online samenwerkingshulpmiddelen worden hier besproken De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team Kleine teams hebben geen dure zakelijke apps nodig voor samenwerking. zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees meer).
Net als bij agenda's kunnen uw minuutrapporten ook per e-mail worden afgedrukt of verspreid. De notulen zijn zo goed geformatteerd dat deelnemers aan de vergadering geen excuus hebben om ze niet te beoordelen. Agenda's en notulen worden ook gearchiveerd op yaM, zodat deelnemers zich op elk gewenst moment kunnen aanmelden bij hun account en deze kunnen bekijken.
Andere tools
yaM bevat extra hulpmiddelen voor het bijhouden van tijd tijdens vergaderingen, het instellen van vergaderdatums in de ingebouwde agenda (die is geïntegreerd met Google Agenda, Exchange en Outlook / iCal feeds) en een adresboek.
De ontwikkelaars van yaM hebben verschillende nuttige functies in hun webtoepassing opgenomen, maar ze hebben er vooral voor gezorgd dat de gebruikersinterface binnen enkele minuten na het registreren van een account toegankelijk en gemakkelijk te leren is. Er is ook een iPad-versie van de applicatie.
yaM heeft een standaard gratis account met alle kernfuncties en de mogelijkheid om maximaal 10 vergaderingen per maand te houden, met maximaal vijf deelnemers per vergadering. Een premium account biedt onbeperkte vergaderingen en deelnemers, aanpasbare interface en SSL-codering.
yaM geeft naar mijn mening de standaard voor online vergaderingsbeheerstools. Maar laat ons weten wat u van deze online applicatie vindt. Zijn er extra functies die u graag zou willen zien toegevoegd?