Of je Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail of iets anders gebruikt, e-mail is e-mail en vroeg of laat is je inbox overstroomd. Maar een eenvoudig sorteersysteem zorgt ervoor dat u nooit voelt dat het uit de hand loopt en staat altijd bovenaan uw berichten.
Ooit geprobeerd to-do list-trucs toe te passen op je e-mailinbox? Ik deed. Vaker wel dan niet, ze werken niet. Wat we niet begrijpen over het verschil tussen e-mail- en takenlijsten, is dat taken alleen een actie van u vereisen, terwijl e-mails over communiceren met mensen gaan.
Maar het aanpassen van een populair productiviteitssysteem is het antwoord op het temmen van de constante vloed van e-mails. De matrix van de Amerikaanse president Dwight Eisenhower om taken te sorteren, is ook geweldig effectief bij het sorteren van e-mails, als je het goed aanpast.
Gemodificeerde Eisenhower-matrix voor e-mails
De Eisenhower Matrix is hoe hij zijn actielijst in vier kwadranten rangschikte, wat hem hielp om uit te vinden welke taak hij vervolgens moest doen. De basismatrix ziet er zo uit en we houden die intact:
U classificeert elke e-mail in een van deze vier kwadranten. De kwadranten gaan dicteren wat u met die e-mail doet en wanneer u ernaar handelt. Vergeet "inbox zero", we gaan ons gewoon concentreren op dingen gedaan krijgen.
Het beste is om de matrix te combineren met mappen in Outlook of Gmail-labels te gebruiken om je Postvak IN te herontdekken. Ontdek Gmail-labels opnieuw en tenslotte Tame Your Inbox Ontdek opnieuw Gmail-labels en Tame Your Inbox Tame Er zijn genoeg trucjes om e-mailoverbelasting aan te pakken, maar er is er eentje onder je neus die je misschien niet gebruikt: goede oude Gmail-labels. Lees verder . Dus elk kwadrant heeft zijn eigen label / mapnaam en misschien ook zijn eigen kleur.
Wat je ook doet, verander de naam van deze kwadranten niet. Dus uw mappen of labels hebben alleen deze vier categorieën:
- Belangrijk en urgent
- Belangrijk (niet urgent)
- Dringend (niet belangrijk)
- Niet belangrijk, noch dringend
Wat is "Dringend"?
Het is gemakkelijk om vast te stellen wat "belangrijk" is - het is een subjectieve oproep die we gemakkelijk kunnen nemen, afhankelijk van onze prioriteiten. Maar "urgent" geeft een beeld van een tijdgebaseerde berekening, en dat werpt mensen af.
Relax, geen paniek. "Dringend" hier gaat betekenen wat je wilt dat het betekent. Als u een drukke dag hebt zonder een moment te sparen, krijgt 'Dringend' een nieuwe betekenis. Als u een dag vol vergaderingen heeft, krijgt 'dringend' een andere betekenis. Laat het flexibel zijn; in feite is het belangrijk dat het flexibel is.
Verschillende productiviteitsexperts houden er zelfs van om een tijdslimiet in te stellen voor de "urgente" kolom van de Eisenhower Matrix, maar het is gewoon niet haalbaar gezien de tijdgebonden behoeften van leven en werk blijven veranderen.
Er is geen magische formule of een tijdslimiet om "Dringend" te definiëren. Je zult het weten wanneer je het ziet. Het is geen moeilijk woord om te begrijpen, dus overdrijf het niet.
Keep It Simple, do not Have "Quadrant Rules"
Je zult in de verleiding komen om een actie met je kwadrant te associëren. De Bryan Lee van Tutum gebruikt het systeem bijvoorbeeld en heeft voor elk kwadrant een specifieke actie uitgevoerd, zoals "Beslissen wanneer het moet" voor "Belangrijk maar niet urgent" en "Delegeer het" voor "Dringend maar niet belangrijk".
Weersta dat. Hier zijn twee problemen mee.
Ten eerste zorgen deze 'actieregels' er uiteindelijk voor dat je een e-mail tagt. Als je weet dat je nu een e-mail moet sturen, maar geen tijd hebt om het te doen, zul je merken dat je hersens je in de war brengen om het verkeerd te classificeren.
Ten tweede heeft een kwadrant niet altijd dezelfde actie. Het delegeren van een taak is niet altijd een optie. "Niet urgent noch belangrijk" betekent niet dat u het moet verwijderen. Mogelijk hebt u die e-mail later nog nodig.
Vertrouw in plaats daarvan op de matrix van Eisenhower en vertrouw op je eigen vaardigheid om dingen voor elkaar te krijgen. Een overgecompliceerd, over-specifiek productiviteitssysteem is er één dat u uiteindelijk zult dumpen met de driestakingproductiviteitsregel. Het 3-Strike-systeem: hoe u uw takenlijst kunt prioriteren Het 3-strike-systeem: hoe u uw prioriteiten kunt rangschikken Do List Krijgt u uw to-do-lijst niet? Het probleem is misschien niet uw productiviteit, het kunnen gewoon uw prioriteiten zijn. Laten we leren hoe we prioriteiten kunnen stellen aan de takenlijst en dingen voor elkaar krijgen. Lees verder . De namen van deze kwadranten geven u eigenlijk een goed idee van waar een e-mail over gaat, en u zult in staat zijn om de juiste beslissing dienovereenkomstig te nemen.
Een gouden regel: geen beweging zonder etikettering
Het idee is om je e-mails meedogenloos te sorteren. Kan e-mail niet elke ochtend uitstellen? Probeer dit ritueel in plaats daarvan Kan e-mail niet elke ochtend uitstellen? Probeer dit ritueel in plaats van Begin de dag wordt de manier van e-mail regelmatig neergezet - ook al doen de meesten van ons het. Is het controleren van e-mail na het ontwaken echt zo erg? Meer lezen, en gaat gepaard met één daad van zelfdiscipline: u kunt niet naar de volgende e-mail gaan zonder de naam die u aan het lezen bent te labelen.
Dit is van cruciaal belang. Elke keer dat u een e-mail opent, moet u deze absoluut sorteren. Sta jezelf niet toe om de volgende e-mail te controleren als je deze niet in een kwadrant hebt geclassificeerd.
Zoals we eerder hebben besproken, is het niet sorteren of sorteren slecht de reden dat uw productiviteitsapp niet werkt 5 Redenen dat uw taken-app u minder productief maakt 5 redenen waarom uw taken-app u minder productief maakt -do lijsten? Uw probleem is niet uw ambitie of de taakplanning-app die u gebruikt. Het probleem zit hem in de manier waarop u uw takenlijst in het algemeen gebruikt. Lees verder . Je moet de sorteerstap goed krijgen, en dan valt al het andere op zijn plaats.
Hoe je e-mails kunt aanvallen
Hier is het mooie van: zodra je inbox is gesorteerd, heb je eigenlijk niet veel advies nodig over wanneer en hoe je je e-mailadres moet behandelen. Voor de dringende en belangrijke dingen, zul je het uiteindelijk aanpakken op het moment dat je wat vrije tijd hebt.
Voor al het andere, zoals Andy Mitchell van ActiveInbox vertelde MakeUseOf Hoe om te gaan met in-mapoverbelasting en takenlijsten in e-mails Hoe om te gaan met in-mapoverbelasting en takenlijsten in e-mails E-mail is niet alleen communicatie, het bepaalt ook grotendeels uw taak lijst. Laten we het hebben over de beste tips om de inbox aan onze productiviteit te koppelen met Andy Mitchell - de oprichter van ActiveInbox. Lees verder,
Kies energiezuinige punten in je dag (zoals dat slaperige half uur na de lunch) en val in je inbox om er doorheen te zoomen.
Als het al een prioriteit is, is het gemakkelijk om dingen gedaan te krijgen zonder een must-do item mis te lopen.
Behandel aan het einde van elke dag al je gesorteerde e-mails, zelfs als je via je smartphone-app bent. Geloof me, als het al prioriteit heeft, kom je er doorheen de helft van de tijd dat je het anders doet.
Is dit gemakkelijk of moeilijk?
Persoonlijk vind ik de Eisenhower Matrix-methode voor het sorteren van e-mails de gemakkelijkste die ik heb gebruikt. Het heeft mijn inbox voor mij veel beter beheersbaar gemaakt en ik heb er niets van gemist vanwege.
Denk je dat dit systeem gemakkelijk te implementeren is of vind je het moeilijk? Vertel ons waarom!
Afbeeldingscredits: Hey Paul Studios / Flickr