Als Microsoft Office een land was geweest, zou dit het derde meest bevolkte land ter wereld zijn geweest. 1, 2 miljard mensen die een enkele reeks apps gebruiken, is verbijsterend. En, ze "spreken" 107 talen!
Deze handleiding kan als gratis PDF worden gedownload. Downloaden Hoe professionele rapporten en documenten nu in Microsoft Word te maken . U kunt dit kopiëren en delen met uw vrienden en familie.Maar nu, jij en ik spreken in het Engels en we gaan het hebben over de meest populaire tool in het Microsoft Office-arsenaal - Microsoft Word 2016 .
Deze documenteditor wordt gebruikt voor het schrijven van verschillende documenten. Van een eenvoudige applicatie tot het nodige cv. Van een gewone bucketlijst tot een kantoormemo. We denken dat we met Word kunnen werken. Maar als we gaan zitten om een serieus professioneel rapport te schrijven, ontdekken we een belangrijk feit.
Professioneel rapportschrijven heeft verschillende vaardigheden nodig.
Dus, stel jezelf de vraag - kun je de sprong maken van een enkel document naar een langdurig rapport? Kent u alle Microsoft Word-functies 9 Tips om alles te leren over Office 2016 9 Tips om alles te leren over Office 2016 Microsoft Office 2016 is er bij. Hoe beheerst u de nieuwste versie omwille van uw productiviteit? We geven je een tip over de beste koppelingen voor Office-leren. Steel een mars met deze ... Lees Meer dat zal helpen om dit grootschalige documentproject te beheren? Kun je samenwerken aan het werk met andere teamleden?
U kunt een student, een eigenaar van een klein bedrijf of een kantoormedewerker zijn ... u moet een rapport of een professioneel opgemaakt document van een soort maken. Deze MakeUseOf-handleiding helpt je je technieken bij te werken en je ontwerpaanpak aan te scherpen.
In deze gids:
Een rapport schrijven - Inleiding | De rapportcontrolelijst
Handige Microsoft Word-tools - Plak speciaal | Onderzoeker | Bevries delen van uw document
Werk aan de Layout & Design - Intro | Voorbladpagina Inhoudsopgave | Kop- en voettekst | Paginanummers | Lettertype Styling | Paragraaf Styling | Pagina-einden | Stijlen en thema's | Onderschriften | Snelle onderdelen | Paginaranden
Referenties en samenwerking - Index | Bibliografieën | Kruisverwijzingen | Comments
Finaliseer uw rapport - Handtekeningen | Watermerken | Alleen lezen | Afdrukken naar PDF
De volgende stap - Conclusie
Een rapport schrijven
Rapport schrijven houdt onderzoek in en publiceert vervolgens de uitkomst van die analyse. In de professionele wereld is het "uiterlijk" of uiterlijk van wat u publiceert van het grootste belang. Het oogstrelende eindresultaat kan uw reputatie doen kloppen en uw persoonlijke merk versterken.
De onderstaande stappen houden u vast aan de expertfuncties in Microsoft Word 2016. Besteed veel tijd aan een plan. Begin met deze richtlijnen ...
Stap 1: Bepaal het doel
Voordat u met het rapport begint, moet u eerst weten waarom u het schrijft. Rapporten zijn van vele soorten maar ze zijn ofwel bedoeld om te informeren of te overtuigen. Het kan bedoeld zijn om een technisch proces te beschrijven, achtergrondinformatie te delen of de voortgang van een project aan te tonen.
Stel jezelf de vraag - Wat en waarom . Dit zal je helpen om het doel naar het ene hoofdpunt te distilleren en je eraan vast te houden in plaats van door te kruipen met onnodige details.
Stap 2: identificeer uw doelgroep
De tweede belangrijke overweging is om uw doelgroep te evalueren. Zullen ze kunnen begrijpen waar je het over hebt? Zijn er verschillende niveaus van lezers die het rapport zullen lezen? De kennis van de lezer over het onderwerp zal van grote invloed zijn op de informatie die u moet opnemen.
Bepaal de primaire doelgroep en script het rapport vervolgens op het juiste technische niveau. Het secundaire publiek kan aan het einde van het rapport worden ondersteund met aanvullende informatie.
Stap 3: Ken uw onderwerp
Je moet weten waar je het over hebt. Dus onderzoek het onderwerp en neem alle relevante informatie op om je punt te bewijzen. Zorg ervoor dat je tot een conclusie komt op basis van feiten en niet op basis van persoonlijke mening. De informatie moet correct, actueel en goed worden gerefereerd.
Gebruik ook verschillende bronnen, zoals tijdschriften, krantenartikelen, boeken, websites, brochures, onbewerkte gegevens, jaarverslagen en toespraken om uw punt te helpen ondersteunen. Blijf gewoon niet bij Wikipedia.
Stap 4: schets het rapport
Je hebt het onderzoek gedaan. Er is een hoop informatie die wacht om te worden getypt en afgedrukt. Maar wacht! Verdrink niet voordat je het water ingaat. Bereid de definitieve schets van het rapport voor, dat het diagram met waypoints zal zijn om u van begin tot eind te helpen navigeren. De omtrek is de blauwdruk. Het geeft je een vogelvlucht van het land en laat je ook zien waar je de details moet invullen.
De structuur van een ideeënrapport kan de volgende elementen bevatten:
- Titelpagina
- Managementsamenvatting
- Inhoudsopgave
- Invoering
- De instantie van het rapport
- Conclusie
- aanbevelingen
- Bijlage
- Bibliografie en referenties
De documentomtrek van Microsoft Word is een krachtige functie die u kan helpen bij het organiseren van een document nog voordat u het begint te vullen met onderzoek. Profiteer van brainstorm- en mindmapping-sjablonen 8 MS Word-sjablonen die u helpen Brainstormen en denken Breng uw ideeën snel in kaart 8 MS Word-sjablonen die u helpen Brainstormen en denken Breng uw ideeën snel in kaart Gratis Word-sjablonen gaan niet alleen over prachtige documenten, perfecte cv's, en bedek pagina's. Ze kunnen ook van vitaal belang zijn voor brainstorm- en mindmaps. Hier zijn acht Word-sjablonen voor uw ideevereisten. Meer lezen ook.
Stap 5: schrijven, bewerken, proeflezen en voltooien
Nadat u uw rapport heeft gestructureerd, wordt het tijd om de kopteksten in te vullen met inhoud. Persoonlijk vind ik het het beste om een klein beetje van elke sectie aan te pakken en het vervolgens op te stapelen met informatie. U kunt dat doen als u wilt, of elke sectie beëindigen terwijl u de rapportstructuur doorloopt. Zorg ervoor dat u zich eerst richt op het presenteren van uw ideeën en het gebruik van ondersteunend bewijsmateriaal in plaats van op spelling en grammatica. Maak een schets van je betoog en schrijf een paar zinnen die je belangrijkste ideeën uitbrengen. Als je iets vindt dat de moeite waard is om te citeren, citeer het dan.
Zodra het grootste deel van uw tekst is geschreven, is het nu tijd om het door te lezen en ervoor te zorgen dat het goed stroomt. Zorg ervoor dat u het begrip van de lezer begeleidt met overgangswoorden zoals 'Deze informatie toont ...', 'Met andere woorden ...', 'Evenzo ...' en markeer relevante en belangrijke punten.
Besteed ten slotte tijd aan proeflezen, controleren op grammatica en spelling. Hoe spelling en grammatica controleren in Microsoft Word Hoe spelling en grammatica controleren in Microsoft Word U kunt de ingebouwde spelling- en grammaticacontrolehulpmiddelen van Microsoft Word aanpassen aan uw behoeften. Je kunt zelfs AutoCorrectie gebruiken om het typen te versnellen. Meer lezen en controleer alle relevante informatie en de logische stroom. Het is het beste om minstens een dag te laten om uw werk te controleren en proeflezen. Probeer het niet meteen te bewerken nadat u denkt dat u klaar bent, want u zult de neiging missen om te missen wat u hebt geschreven. Ga slapen, en proef het de volgende dag.
De rapportcontrolelijst
Voordat u uw rapport indient of inlevert, waaraan u zo hard hebt gewerkt, moet u het volgende doen:
- De titelpagina voltooid met de titel, uw naam, datum, voor wie het rapport is bedoeld en een mogelijke beschrijving van waar het rapport over gaat.
- De inhoudspagina heeft de juiste koppen en paginanummers zijn correct.
- Zorg ervoor dat de inleiding betrekking heeft op belangrijke punten, de reikwijdte van het rapport en de doelstelling die het wil bereiken.
- U hebt bijschriften boven tabellen en onder afbeeldingen / grafieken toegevoegd.
- Bevat de inhoud van het rapport de informatie op een duidelijke manier, logisch, feitelijk, blijf op het onderwerp, is het punt?
- Bevat de conclusie de resultaten, worden hoofdideeën herhaald en bevat deze geen nieuwe informatie?
- Zijn de kopjes en subkoppen duidelijk geëtiketteerd?
- Zijn citaten relevant, up-to-date en correct gerefereerd?
- Heeft u waar nodig pagina-einden gebruikt?
Laten we nu Microsoft Word starten en de functies doornemen die helpen bij het samenstellen van de conceptversie van uw rapport en deze presenteren als een professioneel document.
Handige Microsoft Word-functies voor het schrijven van rapporten
Neem deze als hapklare tips en beheers ze een voor een.
Microsoft Word is een grote houwitser met veel moeren en bouten. Laten we ons concentreren op de belangrijkste vaardigheden en hulpmiddelen die u nodig hebt om het professionele rapport te plannen, voor te bereiden en te presenteren. De Microsoft Word-functies die we hieronder behandelen, zijn ook snelkoppelingen naar de productiviteit die uw taak eenvoudiger maken.
Tip: gebruik de assistent 'Vertel mij' van Microsoft Word 2016 voor meer informatie over nieuwe functies in de Office-suite.
Laten we beginnen met drie voorlopige hulpmiddelen ...
Gebruik Plakken speciaal
Voor de meesten van ons, wanneer we tekst of een afbeelding in Word moeten kopiëren, doet de sneltoets CTRL + V het prima. Maar soms willen we de gekopieerde gegevens in een andere indeling plakken, zoals Excel-gegevens als afbeelding. Met de opdracht Plakken speciaal kunt u de indeling verwijderen of opgeven wanneer u een afbeelding, presentatiegegevens, tabel of object van een ander programma in Word plakt.
Je zult veel werken met Excel-tabellen en -diagrammen in een professioneel document.
Als u gewoon kopieert wat u zoekt en op plakken klikt, ziet u dat de gegevens als tabellen worden ingevoegd. Maar als het een groot gebied van cellen is dat u wilt plakken en u wilt het niet bewerken, dan kunt u het als een afbeelding plakken, met de extra optie om het te bewerken.
In Microsoft Excel: selecteer en markeer de cellen die u wilt kopiëren> Druk op CTRL + C.
In Microsoft Word: Ga naar Startpagina> Plakken> Speciaal plakken . Selecteer Plakken speciaal en selecteer in het dialoogvenster Microsoft Office Excel-werkbladobject .
U kunt de grootte van de gegevens wijzigen zoals deze een afbeelding waren. Als u dubbelklikt, kunt u de waarden bewerken. U kunt de tabel of het diagram wijzigen en opnieuw ontwerpen. En als u de gegevens in het diagram of de tabel in Excel bijwerkt, kunt u het diagram automatisch in Word vernieuwen.
Probeer ook het contextmenu met de rechtermuisknop. Het menu Plakken speciaal verschijnt:
Er zijn meer opties om gegevens uit Excel te importeren in Word 8 Verrassende manieren waarop u gegevens kunt importeren in Microsoft Word 8 Verrassende manieren waarop u gegevens kunt importeren in Microsoft Word Weten hoe u gegevens vanuit elke bron in Microsoft Word kunt importeren, inclusief Excel, PDF-bestanden of andere Word-documenten kunnen u veel tijd besparen. We laten je alle trucs zien. Lees verder . De ondersteuningspagina van Microsoft Office beschrijft ze ook in detail.
Gebruik de onderzoeker
Ja, er is Google en Wikipedia. Maar voortdurend overschakelen van Word naar uw browser kan uw productiviteit belemmeren. Office 2016 biedt krachtige onderzoeksintegratie voor dit gruntwerk. De onderzoeker kan niet alleen helpen bij het vinden van inhoud vanuit Microsoft Word, maar kan u ook helpen bij het snel toevoegen van citaten. Het gebruikt de Bing Knowledge Graph om de juiste inhoud te vinden om uw document te ondersteunen.
Ga naar het tabblad Lint> Verwijzingen en c Kies Onderzoeker . Er verschijnt een venster met de zoekopties aan de rechterkant.
Typ een trefwoord voor het onderwerp dat u wilt zoeken en druk op Enter.
Het deelvenster Resultaten bevat een lijst met bronnen die u in uw document kunt gebruiken. Kies een onderwerp om in detail te verkennen.
Voeg het onderwerp toe aan uw Microsoft Word-document door te klikken op het plusteken in de rechterbovenhoek. U kunt ook op het plusteken voor een resultaat klikken om de bron in uw onderzoeksdocument aan te halen. De cite-bron helpt je bij het ondersteunen van je onderzoek met webbronnen en boeken.
Zoals we later zullen zien, is een geannoteerde bibliografie een van de moeilijkste onderdelen van een document. De onderzoeker is een intelligente assistent die instapt.
Bevries een deel van uw Word-document
Laten we aannemen dat uw professionele rapport een lang en ingewikkeld werk zal zijn. U kunt het Word-venster opsplitsen in twee vensters, zodat u twee verschillende delen van een document tegelijkertijd kunt bekijken. Het is een waardevolle tijdbesparing wanneer u delen van de ene plaats naar de andere wilt kopiëren en plakken of naar een deel van het document wilt verwijzen terwijl u in een andere werkt.
Ga naar Lint> tabblad Weergave> Splitsen .
Om de splitsing te verwijderen, klikt u op Split verwijderen op hetzelfde tabblad.
De Windows-groep biedt u verschillende opties om de manier waarop u werkt met twee of meer documenten te veranderen. De functies spreken voor zich.
Als u beide documenten tegelijkertijd wilt doorbladeren, klikt u op Synchroon scrollen in de groep Venster op het tabblad Weergave. U kunt ook op Zij aan zij weergeven klikken om twee delen van het document naast elkaar te plaatsen.
Tip: gebruik de gesplitste weergave om twee verschillende lay-outs weer te geven, bijvoorbeeld Afdrukken en omlijnen. Stel de splitsing in. Klik vervolgens in het deelvenster dat u wilt wijzigen en selecteer vervolgens een andere lay-out op het tabblad Weergave.
Werk aan de lay-out en het ontwerp
De presentatie van een rapport is wat iemand in eerste instantie ertoe brengt om een rapport te lezen, en daarom is het van cruciaal belang dat uw rapport goed wordt gepresenteerd. Als u de keuze had uit vier rapporten te lezen, wat kiest u dan?
- Een handgeschreven rapport.
- Een document afgedrukt in zwart en wit.
- Een rapport afgedrukt op normaal A4-papier in kleur.
- Een rapport in kleur afgedrukt, met een pakkende titelpagina, netjes begrensd en glad?
U haalt het vierde rapport op omdat het u alleen naar de visuele verschijning zal trekken.
De voorkant is niet de enige reden. Een goed ontworpen rapport is gemakkelijker te lezen. Het is ook eenvoudiger om te scannen als u geen tijd hebt om te lezen. Daarom moet je wat tijd besteden aan je headers en footers en de verschillende stijlen en thema's. Kortom - de opmaak van elk element in het rapport.
Formatteren lijkt misschien een moeilijke klus, maar het is een leuke oefening die al je creatieve spieren zal oefenen. De belangrijkste voordelen zijn de vaardigheden die u kunt toepassen op alles in Microsoft Office in de toekomst. En de tijd die u bespaart met alle productiviteitstips die hier worden geleerd.
Microsoft Word 2016 heeft een rijke reeks functies. Dit zijn slechts enkele manieren waarop uw rapportontwerp kan worden onderscheiden van de rest en professioneel kan zijn. Laten we dus de lay-out en ontwerpvaardigheden onderverdelen.
In deze sectie worden deze functies stapsgewijs behandeld:
- Begin met een omslagpagina
- Maak een inhoudsopgave
- Maak uw kop- en voettekst
- Paginanummers toevoegen
(Formatteer de inhoud)
- Kies de juiste lettertypen
- Stijl de alinea's
- Controle pagina-einden
- Gebruik stijlen en thema's
- bijschriften
- Gebruik snelle onderdelen
- Versier met paginaranden
1. Begin met een omslagpagina
De eerste pagina is het eerste contactpunt met uw lezer. Het is ook jouw kans om een goede indruk te maken. Laat je gebrek aan artistieke vaardigheden geen excuus zijn, want Word neemt het op met zijn ingebouwde galerij met titelpagina's. Het enige wat u hoeft te doen is met een huwelijk te trouwen met het thema van het rapport.
Microsoft Word 2016 biedt u 16 voorgeformatteerde sjablonen en nog eens drie extra op Office.com.
Ga naar Invoegen> Paginagroep> Omslagpagina .
De omslagpagina wordt standaard aan het begin van het document weergegeven.
Aangezien er slechts 16 "officiële" sjablonen worden aangeboden, is het mogelijk dat al uw andere peers dezelfde omslagpagina hebben. Dus, waarom zou je het niet aanpassen, en het iets unieker maken.
U kunt een titelpagina (of voorblad) ontwerpen in Microsoft Word Een aantrekkelijke omslagpagina maken in Microsoft Word Eenvoudig een aantrekkelijke omslagpagina maken in Microsoft Word Gelooft u in eerste indrukken? De omslagpagina is het eerste dat mensen van uw woorddocument zullen zien. We laten u zien hoe u die eerste indruk tot een goed einde kunt brengen. Lees Meer dat een origineel in de stapel kan zijn. Sla het op als een sjabloon of verander het ontwerp eenvoudig tijdens het werk.
2. Maak een inhoudsopgave
Casual lezers scannen. Goede lezers scannen eerst en duiken dan diep. Een inhoudsopgave biedt de waypoints die beide helpen. Als het een lang en ingewikkeld document is, zou je dan niet eerder de lay van het land willen controleren voordat je naar de sectie gaat die je interesseert? Overweeg een inhoudsopgave (TOC) als uw document meer dan 10 pagina's lang is.
In Microsoft Word hoeft u niet de hele TOC met de hand te schrijven. Er is een automatische tool met inhoudsopgave onder het tabblad Verwijzingen, waarin je overzicht wordt weergegeven en deze voor je wordt ontworpen. Je kunt het ook gemakkelijk up-to-date houden wanneer je iets wilt veranderen.
Er zijn ook sjablonen die u kunt downloaden en aanpassen aan de aard van de inhoud. Een TOC voor een scriptie zal er bijvoorbeeld anders uitzien dan die van het jaarverslag van een bedrijf.
We hebben een complete handleiding voor het maken van een inhoudstafelpagina in Word Een inhoudsopgave maken in Word & gratis sjablonen Een inhoudsopgave maken in Word & Gratis sjablonen Inhoudsopgave is een geweldige manier om uw inhoud te behouden. documenten georganiseerd en navigatie verbeteren. We laten u zien hoe u uw eigen inhoudsopgave maakt in vier eenvoudige stappen. Gratis sjablonen inbegrepen. Lees verder .
De kern hiervan is dit:
Maak de omtrek en gebruik kopstijlen om de hiërarchie te ordenen. Pas het automatische TOC-gereedschap toe op de kopstijlen. Word 2016 zoekt naar die koppen en voegt vervolgens de inhoudsopgave in uw document in. Vervolgens kunt u uw TOC automatisch bijwerken als u wijzigingen in uw document aanbrengt.
Voor meer praktische controle kunt u ook de Stijl Handmatige inhoudstabel gebruiken. Word voegt tijdelijke tekst in en u moet elke inhoud in de lijst invoegen en opmaken.
3. Maak uw kop- en voettekst
Kopteksten en voetteksten zijn belangrijk in rapporten omdat het belangrijkste doel is om informatie over het rapport op elke pagina te bieden. Dit zijn de gemeenschappelijke weergavegebieden voor paginanummers. De kop van het document moet de titel van het rapport bevatten en mogelijk de naam van de persoon die het heeft gemaakt. De titel van de huidige sectie is nuttig.
De voettekst moet echter de paginanummers, de publicatiedatum en andere vereiste administratieve informatie bevatten. Merk op dat sommige stijlgidsen speciale richtlijnen voor kop- en voetteksten hebben. Voetbegrippen in Chicago-stijl toevoegen in Microsoft Word Voetnoten in Chicago-stijl toevoegen in Microsoft Word-voetnoten kunnen u helpen tekst aan te vullen met aanvullende details. Het toevoegen van voetnoten in Microsoft en het gebruik van stijlen zoals Turabian, MLA, APA of Chicago, is heel eenvoudig. We laten je zien wat je moet weten over voetnoten. Lees verder .
Laten we beginnen met de koptekst in uw document en deze een unieke uitstraling geven.
Selecteer Invoegen en selecteer vervolgens Koptekst of Voettekst uit de groep. De ingebouwde galerij toont u verschillende opties waaruit u kunt kiezen.
De kop- en voettekstruimte wordt ingevoegd in uw document met tekst of tabel met tijdelijke aanduiding. De gereedschappen Header & Footer worden op het lint geopend voor andere opmaak, zoals de datum, tijd of afbeelding.
Voer uw tekst in en selecteer vervolgens Koptekst en voettekst sluiten .
U kunt beginnen met een lege kop- en voettekst. Als je over de ontwerpvaardigheden beschikt, gebruik je de Header & Footer Tools om je eigen ontwerp te maken. Beheers de ruimte voor kop- en voettekst als u aangepaste briefhoofden voor uw organisatie wilt maken. U kunt merkelementen zoals bedrijfs- of organisatie-logo's bovenaan en netjes opgemaakte voetnoten onderaan gebruiken
Laten we een van de ingebouwde headers proberen en aanpassen. Ik heb Facet uit de galerij geselecteerd.
De uiteindelijke look duurde twee minuten om samen te stellen met eenvoudige teksteffecten en een pictogram uit de pictogramgalerie van Microsoft Office.
De kop- en voettekst zijn op hun plaats. Maar hoe weet je waar je bent in het document? Voeg paginanummers in als de volgende belangrijke wegwijzer.
4. Voeg paginanummers toe
Paginanummers zien er het best uit in de voettekst (in tegenstelling tot de koptekst zoals in de afbeelding hierboven). U kunt een basispaginanummer toevoegen via de knop Invoegen> Paginanummer op het lint. U kunt het ook toevoegen vanaf het tabblad Ontwerpen dat verschijnt wanneer u de koptekst en het voettekst toevoegt.
Je hebt veel controle over paginanummers. Kies uit een groot aantal nummerformaten en pas deze aan uw behoeften aan. In dit geval voegen we het nummer toe aan de voettekst, maar u kunt ze boven aan of zelfs in de marge plaatsen. In dit voorbeeld heb ik het paginanummer links onderaan geplaatst. Maar ik zou graag het standaard uiterlijk en de indeling willen wijzigen.
Bijvoorbeeld: het gebruik van een "Pagina X van XXX" zorgt voor een betere indicator voor een lang document.
Selecteer het paginanummer. Ga naar Insert> Quick Parts . Selecteer in het vervolgkeuzemenu Veld . U kunt ook het dialoogvenster Veld bereiken via het tabblad Ontwerp koptekst en voettekst.
Kies NumPages uit de lange lijst met veldnamen. In het vak aan de rechterkant kun je een specifiek formaat kiezen. Ik heb de gebruikelijke 1, 2, 3 geselecteerd. Klik op OK en het nummer van het aantal pagina's verschijnt. Nu hoeft u alleen maar uw tekst, zoals pagina X van XXX, toe te voegen en het uiterlijk van de nummers te wijzigen met de gebruikelijke tekstopmaakhulpmiddelen die beschikbaar zijn op het tabblad Start.
Het ziet er nu als volgt uit:
Ontwerp het uiterlijk op een paginanummer in uw document en Word update het resterende deel automatisch. Paginanummers zijn de meest voorkomende elementen in een voettekst, maar het kan ook andere informatie bevatten, zoals de koptekst. Via de opties in de groep Invoegen kunt u de datum en tijd, documentinformatie, afbeeldingen en meer aan uw kop- of voettekst toevoegen.
Vervolgens gaan we de inhoud opmaken.
De visuele aantrekkingskracht van uw professionele rapport komt samen met de "verfraaiing" die u op de inhoud toepast. Formatteren is ook een essentiële stap voor een goed vloeiend document. U moet dus veel energie besteden aan het kiezen van het juiste lettertype, alinearuimte en de kleuren.
Maak je geen zorgen. Zelfs de artistiek uitgedaagdste zullen dit deel gemakkelijk vinden omdat Microsoft Word wordt geleverd met standaardthema's en visuele stijlen. Laten we beginnen met het meest elementaire element van een document.
5. Kies en style het juiste lettertype
De lettertypekeuze in een professioneel Word-rapport Lettertypen ontwerpen in Microsoft Word om uw tekst er uit te laten zien Lettertypen in Microsoft Word vormgeven zodat uw tekst eruit springt Een goed opgemaakte tekst kan de aandacht van uw lezer trekken en hen helpen door uw document. We laten u zien hoe u die laatste touch toevoegt in Microsoft Word. Read More bepaalt niet alleen hoe de tekst opvalt, maar ook hoe deze wordt afgedrukt. U wilt beide voor maximale impact.
U kunt een lettertype (zoals het visuele uiterlijk van het lettertype) toepassen op een volledig document of op specifieke delen van een document. Alle lettertypekeuzes zijn beschikbaar op het tabblad Home. Ga naar Startpagina> Lettertype .
Het standaardlettertype in Microsoft Word 2016 is Calibri. Kijk verder dan dat terwijl je veel andere hebt om uit te kiezen. Als je Times New Roman kiest, kun je als lui worden beschouwd, als je voor Windings kiest, nou ... ik denk niet dat ik dat moet uitleggen. Zorg er dus voor dat u een lettertype kiest dat gemakkelijk te lezen is en geschikt is voor het rapport.
Tip: Baskerville en Georgia zijn goede alternatieven voor de over-gebruikte Times New Roman
Probeer verschillende lettertypekoppelingen voor de hoofdtekst en kopteksten (en subkoppen). Verschillende websites zoals FontJoy en TypeWolf helpen je te experimenteren met lettertypeparingen. U kunt ook aangepaste lettertypen downloaden en gebruiken. Maar onthoud de duimregel - gebruik nooit meer dan drie verschillende lettertypen in een document.
Voor dat extra beetje pit, probeer een drop-cap om je tekst te verbeteren Hoe Drop Caps gebruiken om je tekst in Microsoft Word te verbeteren Hoe Drop Caps gebruiken om je tekst te verbeteren in Microsoft Word Een drop-cap is een stilistische toevoeging aan elk document. Het vraagt aandacht. Hoe creëer je een drop-cap in een Microsoft Word-document? Laten we het eenvoudige creatieve proces doorlopen. Lees verder .
6. Stijl de alinea's
Als u wilt dat uw regels een dubbele regelafstand hebben, of een enkele regelafstand, moet u de indeling van de alinea's wijzigen. Door de spatiëring te veranderen, kunt u een document gemakkelijker leesbaar maken of de indruk wekken dat het langer is en dat u meer werk erin hebt gestopt.
Om de alinea voor het hele document te wijzigen, is het het beste dat u elk tekstblok selecteert; anders, als u kopteksten in uw rapport gebruikt, zullen deze ook veranderen. Een andere betere optie is als u de specifieke stijl die u gebruikt aanpast om de alinea te formatteren.
Ga hiervoor naar Startpagina > Stijlen . Klik met de rechtermuisknop op de stijl die u wilt wijzigen en selecteer Wijzigen . Klik op Opmaak> Alinea die zich onderaan het dialoogvenster bevindt. Wijzig nu de spatiëring, inspringing en uitlijning voor de alinea. Klik op OK om de dialoogvensters te sluiten.
Als u een kleiner gedeelte van het document wilt wijzigen, selecteert u wat u wilt wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op de gemarkeerde tekst en selecteer Alinea . Hetzelfde dialoogvenster als hierboven verschijnt.
7. Beheer pagina-einden
Een pagina-einde - door de naam zelf - splitst een ononderbroken tekstblok over twee pagina's. Pagina-einden zijn belangrijke structurele elementen voor lange documenten. Word voegt automatisch een pagina-einde in aan het einde van de pagina. Maar in een lang document kunt u pagina-einden plaatsen waar u ze wilt hebben.
Als u een handmatig pagina-einde wilt invoegen, klikt u op Invoegen> Pagina-einde. (Sneltoets: CTRL + Enter)
Een pagina-einde ziet er ongeveer zo uit als u op de opdracht Weergeven / Verbergen in de groep Alinea klikt.
Maar wat als u een aantal regels bij elkaar wilt houden op een pagina of kolom en ze niet wilt scheiden vanwege een pagina-einde? De lay-out heeft uw controle. Klik op de kleine pijl die rechtsonder in de groep Alinea wordt weergegeven.
Klik in het vak Paragraph op Lijn- en pagina-einden. Maak een keuze uit deze vier pagineringopties:
- Widow / Orphan- besturing plaatst minstens twee regels van een alinea boven of onder aan een pagina.
- Doorgaan met volgende voorkomt onderbrekingen tussen alinea's die u bij elkaar wilt houden.
- Houd lijnen bij elkaar om pagina-einden in het midden van de alinea's te voorkomen.
- Pagina-einde voordat een pagina-einde wordt toegevoegd vóór een specifieke alinea.
8. Gebruik stijlen en thema's
Stijlen en thema's zijn misschien twee van de meer onderbenutte functies in Microsoft Word 7 Underused Microsoft Word-functies en hoe u ze kunt gebruiken 7 Onderbenutte Microsoft Word-functies en hoe u ze kunt gebruiken Overweegt u enkele van de nuttigste functies van Microsoft Word? Deze applicatie heeft een verrassend aantal onderbenutte tools en opties. We hebben er zeven opgegraven en laten je zien hoe je ze kunt gebruiken. Lees verder . Maar ik vind dat je ze bij elke gelegenheid moet gebruiken om veel tijd te besparen.
Maar wat is het verschil tussen een thema en een stijl? Microsoft zegt:
Thema's bieden een snelle manier om de algehele kleur en lettertypen te wijzigen. Als u de tekstopmaak snel wilt wijzigen, zijn Word-stijlen de meest effectieve gereedschappen.
Dus, omdat thema's de algemene look bepalen met kleur, effecten en lettertypen - begin eerst met een goed thema voor uw document. Gebruik vervolgens stijlen om in de specifieke delen te graven waarvoor u het uiterlijk wilt wijzigen.
Voor thema's: Ga naar het tabblad Ontwerpen . Kies een thema uit de galerij. U ziet voorbeelden van hoe de kleurencombinatie eruit ziet.
Voor stijlen: Selecteer het gedeelte van de tekst dat u wilt wijzigen. Ga naar de groep Stijlen op het tabblad Start . U kunt voorbeelden bekijken van hoe ze eruitzien. Kies de stijl die geschikt is voor uw inhoud. Kies bijvoorbeeld een kopstijl voor de kopjes in uw document. Of, een bepaalde stijl voor eventuele offertes. U kunt ook een bestaande stijl wijzigen en vanuit het niets nieuwe stijlen maken.
9. Bijschriften
Elke afbeelding, elk diagram of elke illustratie heeft een bijschrift nodig om het duidelijk te beschrijven. Het is een enkele regel tekst, meestal onder een afbeelding. Bijschriften zijn ook een belangrijke referentie wanneer u ze op een andere plaats moet vermelden. Veel documenten laten dit kleine detail achterwege.
Het is gemakkelijk om een bijschrift toe te voegen. Klik met de rechtermuisknop op de illustratie waaraan u een bijschrift wilt toevoegen. Selecteer Bijschrift toevoegen .
Voeg in het dialoogvenster uw ondertitelingstekst toe en configureer de resterende opties. Bijschriften kunnen automatisch in Word worden verwezen.
10. Gebruik snelle onderdelen
Professionele documenten kunnen repetitief worden. Dit is de reden waarom u Quick Parts moet gaan gebruiken voor boilerplate-inhoud die u altijd opnieuw gebruikt. Laten we zeggen dat er bijvoorbeeld een contractclausule is die u bij elk document opneemt. Of, wat inleidende informatie. In plaats van herhaaldelijk kopiëren-plakken, sla ze op als Quick Parts en hergebruik ze steeds opnieuw.
Quick Parts is ook een type bouwsteen . U kunt de galerij van alle herbruikbare inhoudsblokken in de Building Block Organizer bekijken .
Bewaar en hergebruik uw eigen Quick Parts in twee stappen:
- Selecteer de zin, zin of ander gedeelte van uw document dat u in de galerij wilt opslaan.
- Ga naar Invoegen> Tekstgroep> Snelle delen> Selectie opslaan in galerij met snelle onderdelen . Verander de naam en voeg een beschrijving toe als u houdt van. Klik op OK .
Net zo gemakkelijk kunt u het opgeslagen fragment van de inhoud opnieuw gebruiken.
Plaats uw cursor op de positie waar u een selectie wilt invoegen in de galerie met snelle onderdelen. Ga naar Invoegen> Tekstgroep> Snelle delen . Klik vervolgens op de zin, zin of andere opgeslagen selectie die u opnieuw wilt gebruiken.
U zult drie andere categorieën opmerken in het snelmenu.
AutoTekst: Word 2016 heeft de oude AutoTekst- functie behouden. Het werkt als Quick Parts voor elk blok tekst dat u veel gebruikt. Voorbeeld: een notitie die u bij elk document wilt gebruiken.
Documenteigenschap: een set constante eigenschappen die u bij elk document kunt opnemen. Voorbeeld: bedrijfsnaam of auteur.
Velden: dit zijn vooraf gedefinieerde elementen die automatisch worden bijgewerkt. Voorbeeld: datum, tijd, paginanummers etc.
Houd er rekening mee dat vermeldingen voor documenteigenschappen soms informatie bevatten die u niet met iedereen wilt delen. Houd deze velden dus nauwlettend in de gaten en verwijder de verborgen persoonlijke gegevens Verborgen persoonlijke gegevens in Microsoft Office verwijderen Verborgen persoonlijke gegevens in Microsoft Office verwijderen Wat onthullen de metadata in uw Office-documenten over u? Ontdek welke informatie u mogelijk onthult en hoe u deze kunt verwijderen met behulp van de functie Documentinspector in Microsoft Office. Meer lezen wanneer nodig.
11. Versier met paginaranden
Paginaranden zien er niet alleen goed uit op flyers en uitnodigingen. Als het goed is gedaan, kunnen ze een vleugje klasse toevoegen aan een document. Een verscheidenheid aan lijnstijlen en -breedten en tekenranden zijn beschikbaar via het menu Ontwerp op het lint.
Ga naar Ontwerp> Paginaranden.
Gebruik in het vak Randen en arcering het tabblad Paginarand om uw rand te ontwerpen.
De instellingen spreken voor zich. Probeer Shadow of 3D met de juiste kleuren om een subtiele maar elegante rand toe te voegen. De kunststijlen met hun clip-art randen zijn misschien te opzichtig voor professionele documenten.
Gebruik de vier hoekknoppen in het voorbeeldvenster om de zijkanten van de pagina te selecteren om randen te tekenen. Klik op deze knoppen om randen te verwijderen of toe te voegen, zoals u dat wilt.
Plaats de cursor op de eerste pagina van een document als u alleen een rand rond de eerste pagina wilt plaatsen. U kunt ook randen rond bepaalde pagina's in een sectie plaatsen. Plaats de cursor in de sectie - hetzij op de eerste pagina van die sectie of op een volgende pagina.
Referenties en samenwerking
Een Word-rapport kan een onhandelbare klus lijken. Het is net als het organiseren van een miljoen stapels hooi in nette stapels. Het idee is om precies te weten welke stack de pin heeft waarnaar je op zoek bent. Deze functies zijn bedoeld om het gemakkelijker te maken.
1. Maak een index
Bij het schrijven van grote documenten, zoals een rapport dat veel informatie bevat, is een inhoudspagina mogelijk niet voldoende. Aan het einde van het document moet een index verschijnen met paginanummers naar trefwoorden en informatie in het rapport. Maak een index om de lezer te helpen de juiste informatie te vinden met alleen het paginanummer.
Maak een index als uw document meer dan 20 pagina's bevat. Microsoft Word 2016 laat het proces je niet overweldigen. Het bestaat eigenlijk uit twee delen:
- Selecteer de woorden of informatie die u in de index wilt opnemen.
- Plaats de index op de juiste plaats in uw document.
U kunt door het voltooide document bladeren en de woorden of woordgroepen markeren die u in de index wilt opnemen of ze markeren als u verder gaat. Kies hoe dan ook de tekst die u wilt gebruiken als indexitem of klik op de plaats waar u het item wilt invoegen.
1. Klik op Verwijzingen > Invoer markeren .
2. Bewerk de tekst in het dialoogvenster Mark Index Entry . U kunt ook een subitem toevoegen dat verder het hoofdwoord definieert dat u in de index hebt gebruikt. U kunt meerdere niveaus toevoegen en elk verschijnt ingesprongen onder het hoofditem.
3. Onder Opties kunt u ook een verwijzing naar een ander hoofditem maken. Een lezer kan dit gebruiken om gerelateerde informatie elders in hetzelfde document door te verwijzen.
4. Gebruik de paginanummeropmaak om te bepalen hoe de paginanummers in de index eruitzien.
5. Klik op Markeren om het indexitem te markeren. Als u deze tekst overal in het document wilt markeren, klikt u op Alles markeren.
6. Herhaal het proces voor alle woorden en woordgroepen die u in de index wilt opnemen.
Je hebt nu je index gebouwd. Plaats het op de juiste plaats aan het einde van het document.
1. Klik op de pagina waar u de index wilt invoegen.
2. Klik op Verwijzingen> Index invoegen .
3. Het Index- dialoogvenster wordt weergegeven. Hier kunt u kiezen om de tekstingangen, paginanummers, tabs en hoofdtekens in te delen.
4. Kies het uiterlijk in de verschillende indelingen in de lijst en vink het voorbeeldvenster aan de rechterkant aan. Let op: in het voorbeeldvenster wordt de werkelijke index niet weergegeven. Het is slechts een "simulatie" van hoe het eruit zal zien.
5. Klik op OK . Uw index is nu klaar.
Soms moet u mogelijk meer vermeldingen aan de index toevoegen nadat u deze op de pagina hebt ingevoegd. Markeer het item en ga naar Referenties> Update-index om de nieuwe vermeldingen op te nemen.
Voeg ook een kop toe voor de index omdat Word dit niet automatisch doet.
2. Bibliografieën maken
Je document is bijna klaar. Nu moet u alle andere onderzoekswerkzaamheden en ideeën die u in uw document hebt vermeld, crediteren. Het is tijd voor een bibliografie.
Een bedrijfsrapport heeft misschien geen bibliografie nodig, maar een academische paper is niet zonder een papieren versie. De bibliografie is een van de meest zorgvuldige klussen in een academisch rapport. U moet al uw citaten in orde hebben voordat u gaat zitten om de bibliografie in te kaderen. Bepaal ook de citatiestijl (meestal MLA, APA of Chicago-stijl) volgens de richtlijnen van je onderwerp.
Aarzel niet om te profiteren van externe citatie- en bibliografiegeneratoren. De beste citatie- en bibliografische hulpmiddelen om een beter onderzoekspapier te schrijven De beste bronvermelding en bibliografiehulpmiddelen om een beter onderzoekspapier te schrijven Hier zijn een paar citaat- en bibliografietools, waarvan de meeste die gratis zijn, die je zullen helpen je bronnen correct te citeren en je bibliografie samen te stellen, hoe complex ook. Lees meer voor het samenstellen van dit gedeelte.
Maar Microsoft Word 2016 heeft een complete toolset om dit proces zo pijnloos mogelijk te maken. Ga dus naar het punt in het document waar u de bibliografie wilt plaatsen. Het is goed als u ten minste één citaat opneemt, maar zelfs als u dit niet doet, kunt u in Word 2016 een citaat van plaatshouder gebruiken en de bronnen later invullen.
Klik op Verwijzingen> Bibliografie .
Word biedt een paar bibliografiestijlen die alleen verschillen in hun kopnamen. Kies de juiste stijl en plaats vervolgens citaten uit de knop in de Citations & Bibliography-groep .
De bibliografie-tool heeft een paar stappen. Kortheidshalve zal ik u naar de uitstekende Help-pagina van Microsoft Office verwijzen, die een stapsgewijze handleiding is.
Sommige academische papers zullen u vragen om een geannoteerde bibliografie te maken. Een geannoteerde bibliografie maken in Microsoft Word Een geannoteerde bibliografie maken in Microsoft Word Een geannoteerde bibliografie is een belangrijk onderdeel van elk onderzoeksdocument. Laten we eens kijken hoe we er een kunnen maken met behulp van Microsoft Word. Lees verder . Het is een meer uitgewerkte versie van een bibliografie met een lijst met citaten van tijdschriften, boeken, artikelen en andere documenten gevolgd door een korte paragraaf. De alinea is een beschrijving van de bron en hoe deze uw papier ondersteunt.
3. Kruisverwijzingen
U kunt een kruisverwijzing gebruiken om de lezer te helpen bij het navigeren door een lang document. Op elk punt in een document kunt u de lezer vertellen terug te verwijzen naar een kop, paginanummer, afbeelding, grafiek, voetnoot, eindnoot en alinea. Een verwijzingslink is een handige manier om gerelateerde informatie aan elkaar te koppelen. De lezer hoeft alleen maar op de link te klikken om dat fragment te gaan.
Zo begin je:
1. Selecteer de plaats voor de verwijzing en typ de tekst die de lezer erover vertelt. Bijvoorbeeld: "Raadpleeg grafiek 3 voor toekomstige trends."
2. Ga naar Invoegen> Verwijzing .
3. Klik in het vak Verwijzingstype op de vervolgkeuzelijst om te selecteren waarnaar u een koppeling wilt maken.
4. De opties in de vervolgkeuzelijst Verwijzing invoegen worden gewijzigd op basis van uw keuze hierboven.
5. Doorloop in het veld For Which de keuzes en vertel Word de exacte informatie om naar te linken.
6. Schakel het selectievakje Invoegen als hyperlink in om de hyperlink te maken voor de informatie waarnaar wordt verwezen.
7. Klik op Invoegen om de verwijzing in het document op te nemen.
Denk eraan, onze vermelding van bijschriften? U kunt verwijzingen naar vergelijkingen, figuren, grafieken en tabellen maken als u ondertitels eronder gebruikt.
Word kan geen kruisverwijzing maken voor iets dat niet bestaat. Word laat u over deze fouten weten en werkt de kruisverwijzingen automatisch bij wanneer u het paginanummer of de tekst van het item waarnaar wordt verwezen, wijzigt.
4. Opmerkingen gebruiken
Een professioneel rapport kan een eenzame taak zijn of u kunt de hulp van een team gebruiken om de eerste versie voor te bereiden. De bescheiden Comment is een van de meest onderbenutte tools van een Word-document. Het wordt weergegeven als een rechthoekig gekleurde ballon in de marge of in het revisiedeelvenster.
U kunt opmerkingen gebruiken als kleine "stickies" of zelf-notities. Laat kleine notities over aan jezelf in de marge terwijl je je weg schrijft, bewerkt en herziet door een rapport of een manuscript. Wees creatief: voeg extra links toe aan andere bronnen, gebruik ze voor tips en aanwijzers, koppelingen naar verschillende delen van een document of stel een feedbacklink in voor uw lezers.
Microsoft Word 2016 is ook een verbeterde tool voor schrijven in samenwerkingsverband 9 Nieuwe Office Online-functies voor het beheren van documenten en samenwerking 9 Nieuwe Office Online-functies voor het beheren van documenten & samenwerking Office Online is de gratis webgebaseerde Office-suite van Microsoft. Recente upgrades introduceerden nieuwe Office 2016-functies en verbeterde integratie met OneDrive, Dropbox en Skype. Laten we de nieuwe opties verkennen. Lees verder . Reacties spelen een grote rol bij het overbrengen van feedback binnen een team. Hier is hoe het reactiesysteem werkt ...
1. Markeer de tekst waaraan u een opmerking wilt toevoegen of klik aan het einde van een tekstblok.
2. Ga naar Invoegen> Reactie . Typ uw opmerking in het vak. De opmerkingen verschijnen in het markup-gebied aan de rechterkant. De afdruklay-outweergave is meestal de beste manier om de opmerkingen naast de tekst te bekijken.
3. Ga naar het tabblad Controleren en bekijk meer opties voor opmerkingen. Dit tabblad toont ook alle bedieningselementen voor het bijhouden van wijzigingen en opmerkingen in een document met samenwerkingsverbanden. Gebruik de Markup-opties om de opmerkingen weer te geven of te verbergen. Bijvoorbeeld: Geen markering zal de opmerkingen en het markeringsgebied aan de rechterkant verbergen.
Finaliseer uw rapport
Zodra het grootste deel van uw rapport is voltooid en opgeslagen, is het tijd om uw rapport te voltooien. Als ik zeg 'afmaken', bedoel ik niet dat ik het moet nagaan. Dat zou ook moeten gebeuren. Nu moet u de beveiligingsmaatregelen nemen om het rapport te beschermen tegen ongeautoriseerde wijzigingen en plagiaat.
Deze beveiligingsmaatregelen zullen een extra niveau van authenticiteit aan uw elektronische bestand geven voordat u het deelt.
Dit gedeelte behandelt:
- handtekeningen
- Voeg watermerken toe
- Maak het document 'alleen lezen'
- Wachtwoord beveilig uw document
- Print uw document naar PDF
1. Handtekeningen
U kunt een tekstsignatuur toevoegen voor een persoonlijk tintje aan het rapport. Maar een eenvoudige teksthandtekening heeft geen verificatie nodig. Een digitale handtekening is de betere manier om uw document te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Een digitale handtekening Is uw elektronische handtekening legaal over de hele wereld? Is uw elektronische handtekening legaal over de hele wereld? Zijn elektronische handtekeningen overal ter wereld geldig en legaal? Hebben ze meer de voorkeur boven de geïnkt handgeschreven handtekening in een papierloze wereld? We kijken naar wat de wet wereldwijd zegt. Meer lezen bevestigt dat het document van de ondertekenaar afkomstig is en op geen enkele manier is geknoeid.
Laten we een handtekeninglijn maken in Microsoft Word 2016.
Plaats de cursor in het document op de plek waar u een handtekeningregel wilt maken.
1. Ga naar Invoegen > Tekstgroep > Handtekeningregel en klik op Microsoft Office Signature Line .
2. Het dialoogvenster Signature Setup wordt weergegeven. Vul de velden in zoals aangegeven. Als u het document naar iemand anders stuurt ter ondertekening, voegt u instructies toe voor de ondertekenaar in het daarvoor gereserveerde veld ( instructies voor de ondertekenaar ). De ondertekenaar kan ook toevoegen Geef het doel voor de ondertekening als de optie De ondertekenaar toestaan om opmerkingen toe te voegen in het tekenvenster is aangevinkt.
3. Klik op OK en het document toont nu een tijdelijke aanduiding voor de handtekening.
Voer een handtekening in:
Wanneer u een document met een digitale handtekening moet ondertekenen, gaat u naar de handtekeningregel en klikt u er met de rechtermuisknop op.
U wordt gevraagd om te ondertekenen met een digitale ID. Als u er geen hebt, zal Microsoft u vragen er een aan te schaffen bij een handtekening servicepartner.
Als u geen digitale ID hebt, kunt u gewoon een tekstuele weergave van een handtekeningregel invoegen. U kunt een geschreven handtekening gebruiken of een afbeelding waarvoor geen verificatie vereist is.
2. Plaats watermerken
Een Microsoft Word-watermerk is een "nep" maar nog steeds bruikbare visuele indicator voor de status van het document. U kunt bijvoorbeeld een watermerk gebruiken met de tekst 'Concepten' om dit te onderscheiden van de definitieve versie van het document. Of gebruik het watermerk om te suggereren dat het document "Auteursrechtelijk beschermd" of "Vertrouwelijk" is.
Het teken "Concept" is het meest gebruikelijk. Maar Microsoft Word biedt u verschillende andere watermerken waaruit u kunt kiezen.
1. Ga naar Ontwerp > Pagina-achtergrond en kies Watermerk . De knop Watermerk wordt alleen ingeschakeld in de afdrukweergave.
2. U kunt een afbeelding of tekstwatermerk uit de galerij kiezen. Zowel horizontale als diagonale versies zijn beschikbaar. Het dialoogvenster biedt u alle aanpassingsopties voor de uiteindelijke look van het watermerk. Probeer verschillende lettertypen, lay-outs, grootten en kleuren.
3. U kunt uw eigen tekst in het veld Tekst typen om uw eigen watermerk te maken.
4. Kies OK om het watermerk op uw document toe te passen. Word past het watermerk automatisch toe op elke pagina behalve de titelpagina.
3. Maak Documenten "Alleen-lezen"
Een professioneel rapport van zijn aard hoeft niet door de lezers te worden bewerkt. Het omzetten van het document naar een PDF is een manier. Maar u kunt ook een paar meer beperkingen toepassen in Microsoft Word en onbedoelde wijziging of weglating van welke aard dan ook voorkomen.
Er zijn drie manieren om een document te beveiligen.
Eerste - maak uw document "alleen lezen".
Dit zorgt ervoor dat uw document alleen kan worden gelezen of gekopieerd. Het zal niet voorkomen dat iemand het bestand kopieert en wijzigingen aanbrengt in de kopie.
1. Ga naar het tabblad Bestand > Info > Bescherm document > Markeren als definitief.
2. Wanneer lezers een document openen, zal een balk bovenaan lezers vragen om dit document als alleen-lezen te behandelen. Maar ze kunnen op 'Bewerken hoe dan ook' klikken om het document in de bewerkmodus te openen.
Tweede - Wachtwoord beveilig uw document.
Bescherm uw document tegen ongewenste bewerkingen met een wachtwoordbarrière.
1. Kies Beveiligd document en kies Versleutelen met wachtwoord . Typ een wachtwoord en klik op OK .
2. Typ het wachtwoord nogmaals in het vak Wachtwoord bevestigen en klik vervolgens op OK . Het document wordt geopend en de lezer wordt om een wachtwoord gevraagd.
Microsoft gebruikt de AES (Advanced Encryption Standard), 128-bits sleutellengte, SHA1 (een cryptografisch hash-algoritme dat een bijna unieke 160-bits sleutel genereert om de leesbare tekst te vervangen), en CBC (cipher block chaining) om een hacker een bron te geven -verdiende hoofdpijn.
Ten derde - Beperken bewerken.
Deze controlefunctie helpt u als de auteur bepaalt welke delen van het document anderen kunnen bewerken en welke worden uitgesloten. Zie het als de uitsmijter die de VIP's binnenlaat, maar op een andere manier de deur opent voor het gewone volk.
1. Ga naar Review > Restrict Editing .
2. Schakel onder Bewerkingsbeperkingen het selectievakje Alleen dit type bewerking toestaan in het document in en zorg ervoor dat de lijst Geen wijzigingen bevat (alleen lezen) .
Geen wijzigingen (alleen lezen) is het standaardrestrictietype. Klik voor een ander beperkingsniveau voor het document op het menu en selecteer Van Bijgehouden wijzigingen, Opmerkingen of Formulieren invullen.
3. Om bepaalde secties uit de bewerkingsblokkade te bevrijden, selecteert u de secties om zonder beperkingen te bewerken. Als u meer dan één gebied wilt selecteren, klikt u op CTRL terwijl u het gebied met de muis selecteert.
4. U kunt Iedereen onder Uitzonderingen (optioneel) in het paneel Beperken beperken controleren. Of klik op Meer gebruikers ... en sta alleen specifieke gebruikers toe om de secties aan te passen. De toegestane gebieden worden gemarkeerd met vierkante haken.
5. Klik op Ja, Start Enforcing Protection .
Typ nu een uniek wachtwoord in het vak dat wordt geopend. Je moet het opnieuw typen om het te bevestigen.
Het wachtwoord is optioneel. Maar het zorgt ervoor dat niemand gewoon op Stopbeveiliging kan klikken en het document kan bewerken. Als u nog steeds paranoïde bent, moet u uw Microsoft Word-document coderen Hoe uw Microsoft Office-bestanden met een wachtwoord beveiligen en versleutelen Hoe uw Microsoft Office-bestanden met een wachtwoord beveiligen en versleutelen Zou u het erg vinden als iemand door uw OneNote-notitieboekjes gluurde of toegang had tot uw Word? documenten? Als uw antwoord ja is, laten we u dan zien hoe u uw Office-bestanden kunt beschermen. Lees meer zoals we deden in het tweede proces hierboven.
4. Druk uw rapport af naar PDF
Het Portable Document Format biedt vele voordelen. Niet in het minst is de platformonafhankelijke compatibiliteit op alle computers. Uw document is klaar en u moet het nu delen of verzenden om te worden afgedrukt. Veel professionele rapporten - bijvoorbeeld een juridisch document - moeten het formaat behouden zoals bedoeld.
Bewaar of converteer een kopie naar PDF. Microsoft Word 2016 heeft geen invoegtoepassingen van derden nodig.
Ga naar Bestand > Exporteren > PDF / XPS maken .
Houd er rekening mee dat uw Word-document mogelijk gevoelige informatie bevat die u niet in de PDF wilt opnemen. Verwijder het voordat u publiceert naar PDF. Kies Opties in het venster Publiceren als PDF of XPS . Selecteer vervolgens Document en wis documenteigenschappen . Stel eventuele andere opties in en kies OK .
Blader naar de plaats waar u het bestand wilt opslaan en klik op Publiceren .
De volgende stap…
Je bent dicht bij de eindstreep. Het rapport kan worden overgedragen aan uw lezers. Maar er is nog een laatste klus over.
Draai de pagina's om en zorg ervoor (opnieuw) dat uw rapport leesvriendelijk is. Benader het met het oog van de lezer. Heb je je gedachten georganiseerd en overtuigend geschreven? Loopt de informatie goed samen met de grafieken en illustraties? Kunnen ze snel doornemen en de informatie snel vinden? Is de tekst leesbaar? Gebruik de leesbaarheidsscore Hoe u de leesbaarheidsscore van elk Word-document kunt krijgen Hoe u de leesbaarheidsscore van elk Word-document kunt krijgen Als u weet hoe moeilijk uw document is om te begrijpen, kunt u een betere schrijver worden. Hier leest u hoe u Microsoft Word leesbaarheidinformatie kunt geven. Lees Meer om het leesbaarheidsniveau van uw documenten als laatste stap te peilen.
U hebt misschien ook gemerkt dat we sommige aspecten van Microsoft Word niet hebben behandeld. Bijvoorbeeld Microsoft Word Tables 8 Tips voor het opmaken van perfecte tabellen in Microsoft Word 8 Tips voor het maken van perfecte tabellen in Microsoft Word Een tabel is meer dan een raster van cellen. In Word zijn tabellen niet alleen containers voor gegevens, maar essentiële opmaakhulpmiddelen. Ontdek hoe u deze dubbele rol kunt beheren met acht eenvoudige tips. Read More is een belangrijk hulpmiddel voor gegevensweergave. Of, de kracht van lijsten Lijsten in Microsoft Word opmaken en beheren Lijsten in Microsoft Word opmaken en beheren Ongeacht het aantal lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten dat u tot nu toe in uw leven met Microsoft Word hebt gemaakt, ik wed dat u iets leert nieuw in deze gids! Of hebben we iets gemist? Lees meer in informatiebeheer.
Microsoft Word is meer dan een kwart eeuw oud en zit boordevol kleine functies. Bij MakeUseOf hebben we elk hoekje en gaatje van dit beest bedekt. Gebruik dus onze bronnen om gratis meer over deze software te leren. Elke nieuwe functie van Microsoft Word 10 Verborgen Microsoft Word-functies die uw leven gemakkelijker zullen maken 10 Verborgen Microsoft Word-functies die uw leven gemakkelijker zullen maken Microsoft Word is bedrieglijk eenvoudig. Het gaat prima zolang je een document opstart en gewoon typt. Maar Microsoft Word zou niet het Zwitserse mes zijn zonder zijn productieve functies. Meer lezen, geleerde zal uw leven gemakkelijker maken.
Laat je verslag glanzen
Zoals auteur Nathaniel Hawthorne zei,
Eenvoudig lezen is verdomd moeilijk schrijven
Klopt dit ook niet voor het schrijven van professionele rapporten? Immers, als een keuze wordt gegeven, wil niemand het misschien lezen. Een zakelijk rapport schrijven en het gebruiken om te communiceren zijn twee verschillende dingen. Microsoft Word is slechts een hulpmiddel - het is uw taak om deel te nemen.
Wat zijn de beste werkwijzen voor het schrijven van professionele bedrijfsrapporten? Vertel ons in de reacties.