Hoe e-mail als een professional e-mailen

Advertentie

E-mail is een van die dingen die als een gemaksmogelijkheid zijn begonnen maar al snel iets te vrezen waren. Ik weet dat wanneer ik honderden ongelezen e-mails heb, mijn darm snel in een diepe leegte zakt en ik negeer die e-mails nog langer. Maar misschien zouden we, als we de tips en tricks van de profs van e-mail zouden overnemen, onze inbox niet als een obstakel zien.

Er zijn veel factoren die de e-mailefficiëntie beïnvloeden - niet alleen het schrijven van de e-mails, maar het instellen van de inbox, het beheren van e-mails, weten wanneer e-mails moeten worden gecontroleerd en meer. Het stimuleren van e-mailefficiëntie betekent een verhoging van de productiviteit en dat betekent uiteindelijk dat alles in minder tijd wordt gedaan. Dat is precies wat we willen.

Opmerking: Een aspect van het zijn van een professional bij e-mail is om veilig en beveiligd te blijven. Lees deze 7 belangrijke tips voor e-mailbeveiliging 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips Wat u moet weten over 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips Wat u moet weten over Internetbeveiliging is een onderwerp waarvan we allemaal weten dat het belangrijk is, maar het zit vaak ver achter ons in onze gedachten, onszelf voor de gek houden door te geloven dat "het mij niet zal overkomen". Of ... Lees meer voordat u hier begint. Het verliezen van toegang tot uw e-mailaccount kan zeer schadelijk zijn.

Plan "Email Checking" Time

Een van de grootste blunders van gebruikers met extreem actieve inboxen is dat ze hun Gmail, Thunderbird of Postbox 24 uur per dag en 7 dagen per week open laten op de achtergrond. Nog een blunder is het gebruik van notificaties of functies die u waarschuwen zodra een e-mail binnenkomt, ongeacht hoe triviaal die e-mail ook is.

Onmiskenbaar feit: regelmatig inchecken op uw e-mails betekent dat u de focus niet op een andere taak kunt richten. Onmiskenbaar feit: als het je ooit lukt om een ​​focus op te bouwen, zullen meldingen het in een oogwenk breken.

Daarom zou u uw inbox moeten zien als een activiteit als elke andere. Sta niet toe dat het een "altijd aan" aspect van je leven is. Plan in plaats daarvan tijdblokken - misschien een keer per dag, misschien drie keer per dag - waar je incheckt in de inbox, alles doet wat je nodig hebt en sluit het dan. Het kan een tijdje duren om de gewoonte te doorbreken, maar geloof me, je productiviteit zal omhoog schieten.

Elimineer het teveel

Het allereerste dat u moet doen bij het openen van uw inbox, is door deze snel te verwijderen en elke e-mail te verwijderen die niet belangrijk lijkt. Zie jezelf als een beeldhouwer met een enorm blok vers marmer. Voordat je begint aan het echte werk, moet je in grote lijnen weghakken en het overtollige wegwerken.

Stel je voor dat je incheckt en 350 e-mails aantreft die wachten op een reactie. Het duurt slechts vijf minuten - ja, echt waar! - om door te bladeren en klik op de selectievakjes naast e-mails die geen belang hebben. Wanneer je het grootste deel ervan hebt doorstaan, klik je op Verwijderen om al deze gecontroleerde e-mails te wissen. Nu hoef je alleen nog maar op 50 te antwoorden en dat is een grote psychologische stimulans.

Lees en reageer meteen

Open je vaak een e-mail, zie je dat je iets moet doen, maar laat je het voor een andere dag staan? Dit kan een risicovolle gewoonte zijn. Wat als je het vergeet? Wat als je op een of andere manier de e-mail kwijtraakt? Wat als u eerder moet reageren dan u denkt dat nodig is?

Het is beter om het allemaal meteen te doen. Het voorkomt de opbouw van "Ik moet nog steeds die e-mail beantwoorden" -gedachten die je zullen irriteren tot je er uiteindelijk in slaagt. Het verkleint de kans dat je een belangrijke e-mail vergeet. Het houdt uw klanten, vrienden en zakelijke contacten tevreden omdat u met zo'n punctualiteit antwoordt. Als bonus heb je een zware last van je hoofd.

Met een schone en lege inbox die niet vol zit met berichten waarnaar je moet terugkeren, kun je eenvoudiger het eerdere punt implementeren van alleen het controleren van e-mail op geplande tijden. Als je echt niet wilt lezen en meteen wilt antwoorden, kijk dan in ieder geval naar een e-mailherinnering addon Planning, bijhouden & herinneringen toevoegen aan Gmail met deze fantastische add-on Voeg schema's, tracking & herinneringen toe aan Gmail met deze fantastische add-on Laten we eerlijk zijn, Gmail is vrijwel perfect. Het is geen toeval dat het nu een van de meest populaire e-mailproviders is, althans voor diegenen die de voorkeur geven aan een webinterface. Er zijn echter verschillende ... Lees meer.

Standaardantwoorden

Ingeblikte reacties is een verbazingwekkende functie die een standaard is geworden in alle top e-mailservices en -clients. Kort gezegd is een ingeblikt antwoord een sjabloonantwoord dat u van tevoren kunt bouwen en met een enkele klik kunt gebruiken. Deze zijn geweldig als je merkt dat je hetzelfde antwoord steeds opnieuw typt, bijvoorbeeld wanneer mensen vaak vragen over een bepaald onderwerp verzenden.

U kunt standaardantwoorden in Gmail inschakelen door deze in het gedeelte Labs van de instellingen te schakelen. Yaara heeft een instructieboek geschreven over hoe je aan de slag kunt met standaardantwoorden in Gmail E-mail sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Heb je geen tijd om een ​​lunch te bereiden? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer.

Hou het kort

De beste manier om minder tijd kwijt te zijn aan het feit dat e-mail niet bij u past: besteed minder tijd aan het schrijven van antwoorden. Vermijd natuurlijk geen goede zakelijke of persoonlijke etiquette door korte antwoorden te schrijven, maar je hoeft ook geen 5-10 alinea's te schrijven voor elke e-mail die je verstuurt. E-mail is minder formeel dan traditionele brieven!

Identificeer het hoofdbericht dat u wilt overbrengen en probeer het vervolgens in maximaal 3-4 alinea's bij de ontvanger te krijgen. Weet je hoe het je zo moeilijk maakt om zoveel e-mails te kloppen? Nou, de ontvanger heeft waarschijnlijk hetzelfde probleem. Niet alleen verkort je e-mails je tijdsbesparing, het bespaart ook tijd en ze zullen je er dankbaar voor zijn.

Gebruik filters om te ordenen

Het gebruik van de kracht van filters kan uw e-mailworkflow revolutionair veranderen. In wezen bekijkt een filter elke binnenkomende e-mail en voert het een actie uit als het voldoet aan de criteria van het filter. Deze actie kan de e-mail naar een bepaalde map verplaatsen of een bepaald label instellen. De criteria van een filter kunnen zijn wie de afzender is, het onderwerp van de e-mail, de inhoud van het lichaam, enzovoort.

Filters zijn een fantastische methode om uw inbox georganiseerd te houden. Ontvangt u veel nieuwsupdates van winkelketens, meldingen van sociale media of elektronische facturen? Filters kunnen ervoor zorgen dat die e-mails gescheiden blijven van je inbox, waardoor je het aantal e-mails dat je nodig hebt om door te plooien drastisch vermindert. Bovendien is er minder kans dat u een van deze per ongeluk verwijdert.

Bekijk het bericht van Craig over het instellen en gebruiken van Gmail-filters 5 Gmail-filters helpen bij het prioritiseren en ordenen van je inbox 5 Gmail-filters helpen bij het prioritiseren en indelen van je inbox Welke filters moet elke persoon in zijn arsenaal hebben zodat zijn postvak IN zo is netjes als de mijne? Ik ben hier om je te helpen aan de slag te gaan met het instellen van je eerste vijf filters of ... Lees meer.

Conclusie

E-mail is een eenvoudige technologie, maar er zijn geavanceerde manieren om dit te doen. Het belangrijkste van een e-mailprow is om te bepalen waar het grootste deel van je tijd wordt doorgebracht en manieren te vinden om die tijd te verkorten. Hopelijk hebben de hierboven beschreven tips en een paar e-mailefficiëntie tips 10 tips om u te helpen efficiënter te e-mailen 10 tips om u efficiënter te helpen e-mailen Het beste advies dat ik heb gehoord over e-mail- en e-mailproductiviteit is - beantwoord geen e-mails als eerste in de ochtend. Het is een beetje paradoxaal maar waar dat e-mail en productiviteit op gespannen voet staan ​​... Lees meer dat we eerder hebben behandeld, zal je helpen om te zien waar je tijd zinkt en hoe die inefficiëntie kan worden bestreden.

En jij dan? Heeft u trucjes of routines die u gebruikt om uw e-mailproductiviteit te maximaliseren? Deel ze alsjeblieft in de reacties!

Beeldcitaten: e-mailpictogram Via Shutterstock, tijdklok Via Shutterstock, hamer en beitel Via Shutterstock