Hebt u ooit een e-mail verzonden waarvan u dacht dat die belangrijk was om slechts enkele dagen later te worden beantwoord, of erger vergeten? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen om de kans te vergroten dat je e-mail wordt geopend, gelezen en beantwoord.
Het mooie van deze "trucs" is dat ze echt niet overdreven ingewikkeld zijn - het zijn gewoon gewoontes die gewoon logisch zijn. Ik kan niet beloven dat deze altijd zullen werken, maar ik kan wel zeggen dat ze een verschil zullen maken en dat je over het algemeen een verbetering zult zien in de communicatie met je e-mailcontacten.
Markeer uw naam
Ik had eigenlijk tot voor kort niet echt van deze methode gehoord en ik kan zeker geen aanspraak maken op het idee. Ik las een artikel van Josh Grillo over Dirty Marketing Secrets waarin werd gesproken over hoe je dit kunt aanpakken. In principe kopieer je pijlen (of welk object dan ook) en plak je ze aan beide kanten van je naam. Wanneer u vervolgens een e-mail verzendt, ziet het er ongeveer zo uit:
Voor mij is dit enigszins controversieel en misschien ook voor anderen. Aan de ene kant werkt het zeker en het is niet al te invasief. Aan de andere kant van het spectrum, als er mensen zijn met wie u regelmatig communiceert en die altijd op uw e-mails reageren, kan dit een overlast voor hen zijn.
Het draait allemaal om de onderwerpregel
Als het erom gaat uw e-mail van "ongelezen" naar "lees" -status te krijgen, plaats ik het meeste gewicht op de onderwerpregel. Er zijn verschillende manieren om het te maken en veel, zo niet de meeste, kunt u combineren.
1. Wees specifiek en kort
Een vage onderwerpregel is slechter. Zulke onderwerpen als "Hallo daar" of erger ... "(geen onderwerp)" - die weet ik echt niet waarom het nog steeds bestaat. Ik herinner me dat toen ik e-mail voor het eerst gebruikte, dit tamelijk vaak voorkwam, maar omdat e-mail is geëvolueerd, moeten we ook - een onderwerp toevoegen, anders wordt het waarschijnlijk verwijderd (of uitgefilterd) Save Your Sanity: blokkeren en filteren van doorgestuurde e-mails Save Your Sanity: blokkeer en filter die doorgestuurde e-mails We hebben ze allemaal ontvangen - die gevreesde e-mails, misschien verdienen ze het zelfs niet om op dezelfde voet te worden behandeld als "e-mails" Lees meer) voordat ze ooit worden geopend.
2. Gebruik een zin
Het is misschien niet natuurlijk, maar een zin in de onderwerpregel zetten is eigenlijk geen slechte gewoonte. Onze geest werkt in zinnen. We communiceren in zinnen. Waarom start je je e-mail niet met een? In plaats van alleen een onderwerpregel die "Vraag" zegt, schrijf "Ik heb een snelle vraag over [leeg]." Het maakt het persoonlijker en zal uw e-mail waarschijnlijk aantrekkelijker maken om te openen. Ik zal opmerken dat de zin die je hebt gekozen, moet samenvatten waar je e-mail over gaat . En natuurlijk wil je geen vage uitspraak, anders werkt het averechts.
3. Stel een vraag
Hierboven hadden we het over het gebruik van een zin - dit is eigenlijk een verlengstuk daarvan. Dus in plaats van te zeggen "Ik heb een snelle vraag over [leeg]", zou je het kunnen formuleren in de exacte vraag die je je afvraagt. Dus als de vraag is hoe e-mails eruit kunnen springen, typ dan "Hoe zorg ik ervoor dat mijn e-mails beter opvallen?"
Het voordeel van het stellen van een vraag is dat het een beetje krachtiger en aantrekkelijker is dan een zin. Natuurlijk, als uw e-mail niet over een vraag gaat, zou een vraag niet gepast zijn. Het moet relevant zijn en het zou de primaire vraag van de e-mail moeten zijn.
4. Gebruik gebruikerspecifieke woorden
Als u e-mailt over een onderwerp dat specifiek interessant is voor uw contact, plaatst u dat woord in de onderwerpregel. Dus als je iemand een e-mail stuurt over een vraag met betrekking tot zoekmachine-optimalisatie en ze zijn bijzonder geliefd of bedreven in dat gebied (wat ze zouden moeten zijn als je erover e-mailt), neem dan 'SEO' op in het onderwerp. Een voorbeeld kan zijn: "Ik vraag mij af hoe ik SEO op mijn blog kan verbeteren."
5. Gebruik haakjes en dubbele punten om "sub-onderwerpen" te maken
Ik had heel goed dat woord 'sub-onderwerpen' kunnen verzinnen, maar voor mij is het logisch. Eigenlijk heb ik het over het creëren van verdere uitleg in de onderwerpregel en het gebruik van haakjes of een dubbele punt om het van het primaire onderwerp te scheiden. Als we bijvoorbeeld bij hetzelfde voorbeeld zouden blijven, zou je kunnen zeggen: "Vraag: Hoe zorg ik ervoor dat mijn e-mails beter opvallen?" Of "[Vraag] Het maken van e-mails valt op."
Een beetje grammaticales: naar mijn mening zijn dubbele punten en haakjes vergelijkbaar, maar serveren ze niet exact hetzelfde doel. Een dubbele punt bereidt de lezer voor of legt hen verder uit wat ze gaan lezen. Haakjes, aan de andere kant, label wat we aan het lezen zijn. Zo zie ik ze en ben ik misschien niet helemaal accuraat, maar het lijkt me logisch.
6. Caps zijn ok, maar gebruiken spaarzaam
Soms is het nodig om de aandacht te vestigen op iets, maar omdat het in een onderwerpregel ligt, heb je beperkte opmaakopties. Dit betekent meestal dat je je toevlucht moet nemen tot het gebruik van hoofdletters. Dit kan goed zijn, maar het kan ook slecht zijn. We hebben allemaal die e-mail gekregen waarin het onderwerp en de boodschap in hoofdletters stonden - vervelend. Ik wil het op dat moment verwijderen, maar het is meestal iemand die ouder is en ik zou me slecht voelen. Maar als u iemand anders bent, bent u niet verontschuldigd, dus wees niet verbaasd als u geen snel antwoord krijgt, laat staan een antwoord. Hieronder staan goede en slechte voorbeelden:
- Slecht: "IK HEB ONMIDDELLIJK HULP NODIG '
- Goed: "[DRINGEND] Mijn account is gehackt - help alstublieft"
Het grootste nadeel van het gebruik van caps is dat het 'spammy' kan tegenkomen, wat eigenlijk het laatste punt is van het maken van je onderwerpregel.
7. Wees niet "spammy"
Ik denk niet dat ik je de definitie moet geven van hoe e-mail spam eruit ziet - we snappen het allemaal en we herkennen het allemaal. Dus waarom hebben sommige mensen dezelfde gewoonte om hun e-mails er spannend uit te laten zien? Het klopt, maar hier zijn een paar dingen die je kunt doen en niet doen om te voorkomen dat je e-mails er zo uitzien ... onintelligent spammy.
- Beperk het gebruik van caps (reeds genoemd)
- Pas op voor veelgebruikte woorden zoals "gratis"
- Wees niet vaag - geef een reden voor e-mailen
- Verwijder "RE:" of "FWD:" uit de onderwerpregel
- Gebruik bijna nooit uitroeptekens
- Doe al het andere dat ik net noemde
Vergeet niet over de boodschap zelf
Hoewel er veel kan worden gedaan om de e-mail te openen door de onderwerpregel aan te passen, is het bericht zelf ook belangrijk en mag het niet worden genegeerd. Er zijn veel dingen die u kunt doen om te voorkomen dat uw e-mail wordt geopend, afgeroomd en vervolgens gereserveerd om later te zorgen. Nu doe ik dit soms gewoon omdat ik niet de tijd heb om iets te beantwoorden waarvan ik aanvankelijk dacht dat het relevanter voor me was dan het bleek te zijn. Andere keren is het echter omdat het e-mailbericht te lang is, slecht is geformatteerd of verwarrend en vereist meer inspanning om te begrijpen wat er wordt gezegd. Dus met andere woorden:
- Maak uw e-mail niet onnodig lang
- Deel het op in relevante paragrafen
- Wees grondig en to the point
- Maak de introductie (of een e-mail) niet vaag
Nu zeg ik niet om nooit lange e-mails te sturen. Soms moet dat. Maar andere keren denk je dat wat je te zeggen hebt moet worden uitgelegd in meer woorden dan nodig. Dus het laatste punt is het corrigeren van je e-mail . Gmail heeft een geweldige functie waarmee je een e-mail binnen een bepaalde tijd kunt 'unsend'. Ik heb deze functie meerdere keren gebruikt, zelfs na het proeflezen van iets. Ik klik op verzenden, sleep nogmaals over mijn e-mail terwijl het 'verzendt' en dan iets vang dat ik wil corrigeren. Ik kan het verzendproces snel annuleren, de wijzigingen aanbrengen en nogmaals op verzenden klikken. Het is best aardig.
Conclusie
Dit zijn slechts de eerste stappen van het correct e-mailen van etiquette en er valt nog veel meer te leren. Bloomberg BusinessWeek plaatste een geweldige afbeelding met veel van dezelfde onderwerpen die ik in dit artikel behandelde en wees de voorbeelden visueel aan (wat altijd leuk is).
Hebt u technieken ontdekt waarvan is bewezen dat ze voor u werken? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik heb gedeeld? Hoe dan ook, we horen graag van je in de comments!