Wat krijg je als je een vakantie van twee weken combineert met een druk werkleven? Een gigantisch project wacht op je zodra je naar huis terugkeert - net door al die e-mails ziften! Wacht - waarom zou u de afwezigheidsresponder in Outlook niet inschakelen en enkele van die antwoorden voor u automatiseren?
Hier bij MakeUseOf hebben we besproken hoe je dit in Gmail kunt doen, zoals Tina's instructies voor het beantwoorden van de vakantie. Een e-mail Out of Office-antwoordapparaat instellen voordat je op reis gaat Hoe je een e-mail Out of Office-antwoordapparaat instelt voordat je doorgaat een reis Zou u niet graag op vakantie willen gaan, wetende dat u uw e-mail niet hoeft te controleren? Als je tijdens je afwezigheid niet kunt vertrouwen op een assistent, ga je naar autoresponders in Gmail. Meer lezen en de methode van Mark om het te doen met behulp van een e-mailfilter Een automatische e-mailreactie maken met het nieuwe filter van Gmail Een automatische e-mailreactie creëren met het nieuwe filter van Gmail Meer lezen. De enige client die we nog niet hebben behandeld, is Outlook. Helaas biedt de gratis versie van Outlook.com, in tegenstelling tot Gmail, niet de afwezigheidsfunctie van Out of Office. Als u echter Outlook 2010 en een account op een MS Exchange-server hebt - die veel bedrijven aan werknemers leveren - heeft u geluk.
Out Of Office Responder gebruiken in Outlook
Microsoft heeft het uiterst eenvoudig gemaakt om een geautomatiseerd systeem in te stellen dat onmiddellijk antwoorden geeft aan iedereen die u een e-mail stuurt terwijl u niet op kantoor bent. Het maakt niet uit of het alleen gedurende 24 uur is of tijdens een vakantie van 2 weken, u kunt de Outlook-client zo configureren dat deze exact reageert zoals u dat wilt en precies zo lang als u wilt.
Om naar deze instellingen in Outlook 2010 te gaan, selecteert u onder de knop Windows-logo Info. Hier ziet u een grote knop met de tekst 'Automatische antwoorden' met een deur en een pijlpictogram.
Klik op de knop Automatische antwoorden om het Outlook-hulpprogramma Out of Office te starten. Het pop-upvenster dat u zult zien, is veel geavanceerder dan u misschien denkt. Op het eerste gezicht is het een snelle manier om 'Automatische antwoorden verzenden' in te schakelen en gewoon een kort bericht in te typen dat Outlook automatisch namens u verzendt naar iedereen die u e-mailt. Elke Google+ gebruiker kan u nu e-mails sturen via Gmail (en hier kunt u Uitschakelen) Elke Google+ gebruiker kan u nu e-mails verzenden in Gmail (en hier is hoe u deze kunt uitschakelen) Vanaf vandaag kunt elke gebruiker van Google+ u een bericht sturen in uw Gmail. Als je een bericht wilt verzenden, hoef je alleen die persoon aan je Google+ toe te voegen. Lees verder .
Bij nadere beschouwing ziet u echter dat er hier veel meer functionaliteit is dan u kunt verwachten.
Allereerst kunt u een specifiek datumbereik definiëren om de functie voor automatisch beantwoorden in te schakelen, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u het weer uitschakelt wanneer u terugkeert van uw vakantie!
Je zult ook merken dat er twee tabbladen zijn. Het linkerdeel is om een automatisch antwoord in te stellen Do not Text Me: Automatisch beantwoorden van tekstberichten terwijl u bezig bent Do not Text Me: Automatisch beantwoorden van tekstberichten terwijl u bezig bent Lees meer alleen voor mensen die u e-mailen van binnen het bedrijf.
Het tabblad aan de linkerkant is waar u een specifiek antwoord kunt instellen voor iedereen die u buiten uw bedrijf e-mailt.
E-mailregels instellen
U zult onderaan dit venster zien dat er een ogenschijnlijk onbelangrijk knopje is met de naam "Regels ..."
Deze knop is eigenlijk behoorlijk belangrijk, omdat je hiermee verder kunt definiëren hoe Outlook automatisch antwoordt door bepaalde mensen, woorden in het onderwerp of de hoofdtekst te definiëren of dat de e-mail direct is verzonden of CC'd.
Je kunt hier heel specifieke regels maken. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die u, als uw moeder u e-mailt, doorstuurt naar een persoonlijk account dat u gedurende uw vakantie bijhoudt (of direct naar de prullenbak stuurt, afhankelijk van uw relatie met uw moeder).
Het wordt nog interessanter wanneer u op de knop "Advanced ..." klikt.
Hier kunt u op een andere manier meer specificeren over welke berichten u wilt beantwoorden dan de standaard automatische beantwoording. U kunt berichten kiezen over of onder een bepaalde grootte, wanneer ze zijn ontvangen, hun belangrijkheidsniveau en meer.
Out-of-office-responder maken met e-mailregels
Saikat gaf enkele tips over het gebruik van Outlook-filters MS Outlook Tip: Hoe inkomende e-mails automatisch te organiseren MS Outlook Tip: Hoe inkomende e-mails automatisch meer te organiseren Lees voor meer, en Jack deed hetzelfde voor Google, Hotmail en Yahoo-filters Hoe e-mailfilters instellen in Gmail, Yahoo Mail en Outlook Het instellen van e-mailfilters in Gmail, Yahoo Mail en Outlook E-mailfiltering is uw beste hulpmiddel om uw Postvak IN netjes en georganiseerd te houden. Hier leest u hoe u e-mailfilters in Gmail, Yahoo Mail en Outlook instelt en gebruikt. Lees verder . Als je erover nadenkt, is de afwezigheidsresponder eigenlijk een alternatieve versie van wat je zou kunnen doen als je gewoon op Regels beheren hebt geklikt in het Outlook-menu.
Gebruik de wizard Regels om naar de optie te scrollen om te controleren op berichten "ontvangen in een specifieke datumbereik".
Definieer die periode als zijnde van het moment dat u op vakantie gaat, tot het moment dat u van plan bent naar huis te gaan.
Ten slotte hoeft u alleen nog maar te definiëren welk antwoord of welke actie u wilt dat de regel neemt wanneer binnenkomende berichten aan dit criterium voldoen, en u heeft in feite een afwezigheidsreactie op kantoor!
Zoals u ziet, is er geen reden dat u niet kunt reageren op e-mails, zelfs wanneer u op vakantie bent! Het enige dat u hoeft te doen is de tijd nemen om Outlook te vertellen hoe u wilt dat het voor u reageert, en mensen zullen denken dat u net zo productief bent als u ooit was, zelfs als u op een strand zit dat een margarita nipt.
Op welke creatieve manieren gebruikt u Outlook's Out of Office Responder? Heb je een paar goede tips of verhalen te vertellen? Deel ze in de comments hieronder!
Afbeelding Credits: robothand Via Shutterstock