Het is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd; de perfecte vergaderminuten.
Het is een bekend verhaal in een onvolmaakte wereld. Je werkt aan een project van cruciaal belang op het werk. Dit is een interdepartementale aangelegenheid, met alle pijnlijke interdepartementale politiek die daarmee gepaard gaat. Naarmate de deadline dichterbij komt en het project niet dichterbij is, plant u een vergadering met uw collega's. Nadat u een agenda voor de vergadering hebt ingesteld Maak eenvoudig vergaderagenda's met behulp van vergaderverwachtingen [iPad] Maak gemakkelijk vergaderagenda's met behulp van vergaderverwachtingen [iPad] Hoewel niemand van ons uitkijkt naar het bijwonen van vergaderingen, zijn er gelukkig een aantal nuttige online en mobiele toepassingen, zoals als AgreeDo, die het plannen van vergaderingen eenvoudiger maken. Alle succesvolle vergaderingen beginnen ... Lees meer en twee uur lang vervelend gesprek, je krijgt een afgesproken schema en een plan van aanpak.
En dan is niet aan het afgesproken schema voldaan en wordt het afgesproken actieplan niet uitgevoerd. Je roept je collega's boos op: "Wat is daar in vredesnaam aan de hand? Dit is niet wat we zijn overeengekomen ". Ze zijn onvermurwbaar dat ze doen wat ze beloofden. Ze zijn ervan overtuigd dat jij degene bent die ongelijk heeft. En helaas, er is niets om hun versie van gebeurtenissen te betwisten. Je hebt geen minuten gewacht.
Helaas is het een van de meest vitale vaardigheden die nodig zijn voor de moderne werkplek. Hiermee kunt u een vast bestand van gebeurtenissen creëren die door alle partijen zijn goedgekeurd, waardoor u zich verder op de lijn kunt besparen. Hier leest u hoe u effectieve notulen neemt tijdens een vergadering.
Neem geen minuten
Het klinkt contra-intuïtief, toch? Dit is een artikel over hoe je effectieve minuten kunt nemen, en ik zeg dat je ze niet moet nemen? Welke waanzin is dit?
Het is verdomd moeilijk om twee dingen tegelijkertijd te doen. Als je een gesprek probeert te volgen terwijl je een paar minuten aan het schrijven bent, zul je waarschijnlijk ten minste een van die dingen slecht doen. En onthoudt u hoe ik zei dat minuten een accurate weergave van gebeurtenissen zouden moeten zijn? Ze zijn echt iets dat je niet moet verprutsen.
Wanneer u een vergadering bezoekt, moet u iemand meenemen die geen deelnemer aan het gesprek is en vraagt u hem of haar om een paar minuten te nemen. Op die manier kunt u zich concentreren op het gesprek en kunt u er zeker van zijn dat de notities van de vergadering samen werken en notities in realtime bewerken Sync.in gebruiken Samen vergaderen en notities in realtime bewerken Sync.in gebruiken Telkens wanneer u online met een team moet werken, of zelfs als je alleen maar moet samenwerken met andere collega's die op andere afgelegen locaties kunnen werken, is het vermogen om iets visueels te laten lijken ... Lees meer van goede kwaliteit. Als u deelneemt aan een online vergadering (misschien met WebEx of Google Hangouts), waarom activeert u Audacity Record audiobestanden dan niet met Audacity Record audiobestanden met Audacity Read More en neemt u het gesprek op voor toekomstig gebruik?
Denk aan de 5 W's
Denk terug aan een van je Engelse lessen op de basisschool. U hebt waarschijnlijk ooit een verhaal geschreven en u hebt de "5 W's" geleerd. Om je geheugen op te frissen, zijn ze 'wie', 'wat', 'wanneer', 'waarom' en 'waar'.
Als je erover nadenkt, is dat wat minuten zijn. Ze creëren een verhaal over iets dat is gebeurd, of iets dat zal gebeuren. En net zoals bij het samenstellen van een rapport of een artikel, moet u details toevoegen.
Dus, waar heb je zoiets als dit.
Upgrade WordPress naar 3.7
Je zou zoiets kunnen hebben.
Ben Smith gaat WordPress volgende week upgraden naar 3.7 voor beveiligingspatches.
Veel betekenisvoller, ja?
... Maar neem het niet te ver.
Niemand vindt het jammer dat Ben Smith volgende week alleen WordPress 3.7 upgradet omdat deze week hij op vakantie is in Barbados met zijn vrouw en zijn twee kinderen, maar zijn huisdier Chihuahua Gee-Fee verblijft in de lokale kennels terwijl ze weg zijn. Waarom zou je dat in je aantekeningen zetten?
Ja, het is belangrijk om kennis te nemen van alle belangrijke details. Expliciet zijn is super belangrijk. Dat gezegd hebbende, neem het niet te ver waar u gegevens opneemt die niemand ten goede komen.
Mee eens over de notulen
Dus je hebt een vergadering van drie uur. Als het klaar is, staat het vastpakken in de vergaderruimte waarschijnlijk vrij laag in de lijst met dingen die je graag zou willen doen. Je bent moe. Jij hebt dorst. Mensen verlaten het kantoor en gaan naar huis naar warme bedden en America's Got Talent.
Ga je uit? Nee! Als u uw notulen met de hand hebt geschreven, typt u ze moeiteloos. Zodra je ze hebt in een formaat dat vaag nuttig is, e-mail je ze naar elke deelnemer. U vraagt hen te erkennen dat zij de notulen hebben gelezen en dat ze tevreden zijn met de inhoud.
Dat verduidelijkt de rol die elke persoon moet hebben, evenals hun verantwoordelijkheden, en als iemand het niet eens is met het officiële verslag van de gebeurtenissen, kunnen ze dit corrigeren. Een samenwerkende bijeenkomst De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team Kleine teams hebben geen dure zakelijke apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees meer blijkt hierdoor beter.
Leer steno
Afhankelijk van wie je het vraagt, is steno een hele goede manier om dingen snel op te schrijven, of het is een vorm van codering die zelfs voor de nieuwsgierige ogen van de NSA bestand is. Hoe je er ook over denkt, het is een nuttige vaardigheid om te hebben in je arsenaal.
Hoewel best intimiderend om naar te kijken, is stenografie niet zo moeilijk om te laten klinken. Het vervangt veel voorkomende schrijfconstructies met symbolen en afkortingen, waardoor je honderden woorden per minuut kunt schrijven. Dit heeft Kim Fletcher, voorzitter van de Nationale Raad voor de opleiding van journalisten, te zeggen.
Als je een steno hebt, kun je de quote heel snel vinden. Je gaat binnen met een cassetterecorder of een digitale recorder, en als je er een uur met je recorder hebt doorgebracht, heb je een uur tape nodig om doorheen te gaan, dat duurt behoorlijk lang
Er zijn veel systemen om stenografisch te schrijven, met de alfabetische systemen (AlphaHand, enz.) Een van de snelste terwijl Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary Make The Minutes Work: Hoe effectieve notities maken tijdens een vergadering De notulen laten werken: Hoe Neem effectieve notities tijdens een vergadering Het is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd; de perfecte vergaderminuten. De registratie van gebeurtenissen bespaart u verdergaande hoofdpijn. Hier leest u hoe u effectieve notulen neemt tijdens een vergadering. Lees meer en New Age Pitman als de snelste van het stel. Speel met een paar en vind er een die je leuk vindt! Ik heb gemerkt dat deze site ongelooflijk nuttig is om de verschillen tussen elk van de vele methodologieën die er zijn te doorbreken.
Structuur uw notities
Als u notities maakt, tekent u een workflow, of gaat u volledig met Buzzfeed en plaatst u deze in een lijst? De effectiviteit van uw aantekeningen is volledig afhankelijk van de manier waarop u de informatie die u opneemt structureert.
Neem je stappen op of noteer je acties die mensen in de toekomst zullen uitvoeren? Bullet-punten kunnen hier handig zijn. Maak je gedetailleerde records over een evenement dat eerder plaatsvond? Misschien wilt u een stijl gebruiken die meer een paragrafenmerk heeft.
Gevoelig? Een andere techniek die u misschien handig vindt, is het maken van visuele notities. Hier voegt u context toe aan tekst door kleur, afbeeldingen en afbeeldingen toe te voegen. Door illustraties toe te voegen, kunt u extra informatie toevoegen zonder uw notities te 'word heavy' te maken.
Eindelijk, je zult blij zijn te weten dat er enkele tools zijn die het structureren van je notities een makkie maken. Microsoft heeft een heleboel Microsoft Word-sjablonen voor het maken van notulen tijdens een vergadering. Deze zouden niet misstaan op een benauwde 'shirt-en-tie'-werkplek, maar toch een beetje spatten van kleur hebben. Ik heb ook het gebruik van SimpleNote Move Over TextEdit meegenomen, Simplenote is nu beschikbaar voor de Mac Move Over TextEdit, Simplenote is nu beschikbaar voor de Mac Als je gewoon een schrijfgereedschap wilt openen en aan de slag wilt gaan zonder veel afleidende toeters en bellen fluiten, Simplenote is misschien precies wat je zoekt. Lees meer voor mijn minuten, vanwege de schone esthetiek en de ingebouwde cloudback-ups.
Conclusie
Het notuleren van een paar minuten is supereenvoudig en het is een strategische vaardigheid om effectieve vergaderingen te houden die wij allemaal moeten beheersen. Heeft u handige tips voor het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen? Laat het me weten in de comments hieronder!
Afbeelding tegoed: Mark Jensen John Benson dpstyles