Ben je altijd op zoek naar de beste to-do-app voor het organiseren van je leven? Na tientallen jaren van testen van tientallen taak-apps, heb ik genoegen genomen met degene die meer functies en flexibiliteit biedt dan alle andere daarbuiten.
Die to-do-app is Remember The Milk.
Vergeet niet dat The Milk misschien ook voor jou is als je op zoek bent naar iets beters dan je vandaag gebruikt. Voordat we echter in het hoofd springen, is het belangrijk om te weten of de redenen die we hebben gebruikt om deze claim te maken, dezelfde redenen zijn die voor u van belang zijn .
Laten we de beste taken vergelijken
In dit artikel gaan we de volgende factoren behandelen die de efficiëntie en productiviteit verhogen:
- Eenvoudig sublijsten organiseren binnen hoofdprojecten
- Begin- en einddatum instellen, en terugkerende taken
- Een dashboard dat u helpt prioriteit te geven aan uw werk
- Integratie met andere online apps
Onthoud dat The Milk het opneemt tegen deze populaire actiepunten:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Todo
- Google-taken
Google Tasks is een beetje een grap als een todo-app, maar het is opgenomen in de lijst, gewoon voor een vergelijking en om de vele manieren te laten zien waarop zowel Google-taken als Microsoft To-Do ver verwijderd zijn van alle andere.
Sublijsten eenvoudig creëren (organiseren)
Een van de moeilijkst te vinden functies in vrijwel alle to-do-apps die de afgelopen jaren zijn getest, is de organisatie van subprojecten. Bijna elke afzonderlijke taaklijst gebruikt hetzelfde lineaire pad bij het structureren van meerdere takenlijsten.
Sublijsten organiseren in Remember The Milk
In het begin lijkt Remember The Milk te kort te schieten in dit gebied omdat het dezelfde lineaire benadering gebruikt: een enkel lijstitem opent een enkele lijst . Geen optie voor sublijsten.
Dit is echter misleidend. Bij Remember The Milk moet je met behulp van tags meerdere lijsten organiseren onder één "map" .
Een deel van mijn tijd wordt bijvoorbeeld besteed aan het werken aan taken die sommige klanten mij willekeurig sturen. Ik zou deze sublijsten graag willen organiseren. Hoe Trello-lijsten te bewaren Meer georganiseerd met kaartomslagen Hoe Trello-lijsten beter te organiseren Georganiseerd met kaartomslagen Trello-organisatie kan snel uit de hand lopen, maar u kunt uw leven gemakkelijker maken met behulp van kaartafbeelding dekt als visuele aanwijzingen. Lees Meer onder de map "Subclient Work".
U doet dit door een tag te maken om meerdere lijsten te ordenen .
Dan tag je individuele taken om ze te ordenen onder de hoofdsub-kop. U kunt zelfs een nieuwe tag on-the-fly maken als geen van de bestaande van toepassing is.
Laten we nu eens kijken naar hoe andere to-do-apps deze functie tot stand brengen.
Sublijsten in To Do van Microsoft
Ik ga een gemeenschappelijk thema stellen dat je in dit artikel zult lezen: Microsoft To-Do kan het niet.
Het is eendimensionaal, lineair en dat is het. Je maakt individuele lijsten Alexa kan nu eindeloze lijsten voor je maken Alexa kan nu eindeloze lijsten voor je maken Hoewel Alexa's nieuwste vaardigheid eenvoudig is, is het gegarandeerd een genot voor de lijstmaker in je leven. Meer lezen, maar er is geen manier om subtaken te groeperen in subprojecten .
Sublijsten in Wrike
Dit is een gebied waar Wrike eigenlijk de beste van alle to-do-apps is. Hiermee kunt u een map maken voor het groeperen van projecten op het hoogste niveau .
Dit is de manier waarop takenlijsten moeten worden gemaakt. Het lijkt belachelijk dat de meeste todo-apps niet voorzien in de mapstructuur van projecten. 7 Really Simple Tips om je bestanden en mappen te beheren op Google Drive 7 Echt eenvoudige tips om je bestanden en mappen te beheren in Google Drive Er is veel wat je kunt doen met 15 GB gratis opslagruimte. Uiteindelijk betekent het goed beheren dat u weet hoe u omgaat met de bestanden en mappen die u op Google Drive bewaart. Deze tips helpen. Lees verder .
Dus, als deze ene functie de grootste prioriteit voor jou is, dan is Wrike misschien iets voor jou. Er zijn echter andere gebieden waar Wrike tekortschiet, dus het doorlezen van de rest van de onderstaande functies zal u ruim van tevoren dienen.
Sublijsten in Any.do
Van elke te doen app die er is, Any.do is waarschijnlijk een van de ergste als het gaat om de organisatie. Het concept lijkt hier om to-do-lijsten te transformeren van traditionele "lijsten" naar meer van een kanban (kaart-gebaseerde) benadering.
Elke 'hoofdkaart' wordt geopend voor uw lijst met taken, die zijn georganiseerd in termen van wanneer ze moeten zijn. Vandaag, morgen, aankomende en ooit.
Dit is een GTD-methode Hoe dingen gedaan krijgen en stoppen met uitstel Hoe dingen gedaan krijgen en stoppen met uitstel Heb je vaak deadlines verloren of werk je overuren? Ben je uitstelgedrag? Probeer deze strategieën en apps om gewoonten te veranderen, dingen voor elkaar te krijgen en stress te verminderen. Lees meer dat voor veel mensen werkt, maar het is bedoeld voor iemand die één baan of één rol in het leven heeft en die dingen moet organiseren onder die rol.
Als je hoopt veel aspecten van je leven te organiseren, en veel verschillende projecten die veel verschillende levensdoelen dienen 5 Nieuwe gewoonte-apps die echt werken om je doelen te bereiken 5 nieuwe gewoonte-apps die echt werken om je doelen te bereiken Gewoonte-vormende en volg-apps zijn enkele van de meest populaire productiviteitstools. Heb je deze uitstekende nieuwe tools al geprobeerd? Meer lezen, Any.do is niet voor jou. Er is geen manier om sublijsten onder grote projecten te organiseren met Any.do.
Sublijsten in Todoist
Todoist was lange tijd een favoriete to-do-app van mij en deze functie was een van de redenen waarom. Met Todoist kunt u subprojecten inspringen om ze te groeperen onder hoofdprojecten, of kunt u taken labelen.
Dit betekent dat u niet alleen subprojecten kunt maken. Maar je kunt ook naar hartenlust sub-subprojecten maken. Als je een organisatorische freak bent die graag taken in veel submappen consolideert, werkt dit als een droom.
De enige fout die het onder Remember The Milk plaatst, is dat deze inspringende benadering, in tegenstelling tot de tagbenadering, handmatig en tijdrovend is . Met Todoist kun je echter taken labelen, wat het op hetzelfde niveau plaatst als Remember The Milk voor zover het de sublijstorganisatie betreft.
Sublijsten in Google Taken
Hoewel ik zei dat Google Tasks een grap is als een taak, kun je in elk geval subtaken laten inspringen onder primaire taken. Google Taken heeft echter geen functie om sublijsten onder afzonderlijke projecten te plaatsen .
Zoals u kunt zien, zijn er een paar taak-apps die deze functie bieden, maar de apps die dat wel doen, zijn handmatig en moeilijk te beheren. Wrike doet het het beste, waardoor je letterlijk de mogelijkheid krijgt om projecten in mappen te plaatsen. Remember The Milk automatiseert de organisatie in submappen door u items met tags op hoog niveau te laten organiseren.
Vervaldatums en terugkerende taken
Een van de belangrijkste redenen dat ik naar Remember The Milk ben overgestapt, was vanwege de manier waarop het afspraken en vervaldata verwerkt. Dit is een cruciaal onderdeel van zen-achtig tijdmanagement.
Het is één ding om eenmalige taken te beheren die u in één keer kunt voltooien, maar wanneer u meerdere taken beheert die dagen in beslag nemen, is een vervaldatum alleen niet goed genoeg. U heeft een startdatum nodig .
Dit helpt u om slots te maken die groot genoeg zijn in uw planning om de ware diepte van de taak aan te kunnen.
Een andere functie die cruciaal is voor een effectieve to-do-app, is de mogelijkheid om terugkerende taken te maken .
Onthoud dat de herhaalfunctie van The Milk de meest flexibele is die ik ooit heb gezien. U kunt niet alleen complexe patronen dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks instellen, maar u kunt zelfs de taak instellen om opnieuw te verschijnen op het moment dat u deze voltooit.
Terugkerende taken in Microsoft ToDo
Net zo eenvoudig en ontbreekt het in de meeste functies zoals het is, Microsoft heeft tenminste de terugkerende taken goed.
In Microsoft To-Do kunt u taken instellen die elke dag opnieuw moeten worden uitgevoerd, of meerdere keren per week, maand of jaar. Er is geen optie om alleen terug te komen als een taak is voltooid.
Terugkerende taken in Wrike
Zoals met de meeste functies biedt Wrike iets meer flexibiliteit dan de meeste andere todo-apps. Niet alleen biedt het de standaard dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse herhaling, maar het laat u ook de herhaling na een bepaald aantal triggers stoppen en u kunt de begindatum van de eerste herhaling uitstellen.
Net als bij de meeste andere taak-apps, is er geen mogelijkheid om onmiddellijk na voltooiing terug te keren, zoals Remember The Milk doet.
Terugkerende taken in Any.do
Hoewel de projectorganisatie van Any.do veel te wensen overlaat, doet het op zijn minst terugkerende taken goed.
Net als Wrike heeft het de optie om te stoppen met herhalen na een bepaald aantal triggers of na een specifieke datum. Nogmaals, er is geen optie om onmiddellijk terug te komen na het voltooien.
Terugkerende taken in Todoist
Todoist was mijn to-do-app van keuze 11 Todoist-functies die je hebt gemist 11 Todoist-functies die je misschien hebt gemist Todoist is een krachtige task manager. Gebruik je het volledig? Haal het beste uit Todoist en bekijk de functies die u mogelijk hebt gemist. Meer lezen voor een aantal jaar, en een van de redenen was het intelligente gebruik van eenvoudige Engelse commando's om terugkerende taken te creëren.
Je kunt typen zoals "elke 3e vrijdag" en Todoist is slim genoeg om de volgende vervaldatum in te stellen op de derde vrijdag van de huidige maand en elke maand daarna. Het begrijpt veel verschillende variaties van planning. Ik had moeite om het te stropen.
Het enige probleem dat ik met Todoist begon te krijgen, was dat ik op sommige momenten dat ik een taak voltooide niet altijd naar de volgende correcte datum zou worden verplaatst. Uiteindelijk miste ik hierdoor een paar vervaldatums, en dat leidde tot mijn zoektocht naar een nieuwe todo-app.
Terugkerende taken niet beschikbaar
U kunt helemaal geen terugkerende taken maken in Google Taken, wat dom lijkt. Het is echter gewoon een ander Google-product dat veel verbetering zou kunnen gebruiken. Waarom zuigt Google? Vervelende problemen met producten Ze herstellen nooit Waarom zuigt Google? Vervelende problemen met het product Ze herstellen nooit "Waarom zinkt Google?" Google is populair, maar het is verre van perfect. Laten we het hebben over slechte ontwerpkeuzes en functionele tekortkomingen van Google-producten. Lees verder .
Een dashboard voor prioritering van werk
De nummer een functie voor mij bij het gebruik van een to-do app is de mogelijkheid om mijn dag of mijn week in een oogopslag te zien en te begrijpen wat de topprioriteiten zijn. Sommige to-do-apps doen dit prachtig. Anderen worstelen vreselijk.
Laten we eerst Remember The Milk bekijken.
Remember the Milk geeft u een aantal weergaven die u helpen een snel overzicht van uw week of uw dag te krijgen. Mijn favoriete weergave is de weergave "Deze week", die je elke taak laat zien die je hebt van zaterdag tot en met zondag. Dit maakt het zoveel eenvoudiger om taken te verplaatsen, zodat uw werklast in de week beter in balans is.
Laten we eens kijken naar hoe slecht al de andere todo-apps tekort schieten in dit gebied.
To-Do Dashboard van Microsoft
Het Microsoft To Do-dashboard bestaat niet. Alles wat het biedt is een "Mijn dag" -weergave die u de items laat zien die vandaag moeten worden afgeleverd.
Dit is helemaal niet handig wanneer u vooruit wilt plannen voor het werk, zodat u niet op dezelfde dag te maken krijgt met een crisis van tegenstrijdige prioriteiten.
Het Wrike-dashboard
Wrike gebruikt een interessante benadering van dashboardingtaken. Het groepeert taken tegen vandaag, deze week, volgende week en later .
Hoewel de weergave van alle groeperingen wordt afgedwongen - er is geen ander type weergave om te selecteren - het is nog steeds een handige manier om taken te organiseren. U kunt toekomstige, aankomende taken zien die u kunnen helpen prioriteiten te verleggen, en tegelijkertijd kunt u alle taken van vandaag zien die uw onmiddellijke aandacht vereisen.
Een probleem dat ik met Wrike had, was dat het is gebouwd voor teamsamenwerking . Dit betekent dat taken overgekwalificeerde medewerkers hebben. Als u Wrike als individu gebruikt en vergeet uzelf toe te voegen als een rechtverkrijgende, wordt deze niet weergegeven onder 'Mijn werk' en zou u mogelijk taken missen met belangrijke vervaldatums. Team-to-do-apps hebben hun plaats 8 Gratis tools om te werken en online samen te werken vanuit uw huis 8 Gratis tools om te werken en online samen te werken vanuit uw huis Werken vanuit huis kan een handige set-up zijn, dankzij de flexibiliteit. Maar online samenwerking met klanten en teams kan snel ingewikkeld en stressvol worden. We laten u gratis tools zien om een betrouwbare workflow te bouwen. Read More, maar voor persoonlijk projectmanagement werken ze niet goed.
Ik heb ook gemerkt dat bij het verplaatsen van een taak tussen projectmappen de taak niet in de lijst van vandaag zou verschijnen. Toen ik contact opnam met de klantenservice van Wrike, probeerden ze te zeggen dat dit normaal gedrag was. De vervaldatum was echter nog steeds vermeld als vandaag, maar werd niet weergegeven onder 'vandaag', dus de uitleg was niet acceptabel. Aangezien deze fout ertoe leidde dat ik taken over het hoofd zag, was dit de belangrijkste reden dat ik uiteindelijk definitief van Wrike overstapte.
Het Any.do-dashboard
Zoals eerder in dit artikel is vermeld, maakt AnyDo gebruik van een kanban-type systeem waarbij kaarten kunnen worden verschoven tussen projecten en tussen vervaldatums.
U kunt dus gemakkelijk een taak van vandaag naar morgen verplaatsen door de taakkaart naar morgen te slepen.
Het probleem met dit dashboard is dat alle taken die worden vermeld onder morgen, binnenkort worden weergegeven en op een dag niet worden weergegeven wanneer ze moeten zijn, dus het is erg moeilijk om je toekomstige werk te plannen zonder individuele taakkaarten te openen en vervaldata te controleren. Het is een erg lompe set-up. Het is duidelijk dat de poging is om een minimalistisch dashboard te maken, maar het is mogelijk om zoveel te minimaliseren dat je een systeem overdreven eenvoudig en onbruikbaar maakt.
Het Todoist-dashboard
Dit is een gebied dat Todoist bonuspunten krijgt. Todoist biedt de mogelijkheid om taken te bekijken op Vandaag en Volgende 7 dagen .
In de lijstweergave voor elke weergave tonen taken de vervaldatum en ook het project waarvan zij deel uitmaken. Dit maakt het organiseren van zowel dagelijks werk als wekelijks werk zeer eenvoudig.
Dashboard niet beschikbaar
Geen verrassing, ook Google-taken schiet tekort op dit gebied. Terwijl u taken in afzonderlijke projecten op einddatum kunt sorteren, kunt u niet uw volledige lijst met taken in alle projecten indelen op volgorde van vervaldatum. Je kunt ze zeker niet groeperen per dag, week of maand.
Integratie met andere apps
Het laatste dat u wilt, is een Taken-app die geïsoleerd is van de rest van de wereld. Een van de meest effectieve manieren om productiever te worden is door dingen te automatiseren 10 Productiviteitsbots om taken te automatiseren en tijd te besparen 10 Productiviteitsbots om taken te automatiseren en tijd te besparen Wanneer een herhaalde taak een patroon volgt, overweeg dan om het te automatiseren. Kunstmatige intelligentie (AI) bots kunnen deze patronen leren en u tijd besparen. Lees verder
Als u bijvoorbeeld een taak in een bepaald project voltooit, wilt u mogelijk automatisch een e-mail sturen naar uw manager met de details. Dit soort dingen zijn mogelijk met actiepakketten die zijn geïntegreerd met services zoals Zapier of IFTTT .
Dit is de uitsplitsing naar integraties voor de todo-apps die in dit artikel worden besproken.
Geïntegreerd met IFTTT:
- Remember The Milk
- Todoist
Geïntegreerd met Zapier:
- Remember The Milk
- Todoist
- Wrike
Geïntegreerd met Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Taken toevoegen via e-mail:
- Remember The Milk
Zoals je ziet, zelfs op het gebied van integraties met andere services, komt Remember The Milk bovenaan .
Wat u hierna moet doen
Nu u alle verschillen tussen de beste apps die er zijn, heeft bekeken, stop nu niet! Het is tijd om uw beslissing te nemen en u aan te melden voor een van deze apps:
- Remember The Milk
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Taken
- Google-taken
Hoewel ik Remember The Milk persoonlijk heb gekozen als mijn to-do-app naar keuze, is het alleen de beste keuze voor de dingen die ik belangrijk vind. Hopelijk helpt het bovenstaande overzicht, gebaseerd op jarenlange ervaring met deze apps, je om een betere beslissing te nemen zonder al je tijd te verspillen.