U: Laat mij nog een laatste keer mijn e-mail controleren.
Die vervelende innerlijke stem: Nogmaals?
E-mail kapen uw dagen, en het wordt stiekem. Maar wie zegt dat je de controle over je tijd niet kunt terugkrijgen? Het enige dat u hoeft te doen, is berekenen hoeveel tijd u aan e-mail besteedt en vervolgens manieren vinden om het kort te houden.
Dankzij apps zoals Mailstrom, de begeerde inbox nul begraven in e-mails? Je massieve inbox verkleinen tot nul met mailstrom begraven in e-mails? Je massieve inbox verkleinen tot nul bij mailstrom We hebben de afgelopen jaren een aantal oplossingen geboden om je Gmail-account te beheren en een rommelige inbox op te ruimen. Niets is handiger dan een centrale online oplossing zoals Mailstrom. Meer lezen is niet langer moeilijk te bereiken. Ik heb het lang geleden bereikt. Dat weerhield me er niet van de hele dag naar mijn lege inbox te staren, wachtend op mijn volgende e-mail, klaar om meteen te zappen en mijn inbox schoon te houden. Het lijkt anal-retentief, maar dat soort e-mailobsessie is vrij gewoon voor velen van ons. Hoezeer we het ook proberen te ontkennen, verslaving is het woord dat past bij wat we hebben.
Zoals andere verslavingen, kan deze ook worden aangepakt, als je begrijpt wat het triggert en er iets tegen doet.
Tijd opgeslagen = tijd verdiend
Je weet wanneer iets slecht voor je is. Maar totdat je de negatieve effecten kwantificeert, zul je het moeilijk vinden om over te schakelen naar betere gewoonten.
In het geval van e-mail, als je het tussen taken in aanvinkt, begint het als een niet-taak te voelen. De tijd die u op deze manier doorbrengt, is periodiek niet meer dan een paar minuten, wat het gemakkelijk maakt om het cumulatieve effect ervan te negeren. Email lijkt in deze tijd een noodzakelijk kwaad, maar dat betekent niet dat je het je leven moet laten runnen of dat je geen manier kunt vinden om er het beste uit te halen.
Tenzij u die verloren tijd in het juiste perspectief plaatst, blijft uw routine voor het controleren van e-mail zich ongevaarlijk voelen in het grotere geheel. Zijn er geen apps voor het registreren van e-mailtijd? Ik dacht dat je het nooit zou vragen. Natuurlijk zijn er.
Er zijn verschillende apps ontworpen om u te helpen bij het bijhouden van de tijd die u online aan individuele activiteiten besteedt. Gebruik ze om uw e-mailgewoonten bij te houden en de resultaten in harde cijfers te bekijken. Ze zullen je vertellen waar het goed met je gaat en waar je het verprutst.
Hier zijn enkele apps die je kunnen helpen begrijpen hoe je dag voorbijglijdt wanneer je je allemaal verwikkeld voelt in een gesprek met je inbox.
crisply
Als er te veel heen en weer wordt gemaild in de werktijden van uw team, kan een geautomatiseerd tijdregistratietool zoals Crisply precies zijn wat uw team nodig heeft. Volg de exacte hoeveelheid tijd die uw teamleden nodig hebben om door hun inbox te gaan en gebruik die gegevens om een betere workflow te vinden waarbij niet zoveel e-mail nodig is. Sterker nog, stap over op een teamsamenwerkingsservice Slack maakt groepsmededeling snellere en eenvoudigere verslapping maakt groepscommunicatie snellere en gemakkelijkere groeps-e-mails kunnen de productiviteit echt verlagen. Het is tijd om e-mailclients te laten rusten en gebruik te maken van samenwerkingsservices zoals onlangs gelanceerde Slack. Lees meer als Slack, zoals we bij MakeUseOf hebben.
Crisply is gratis voor persoonlijk gebruik. De smaken van Team en Enterprise zijn geprijsd.
Pomodoro-timers
Als u een fan bent van de Pomodoro-techniek, kunt u uw e-mailgewoonten volgen door elk van uw e-mailcontrolesessies te timen en de duur ervan bij elkaar op te tellen. Er zijn veel uitstekende Pomodoro-apps op het web te vinden. Wij raden Tomato.es aan, een browser-gebaseerde Pomodoro timer Pomodoro Web App Tomato.es Is tijdmanagement eenvoudig gemaakt Pomodoro Web App Tomato.es Is tijdmanagement eenvoudig gemaakt Kan het niet scherpstellen? Ga aan de slag, nu. Tomato.es is een gratis Pomodoro-timer die je direct in je browser kunt gebruiken - en het is misschien wel de beste app die ik ooit heb gebruikt. De Pomodoro-techniek is eenvoudig: ... Lees meer dat het tijdbeheer vereenvoudigt. Het vereist geen registratie, maar als u het koppelt aan uw Twitter-account, krijgt u gedetailleerde statistieken over uw Pomodoro-sessies. Analyseer die statistieken om te zien hoeveel tijd u besteedt aan het lezen en beantwoorden van e-mails.
Toggl
Ramen. Mac. Linux. Android. iOS. U kunt de populaire tijdregistratie-app Toggl op al deze platforms installeren of via de online interface openen. Meld u aan om te beginnen met het meten van uw e-mailgebruik.
RescueTime
RescueTime (onze recensie Houd nauwkeurig bij wat u doet op de computer en voor hoe lang met RescueTime nauwkeurig bijhoudt wat u op de computer doet en voor hoe lang met RescueTime Als u een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan uw computer besteedt zonder Corporate Big Brother om te controleren wat u doet, u kunt merken dat u wat meer tijd doorbrengt dan u zou moeten zijn ... Lees meer) is een andere geweldige platformonafhankelijke tool voor tijdregistratie. Het geeft u toegang tot gedetailleerde rapporten over uw computergewoonten. Lees ze om erachter te komen of je net zo productief bent als je denkt dat je bent. Hoe ziet uw e-mailgebruik eruit? Niet zo minimaal als je zou willen? Stel een doel om het te verminderen en werk aan uw e-mail gewoonten met behulp van de eenvoudige tips in het volgende gedeelte.
Wat nu?
Als u eenmaal hebt begrepen hoeveel tijd u aan e-mail besteedt en hoe lang het nog verder gaat dan wat u nodig acht, kunt u effectieve maatregelen nemen om de overgang naar een slimmere e-mailworkflow te maken. Hier zijn enkele stappen om u te helpen aan de slag te gaan.
Sluit dat inbox in 5, 4, 3 ...
Als je je inbox de hele dag open houdt, kun je niet nalaten er tussendoor te springen. Pas het concept van chunking toe 8 Geeky-taken die u samen kunt combineren voor het stimuleren van uw productiviteit 8 Geeky-taken die u samen kunt combineren voor het stimuleren van uw productiviteit Multi-tasking is een aandachtsmoordenaar. "Chunking" is een ander soort multi-tasking. Het is niet nieuw en bestaat al geruime tijd onder de gekke term van batchverwerking. Lees Meer over uw e-mailgerelateerde taken en pak deze op specifieke momenten aan. Eén keer per dag is geweldig als je het kunt trekken, twee keer is redelijk, drie keer een beetje teveel. Bepaal een tijdslimiet voor uw inbox-controlessessies op basis van het gemiddelde aantal e-mails waarmee u dagelijks te maken krijgt. Voordat je in die inbox duikt, stel je een alarm in om je eraan te herinneren wanneer je de tijd hebt en gehoorzaam het zonder uitzondering.
Blijf een paar uur weg van je inbox nadat je bent gewekt en nog een paar voordat je naar bed gaat. Bewaar uw e-mailactiviteiten voor tijden als die na de lunch 's middags inzinking 8 manieren om de namiddag slopen productief als u alleen werkt 8 manieren om de namiddag slopen Productief als u alleen werkt Goede eet- en slaapgewoonten helpen. Geplande werkgewoonten helpen nog meer met het onvermijdelijke. Hier zijn acht eenvoudige oplossingen wanneer uw productiviteit kruipt, uw ogen glazig worden en u de geeuw onderdrukt. Lees Meer, wanneer u een deel van uw werk voor de dag achter u hebt neergelegd en wanneer u niet alert genoeg bent om u op echt werk te concentreren.
Desktopmeldingen inschakelen? Nee, dank u.
Live-meldingen verstoren je stroom, dwingen ongeplande pauzes af en maken je terughoudend om weer aan het werk te gaan. Geef het de schuld van uw nieuwsgierigheid om te ontdekken wat uw inbox voor u in petto heeft. Zeg nee tegen die instantmeldingen. In plaats van jezelf toe te staan om overgeleverd te zijn aan je inbox, bepaal je wanneer je de informatie wilt ontvangen die het bevat.
Ga terug naar het bureaublad
E-mailmarketeers passen hun strategieën aan om hun e-mails voor mobiele gadgets te optimaliseren, omdat het aantal mensen dat desktops omwisselt voor mobiele apparaten om e-mail te lezen, dagelijks toeneemt.
Als u deel uitmaakt van die statistiek en e-mailverslaving wilt verslaan, verwijdert u de mail-app van uw smart-apparaat en schakelt u terug naar uw bureaublad voor het controleren van e-mail. Dit kan een niveau van inspanning introduceren dat niet bestaat wanneer u te maken hebt met een gadget zoals uw smartphone, en dat heeft mogelijk een positief effect op uw e-mailgewoonten. Het lijkt goed te hebben gewerkt voor Jake Knapp, die een jaar geleden begon met een afleidingsvrij iPhone-experiment.
Programmeer je hersenen
In zijn boek How to Fail at Almost Everything en Still Win Big noemt Dilbert-maker Scott Adams de menselijke geest een vochtige robot die men kan programmeren. U zou de uwe kunnen programmeren om uw e-mailcontrole tot een minimum te beperken. Doe dat door uw e-mailverslaving om te ruilen voor een andere, zij het een die een positief effect op uw leven zal hebben. Ik heb het over HabitRPG. Ontdek hoe HabitRPG maakt dat het verbeteren van jezelf verslavend is HabitRPG maakt het verbeteren van jezelf eigenlijk verslavend HabitRPG maakt het verbeteren van jezelf eigenlijk verslavend Verander je gewoonten ten goede door ze te binden aan uitdagingen in een rollenspel. Maak een level omhoog om dingen te doen waarvan je weet dat je het zou moeten doen en verlaag punten voor het zich overgeven aan gewoonten die je kent ... Lees meer en gebruik het om je e-mailgewoonten te gameproduceren en ze in een gezonde richting te sturen.
Klaar om het snoer te snijden?
Met zijn 'toegankelijke-op-alles'-benadering heeft e-mail een belangrijke rol gespeeld bij het wegnemen van geografische barrières, maar het is ook een bloeiende afleiding geworden die je tegen belangrijke dingen in je leven houdt. Het goede nieuws is dat als je erin slaagt om het e-mailkoord te knippen, je meer tijd kunt vrijmaken van je dag en zelfs tijd kunt vrijmaken voor persoonlijke projecten. Wat een drukke dag: 10 slimme manieren om tijd te vinden voor je persoonlijke projecten Wat een drukke dag: 10 Slimme manieren om tijd te vinden voor uw persoonlijke projecten Hebt u een passie die stiekem in uw hoofd klopt? Wat houdt je tegen? Misschien loopt de klok uit na een zware werkdag en een uur pendelen. Laten we tijd stelen. Lees verder .
Hoe houd je je inbox-gewoonten bij? Zijn ze aan het veranderen ten goede?
Image Credits: Young Student Stressed via Shutterstock, seier + seier via Compfight cc, amsfrank via Compfight cc, matthias-uhlig.photography via Compfight cc // Alle afbeeldingen zijn afgeleiden